Traffic Jam Media es una agencia de marketing digital con sede en Cardiff y Londres que se especializa en PPC, SEO, redes sociales y estrategia de contenido. Creativo y con visión de futuro, el equipo de Traffic Jam Media piensa fuera de la caja para ofrecer una gama de soluciones de marketing digital personalizadas, desde el tráfico pagado mediante plataformas PPC hasta la generación de tráfico orgánico mediante la optimización de motores de búsqueda, contenido para compartir e inspiradoras campañas en las redes sociales. . Kim Connor Streich, director de Traffic Jam Media, eligió Teamwork Projects después de que su equipo no pudo encontrar un software de gestión de proyectos con todas las funciones que ofreciera herramientas adecuadas de seguimiento del tiempo y brindara total transparencia con los clientes. Al utilizar Teamwork Projects, todos los miembros de la empresa pueden ofrecer los resultados que necesitan sin comprometerse en exceso o en exceso en las horas facturables.

Los desafios

Traffic Jam Media gestiona varios proyectos y clientes cada día y, como muchas otras agencias, necesitaba un software que hiciera más que ayudarles a planificar y organizar proyectos. Necesitaban un sistema que pudiera recopilar datos y producir informes precisos y fáciles de usar sobre cómo los miembros del equipo estaban gastando su tiempo. Muchos de los programas que probaron podían manejar uno o dos de los aspectos que necesitaban, como listas de tareas asignadas a diferentes miembros del equipo, pero ninguno tenía la capacidad de realizar un seguimiento de las tareas recurrentes, mantenerse al tanto de los plazos y controlar el tiempo. Otros eran demasiado difíciles de usar en una agencia de ritmo rápido.

“Probamos algunas herramientas de gestión de proyectos antes y luchamos con la adopción. Los equipos los encontraron difíciles de implementar y, en general, regresaron a Excel como la forma principal de seguimiento del tiempo y los proyectos ".

Las hojas de cálculo proporcionaron un método preciso para realizar un seguimiento del tiempo, pero estaban lejos de ser ideales, especialmente para las actualizaciones y la comunicación de los clientes. Kim y todo el equipo querían una mejor manera de brindar la máxima transparencia al proyecto con sus clientes, por lo que siguieron buscando software que pudiera proporcionarla. Sintieron más presión para solucionar el problema cuando descubrieron que, con demasiada frecuencia, los miembros del equipo no cumplían con el tiempo asignado para cada proyecto. Ocasionalmente, los miembros del equipo se aseguraban de que los clientes tuvieran todo el tiempo asignado, pero más a menudo, estaban tan atrapados en las tareas que duplicaban o triplicaban el tiempo que habían presupuestado.

“Sabíamos que necesitábamos informes de tiempo por tarea y por proyecto cuando descubrimos que uno de los miembros de nuestro equipo pasó cinco días en un proyecto que debería haber tomado cuatro horas. Un mejor software nos ayudaría a todos a mantener el rumbo ".

La solución

El primer problema Kim no lo hizo que tenía cuando presentó los proyectos de trabajo en equipo a su equipo. El personal de Traffic Jam Media se mostró inicialmente escéptico ya que había probado muchas otras herramientas, pero una vez que lo probaron durante unos días y revisaron la biblioteca de tutoriales en línea, pronto encontraron nuevas funciones que simplificaron sus flujos de trabajo. Los proyectos personalizados fueron fáciles de crear con la interfaz de usuario intuitiva y los lista de tareas permite que Traffic Jam Media configure instantáneamente tareas recurrentes, o incluso segmentos de proyectos, que eran idénticos a proyectos anteriores. Una vez que los proyectos se construyeron en Proyectos de trabajo en equipo, fue fácil compartirlos con los clientes, quienes podían seguir el progreso o generar un informe de estado sin mucha formación.

“Algunas personas inicialmente se resistían a aprender Proyectos de trabajo en equipo, pero que las personas clave hablaran sobre su entusiasmo por los Proyectos de trabajo en equipo hizo que estos problemas desaparecieran. Debido a que amamos tanto el software, es fácil para nosotros capacitar a los nuevos empleados o enseñar a los clientes cómo usarlo ".

El equipo adoptó seguimiento del tiempo característica muy rápidamente, y pronto la usaron para monitorear sus propias horas facturables, comparando cuidadosamente su tiempo registrado con las estimaciones adjuntas a cada tarea. Incluso antes de que los líderes del equipo pudieran identificar posibles sobrecostos en la facturación, los miembros del equipo identificaban qué actividades en sus flujos de trabajo eran crónicamente ineficientes y cuáles tenían un gran ROI por sí mismas. Proyectos de trabajo en equipo tiene varias integraciones con aplicaciones de seguimiento del tiempo muy respetadas, y Kim ha considerado usar una como Xero. Recientemente, decidió mantener las cosas simples y seguir con las funciones de seguimiento del tiempo integradas en Proyectos, que le brindan todas las funciones que necesita para la facturación basada en anticipos que utiliza su empresa.

Los beneficios

Con Teamwork Projects, Traffic Jam Media ahora tiene un mejor manejo de las estimaciones de sus proyectos y el proceso de presupuestación, todo gracias a las herramientas precisas de seguimiento del tiempo. En las primeras etapas con un cliente, tienen la confianza de saber que sus pronósticos de costos son precisos en función del análisis de proyectos anteriores. A lo largo de la duración de sus proyectos, los miembros del equipo pueden identificar rápidamente cuándo pasan demasiado tiempo en una tarea o fase de un proyecto y hacer las correcciones necesarias. Este ciclo de retroalimentación le ha dado a Kim la capacidad de agregar miembros adicionales al equipo o reducir la carga de trabajo, según la situación. Traffic Jam Media incluso ha podido solicitar y ganar aumentos para sus retenedores en función de los datos que han proporcionado las herramientas de seguimiento del tiempo.

“Las herramientas de seguimiento del tiempo definitivamente han refinado nuestra comprensión de los compromisos de tiempo internos y cómo podemos responder de manera efectiva a ellos. Antes del trabajo en equipo, el trabajo importante simplemente caía entre las grietas y no podíamos entender por qué no se estaba haciendo ".

Los clientes están impresionados con los resultados de Traffic Jam Media, que están a tiempo y dentro del presupuesto acordado, y con menos problemas imprevistos. En cada proyecto, los miembros del equipo y los clientes pueden comunicarse sin problemas a lo largo del proyecto, lo que les brinda a todos una mayor confianza para lograr sus objetivos en todos los niveles.

“Si no puede medir su rendimiento, no puede mejorar. Teamwork Projects nos ha brindado las herramientas para analizar e innovar de formas que no podíamos ver antes ".