En abril, hablé en el Grow Remote Conference en Tubbercurry, Co. Sligo, Irlanda, donde compartí lo que aprendí desde que hice la transición de un trabajador remoto a un administrador remoto. A lo largo de mi carrera, la mayoría de mis roles han involucrado el trabajo remoto. En mi puesto actual en Teamwork, estoy creando un departamento centrado en asociaciones estratégicas. Nos asociamos con organizaciones que desean trabajar con Teamwork para hacer crecer su negocio y habilitar a nuestros clientes conjuntos. Mi equipo tiene su sede en nuestra sede en Cork, mientras que paso el 50% de mi tiempo trabajando desde mi oficina en casa en Limerick. Así que he sido tanto un trabajador remoto como un administrador remoto. ¿Qué he aprendido? En primer lugar, el trabajo remoto no es fácil. No todo el mundo está preparado para el trabajo remoto, y es un entorno difícil de conseguir, especialmente en organizaciones que tradicionalmente se basan en oficinas. Pero también he visto una y otra vez cómo el desafío del trabajo remoto ofrece a las empresas una oportunidad increíble: hacer crecer su fuerza laboral, encontrar el talento adecuado y expandirse globalmente. Más que nada, he identificado los tres pilares básicos que necesita para que el trabajo remoto funcione: transparencia, confianza y administración del tiempo. Estos tres elementos también son importantes para los equipos no remotos, por supuesto, pero cuando se trata de trabajo remoto, son esenciales si quiere tener éxito. Esto es lo que he aprendido en ambos lados de la ecuación.

Transparencia

Para mí, la transparencia significa apertura, compartir y comunicación. En un entorno de equipo, debe sea transparente para que el trabajo remoto funcione. Es demasiado fácil que las cosas se pierdan o pasen desapercibidas cuando no puedes simplemente acercarte al escritorio de alguien para recibir una actualización. Eso significa que debe ser proactivo a la hora de discutir su trabajo, cualquier problema y (quizás lo más incómodo) incluso sus éxitos. En Teamwork, utilizamos Proyectos de trabajo en equipo para brindarnos una visión general transparente del trabajo de los demás, pero no se trata solo de software: también debe inculcarse como una mentalidad. A continuación, le indicamos cómo puede fomentar esa transparencia.

Como trabajador remoto:

Comparta todo en lo que está trabajando y cree registros de su trabajo. Escriba todo en un espacio compartido (como su herramienta de gestión de proyectos) y cree tareas para que pueda mostrar fácilmente en qué ha estado trabajando. La palabra escrita es tu amiga. No tenga miedo de tocar su propia bocina. Comparta sus ganancias. Puede ser (demasiado) fácil restar importancia a tus logros y dejar que las cosas se deslicen, pero compartir tus éxitos con el equipo te ayuda a resaltar tu contribución. Sea intencionalmente social. Intente socializar virtualmente y haga un esfuerzo para conocer a sus compañeros de equipo, ya sea en videollamadas o en su software de chat instantáneo. Comunicarse bien. Comuníquese con frecuencia. Cuando estás a distancia, creo firmemente que no existe la comunicación excesiva. (Además, siempre puede cambiarlo más tarde, pero cuando no están todos en el mismo lugar, es mejor comenzar por equivocarse en el lado de la comunicación excesiva, no la comunicación insuficiente).

Como administrador remoto:

Sea super claro. Asegúrese de estar en la misma página cuando establezca expectativas o brinde comentarios. Y trate de no sorprender a su equipo elaborando una lista de problemas o críticas; apunte a sesiones de retroalimentación y controles regulares. Estar disponible. Necesita trabajar más duro para ser accesible en lugar de estar en la misma habitación y asegurarse de que su equipo sepa que pueden acercarse a usted. Fomente (¡o exija!) Las videollamadas. Tenemos cámaras en todos nuestros dispositivos por una razón. Las videollamadas son lo más parecido a "en persona", así que trate de convertirlas en la norma. ¿Tiene un problema que necesita solucionar como equipo? Saltar a una videollamada suele ser más fácil y rápido que escribir de un lado a otro. ¿Y cuando necesita hacer 1: 1 de empleado o dar retroalimentación? Hágalo siempre lo más cerca posible del “cara a cara”. Comunicarse bien. Comuníquese con frecuencia. Como gerente, es su responsabilidad establecer las reglas básicas para la comunicación. Encuentro que tener un lugar para la comunicación instantánea y un lugar para la comunicación asincrónica (es decir, no instantánea) es increíblemente importante. Usamos una combinación de proyectos de trabajo en equipo, chat de trabajo en equipo y espacios de trabajo en equipo.

Confiar

De manera frustrante, la confianza es una de esas cosas que es mucho más fácil de construir cara a cara y en persona. Pero no es imposible hacerlo como trabajador remoto. Solo necesita trabajar más duro y tomar medidas adicionales para generar esa confianza cuando trabajando a distancia. No importa si es un trabajador o un gerente, debe ser muy consciente de este hecho y convertirlo en una prioridad. ¿Un consejo extraño y contrario a la intuición? comienzo desde un lugar de confianza. Es posible que sienta que debe ganarse primero, pero piénselo de esta manera: se ganó en el proceso de contratación, cuando se tomó la decisión de que estas eran las personas adecuadas para el trabajo. Así que entra en todo de buena fe y con el beneficio de la duda. Y recuerda: comunícate bien. Comuníquese con frecuencia.

Como trabajador remoto

Confíe en su equipo y en su gerente. Tenga fe en que lo apoyan y lo escuchan. Habla cuando veas problemas. No dejes que se pudran. Esto se relaciona con el punto anterior: también debe confiar en que su equipo y su gerente responderán bien siempre que se comunique bien. No aproveches la situación. Eres remoto, no invisible. Tu equipo será darse cuenta. Tu gerente será darse cuenta. (Y nos está dando un mal nombre al resto de nosotros). Demuestre que se merece la confianza que le brindan.

Como administrador remoto

Empiece desde un lugar de confianza. Cuando su equipo dice que harán algo en una fecha determinada, créelos. Dale a tu equipo el beneficio de la duda. Piensa primero en la intención positiva y no saques conclusiones negativas de inmediato. No microgestionar. Si está microgestionando, se debe a una de estas tres cosas: no confía en su equipo, ha contratado a las personas equivocadas o está en el puesto equivocado. Utilice las herramientas adecuadas. Esto le permite obtener la supervisión que necesita como gerente sin microgestión. El uso de una herramienta de gestión de proyectos para registrar y gestionar el trabajo le permite entrar y salir según sea necesario. En los proyectos de trabajo en equipo, no solo puedo ver tareas y estados, sino que también puedo usar Cuadros de mando para ver rápidamente las métricas que me importan como gerente.

Gestión del tiempo

El tiempo es algo de lo que nunca tenemos suficiente, por lo que debemos aprender a administrarlo bien. Pero esto puede tener sus propios desafíos cuando se trabaja de forma remota, especialmente cuando se trata de diferentes zonas horarias. A menudo, los trabajadores remotos dedican más tiempo para demostrar que están trabajando, especialmente al principio, cuando se trabaja para generar confianza. Sin embargo, cuando se trata de eso, no se trata de cuánto tiempo pasas en algo. Se trata del impacto que tiene. Entonces, ya sea que sea un colaborador o un administrador, debe tenerlo en cuenta y administrar su tiempo de manera adecuada.

Como trabajador remoto

Utilice la flexibilidad de estar a distancia a su favor. Probablemente necesitará estar disponible durante un conjunto de horas centrales para sincronizarse con su equipo, pero cuando sea posible, ajústese a sus horas óptimas trabajando cuando sea más productivo. Comprométase con los plazos y entregue a tiempo. Debe demostrar que es confiable, consistente y confiable, ya sea que esté en la misma oficina o no. Cuídate. Cuando trabajas solo, puede ser fácil sumergirte realmente. Pero por tu propio bien, debes tener cuidado con la rapidez con la que el tiempo puede volar cuando estás en la zona. Asegúrese de planificar sus descansos. Sal a caminar, toma un poco de aire, haz un té y no te olvides de almorzar. Tener en cuenta. Mide dónde gastas tu tiempo. Para los trabajadores remotos, a menudo es especialmente útil rastrea tu tiempo. Esto le ayuda a ver dónde está gastando sus recursos, registrar fácilmente en qué está trabajando cada día, ser responsable ante usted y su gerente, y asegurarse de que no esté trabajando en exceso.

Como administrador remoto

Acuerde objetivos y plazos claros para su equipo. Esto no solo deja en claro cuándo se debe todo para que su equipo pueda administrar mejor sus prioridades, sino que también les ayuda a dirigir su energía al trabajo que tendrá el mayor impacto en sus objetivos generales y KPI. Ofrezca flexibilidad. Siempre que sea posible, fomente horarios de trabajo flexibles con al menos algunas horas centrales en las que se espera que todos estén en línea. Recuerde que la flexibilidad es una responsabilidad y las tareas asincrónicas (es decir, aquellas en las que se puede trabajar de forma independiente) permiten horarios de trabajo flexibles. Dé más de su tiempo como gerente. Uno de los desafíos de ser un administrador remoto es que es más difícil "leer la sala". Es más difícil detectar los problemas que se acumulan o captar las cosas que no se dicen. Sin la capacidad de tener una charla rápida en el pasillo o durante el almuerzo, necesita estar realmente dedicado a construir ese tiempo de comunicación 1: 1. Prográmelos con anticipación y manténgalos consistentes.

Una última cosa…

¿Mi consejo de despedida? Empiece a programar lo que yo llamo sincronizaciones virtuales de café. Estas son reuniones de 30 minutos sin agenda que compensan el tiempo que pierde de ver y charlar con la gente durante el almuerzo o en el refrigerador de agua. Si nunca ha tenido uno antes, comuníquese y lo haremos configurar uno! ¿Cuáles son sus mejores consejos para trabajar con éxito de forma remota? Házmelo saber en los comentarios. Una versión anterior de esta publicación apareció originalmente en LinkedIn. ¡Gracias por compartir, Ryan! (Psst ... ¿buscas más como esto? Leer sobre más lecciones que hemos aprendido en el viaje de miembro del equipo a líder, o echa un vistazo 5 más formas de mantener encaminado a su equipo de proyecto remoto.)