Reach es una empresa de estrategia de marketing de Kissimmee, Florida (EE. UU.) Que utiliza el software de automatización de marketing de HubSpot para crear marcas que la gente ama al transformar la forma en que las organizaciones atraen, involucran y deleitan a los clientes. Desde su apertura en enero de 2014, Reach se ha caracterizado por un entorno de trabajo excepcional y una experiencia profesional que los miembros del equipo adoran.

La estratega en jefe de Reach, Kelly Trace, necesitaba un software de gestión de proyectos que pudiera ayudar a impulsar flujos de trabajo eficientes y determinar exactamente cómo su equipo estaba gastando su tiempo cada día. Eligió Teamwork Projects por su amplia gama de funciones accesibles, pero no esperaba que transformara su agencia.

“El uso de Teamwork Projects como nuestro sistema de gestión de proyectos nos ha permitido enfocar nuestro tiempo de manera creativa en lugar de administrativa. Estamos agradecidos, nuestros clientes están agradecidos y esperamos mayores eficiencias en el futuro ".

Los desafios

Alcance lanzado usando software de gestión de tareas que era similar a otro software de la época: ayudó a organizar muchos aspectos de los proyectos, pero el equipo necesitaba funciones adicionales para la comunicación, informes simples, actualizaciones fáciles y más. Remendaron un sistema aceptable, pero nunca pareció exactamente correcto. Con el paso del tiempo, compilaron una lista de herramientas que realmente querían en su software ideal, y en la parte superior de la lista había una función de seguimiento del tiempo incorporada. No pudieron tener una evaluación precisa de las horas registradas en cada proyecto o incluso de ciertas fases de cada proyecto, lo que redujo en gran medida su capacidad para hacer sus procesos más eficientes.

“Nuestro software anterior nos permitía comunicarnos entre nosotros y, en general, mantener las tareas organizadas dentro del sistema, pero sin la capacidad de realizar un seguimiento del tiempo, todos los aspectos de los informes eran más complicados, lo que significaba una pérdida de tiempo ".

A medida que su lista de clientes creció y asumieron más proyectos, se dieron cuenta de que verificar una o dos aplicaciones externas no era realmente un gran problema, pero su colección de aplicaciones estaba creciendo. Verificar esas otras aplicaciones no solo era imposible de coordinar, sino que también distraía a los miembros del equipo. Tanto la pérdida de concentración como la incapacidad de recopilar datos rápidamente estaban ralentizando las fechas de finalización del proyecto.

La solución

Kelly comenzó a buscar una mejor solución con una investigación en profundidad sobre el mejor software de gestión de proyectos disponible. Había muchas opciones, y deliberaron sobre la clasificación de las opciones para encontrar la opción adecuada.

“Como somos adictos al inbound marketing, buscamos blogs en busca de opiniones y puntos de vista sobre diferentes ofertas, hicimos nuestras propias comparaciones de software y llegamos a Teamwork Projects. Parecía ofrecer la mejor combinación para nuestras necesidades y al precio adecuado ".

Reach comenzó su proceso de incorporación con el equipo de liderazgo y, después de un mes, comenzaron a implementarlo en el resto del equipo. Un miembro del equipo de liderazgo creó una guía de inicio rápido de videos introductorios y luego dedicó una reunión semanal del equipo para familiarizarse con los proyectos Teamwork. Esto incluyó algunos consejos personales, un tutorial del Canal Teamwork.com en YouTube, y una sesión de preguntas y respuestas. La administración del tiempo fue la razón principal por la que Reach comenzó a buscar un nuevo software y, de inmediato, el equipo temporizadores de tareas incorporados trabajar. De repente, ahora todos pueden tener una mejor idea de cómo estaban pasando sus días o cómo los recursos podrían asignarse de manera diferente.

“Teamwork Projects realmente ha ayudado al equipo de Reach con nuestro tiempo dedicado al análisis de tareas. Nos ha brindado la oportunidad de ver qué actividades requieren más tiempo, qué áreas podrían ser más eficientes y cuándo nos volvemos adictos al trabajo, como registrar horas de tiempo los fines de semana ".

Una vez que el equipo de Kelly comenzó a familiarizarse con los proyectos Teamwork, descubrieron plantillas de tareas, lo que les permitió construir un proyecto completo, o secciones de proyectos, utilizando flujos de trabajo de tareas eficientes que crearon para otros proyectos. También se han beneficiado de la capacidad de agregar enlaces para archivos de Google Docs o Dropbox a tareas individuales, lo que ha reducido drásticamente el tiempo dedicado a la búsqueda de garantías. Integraciones con otras aplicaciones como Gmail, han marcado una gran diferencia en la eficiencia del equipo. Ahora pueden crear tareas directamente desde Teamwork Projects sin tener que copiar y pegar o volver a ingresar información manualmente.

Los beneficios

Kelly inició la búsqueda de un nuevo software de gestión de proyectos para poder analizar mejor el tiempo de su equipo, pero tampoco esperaba apegarse a otras funciones. Las funciones de seguimiento del tiempo le brindan al equipo la información que necesita y lo ayudan a ahorrar tiempo cada semana. Los miembros del equipo comparan el tiempo registrado con el tiempo estimado para la tarea y lo ajustan si ven que pasan demasiado tiempo en un elemento. Los cuellos de botella también se reducen en gran medida porque todo el equipo puede ver dónde está estancado un proyecto, y todos pueden colaborar para ayudar a avanzar.

Las plantillas de tareas han reducido el tiempo necesario para crear proyectos y ahora los miembros del equipo pueden invertir ese tiempo en el proyecto en lugar de ingresar datos. Desde las nuevas contrataciones hasta los gerentes de mucho tiempo, cada persona del equipo está encontrando formas en las que Teamwork Projects está facilitando sus cargas de trabajo.

“Este sistema de gestión de proyectos se ha convertido en nuestro elemento vital. Bromeamos diciendo que vivimos en Proyectos, pero es cierto. Hemos utilizado nuestros tableros Teamwork de tal manera a través de plantillas y tareas que nos guían a través de nuestro día, semana, mes y más allá.
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