El tiempo es nuestro recurso más valioso y finito, sin embargo, a menudo se desperdicia en tareas de baja prioridad o en actividades que hacen perder el tiempo sin controlar adecuadamente nuestra gestión del tiempo. Uno de nuestros enfoques favoritos para recuperar el poder sobre su tiempo es con la Matriz de gestión del tiempo. Incluso lo implementamos internamente, utilizando la función Etiquetas dentro Proyectos de trabajo en equipo y lo presentó aquí en nuestro blog el mes pasado. Además, conocida como la Caja de Eisenhower, por su creador, el difunto General del Ejército de los EE. UU., Presidente Dwight D. Eisenhower, la Matriz de administración del tiempo es un método para categorizar tareas y administrar el tiempo para lograr una eficacia y eficiencia óptimas. Stephen R. Covey ayudó a difundir la reputación de la herramienta a través de sus propios libros y trabajo. Los cuatro cuadrantes en sí son asombrosamente simples. La matriz tiene cuatro elementos de una tarea (Importante, no importante, urgente, no urgente) y donde dos elementos se cruzan es la prioridad designada.

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Las tareas que deben realizarse el mismo día o inmediatamente son Importante y urgente, necesitando hacerse sin demora. Esto sería si un cliente tiene un problema importante que debe resolverse o si hay una fecha límite que no se puede modificar. La tarea es importante y se necesita una resolución rápida. Es probable que estas sean las tareas que aportan valor, aunque no siempre son divertidas, así que simplemente salte y hágalas. Por muy tentador que pueda ser, no empiece primero con las tareas pequeñas o fáciles, vaya con una de las más desafiantes o complejas para que, una vez completa, tenga una sensación de logro e impulso. Tareas que son Importante y no urgente se planificaría en un tiempo programado para completar el trabajo. Esto sería si los materiales impresos necesitan ser revisados e impresos para una feria comercial en seis meses. La tarea es importante, pero hay tiempo suficiente para completarla. Resista la tentación de postergar estas tareas solo porque la fecha límite no es inminente. Establecer una fecha de vencimiento del señuelo en el futuro previsible le da algo por lo que trabajar. Si la tarea requiere colaboración o pedirle a alguien algo, envíe estas solicitudes con anticipación y haga un seguimiento frecuente para asegurarse de que este elemento no se vuelva urgente debido a la negligencia. Con el tiempo, algunas de estas tareas cambiarán para volverse urgentes e importantes, pero con la programación y el enfoque adecuados, dedicará la mayor parte de su energía a las tareas programadas y organizadas en esta sección de la matriz. Tareas que son Urgente y no importante se delegan mejor a un miembro de confianza de su equipo. Esto sería si otro departamento necesita ayuda ese día o al día siguiente para que otra persona en el grupo de la empresa distribuya folletos en una feria comercial. La tarea tiene un tiempo limitado para abordar, pero no es lo suficientemente importante para sus propios objetivos como para cambiar su horario y su propio trabajo urgente. Muy a menudo, las tareas de este cuadrante son aquellas que involucran solicitudes de otras personas. Con toda delegación, la clave es informar a la persona que recibe la tarea de los detalles y entregar la tarea por completo, responsabilizándola del resultado sin ningún tipo de microgestión. Como regla general, no delegue un trabajo que no estaría dispuesto a hacer usted mismo. Tareas que son No es importante ni urgente ni siquiera debería ser tratado. Esto sería si un amigo te enviara un video de un gato para verlo. La tarea en sí no es útil y no lo acerca a alcanzar sus metas o sueños. Omitir estas tareas de su agenda no solo libera tiempo, sino que también es una buena práctica en la priorización. Aunque el elemento se elimine de sus planes, eso no significa que deba borrarse de su correo electrónico o archivos, la retención de dichos archivos es una crónica de su vida y no abordar esos elementos muestra quién es usted en esa etapa. Integrar la Matriz de administración del tiempo en sus hábitos diarios es vital para su éxito, así que tómese el tiempo para organizar sus tareas con precisión. La función Etiquetas de Teamwork Projects hace que implementar esto sea sencillo. En cuatro sencillos pasos, puede abordar su trabajo y aún estar en casa para cenar. 1. Etiquete sus tareas con la etiqueta adecuada: Importante y urgente, importante y no urgente, urgente y no importante, o No es importante ni urgente. 2. Ir a tu Todas las tareas ver y filtrar por Etiqueta para trabajar en los que son Importante y urgente.

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3. Regrese al filtro y vea su Importante y no urgente, prestando atención a las fechas de vencimiento asignadas. Trabaja en estas tareas.

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4. Vuelva a evaluar las tareas cada dos semanas y etiquete con precisión las tareas recién creadas y asignadas. Una vez nuevo No es importante ni urgente se recibe la tarea, se evalúa y se delega en la persona adecuada. Consejo de poder: Si una tarea cambia de No urgente a Urgente, es fácil reemplazar la etiqueta manteniendo presionada la tecla Shift mientras hace clic en la etiqueta misma. Siempre habrá más trabajo que hacer que tiempo para hacerlo, pero no hay necesidad de preocuparse. La gestión estratégica de tareas basada en estos cuatro elementos básicos le devuelve el poder. Durante todo el proceso, controle su tiempo mediante el seguimiento del tiempo para que pueda ver cómo está gastando su recurso más valioso. Cada mes, revise su productividad a través de dónde invirtió su tiempo y obtenga una mayor conciencia en el futuro sobre qué tareas valieron la pena y cuáles no. Siempre que sea posible, elimine la tecnología que no le ayude.