Cuando los empresarios líderes necesitan un lugar para documentar digitalmente todos los procesos que hacen que su empresa funcione, recurren a Trainual. Esta sencilla plataforma de software en línea se creó para que los propietarios de pequeñas empresas puedan desbloquear el conocimiento en sus cerebros y crear un manual de capacitación moderno y completo para cada aspecto de su empresa. Trainual fue creado por la firma de consultoría e inversión Organize Chaos después de trabajar con cientos de propietarios de negocios para ayudar a encontrar una manera de construir sistemas y procesos escalables. Su sede se encuentra en Scottsdale, Arizona (EE. UU.), Con clientes en todo el mundo. Chris Ronzio, fundador de Trainual y Organize Chaos, eligió Teamwork Projects porque sus herramientas crearon flujos de trabajo eficientes que ayudaron a escalar su propio negocio y también ayudaron a transformar los negocios de sus clientes.

“A lo largo de los años, hemos trabajado con cientos de pequeñas empresas para recopilar ideas y comentarios sobre cómo hacer que sus empresas sean más escalables. Con Teamwork Projects, tenemos un lugar central para descargar esas ideas a medida que surgen y tenemos una forma organizada de procesarlas en ideas de funciones a medida que construimos nuestro producto ".

Los desafios

Trainual no es solo una empresa en crecimiento, es una empresa en crecimiento que intenta ayudar a otras empresas a escalar rápidamente. La clave para el crecimiento es crear procesos repetibles, y el equipo de Chris descubrió que una vez que crearon un proceso o flujo de trabajo eficiente, no pudieron encontrar una herramienta de gestión de proyectos que les permitiera capturarlo y compartirlo con todo el equipo. Antes de Teamwork, cada idea, error que necesitaba ser arreglado, y el problema por resolver estaba en una aplicación o plataforma diferente, según la preferencia de cada persona. Las notas estaban en archivos de Google Doc, Evernote e incluso en cuadernos físicos, todos en diferentes partes de la oficina. El software líder de gestión de proyectos brindó soporte para ciertos aspectos de sus proyectos, pero no pudo ofrecer una solución integral donde todas las tareas, archivos y conversaciones fueran accesibles. Después de probar y descartar varias plataformas

“Descubrimos que los tableros de Trello no eran una herramienta eficaz para administrar un proyecto con muchos detalles, archivos y usuarios con diferentes niveles de permisos. Basecamp y Asana carecen de funciones como roles y plantillas en las que confiamos para nuestro negocio ".

Sin esas características adicionales, se gastaron demasiadas horas no facturables tratando de localizar información esencial en lugar de trabajar con los clientes o hacer avanzar un proyecto. Chris decidió que necesitaba invertir en una herramienta que hiciera más intuitivo el seguimiento y el acceso a los materiales. Trainual también necesitaba un software de gestión de proyectos que fuera fácil de aprender para sus clientes, ya que muchos de ellos estaban luchando con los mismos problemas de gestión de proyectos. Chris y su equipo no solo querían resolver este problema por sí mismos, sino también encontrar una solución que mejorara los flujos de trabajo de sus clientes.

“A través del proceso de creación de nuestro software, realizamos trabajos de consultoría uno a uno con muchas pequeñas empresas para ganar experiencia en múltiples industrias. En general, muy pocas empresas tenían una solución de gestión de proyectos adecuada, y esto inhibió su crecimiento ".

La solución

Después de usar varias soluciones, Chris sabía que todo su equipo necesitaba la capacidad de crear plantillas de proyectos y listas de tareas, y Asana no se lo estaba brindando. Chris descubrió que Teamwork Projects ofrecía esa característica esencial y muchas más, por lo que decidió probarla. En solo unas semanas, su equipo estaba encontrando nuevas formas de usar el software para almacenar archivos, notas, e incluso conversaciones.

“Con Teamwork Projects, ahora podemos rastrear enlaces importantes para revisar, notas de reuniones, elementos de acción para cada departamento de la empresa, comentarios de los clientes y toda nuestra hoja de ruta de desarrollo de software. Todo está en un solo lugar y todos saben dónde encontrarlo ".

El control de cada fase de un proyecto también se ha simplificado drásticamente con los informes disponibles en Vista de tablero. Los administradores pueden ver y establecer tareas, con solo unos pocos clics, luego usar arrastrar y soltar para hacer ajustes.

“Con la nueva vista de tablero, podemos rastrear el estado de cada función en la que estamos trabajando y usar activadores para asignar automáticamente una tarea al empleado correcto en cada etapa del proceso ".

Sin embargo, las plantillas de tareas son, con mucho, la pieza central de Teamwork Projects for Trainual. No solo tienes el plantillas al convertir listas de tareas en procesos repetibles para su propia empresa, utilizan el sistema de plantillas de Proyectos como una herramienta práctica que enseña a cada cliente cómo encontrar y construir estos procesos en sus propias empresas.

“Para ser escalables, las pequeñas empresas necesitan construir sistemas repetibles. El software Trainual enseña el contexto detrás de la construcción de estos procesos, y Teamwork Projects es el complemento perfecto para crear plantillas de listas de verificación y proyectos que se adhieran a esas pautas ".

Los beneficios

Las plantillas han sido la clave para el crecimiento y la estabilidad de Trainual, tanto al darles más control sobre su tiempo como al permitirles invertir ese tiempo en actividades generadoras de ingresos. Compartir esas herramientas con otras empresas preparadas para crecer ha sido una ventaja.

“En todo nuestro equipo, sé que ahorramos entre 10 y 20 horas a la semana usando Teamwork Projects en lugar de saltar entre cinco sistemas diferentes para rastrear tareas, notas, enlaces, archivos y horas facturables. Eliminar esas ineficiencias y poder mostrar a otras empresas cómo hacerlo ha ampliado nuestra producción y nuestra reputación ”.

Una ventaja inesperada de usar Teamwork Projects ha sido que las reuniones son más breves porque todos entran conociendo la agenda. Ahora que el equipo es competente en el uso de etiquetas y filtros, se pueden etiquetar los temas que necesitan más discusión y luego se filtra la lista antes de la reunión. Se puede acceder fácilmente a las actualizaciones exportando listas de tareas de proyectos clave y revisando el progreso y las notas adjuntas.

“Usar la herramienta de esta manera nos brinda una agenda instantánea, lo que nos ayuda a mantenernos en el tema. A medida que analizamos las diferentes tareas y proyectos, podemos asignar niveles de prioridad asignados de inmediato a las características o errores más críticos para que se destaquen de un vistazo. Todos salen de la reunión sabiendo exactamente lo que debe suceder a continuación ".

los integraciones disponibles con proyectos Teamwork también facilita la jornada laboral al equipo de Trainual. Utilizando Zapier, conectaron un formulario de Google a su cuenta de proyectos de Teamwork para que los usuarios puedan enviar ideas y problemas, y esos envíos van directamente a una lista de proyectos de Teamwork que el equipo de productos revisa. Otras integraciones incluyen la extensión de Chrome para guardar enlaces y tareas, la integración de HubSpot para el equipo de ventas, la integración de Harvest para el seguimiento del tiempo, y la integración de Dropbox para el almacenamiento de archivos.

“Teamwork Projects ha hecho que nuestro día a día sea mucho más fácil, por lo que lo recomendamos todo el tiempo para organizar proyectos, mantener a todos en la misma página e incluso anotar posibles ideas para el futuro. Estamos ayudando a muchas empresas a escalar con estas prácticas herramientas ".