Shrein Media abrió sus puertas en 2014 como una agencia de marketing digital que lo hace todo, pero desde entonces se ha especializado en sus servicios, ayudando a las empresas a construir audiencias utilizando contenido de sitios web, correo electrónico, redes sociales y transmisión de video en vivo. Su experiencia en estas áreas permite a los dueños de negocios dedicarse a administrar su negocio mientras Shrein Media crea contenido de marketing influyente e iniciativas de marketing de alto impacto. Dave Shrein, fundador de Shrein Media, se cambió a Proyectos de trabajo en equipo para encontrar software que pudiera brindar a su equipo más flexibilidad a medida que establecían su especialidad y desarrollaban más eficiencias en sus flujos de trabajo.

“Vemos al trabajo en equipo como un líder y un pensador avanzado en el espacio de gestión de tareas y proyectos. Otras empresas de software están más definidas en sus formas y evolucionaron teniendo en cuenta sus propias necesidades, pero vemos que el trabajo en equipo evoluciona con sus propias necesidades y las necesidades de los clientes igualmente ".

Los desafios

Cuando Dave lanzó Shrein Media, eligió un software de gestión de proyectos que respaldaba adecuadamente el enfoque de la agencia y permitía que su equipo colaborara bastante bien. Después de algunos años en el negocio, vio que a medida que su empresa descubría su especialidad y reducía su alcance, el software se volvía menos beneficioso. Cuanto más refinaban sus procesos, más tenían que sortear las limitaciones del software.

“El software de gestión de proyectos con el que comenzamos era como la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos que hemos probado. Son tan específicos que no pueden adaptarse a nuestras necesidades o son tan amplios que resulta difícil organizarlos específicamente para nuestros clientes o proyectos ".

Una de las principales limitaciones fue la imposibilidad de organizar proyectos a nivel de cliente. Su elección de software original funcionó bien para proyectos internos, pero una vez que el equipo quiso hacer ajustes para satisfacer las necesidades del cliente, las soluciones se volvieron difíciles y la productividad disminuyó. El precio fue otro factor que fue cada vez más problemático con su software de gestión de proyectos anterior. Si bien no buscaban la solución de menor costo en el mercado, lucharon con las tarifas adicionales cuando asumieron un nuevo proyecto.

“Agregar un usuario adicional aumentaría nuestro gasto en casi un 200% durante el año, y eso no era sostenible. Tomamos la decisión de buscar una herramienta de gestión de proyectos que fuera asequible y aportara valor a nuestros sistemas, procesos y forma general de realizar el trabajo ".

La solución

Mientras el equipo buscaba una solución, Dave revisó las aplicaciones y las opciones de software que había usado en el pasado, ya sea para sus propios proyectos o cuando trabajaba con otra organización. Teamwork.com era una de esas opciones con las que estaba familiarizado pero que no había usado en años. El redescubrimiento de Teamwork.com comenzó registrándose en Teamwork Projects y usándolo para administrar un proyecto con otro miembro de su equipo. Cuando él y su compañero de equipo se sintieron cómodos con el software, ambos acordaron que sería un paso en la dirección correcta. Un mes después, todos sus proyectos fueron importados y todo el personal estaba usando Teamwork Projects exclusivamente. De inmediato, Dave vio una reducción de costos porque Teamwork Projects permite a los clientes agregar tantos usuarios según sea necesario sin cargos adicionales. Esto significó que los subcontratistas y los proyectos puntuales tenían su propio lugar dentro de los proyectos de trabajo en equipo y su presupuesto se mantuvo intacto.

“Necesitábamos una forma de expandir los usuarios sin aumentar nuestros costos de gestión de proyectos y el trabajo en equipo colaboradores es exactamente lo que necesitábamos ".

Sabiendo que los costos estaban contenidos, el equipo de Shrein Media comenzó a explorar las características de Teamwork Projects para encontrar formas de organizar proyectos a nivel de empresa. Pudieron dejar de lado su variedad de notas y las aplicaciones de productividad pusieron todo en Proyectos de trabajo en equipo, desde archivos a seguimiento del tiempo a la gestión de tareas. Si bien el equipo de Shrein Media se distribuye por todo EE. UU., La mayoría del equipo tiene su sede en Arizona. A pesar de una ubicación central como base física de operaciones, Shrein Media otorga un gran valor a la flexibilidad y la autogestión, por lo que los miembros del equipo trabajan de forma remota cuando y donde quieren. Este es un valor que Dave trabaja arduamente para preservar para su equipo y toma decisiones que protegen este valor. Una vez que descubrieron qué herramientas eran más útiles en su negocio, comenzaron a buscar formas de eliminar el trabajo repetitivo y estandarizar sus procesos. Utilizando plantillas de tareas, pudieron crear flujos de trabajo que podían recrearse con un clic, pero también eran editables y flexibles para adaptarse a las necesidades específicas de cualquier proyecto.

“Las plantillas de tareas es una característica de la que más depende nuestro equipo. Nos permite desarrollar nuestro alcance de trabajo utilizando nuestros flujos de trabajo guardados y asignar inmediatamente cada elemento a la persona perfecta."

Los beneficios

Después de cinco meses de usar Teamwork Projects, Dave ha visto un aumento en la productividad debido a la forma en que las funciones se integran e interconectan, actualizando automáticamente los proyectos y informes transparentemente. Su equipo ahorra horas cada semana utilizando el plantillas de lista de tareas, que replican procesos instantáneamente. Los miembros del equipo ahora tienen acceso inmediato a toda la información que necesitan en cada proyecto: archivos, trabajo completado, comentarios y preguntas y actualizaciones. Todo está en un formato fácil de entender, lo que elimina el tiempo perdido buscando materiales o actualizaciones de progreso.

“Sin los proyectos de trabajo en equipo, nuestro flujo de trabajo continuaría involucrando una nomenclatura torpe para ayudar a organizar nuestros proyectos por cliente, y continuaríamos administrando múltiples versiones de archivos a través de descargas y cargas. Estoy seguro de que todavía estaríamos duplicando tareas en adhesivos o pizarrones blancos para obtener una vista de tablero o una vista de diagrama de Gantt ".

La colaboración y la productividad del equipo han mejorado a medida que los miembros del equipo han aprendido sobre la funcionalidad dentro Tableros y Listas para dar a cada miembro del equipo la vista de las tareas que prefieren, incluso cuando trabajan en proyectos juntos. No se limitan a una representación visual para actualizaciones, tareas pendientes y actualizaciones de progreso.

“Proyectos de trabajo en equipo se adapta a cada persona de nuestro equipo. Les permite trabajar de una manera que les favorezca como individuos en lugar de obligarlos a confirmar un estilo de gestión de tareas y trabajo de proyectos ".

Shrein Media también utiliza Proyectos de trabajo en equipo para agilizar la finalización del proyecto mediante el seguimiento desarrollo de sitios web hitos y crear semanalmente tareas repetidas. Tener recordatorios automáticos e informes instantáneos sobre el progreso ayuda a todo el equipo a identificar prioridades, lo que significa que se dedica tiempo a hacer avanzar el proyecto, sin preguntarse qué elemento debe abordarse a continuación.

“Necesitábamos una manera de reunir todos nuestros proyectos, y Teamwork Projects lo ha manejado de manera brillante. Probamos varias aplicaciones y estrategias, pero tener un software que se ajusta a nuestras necesidades ha cambiado las reglas del juego. Evoluciona con nosotros ”.