Durante más de 20 años, novusweb® ha ayudado a los pequeños y medianos comerciantes de comercio electrónico a construir y aumentar sus ventas en línea. Su experiencia incluye marketing digital, desarrollo de contenido, gestión de productos y distribución omnicanal. Bret Williams, cofundador y socio gerente de novusweb en Texas (EE. UU.), Utiliza Teamwork Projects para respaldar el estilo de gestión ágil de la empresa y ayudar a crear flujos de trabajo que rastrean los detalles de cada tarea y subtarea en proyectos complejos.

“Utilizamos el trabajo en equipo para casi todas las tareas de nuestra organización, tanto para los clientes como internamente. Desde proyectos de desarrollo de sitios largos hasta publicaciones en redes sociales, todo se pone en Proyectos de trabajo en equipo ".

Los desafios

Como agencia con una larga reputación en la entrega de resultados para clientes de comercio electrónico, novusweb había utilizado todos los software de gestión de proyectos disponibles y finalmente aterrizó con Basecamp. Si bien el programa parecía tener la interfaz de usuario más accesible para los clientes, carecía de herramientas bien desarrolladas que el equipo de Bret necesitaba para optimizar sus flujos de trabajo y reducir las horas no facturables.

En la parte superior de la lista de requisitos de novusweb no se encontraba una única característica especializada, sino un software intuitivo y rico en características que podía adaptarse a su equipo Agile. Después de probar varias aplicaciones, encontraron que los sistemas en cascada consumían mucho tiempo y eran costosos en términos de horas facturables, mientras que los sistemas basados en tareas tenían características demasiado limitadas para permitir la responsabilidad y las dependencias.

Basecamp cubría algunas de sus necesidades, pero aún se sentían limitados y querían encontrar software que pudiera ayudarlos a rastrear el tiempo y también a administrar tareas, dependencias, asignaciones, archivos y comunicación. Bret dijo que sabía que su equipo estaba pidiendo mucho a un sistema de gestión de proyectos, pero sentía que tenía que existir una mejor solución. Su sistema ideal también sería sencillo de aprender y actualizar regularmente para los nuevos clientes. Basecamp fue un buen comienzo, pero no pudo servir como un centro para todos los diferentes aspectos que debían organizarse y administrarse.

“Necesitábamos un sistema de gestión de proyectos que fuera lo suficientemente robusto para nuestros propósitos internos, a la vez que "amigable" para que nuestros clientes lo usaran en colaboración. Queríamos opciones, aquellas que no requirieran que nuestros clientes tuvieran una designación de Certificación Profesional de Gestión de Proyectos ".

La solución

La transición a Proyectos de trabajo en equipo fue muy fluida, debido a la Importador de campo base y la biblioteca de videos de incorporación y documentos de ayuda que Teamwork.com creó para los clientes. Bret también descubrió que novusweb Principios ágiles encajaba fácilmente con el formato de Proyectos de trabajo en equipo, con muy poco tiempo de capacitación necesario para que su equipo se volviera competente.

Hoy, el equipo confía en listas de tareas para configurar cada iniciativa de marketing, con tareas y subtareas para las tareas individuales necesarias. Plantillas de lista de tareas facilite este proceso permitiendo que los miembros del equipo inicien nuevos proyectos con solo unos pocos clics. Los cambios y adiciones se pueden realizar fácilmente para adaptarse a los diferentes requisitos que trae cada proyecto.

Los clientes están utilizando y disfrutando de los proyectos de trabajo en equipo por su capacidad para ver y organizar todas las partes móviles del proyecto en una plataforma. No solo pueden obtener una actualización instantánea, sino también todos los archivos y mensajes que solían vivir (o perderse) en diferentes carpetas y aplicaciones ahora están todos juntos.

“Creemos en la total transparencia con nuestros clientes, y Teamwork Projects les brinda a nuestros clientes una visión completa de toda la actividad que hemos completado. Pueden ver fácilmente el progreso realizado en tiempo real, así como proporcionar aprobaciones, cargar activos y responder a las preguntas de nuestro equipo ".

Tener un centro central para cada proyecto también ha mejorado las relaciones con los desarrolladores remotos. La colaboración ahora ocurre en tiempo real en documentos, con mensajería y dentro de Vista de tablero para tareas, lo que permite a todos ajustar las tareas rápidamente en tiempo real.

“Board View nos permite gestionar de forma interactiva las tareas del proyecto con nuestro equipo sin los constantes ajustes que requieren las metodologías en cascada. Todos sienten que están más informados y en el camino correcto sin tener muchos registros de persona a persona ".

Los beneficios

Más de dos años después de firmar con Teamwork Projects, Bret dice que sus flujos de trabajo son significativamente más fáciles y resistentes a errores. Esto no solo hace que las interacciones en equipo sean más efectivas, sino que también reduce la cantidad de trabajo que debe rehacerse.

“Sabemos que Teamwork Projects ha cambiado la forma en que hacemos negocios. Nos está ayudando a mejorar la asignación de recursos, capturar más tareas (y negocios) de nuestros clientes y eliminar errores que eran inevitables con otros sistemas ".

Los beneficios fueron especialmente claros para novusweb durante la temporada navideña de 2017, cuando el equipo estaba tratando de administrar campañas de marketing navideñas para muchos de los clientes de la empresa. Tener listas de verificación detalladas y plantillas de listas garantizaba que no se perdieran ninguna acción importante cuando su rendimiento debía ser perfecto. Cada miembro del equipo novusweb tiene sus propias funciones favoritas que les ayudan a mejorar la productividad, pero el estilo Kanban Vista de tablero probablemente ha tenido el mayor impacto para novusweb en general. A medida que el equipo se ha familiarizado con los proyectos de trabajo en equipo, confía en él cada vez más para establecer sus prioridades diarias y semanales a medida que avanzan los proyectos.

“Board View funciona muy bien con nuestro enfoque ágil y procesos internos. No hacemos Sprints reales de duraciones establecidas, pero trabajamos a través de proyectos en forma Kanban ".

El resultado final es que novusweb puede entregar proyectos de mayor calidad con menos cambios y correcciones, lo que ahorra tiempo y reduce significativamente la fricción y los cuellos de botella.

“En nuestra búsqueda de un software de gestión de proyectos que pudiera manejar listas de tareas complejas y el enfoque ágil de nuestro equipo, seguimos encontrándonos con callejones sin salida. Luego encontramos Teamwork Projects, y logra el equilibrio perfecto ".