El director ejecutivo Peter Coppinger analiza un experimento de seguimiento del tiempo que Teamwork.com está ejecutando actualmente, y cómo la empresa brinda a cada miembro del equipo la flexibilidad de administrar sus propias horas.


Psst ... ¿está buscando una manera para que los miembros de su equipo hagan un seguimiento de su tiempo sin tener que respirar hasta el fondo? Eche un vistazo a nuestra nueva función Clock In / Clock Out para una gestión del tiempo sin complicaciones. Leer más sobre esto aquí. A Dan y a mí nos encanta usar datos para mejorar el trabajo en equipo en todos los niveles. Nos gusta comparar el tiempo, analizar resultados, detectar ineficiencias y luego eliminarlas. Nunca dejamos de mejorar nuestro software (Valor de la empresa n. ° 1), y buscamos continuamente formas de mejorar nuestros flujos de trabajo. Hasta el 1 de febrero de este año, todos en la empresa registraban su tiempo en cada tarea en la que trabajaban cada día. Esta política se implementó para ayudar a mejorar la productividad y funcionó bien para la empresa durante mucho tiempo. Sin embargo, la retroalimentación del equipo fue casi unánime: el sistema de registrar el tiempo en tareas individuales y luego asegurarse de que sumara 37.5 horas a la semana estaba comenzando a convertirse en una tediosa pérdida de tiempo.

Nuestro experimento de seguimiento del tiempo

Uno de los valores de nuestra empresa es que “Muévase rápido y manténgase altamente productivo.” Si la mayoría de nuestro equipo sentía que el seguimiento del tiempo basado en tareas los hacía menos productivos, teníamos que echar un vistazo a otras opciones. Después de sopesar los pros y los contras, decidimos probar un experimento de recursos humanos y alejarnos del seguimiento del tiempo, cambiando en su lugar a un sistema simple de reloj de entrada / salida.

Confiar en nuestro equipo para administrar su propio tiempo

Probablemente haya escuchado a muchos líderes empresariales decirle que sus empleados son su activo más valioso y estamos completamente de acuerdo. Para que nuestra empresa tenga éxito, creemos que debemos brindarles a todos los miembros del equipo aquí en Teamwork.com confianza, respeto y flexibilidad a cambio de su continuo trabajo duro. Si alguien necesita ir a una cita con su esposo o esposa durante cuatro horas:no hay problema! ¿Si quieren almorzar dos horas? No hay problema. ¿Si alguien más necesita cortarse el pelo al mediodía? De nuevo, no hay problema. Simplemente marcan su salida y recuperan las horas en otro momento. No microgestionamos estas decisiones y deje que nuestro equipo encuentre la mejor manera de coordinar sus horarios de vida y trabajo. A medida que nuestra empresa continúa creciendo, queremos mantener la flexibilidad sin verificar si todos están invirtiendo o recuperando las horas; en cambio, queremos que todo el equipo administre sus propias horas. Para hacer esto, establecemos algunos requisitos básicos. Estas son las pautas que le di al equipo cuando se introdujo el nuevo sistema de entrada / salida:

  • Danos unas buenas 37,5 horas de trabajo a la semana. Eso equivale a 8 horas al día, de lunes a viernes, con 30 minutos para el almuerzo.

  • Intente no perderse la reunión diaria de stand-up y esté disponible tanto como sea posible durante nuestro horario principal de 11 a. M. GMT a 3 p. M. GMT.

  • Si quiere trabajar hasta tarde porque está en la zona, hágalo y luego siéntase libre de despegar temprano otro día.

  • Una vez que este nuevo sistema de entrada / salida esté en funcionamiento, si vemos a alguien trabajando constantemente más de 40 horas, hablaremos con usted para asegurarnos de que esté feliz y que no haya peligro de agotamiento. El agotamiento es una falla de gestión.

Preguntas frecuentes anticipadas

Registrar el tiempo en las tareas ha sido algo que hemos hecho aquí en Teamwork.com desde el principio, así que esperaba que el equipo tuviera muchas preguntas cuando les dije sobre nuestra decisión de experimentar con un sistema de reloj de entrada / salida. . Aquí hay una lista de las preguntas frecuentes anticipadas y las respuestas que publiqué en nuestro blog interno: P: ¿Qué pasa con el soporte? ¿Tenemos que registrar el tiempo en las tareas?

UNA: El sistema que tienen ustedes parece funcionar bien, así que no voy a interferir. Sin embargo, debe marcar la entrada / salida, por favor.

P: ¿Qué pasa con las personas que trabajan a tiempo parcial?

UNA: Si registra horas de medio tiempo mensualmente, continúe con su proceso actual.

P: ¿Qué pasa si nos tomamos un tiempo de inactividad para jugar Bomberman o FIFA durante una hora? ¿Tenemos que fichar?

UNA: Me gustaría evitar tener que crear una política sobre este tipo de actividad de tiempo de inactividad. Intentemos esto: una o dos horas de juegos con compañeros de trabajo cada semana es algo que estamos felices de apoyar como parte del tiempo social en el trabajo. Sin embargo, si va a tener torneos de 4 horas de duración, no hay problema, pero debería estar fuera. Utilice su sentido común para que no tengamos que establecer una política. Piense en lo que debe hacer para cumplir con los estándares de alto rendimiento y no deje a sus colegas abajo.

P: Esto se siente como el Gran Hermano ...

UNA: Entiendo por qué podrías sentirte así, de verdad. Pero necesitamos escalar y tener algún tipo de sistema que funcione mejor en toda la empresa. Fuera de este horario de entrada / salida, puede trabajar de la manera que desee, así que intente verlo como si confiamos en usted para administrar sus propias horas.

P: ¿Pero debería poder ver el trabajo realizado por tareas completadas?

UNA: Oh, detén el trolling. 😛 No todo el trabajo está escrito en tareas discretas, ni debería estarlo.

Todavía amamos el seguimiento del tiempo

El hecho de que hayamos puesto el seguimiento del tiempo basado en tareas en pausa para ejecutar un experimento no significa que lo hayamos abandonado para siempre. Para nosotros, el mejor uso del seguimiento del tiempo implica comparar estimaciones con el tiempo real invertido, pero aparte de eso, el seguimiento del tiempo cada minuto no es el mejor uso de nuestro tiempo. Muchos de nuestros usuarios, especialmente las agencias, consideran que el seguimiento del tiempo basado en tareas es indispensable para la facturación a los clientes, la elaboración de presupuestos y la gestión del tiempo. Si está leyendo esto, le animo a que experimente y encuentre el enfoque que funcione mejor para su empresa. Para usar seguimiento del tiempo efectivamente, quiero presentar una función para Proyectos de trabajo en equipo que requerirá tiempo para iniciar sesión en cualquier tarea con una estimación existente. Crear el hábito de agregar estimaciones a las tareas nos dará datos útiles para ayudarnos a comprender cómo estamos trabajando—y, en última instancia, realizar mejores estimaciones sobre las nuevas funciones. Eso llegará con el tiempo.

Hasta la proxima vez…

La semana que viene, hablaré sobre cómo celebramos el éxito y el fracaso aquí en Teamwork.com, así que asegúrese de suscríbete para recibir la publicación en tu bandeja de entrada. Hasta entonces, si tiene alguna pregunta o comentario, ¡déjelo a continuación!