YOUNIDAD es una unidad de negocios del Grupo Wirz que representa soluciones de comunicación e información basadas en sistemas que están bien establecidas en el mercado. Su equipo está altamente capacitado en la gestión de proyectos y está certificado en la integración exitosa de soluciones de sistemas complejos. Mario Kotschner, director de proyectos de YOUNITY, describe cómo sus equipos seleccionaron todo el paquete de software Teamwork.com para brindarles a sus empresas herramientas que les ayuden a administrar proyectos, optimizar su mesa de ayuda y mejorar la comunicación.

Los desafios

YOUNITY buscaba una herramienta que ayudara a gestionar proyectos con PRINCE2, un método de gestión de proyectos basado en procesos que se desarrolló como estándar gubernamental en el Reino Unido para proyectos de sistemas de información. Para que el software fuera el adecuado para su equipo, investigaron productos para encontrar uno con una interfaz de usuario intuitiva que permitiera una rápida incorporación de nuevos empleados.

“Revisamos e incluso probamos otros sistemas, pero muchos de esos sistemas de gestión de proyectos eran demasiado complicados. Perdimos muchas horas facturables tratando de comprender cómo nuestro proceso podría funcionar con esas plataformas ".

Los empleados y gerentes de YOUNITY también lucharon con colaboración entre los miembros del equipo en todos los proyectos. Si bien PRINCE2 les brindó un marco excelente para hacer avanzar un proyecto, no tenían una ubicación central para rastrear el tiempo, monitorear el progreso, identificar posibles problemas o almacenar documentos para que todos tuvieran acceso a la misma información.

“La transparencia fue fundamental para el éxito de nuestro equipo. Queríamos que todos hicieran referencia a los mismos datos y discusiones para poder eliminar el tiempo perdido y aumentar la eficiencia ".

La solución

Cuando Teamwork.com revisó las necesidades de YOUNITY, recomendó su conjunto completo de herramientas de gestión de proyectos como una solución completa para varios problemas que estaban frenando el crecimiento dentro de la empresa. Teamwork Projects administra las tareas y el flujo de proyectos, Teamwork Chat convierte conversaciones rápidas en decisiones y elementos de acción, y Teamwork Desk coordina su mesa de ayuda y atención al cliente. Este soporte integral elimina la necesidad de múltiples aplicaciones o herramientas para administrar proyectos y le brinda a toda la empresa un solo lugar para acceder a toda la información que necesitan compartir o revisar. Ahora YOUNITY tiene la capacidad de configurar una tarea para cada producto de administración, organizar las fechas de inicio y finalización, asignar gerentes y personal, y también manejar documentos, discusiones y listas de tareas dentro de cada uno. tarea o subtarea.

“No solo podemos definir cuidadosamente las tareas para cada paso, desde el anteproyecto, la etapa de inicio y la etapa de entrega, sino que con Teamwork Projects podemos mantener todos los materiales juntos para que las personas que los necesiten puedan localizarlos de inmediato ”.

Proyecto Teamwork seguimiento del tiempo la función no solo ha simplificado el proceso de registro de tiempo para los empleados, sino que le ha dado a cada agente la oportunidad de evaluar su propia gestión del tiempo. Esta herramienta les permite ver qué tareas necesitan más atención, lo que brinda a todo el equipo una coordinación más efectiva sin reuniones que consumen mucho tiempo ni actualizaciones en constante cambio. Incorporar a todo el equipo también ha sido sencillo con la interfaz fácil de usar en todos los productos del paquete de software. La mayor parte del equipo solo necesitó unos días para sentirse cómodo con Teamwork Projects, y otros departamentos que trabajan con YOUNITY solo en proyectos específicos se integran rápidamente.

“Ahora tenemos un sistema que es fácil de navegar para nuestros empleados, lo que significa que están ayudando a la empresa a crecer al hacerse cargo de su propia productividad y rendimiento ".

Los beneficios

Ahora que todo el equipo de YOUNITY tiene un software que alinea su proceso de gestión de proyectos con las herramientas adecuadas, están viendo mejoras significativas en la eficiencia del proyecto. Las ideas y la información se intercambian sin problemas, los plazos se cumplen sin las prisas habituales de última hora y los miembros del equipo se sienten más seguros acerca de todo el proyecto porque pueden ver exactamente lo que está sucediendo en cualquier momento.

“Todos disfrutamos de la capacidad de analizar cualquier proyecto y tener una idea de dónde estamos y qué debe suceder en solo unos pocos informes rápidos. Las herramientas de la suite Teamwork.com nos mantienen unidos, pero también permiten que cada individuo vea cuáles serán sus próximos pasos ".

En servicio al cliente, el cambio ha sido significativo. Cliente entradas ahora tienen un camino claro hacia la resolución, y Teamwork Desk permite un mejor intercambio de información entre los trabajadores de soporte. Esto ayuda a los miembros del equipo a desarrollar su experiencia y brinda a cada cliente una mejor experiencia. En general, los miembros del equipo están encontrando una mejor colaboración, desde el intercambio de ideas hasta la resolución de problemas. A cada paso Proyectos Teamwork, Escritorio Teamwork, y Teamwork Chat están ahí para hacer avanzar los proyectos y unir a los equipos.

“Tener una única solución de software que nos ayude con tantas facetas de nuestro negocio nos ha dado mucho más tiempo para hacer el trabajo y centrarnos en los clientes y las nuevas posibilidades ".