En cierto sentido, la gestión de proyectos de TI es fácil de entender. Como ya habrá deducido la gente más intuitiva, significa el uso de la gestión de proyectos para ayudar a lograr los objetivos de TI.

Pero no dejes la pipa todavía, Sherlock. La gestión de proyectos de TI requiere un enfoque especial, ya que el contexto de TI trae consigo un conjunto único de requisitos.

En esta guía, lo guiaremos a través de los detalles que distinguen la administración de proyectos de TI como una práctica especializada. También nos aseguraremos de darle muchos consejos y sugerencias que le ayudarán a implementar la gestión de proyectos de TI en su organización.

Qué cubriremos:

  1. ¿Qué es la gestión de proyectos de TI?

  2. El ciclo de vida del proyecto de TI

  3. Actividades de gestión de proyectos de TI a lo largo del ciclo de vida del proyecto

  4. ¿Cuál es la función de un director de proyectos de TI?

  5. Consideraciones especiales en la gestión de proyectos de TI

  6. Las mejores metodologías de PM para proyectos de TI

  7. Software de gestión de proyectos de TI

¿Qué es la gestión de proyectos de TI?

La gestión de proyectos de TI ayuda a los equipos a entregar la tecnología y los productos digitales que hacen girar el mundo, desde el teléfono inteligente que tiene en la mano hasta los sistemas de TI en sus escuelas y hospitales locales.

El proceso de gestión de proyectos de TI se basa en la finalización de tareas, que contribuyen a los entregables del proyecto, como nuevos productos y servicios digitales. La mayor parte del trabajo suele tener lugar dentro de una plataforma de gestión de proyectos.

Los tipos de proyectos de TI que a menudo se entregan mediante un proceso de gestión de proyectos incluyen:

  • diseño web

  • Migración de sitios web

  • Desarrollo de software o aplicaciones

  • Mantenimiento de red

  • Proyectos de transformación digital

  • Desarrollo de productos de hardware

Estos ejemplos son solo la punta del iceberg. De hecho, casi cualquier proyecto de TI más complicado que arrancar su computadora probablemente podría beneficiarse de la gestión de proyectos de TI. Es el mejor enfoque que se le ha ocurrido a nadie para garantizar que se hagan las cosas correctas y que no se pasen por alto las cosas críticas del proyecto.

El ciclo de vida del proyecto de TI

El trabajo de la gestión de proyectos de TI avanza a través de las cuatro fases del ciclo de vida del proyecto de TI. Estos son los siguientes:

  • Iniciación – el proyecto está encargado y oficialmente iniciado

  • Planificación – las tareas y los entregables del proyecto están planificados

  • Ejecución – el proyecto se realiza mediante un proceso gestionado por el proyecto

  • Evaluación – los resultados del proyecto se evalúan según los criterios de éxito.

En la siguiente sección, veremos las actividades clave de gestión de proyectos de TI que tienen lugar durante cada fase.

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Actividades de gestión de proyectos de TI a lo largo del ciclo de vida del proyecto

Iniciación y planificación

Al comienzo de un proyecto, el gerente del proyecto de TI y otras partes interesadas clave lideran el proceso de formulación del plan del proyecto.

El primer paso es entrevistar a los tomadores de decisiones clave para identificar los entregables del proyecto. Estos son los resultados del proyecto, sus productos. Los entregables comunes de los proyectos de TI incluyen firmwares, productos de software, servicios digitales y datos de proyectos que se pueden utilizar para optimizar proyectos futuros. Cada entregable debe estar claramente definido, ya que esto ayudará a garantizar que el proyecto realmente produzca lo que se supone que debe producir.

Con los entregables del proyecto identificados, el liderazgo puede planificar cómo el equipo hará el proyecto. Esto implica la creación de un cronograma del proyecto, que establecerá las tareas y subtareas del proyecto, cada una con su propia fecha límite. Se debe consultar a una junta de partes interesadas adecuadamente representativa a lo largo de este proceso, ya que esto ayudará a garantizar que ninguna parte del equipo reciba una cantidad de trabajo que viola los derechos humanos en su escritorio. El cronograma también debe incluir hitos, que denotan las fechas en las que el equipo espera completar las partes principales del proyecto. Hacer que los objetivos tengan un tiempo limitado de esta manera tiende a ayudar a los miembros del equipo a concentrarse y hacer las cosas.

Otras actividades importantes de gestión de proyectos de TI durante la planificación del proyecto incluyen la creación de la documentación del proyecto, como el documento del alcance del proyecto y la línea base del proyecto, y la configuración de recursos como el cronograma del proyecto. El equipo también deberá identificar la plataforma de gestión de proyectos adecuada para acomodar el proyecto, si aún no tiene una configurada.

Ejecución

Mientras un proyecto está en marcha, la responsabilidad de liderar las actividades de gestión de proyectos de TI recae en el gerente de proyectos de TI. Todo lo que haga esta persona debe tener como objetivo garantizar que el plan del proyecto se lleve a cabo con éxito. Las tareas clave de gestión de proyectos de TI durante la ejecución del proyecto incluyen:

  • Mantener la documentación del proyecto – documentos como versiones de códigos, notas de reuniones y recursos multimedia deben archivarse dentro de la plataforma de gestión de proyectos, donde serán fáciles de encontrar cuando se necesiten.

  • Resolver los problemas de los miembros del equipo – cuando un miembro del equipo encuentra un obstáculo que le impide completar una tarea, el gerente de proyecto de TI elimina el obstáculo o ayuda al miembro del equipo a solucionarlo.

  • Respondiendo al cambio – todo proyecto es susceptible de cambios de situación. Cuando parece probable que un cambio afecte a un proyecto, los principales interesados deben decidir cómo el proyecto puede adaptarse a sus nuevas circunstancias.

  • Asignar tareas a los miembros del equipo – a medida que surgen nuevos requisitos durante la duración de un proyecto, será necesario asignar nuevas tareas a los miembros del equipo que tengan la capacidad para asumirlas.

  • Mantener el proceso de gestión de proyectos – la gestión de proyectos solo funciona cuando el equipo se mantiene a bordo. El director del proyecto y otros miembros experimentados del equipo deben garantizar la aceptación de todos proporcionando formación sobre cómo utilizar la plataforma y la metodología de gestión de proyectos elegidas. Las personas con más experiencia en gestión de proyectos deberían estar disponibles para responder las preguntas de otros miembros del equipo sobre el proceso.

  • Seguimiento y presentación de informes sobre el progreso – el progreso del proyecto debe ser monitoreado de cerca a través de la plataforma de gestión de proyectos del equipo. Puede optar por entregar informes de progreso personalizados a los miembros del equipo que podrían beneficiarse al verlos.

Evaluación

Una vez que se ha entregado un proyecto, el equipo pasa a la fase final del ciclo de vida del proyecto: evaluación.

Los proyectos de TI se pueden evaluar en varios niveles. ¿La ejecución del proyecto estuvo a la altura del plan del proyecto? ¿Hubo momentos en los que el equipo tuvo un desempeño inferior al plan? ¿Los principales interesados y el director del proyecto establecieron metas poco realistas al comienzo del proyecto? ¿Algún cliente problemático te hizo desear que un gran asteroide golpeara la Tierra, acabando con el planeta y todos sus habitantes?

Con toda seriedad, cualquier aprendizaje de la fase de evaluación es válido y debe incluirse en la planificación del próximo proyecto.

Si puede dedicar mucho tiempo a la evaluación, puede optar por realizar un análisis más profundo de los resultados del proyecto, que deben medirse con los criterios de éxito establecidos durante la planificación del proyecto.

¿Cuál es la función de un director de proyectos de TI?

Los gerentes de proyectos de TI suelen ser responsables de planificar y administrar proyectos de TI, así como de supervisar la entrega y evaluación de proyectos.

Esta persona trabaja con todas las partes interesadas relevantes del proyecto para garantizar la entrega exitosa del proyecto. Piense en ellos como el Charlie de sus Ángeles, cuidando el panorama general.

Las habilidades y cualidades enumeradas en las descripciones de funciones del gerente de proyectos de TI comúnmente incluyen:

  • Habilidades de liderazgo

  • Resolución de problemas

  • Comprensión técnica

  • Gestión de datos

  • Desarrollar presupuestos

  • Habilidades organizativas

El gerente de proyectos de TI también debe ser un evangelista de la plataforma y metodología de gestión de proyectos elegidas por el equipo, ya que la aceptación de los miembros del equipo es esencial para la entrega ordenada y exitosa de los proyectos de TI.

Los mejores gerentes de proyectos de TI a menudo usan una combinación de habilidades de liderazgo y conocimientos técnicos para asegurarse de que su equipo esté equipado para hacer un gran trabajo durante la duración de un proyecto. Pero además de esta característica común, los gerentes de proyectos de TI varían de muchas maneras de un equipo a otro.

Uno de los principales puntos de diferencia entre los directores de proyectos de TI es la naturaleza de su relación con el proyecto. Algunos equipos necesitan un director de proyecto para trabajar con ellos durante todo el proyecto, desde la planificación hasta la evaluación. Otros pueden contratar a un gerente de proyectos de TI de manera más ocasional, por ejemplo, para consultar sobre la planificación de un proyecto de TI complicado.

Consideraciones especiales en la gestión de proyectos de TI

Dependencias complejas

En la gestión de proyectos, una dependencia es cuando una tarea debe completarse antes de que comience otra. . Por ejemplo, la "Tarea B: Publicar la aplicación en la tienda de aplicaciones" podría depender de la "Tarea A: Crear ilustraciones de la aplicación de acuerdo con las especificaciones de la tienda de aplicaciones".

Cuando se identifican dependencias, ya sea durante la planificación del proyecto o en medio de un proyecto, el director de proyectos de TI debe utilizar la plataforma de gestión de proyectos del equipo para incorporar la dependencia en el plan del proyecto. Luego, la plataforma debe incorporar una representación visual de la dependencia en los gráficos y cronogramas relevantes del proyecto, al tiempo que hace imposible marcar la tarea dependiente como completada hasta que la tarea de la que depende esté terminada.

Los retrasos inesperados en las tareas con dependencias pueden hacer que un proyecto llegue a un cuello de botella, donde las tareas clave no se pueden completar porque las tareas de las que dependen aún están pendientes. Los gerentes de proyecto deben protegerse contra esta posibilidad implementando una solución o proceso para asignar trabajo a los miembros del equipo que tienen capacidad de sobra. Esto facilita la asignación de un miembro del equipo con suficiente tiempo y capacidad para completar la tarea de la que se depende, lo que ayuda a mantener todo el proyecto en movimiento.

Los gerentes de proyectos de TI a menudo tienen que lidiar con dependencias complejas en sus proyectos. Esto podría significar que una tarea depende de la finalización no de una, sino de muchas otras tareas. Las dependencias que existen entre las tareas de dos proyectos diferentes también pueden considerarse complejas, o al menos complicadas.

Si es probable que un proyecto de TI implique dependencias complejas, el director del proyecto debe estar preparado para acomodar las dependencias utilizando una solución adecuada dentro de su plataforma de gestión de proyectos. En proyectos con dependencias muy complejas, como un proyecto de migración de un sitio web, el equipo también puede beneficiarse de la creación de un diagrama de flujo que muestre las dependencias. Esto puede hacer que una red compleja de relaciones sea más fácil de digerir visualmente.

Medidas de seguridad

Algunos proyectos de TI requieren medidas de seguridad rigurosas, debido a la naturaleza sensible de la propiedad intelectual, los datos de los clientes o la información confidencial que involucran. Y lo hace no quieren convertirse en el equipo de TI responsable de la filtración de datos de fulano.

La supervisión de la aplicación de las medidas de seguridad a veces es responsabilidad del director del proyecto de TI. Las medidas, que pueden ir desde la configuración del cortafuegos hasta el pentesting, generalmente deben realizarse antes de que se puedan alcanzar hitos clave, como la puesta en escena y el lanzamiento general. Por lo tanto, las medidas de seguridad y las tareas que dependen de ellas se incluyen a menudo como dependencias en el plan del proyecto.

Gestión de partes interesadas externas

Los proyectos de TI a menudo requieren la participación de numerosas partes interesadas externas. Dependiendo del proyecto específico, estos podrían incluir proveedores de alojamiento, proveedores de SaaS, plataformas de comercio electrónico, vendedores de hardware y agencias o autónomos que brindan capacidades especializadas. Son muchos los cocineros para no estropear el caldo.

El gerente de proyectos de TI generalmente es responsable de administrar la relación con cada proveedor involucrado en un proyecto. ¿Qué necesita el proveedor del equipo para desempeñar su función de manera eficaz? ¿Pueden los sistemas y aplicaciones del proveedor integrarse sin problemas con los propios sistemas de la organización? Estos son los tipos de preguntas a las que el gerente de proyectos de TI debe encontrar respuestas, mediante discusiones regulares con su punto de contacto para cada proveedor.

Otra cosa que el gerente de proyectos de TI debe resolver es cómo participará cada actor externo en el proceso de gestión del proyecto. Los colaboradores de confianza que desempeñarán un papel clave en el proyecto a menudo se incorporan a la plataforma de gestión de proyectos del equipo. Mientras tanto, la participación de colaboradores más distantes suele ser registrada por un miembro del equipo del proyecto, dentro de la plataforma de gestión del proyecto.

Gestión de datos

La gestión de datos es otra consideración especial que los directores de proyectos de TI a menudo deben tener en cuenta. Se refiere a todo el proceso de recolección, validación, almacenamiento, protección y procesamiento de datos: todos los pasos necesarios para que los datos sean adecuados para su uso.

Esto puede permitir que los proyectos se optimicen a lo largo de su duración. Por ejemplo, en un proyecto para crear un conjunto de productos de software, algunos de los productos pueden probarse o lanzarse antes que el resto. Los datos recopilados sobre la experiencia del usuario y el rendimiento de estos productos se pueden analizar para obtener información que ayude al equipo a optimizar su enfoque para entregar los productos restantes.

Durante la planificación del proyecto, el director del proyecto de TI debe identificar los datos que se utilizarán para la optimización en el proyecto. Los datos identificados se pueden definir y gestionar como entregables del proyecto.

Las mejores metodologías de PM para la gestión de proyectos de TI

En la práctica, la gestión de proyectos de TI requiere el uso de una metodología de gestión de proyectos específica. Una metodología es un conjunto de prácticas y principios que se utilizan para realizar la gestión de proyectos.

Las metodologías de PM populares para la gestión de proyectos de TI incluyen:

  • Ágil

  • Melé

  • Kanban

  • Scrumban

  • XP

  • Cascada

  • PRINCE2

Es una buena idea dedicar mucho tiempo a investigar estas metodologías antes de elegir una, ya que capacitar a los miembros del equipo sobre cómo usar una metodología puede requerir una inversión significativa de tiempo y la buena voluntad del equipo.

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Software de gestión de proyectos de TI

Casi todos los directores de proyectos de TI utilizan una plataforma de gestión de proyectos. Esto le da al equipo del proyecto un espacio digital compartido donde pueden comunicarse y colaborar juntos, ver y trabajar en sus tareas personales y almacenar la documentación del proyecto. Mientras tanto, el gerente de proyecto usa la plataforma para asignar trabajo a los miembros del equipo, monitorear el progreso del proyecto y producir informes para los principales interesados.

Para obtener más detalles sobre la función del software de gestión de proyectos, lea sobre Trabajo en equipo.