Hoy, compartimos una publicación invitada de Andy Pearson, director gerente de Fusible blanco. Él está compartiendo cómo él y su equipo usan los proyectos de trabajo en equipo de una manera única para atender su combinación personalizada de metodologías ágiles y de velocidad en su carga de trabajo. A Fusible blanco, construimos sitios web para organizaciones benéficas. Hemos utilizado muchas metodologías de gestión de proyectos a lo largo de los años y una de las más efectivas ha sido la planificación de sprints semanales mediante Teamwork Projects. Cuando está administrando un equipo pequeño distribuido en varios proyectos que abarcan varios meses, con picos y valles dramáticos de actividad, este enfoque es muy poderoso.

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Suplicar, robar y pedir prestado

Hemos robado de varias metodologías. A lo largo de los años, el enfoque más útil que encontramos para entregar múltiples proyectos web de tamaño mediano simultáneamente fue una estructura amplia y rígida de hitos y luego, dentro de cada hito, un enfoque más flexible. Usamos toda la terminología de manera flexible, pero hemos encontrado algo que funciona hackeando algunos de los viejos enfoques en cascada con un pensamiento ágil. También nos encanta la metodología de puesta en marcha ajustada y esto influye en la estrategia general de nuestra empresa, aunque no la hemos encontrado tan útil para los proyectos del día a día porque no estamos construyendo sistemas completamente nuevos. Lo que surgió es un cronograma de proyecto muy estructurado con hitos fechados de principio a fin. Cada hito está alineado con una semana, y dentro de esta semana nos enfocamos en entregar lo mejor que podamos para los plazos programados para esa semana.

El quid del asunto: cómo gestionar la carga de trabajo

Siempre nos ha convencido el valor de tener algún sistema central para administrar tareas. Si no está haciendo eso, definitivamente debería revisar los proyectos de trabajo en equipo y encontrará muchas formas de generar eficiencias en su organización con solo sacar todas las ideas a un sistema compartido y organizarlas bien. Sin embargo, el gran desafío para nosotros siempre ha sido gestionar la carga de trabajo. ¿Cómo promete muchas cosas a muchos clientes y luego cumple su promesa sin agotar a su equipo? Nunca hemos visto las horas extraordinarias como una opción. No encajaba con nuestro espíritu llevar este problema a nuestro personal. Entonces, tuvimos que encontrar una solución diferente. Existen muchas herramientas para administrar los horarios, pero descubrimos que ninguna de ellas realmente nos funcionó porque no distribuimos el tiempo del equipo de manera ordenada en medio día. Estamos trabajando en demasiados proyectos simultáneamente para que esto funcione y se sintió demasiado prescriptivo. Entonces, elegimos administrar el tiempo en Proyectos de trabajo en equipo, pero esto resultó en algunos desafíos con los que tuvimos que luchar:

  1. Las listas de tareas pueden ser abrumadoras y los sistemas de prioridad son muy difíciles de implementar en múltiples proyectos con diferentes gerentes de proyecto impulsando su agenda.

  2. Es difícil saber cuánto puede lograr en una semana. Cierto metodología ágil lidia con esto eliminando las promesas duras sobre lo que se entregará, pero esto no encajaba bien con nuestro enfoque de especificar las cosas con claridad.

  3. Cuando un proyecto se retrasa, puede resultar difícil evaluar el impacto en cadena. Al renegociar el cronograma del proyecto con el cliente, es importante saber que los nuevos hitos no estiran demasiado al equipo en una semana determinada.

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Presentación de "sprints"

Los conceptos clave en la metodología ágil de gestión de proyectos incluyen la división de tareas grandes en tareas pequeñas y la asignación de un tiempo estimado a cada tarea pequeña. Luego, se asigna una cantidad razonable de pequeñas tareas a una persona o equipo durante un período de tiempo (un "sprint"). Se mide la velocidad a la que se marcan estas tareas (la "tasa de desarrollo") y esto permite que el equipo comprenda qué tan rápido se está logrando el trabajo y qué tan precisas son las estimaciones. Esta información se puede extrapolar para comprender qué tan realistas son los hitos y los plazos de los proyectos más grandes. Si bien gran parte del proceso no parece un desarrollo ágil, tomamos este elemento para lidiar con los desafíos de gestión de programación que teníamos. Elegimos un período de una semana como período de sprint. En lugar de atacar nuestra lista completa de tareas cada día, decidimos comenzar cada semana considerando las prioridades para esa semana y colocando una cantidad alcanzable de tareas en una lista de tareas específica para la semana.

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Aprovechar el poder de los "hitos", "estimaciones", "fechas de vencimiento" y "carga de trabajo" en el trabajo en equipo

Hitos: nuestra estructura rígida general

Prometemos fechas de entrega claras a nuestros clientes. El seguimiento de estos a través de hitos nos brinda una variedad de excelentes informes y descripciones generales para ver esta vista general centrada en el cliente. Pero, ¿cómo manejamos el desafiante día a día de cumplir con esos plazos? Ingrese estimaciones, fechas de vencimiento y carga de trabajo.

Estimados

El primer paso fue comenzar a asignar estimaciones a todas nuestras tareas. Esto requiere un poco de reflexión ya que, para adaptarse a los sprints de una semana, cada tarea debe definirse con suficiente granularidad para que se logre dentro de una semana en particular. ¡No se permitieron tareas vagas! En el otro extremo del espectro, las tareas no podían ser demasiado pequeñas; de lo contrario, el administrador asociado con la creación de tareas, la asignación de una estimación y luego el registro del tiempo en ellas se volvió demasiado arduo.

Fechas de vencimiento

El siguiente paso fue asignar tareas al siguiente sprint. Debido a que ejecutamos muchos proyectos al mismo tiempo para diferentes clientes, era muy importante realizar un seguimiento del progreso del proyecto por proyecto. Esto significaba que en realidad no podíamos crear una lista de tareas separada para el sprint. En su lugar, decidimos utilizar la función de fecha de vencimiento de Teamwork Projects para esto. Esto requiere un ligero cambio en la comprensión de las "fechas de vencimiento". Las fechas de vencimiento se convierten en el último día del siguiente ciclo de sprint, que a menudo es ligeramente diferente al propósito intuitivo de las fechas de vencimiento de una tarea (hemos pasado a utilizar "hitos" para realizar un seguimiento de los plazos importantes de los clientes que luego informan nuestras prioridades de sprint). Una vez que hemos establecido una fecha de vencimiento para las tareas de la semana, usamos la pestaña "Todo" en Proyectos de trabajo en equipo para ver todas las tareas activas que vencen al final de la semana siguiente. Esa es nuestra agenda para la semana. Una gran ventaja de este enfoque de la gestión de tareas es que les da a las personas mucho más control sobre las tareas que eligen hacer en un momento determinado. No importa qué tareas se hagan primero, siempre que todo se haga en la semana. Una advertencia es que damos prioridad a las tareas que dependen de otras tareas (otra característica brillante de los proyectos de trabajo en equipo).

Seguimiento de la carga de trabajo

La guinda del pastel de esta nueva forma de trabajar es la función de "carga de trabajo" de Teamwork Projects. Esto brinda una instantánea de la carga de trabajo de todo el equipo durante un período de tiempo particular. Al establecer esto para la próxima semana, es posible obtener una vista rápida de lo ocupado que está el equipo y lo bien que están todos con las tareas de la semana. Al final de una semana exitosa, este sistema brinda la profunda satisfacción de ver una lista de tareas vacía. Tuvimos que esforzarnos mucho en los proyectos de trabajo en equipo y requirió mucho pensamiento y experimentación. ¡Con suerte, algunas de estas ideas te ayudarán a explorar nuevas formas de sacar más provecho de tu equipo con Proyectos de trabajo en equipo!