ipsoCreative es una agencia web boutique en Ohio (EE. UU.) que ofrece una estética web hermosa y eficaz, una funcionalidad de vanguardia en tecnología de código abierto y una gestión de proyectos disciplinada. Sirven a empresas y organizaciones a través de un enfoque de servicio completo de diseños de sitios web personalizados y plataformas populares de contenido de código abierto como WordPress, Umbraco y Magento. ipsoCreative también crea videos educativos con gráficos en movimiento y escribe integraciones personalizadas entre sitios web y sistemas POS, puertas de enlace de comercio electrónico, sistemas de inventario o sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM). En este caso de estudio, hablamos con Vince Mancari, Project Manager para Diseño y Desarrollo Web. Vea cómo usaron Teamwork Projects para crear listas de tareas inteligentes y adaptables para cada proyecto y brindar a sus clientes una excelente experiencia y resultados de agencia.

“El trabajo en equipo es vital para nuestra capacidad de cumplir con nuestras expectativas de crear experiencias de alta calidad para nuestros clientes. Prácticamente, nos hace la vida más fácil y eficiente de muchas maneras, y por eso amamos el trabajo en equipo ”.

Los desafios

Para el lado de su negocio orientado al cliente, ipsoCreative necesitaba una solución de software de productividad que les ayudara a comunicarse de manera más eficaz con clientes exigentes y ofrecer resultados de alto nivel. Internamente, necesitaban herramientas para gestionar varios aspectos prácticos de su negocio que son necesarios para la funcionalidad eficaz del equipo. Su sistema de administración de tareas anterior, Basecamp, no tenía las funciones de seguimiento del tiempo y facturación para administrar su carga de trabajo, y no era ideal como interfaz de cliente. También necesitaban funciones de informes y dependencia de tareas que eliminaran las conjeturas de los flujos de trabajo, mejoraran la colaboración de su equipo durante cada proyecto y permitieran a los clientes y miembros del equipo comunicarse de manera más eficaz.

“Para ser honesto, la industria del diseño web no tiene tradicionalmente una gran reputación por cumplir con las expectativas de los clientes en cuanto a comunicación y entrega de proyectos a tiempo. Muchos de nuestros clientes tienen historias de terror de sus experiencias pasadas, y queremos ser excepcionales estableciendo expectativas claras con los clientes y comunicándonos con ellos de manera efectiva y transparente. Necesitábamos una herramienta mejor que Basecamp para hacerlo posible ".

El equipo de ipsoCreative también estaba hambriento de una solución de software que fuera más intuitiva de usar, tanto para ellos como para sus clientes. En Basecamp, no solo faltaban funciones importantes, sino que era difícil determinar cómo agregar documentos y usuarios para que todos tuvieran acceso a información precisa y supieran exactamente cómo acceder a ella. Otro problema era que los diferentes miembros del equipo debían reunir cuidadosamente los informes de estado del proyecto y luego transmitirlos a los clientes por correo electrónico. El equipo de ipsoCreative sabía que con herramientas de gestión de proyectos más fáciles de usar, sus clientes tendrían más confianza en el trabajo de la empresa y volverían a trabajar con ellos con entusiasmo. Los proyectos podrían completarse en menos tiempo y con un nivel mucho mayor de satisfacción del cliente.

“Estamos al límite de la obsesión por la visibilidad y la comunicación con nuestros clientes. Queríamos asegurarnos de que todos los usuarios y clientes internos pudieran ver cómo avanzaba su proyecto y responder según fuera necesario ".

La solución

Ya que haciendo el cambio a Teamwork Projects hace tres años, las soluciones complicadas se han reemplazado por una única solución que ofrece claridad a todas las facetas del proyecto. Los clientes ahora pueden seguir cada fecha límite, que se establece como un hito dentro de los proyectos de trabajo en equipo, para ver cómo se desarrolla su proyecto. Dentro de ipsoCreative, cada uno de esos hitos está vinculado a una lista de tareas con listas de tareas pendientes y subtareas completamente adjuntas. Cada miembro del equipo puede encontrar rápidamente su próxima tarea para el día o la semana y mantener el proyecto en marcha desde el principio.

“Damos a los clientes acceso a los proyectos de trabajo en equipo el primer día del proyecto, momento en el que el proyecto ya está precargado con todas las tareas e hitos necesarios para llevarnos desde el inicio hasta la finalización del proyecto. Por supuesto, las cosas cambian y se agregan tareas, ¡y Teamwork Projects también se encarga de esto por nosotros! "

Cuando se trata de comunicación con los clientes y el equipo interno por igual, ipsoCreative confía en Proyectos de trabajo en equipo notificaciones y opciones del tablero para mantener a todos en la misma página y dentro del plazo. Todas las partes interesadas del proyecto tienen acceso a todas las comunicaciones relacionadas con el proyecto en todo momento, independientemente de si se mencionaron específicamente en un hilo o no. También utilizan el característica de riesgos para ayudarlos a trabajar juntos de manera proactiva como un equipo de proyecto para evitar o mitigar los problemas que puedan surgir.

“Estas características hacen que los proyectos avancen sin un alto grado de intervención diaria de los líderes del equipo. Nos encanta tener la conexión entre las listas de tareas y los hitos para poder mantener nuestros estándares para mejorar los flujos de trabajo en nuestro equipo y mejorar la transparencia con los clientes ".

Los beneficios

Sobre todo, Teamwork Projects ha ahorrado a los clientes y miembros del equipo de ipsoCreative horas de tiempo cada semana a través de flujos de trabajo simplificados. El software ha hecho que muchos elementos de comunicación y almacenamiento de documentos sean intuitivos, que el software casi desaparece. Las notificaciones se envían inmediatamente a las bandejas de entrada de correo electrónico de los clientes, por lo que nadie se pierde una actualización. Nadie pasa el tiempo preguntándose dónde colocar un nuevo archivo y luego pierde más tiempo enviando un correo electrónico masivo diciéndoles a todos dónde encontrarlo; cada archivo es accesible instantáneamente.

“Ya no tenemos que buscar materiales de apoyo. Con Teamwork Projects, los archivos siempre se encuentran convenientemente ubicados en la pestaña Archivos, independientemente de dónde se cargaron originalmente, y los enlaces también son fáciles de encontrar en su propia pestaña ".

Ahora eso seguimiento del tiempo y facturación se manejan completamente dentro de la aplicación Teamwork, el tiempo invertido en producir estimaciones y facturas se ha recortado notablemente. Las complicadas hojas de cálculo y las hojas de tiempo se han reemplazado con unos pocos clics e informes fáciles de leer. Una de las funciones favoritas del equipo para manejar los cambios y ajustar los flujos de trabajo son los plazos vinculados entre las tareas y los hitos. Cuando se ajusta un hito, todos los plazos para cada una de las tareas subordinadas se ajustan automáticamente, lo que proporciona un poco de seguridad adicional de que no se pierde ningún detalle.

“Cuando muevo la fecha de un hito, puedo elegir que tenga un efecto en cascada no solo en las fechas de vencimiento de los otros hitos, sino también en todas las tareas conectadas. ¡Característica impresionante! "

Tanto los miembros del equipo de ipsoCreative como los clientes sienten que Teamwork Projects les ha dado un mejor dominio de todos los aspectos de sus proyectos, incluida la comunicación diaria, los objetivos a corto y largo plazo, y los pequeños detalles que pueden robar horas de tiempo. cada semana.

“Estamos muy satisfechos con Teamwork Projects y lo hemos recomendado a muchos amigos, tanto personales como profesionales. Incluso hemos alojado tutoriales de trabajo en equipo para personas interesadas en aprender más sobre el trabajo en equipo y cómo lo usamos. ¡Somos fanáticos delirantes! "