Cal Poly Racing es el capítulo estudiantil más grande con sede en California de SAE International, una organización para profesionales de la ingeniería en varias industrias que se ocupan del transporte, como la automotriz, aeroespacial y vehículos comerciales. Más de ochenta miembros activos contribuyen al diseño, fabricación y prueba de tres innovadores vehículos de carreras. El equipo de Fórmula SAE del capítulo es uno de los pocos equipos que produce dos vehículos de competición, un vehículo eléctrico y un vehículo tradicional de gasolina. Los miembros del equipo obtienen exposición de primera mano a problemas del mundo real utilizando las mismas herramientas que los profesionales de la industria, desde herramientas de compuestos avanzados hasta software de gestión de proyectos, los estudiantes aprenden todos los aspectos de la gestión de un equipo exitoso. En este caso de estudio, hablamos con Dalton Lasell y Adam Menashe, Team Manager y Team Lead de Cal Poly Racing, Formula SAE para descubrir cómo su equipo utilizó los proyectos de trabajo en equipo para desarrollar coches innovadores en un entorno de aprendizaje acelerado que les enseña habilidades útiles. en el ámbito técnico y en la gestión de proyectos.

“Teamwork Projects realmente ha ayudado a nuestro equipo a concentrarse en construir autos ganadores y de vanguardia en lugar de preocuparse por qué tareas deben realizarse a continuación y quién las iba a hacer ".

Los desafios

Construir cualquier automóvil desde cero es un desafío, pero en Cal Poly, hay algunas variables adicionales que su equipo de carreras debe enfrentar. Primero, el programa Cal Poly Racing opera en varios edificios ubicados en todo el campus, que es uno de los más grandes del mundo. El diseño tiene lugar en algunos edificios dentro del núcleo del campus, mientras que los talleres mecánicos están a una distancia significativa. En segundo lugar, los estudiantes están trabajando en los proyectos en momentos completamente diferentes, de acuerdo con sus horarios de clase y tiempo libre.

“Durante nuestras temporadas de diseño y fabricación, nuestro equipo tiene cientos de componentes y tareas que supervisar, pero no están en la misma ubicación al mismo tiempo. Las reuniones cara a cara eran difíciles de planificar, y cuando intentábamos usar Slack para solicitar información entre nosotros, los mensajes se enterraban, dejando las tareas sin completar ".

A principios de 2017, Cal Poly Racing agregó otra variable: construir no uno, sino dos autos desde cero. Esta fue la primera vez que se comprometieron a construir autos eléctricos y de gas bajo la misma administración, y no tenían herramientas de administración de proyectos que les ayudaran a rastrear las tareas y la comunicación del equipo.

“Cuando analizamos la complejidad de crear dos autos únicos, sabíamos que necesitábamos una mejor manera de organizar las operaciones y ayudar a los miembros del equipo a trabajar juntos. Queríamos brindarles mejores herramientas para revisar el progreso de todo el proyecto, mantener actualizados a los diseñadores y profesores, asignar tareas según sea necesario y asegurarnos de que todos sean responsables de su trabajo ".

La solución

La búsqueda de software que tuviera funciones detalladas pero una interfaz de usuario intuitiva comenzó de inmediato y, después de revisar varias opciones, Cal Poly Racing se decantó por Teamwork Projects.

“Los estudiantes parecían entender la interfaz de usuario muy rápido, y las listas de tareas pendientes usaban tareas y subtareas de una manera clara para que todos la vieran. Sabíamos que los proyectos de trabajo en equipo nos ayudarían a seguir avanzando ".

De inmediato, los equipos pudieron comenzar a incorporar asignaciones de trabajo a través de tareas específicas, organizando no solo las tareas específicas, sino todo el programa. Cualquier pregunta de seguimiento o discusión sobre diseño o logística está directamente relacionada con la tarea o subtarea individual, lo que elimina los mensajes perdidos o la confusión sobre qué tarea necesita más aclaración. A los equipos también les resulta más fácil delegar tareas mediante etiquetas. Cuando se traza un proyecto completo, los líderes del equipo crean plantillas con tareas específicas para cada parte de la construcción del automóvil para que todos puedan ver cómo cada responsabilidad se vincula con las demás. A medida que crean estas plantillas al comienzo del proyecto, se basan en etiquetas para ayudarlos a asignar tareas a personas con ciertos conjuntos de habilidades y dividir el trabajo de manera uniforme. A medida que avanza el proyecto, las etiquetas les brindan una referencia visual rápida para tareas pendientes y asignaciones individuales. Los proyectos de trabajo en equipo son especialmente útiles durante fases específicas, como la construcción y el diseño de los sistemas electrónicos, que son esenciales para el funcionamiento suave y preciso de cada automóvil. Cuando los horarios no coinciden con los miembros clave del equipo, herramientas de comunicación claras y listas de tareas permitir que las personas participen y coordinen sus esfuerzos sin problemas.

“Teamwork Projects es de gran ayuda para nuestro equipo de gestión al permitirnos comprobar fácilmente en qué están trabajando las personas, dónde están sus prioridades para la semana actual y si se han olvidado de alguna tarea. Podemos utilizar los proyectos de trabajo en equipo para asegurarnos de que están en el camino correcto ".

Los beneficios

Cuando los equipos de Cal Poly Racing funcionan sin problemas, la gente tiene más tiempo para dedicar a las innovaciones que les darán una ventaja en la competencia. Cuando los horarios deben cambiar o alguien necesita comentarios sobre una nueva idea, todo el equipo tiene un lugar al que ir para compartir documentos o posibilidades de discusión. Antes de Teamwork Projects, los equipos gestionaban las tareas con cualquier herramienta que tuvieran, lo que podía significar cualquier cosa, como notas de teléfonos inteligentes, hojas de cálculo, tableros de mensajes o incluso papel de desecho. Nada era coherente o fácil de compartir, lo que provocaba muchos errores y pérdida de información. Dependiendo del equipo y de quién lo dirigía, el proceso podía resultar realmente complicado o confuso. Ahora, todos saben dónde encontrar planes, hojas de cálculo que comparan los resultados de las pruebas, lo que necesiten. No pierden el tiempo averiguando cómo administrar la información, están trabajando. La mejora en el tiempo de desarrollo ha sido tan dramática que Cal Poly Racing lo está haciendo obligatorio para la administración y los líderes de equipo, y es muy recomendable para todos los miembros generales que trabajan constantemente en los dos proyectos de automóviles.

“Nuestros recursos más valiosos son las personas y el tiempo, y Teamwork Projects nos permite utilizar a nuestra gente de manera más eficaz. Estamos ahorrando mucho tiempo porque no tenemos que recordarle a las personas que realicen tareas que habían olvidado que se les asignaron ".