Ashleyidesign es una agencia de diseño web y marketing entrante en Massachusetts (EE. UU.) que brinda servicios a los clientes de HubSpot en todo el mundo. Ashley Hill, fundadora de ashleyidesign, identifica estrategias y mejoras en el sitio web que generan más clientes e ingresos para sus clientes a diario. Como consultora en solitario, Ashley descubrió Teamwork Projects cuando estaba buscando un software de gestión de proyectos que pudiera ayudarla a estar al tanto de varios proyectos a la vez sin necesidad de una colección de aplicaciones adicionales. Así es como Teamwork Projects le dio la capacidad de manejar una carga de trabajo compleja y comunicarse de manera más efectiva con los clientes.

“Teamwork Projects me permite iniciar proyectos fácilmente y mantener el control de todos los detalles. ¡Es ideal para la forma en que la mayoría de las empresas trabajan hoy en día!

Los desafios

Las agencias unipersonales como ashleyidesign enfrentan múltiples presiones a medida que cumplen con los plazos, interactúan con los clientes, crean listas de verificación precisas y se encargan de todos los detalles que mantienen los proyectos y los ingresos fluyendo. Durante la última década en los negocios, Ashley confió en varias aplicaciones diferentes para respaldar todos los aspectos de cada fase de sus proyectos. Trello y ToDoist brindaron alguna ayuda con las listas de verificación y los flujos de trabajo del proyecto, pero las funciones eran limitadas. Cada vez que Ashley quería comenzar un nuevo proyecto, tenía que ingresar cada paso a mano, incluso si era un flujo de trabajo estándar que había estado usando durante meses. Además, las adaptaciones que hizo para utilizar estas herramientas en su negocio solo proporcionaron soluciones parciales. Todavía tenía que crear listas adicionales o estrategias de respaldo para que todo se coordinara sin problemas, y estaba cansada de dedicar más tiempo a ingresar todos los detalles del proyecto.

“Trabajo en muchos proyectos diferentes al mismo tiempo, y es importante para mí poder administrar fácilmente esos proyectos sin tener que luchar contra la interfaz de usuario al mismo tiempo. Quería una plataforma que me permitiera manejar múltiples proyectos y aún mantenerme dentro de mi flujo de trabajo cuasi-scrum ".

Después de ingresar toda la información, Trello y otras aplicaciones aún no le brindaban una buena descripción general de las tareas y prioridades que necesitaban atención cada semana. Mantener todo en orden requirió horas de atención mientras saltaba de una página o plataforma a otra para recopilar toda la información que necesitaba. Incluso cuando todas esas herramientas funcionaban juntas a la perfección, Ashley perdió un tiempo valioso utilizando el correo electrónico para comunicarse con el cliente. Tratar de organizar o ubicar conversaciones importantes en un mar de cientos de correos electrónicos requería mucho tiempo y era estresante. Ashley quería un software que le permitiera almacenar y administrar cada parte de cada proyecto, desde los mensajes hasta los hitos y los plazos. Su investigación comenzó con plataformas que tenían integraciones con Harvest, su aplicación favorita de seguimiento del tiempo, y Hubspot, de la que dependía para CRM y esfuerzos de marketing.

La solución

Ashley comparó Teamwork Projects con varias otras herramientas de gestión de proyectos, y finalmente la eligió debido a su interfaz de usuario intuitiva y sus herramientas que reducen la cantidad de trabajo repetitivo necesario para actualizar el progreso de cada proyecto. Una de las primeras funciones que Ashley puso en uso fue plantillas de lista de tareas, que le permiten construir un nuevo proyecto con solo unos pocos clics. Todos los flujos de trabajo eficientes que ha creado para evaluar sitios web ya están en su lugar.

“Teamwork Projects es un salvavidas para nuevos proyectos con una serie de tareas que he realizado antes. Tengo todo el proceso para un rediseño web establecido en tareas como una plantilla, y puedo agregar eso a los proyectos, completo con las fechas de inicio y finalización esperadas ".

Las tareas individuales también se gestionan fácilmente, desde publicaciones en redes sociales hasta tareas puntuales que podrían pasarse por alto fácilmente. Unas pocas entradas rápidas y las tareas se registran en el proyecto, con fecha límite recordatorios. Las conversaciones ahora también tienen lugar dentro de Proyectos de trabajo en equipo. La información que normalmente se comunica por correo electrónico ahora se agrega como comentarios a tareas individuales dentro de cada proyecto. Los intercambios importantes se organizan y ubican automáticamente allí o con la potente herramienta de búsqueda, lo que ahorra tiempo y reduce la confusión. Porque Teamwork Projects ofrece granular permisos, la información se comparte solo con los clientes y contratistas que la necesitan.

“La mensajería es mucho más fácil, pero Teamwork Projects también me permite a mí y a los clientes cargar archivos y colaborar completamente dentro de esa plataforma. Ha sido muy fácil conseguir que los clientes utilicen Projects ".

Cambiar a proyectos de trabajo en equipo fue sencillo con Importador de Trello, y integraciones con algunas de las aplicaciones favoritas de Ashley significaba menos tiempo de inactividad debido al aprendizaje de nuevo software. Ella podría seguir usando Cosecha y HubSpot sin pérdida de continuidad ni de datos.

Los beneficios

Ashley no ha calculado un ROI exacto después del cambio a Proyectos de trabajo en equipo, pero el software le ha ahorrado tanto tiempo que no puede imaginarse renunciar a él. En lugar de hacer malabares con diferentes aplicaciones y plataformas para administrar su carga de trabajo, ella va a una ubicación para todos sus archivos y tareas, y los clientes también disfrutan usando el software.

“Desearía tener números exactos, pero puedo decir que Teamwork Projects definitivamente ha mejorado mi productividad. Dedico menos tiempo a administrar proyectos, lo que me da más tiempo para los clientes o para trabajar en mi negocio en lugar de en él ".

La simplicidad de la interfaz agiliza las entradas y las actualizaciones del proyecto, y la generación de informes de estado le permite ver el panorama general en segundos. Tantos procesos diferentes que respaldan su negocio ahora requieren algunas pulsaciones de tecla para completar en lugar de horas, lo que le da a Ashley la confianza para aceptar más clientes y proyectos más desafiantes.

“Ya he recomendado Teamwork Projects a varios clientes y amigos. Es una herramienta versátil que puede adaptarse a cualquier tipo de flujo de trabajo de gestión de proyectos para automatizar más su negocio ".