¿Alguna vez se preguntó cómo las personas más poderosas del mundo hacer tantas cosas? 🤔

Personas como Bill Gates y Elon Musk no han tenido mucho éxito en sus vidas por accidente. Lo han logrado organizando cada hora de cada día, programando su tiempo para que sean productivos y alcancen sus objetivos.

Esta forma de pensar es el quid de la gestión de tareas. Después de todo, todo el mundo tiene la misma cantidad de horas en su día, pero es la forma en que organizas esas horas lo que determina cuánto realmente haces.

La forma en que organizamos nuestras jornadas laborales se reduce a la estrategia. Algunas personas se apegarán a una lista de tareas pendientes, mientras que a las empresas les puede resultar más útil usar herramientas de gestión de tareas para organizar sus calendarios. De hecho, las empresas que utilizan técnicas como la gestión de tareas gastan 28x menos dinero que aquellos que intentan entregar proyectos sin un plan o estrategia real.

En este artículo, vamos a profundizar en:

  • ¿Qué es la gestión de tareas?

  • Por qué debería empezar a pensar en la gestión de tareas

  • Tres formas diferentes de administrar tareas

  • Las ventajas de utilizar una herramienta de gestión de tareas

  • Cómo elegir la herramienta de gestión de tareas adecuada

Empecemos a organizarnos 🗂️

¿Qué es la gestión de tareas?

La gestión de tareas es donde cada tarea se programa y gestiona utilizando detalles y plazos para entregar los proyectos a tiempo.

La gestión de tareas no es tan complicada como parece. Es solo una forma elegante de planificar cómo se manejan las tareas desde el momento en que las pone en un cronograma hasta que se completan. Estamos hablando de establecer plazos, colaborar con los miembros del equipo y crear horarios que le permitan a usted y a su equipo ser lo más productivos posible.

Cuando se hace bien, la gestión de tareas le permite:

  • Administre su carga de trabajo: Vea lo que hay en su calendario, qué elementos debe priorizar y qué fechas límite se avecinan

  • Aumente la productividad: Cuando todas las tareas estén organizadas, sabrá exactamente en qué debe trabajar y qué debe hacerse. Toda la información para cada tarea estará en un solo lugar

  • Crea canales de colaboración: La gestión de tareas se trata de la gestión de equipos. Su equipo tendrá una mejor idea de quién está trabajando en qué y cuándo espera que colaboren en una tarea para completarla más rápido.

  • Sea más eficiente en el tiempo: En lugar de decidir qué tarea debe hacer a continuación o qué es más urgente, la administración de tareas elimina el tiempo perdido para pensar. Siempre sabrá en qué debería estar trabajando.

Lo que resulta desconcertante es la cantidad de empresas que aún no cuentan con un proceso para organizar y completar las tareas en proceso. Encuesta de gestión de proyectos global de 2017 de PMI descubrió que el 37% de los líderes ejecutivos admitió que la principal causa de los proyectos fallidos era la falta de disciplina y objetivos claramente definidos al implementar la estrategia.

En otras palabras ... no planificar lo suficientemente bien.

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Por qué debería empezar a pensar en la gestión de tareas

¿Alguna vez se preguntó cómo equipos como Microsoft logran lanzar nuevos productos y funciones todo el tiempo?

No es casualidad que su equipo de desarrolladores de 3000 personas sea tan meticuloso que puedan lanzar nuevas versiones de cada uno de sus proyectos. cada tres semanas. Sus tareas se gestionan hasta el más mínimo detalle. Todos saben lo que hay que hacer, quién lo hará y cuándo deben entregarse las tareas.

Verá, la administración de tareas es solo una parte del rompecabezas general de gestión de proyectos. Gerente de Proyecto MetaLab Kyria Brown ponlo mejor cuando comparó la planificación, la realización y la entrega de proyectos con volar un avión.

“En el nivel más básico, un Gerente de proyecto la función es garantizar que las cosas funcionen sin problemas para que los pilotos y la tripulación de vuelo puedan hacer lo que mejor saben hacer mientras los pasajeros se sientan seguros sabiendo que no se van a caer del cielo ni a estrellarse en pleno vuelo ”, dice.

“Ninguno de nosotros sería buenos pilotos más de lo que seríamos buenos diseñadores o desarrolladores, sin embargo, como gerentes de proyectos, podemos ser los pastores de sus éxitos y vivir nuestros sueños creativos indirectamente a través de ellos ".

Sin embargo, aterrizando exitosamente ese plano destaca los beneficios de la gestión de tareas. La administración de tareas no solo puede ayudarlo a ver desde 10,000 pies en qué están trabajando todos los miembros de su equipo, sino que también le dará una mejor idea de su capacidad y qué tareas están priorizando.

La buena noticia es que la gestión de tareas no es exactamente ciencia espacial. En la superficie, se trata de tres sencillos pasos:

Paso 1. Crea tareas: El primer paso es desempacar un proyecto y crear tareas individuales para entregarlo. Una vez que sepa cuáles son estas tareas, puede convertirlas en elementos procesables creando entregas y estableciendo plazos.

Paso 2. Organizar y priorizar: Piense en cada obstáculo que pueda encontrar durante el proyecto. ¿Podría una enfermedad de equipo descarrilar ciertas tareas? ¿Su equipo tiene la capacidad para hacerlos todos? Programe las tareas en el horario de su equipo en función de quién tiene tiempo libre

Paso 3. Supervisar y actualizar: Aquí es donde realmente entra en juego la gestión de tareas. Una vez que se inicia un proyecto, puede usar la administración de tareas para monitorear cada tarea y cambiar las cosas en tiempo real. Si un miembro del equipo se está quedando atrás, puede reasignar una tarea a otro miembro del equipo o cambiar las tareas para que lo más importante se haga primero.

Sin embargo, la mejor forma de gestionar las tareas todavía está en debate.

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Tres formas diferentes de administrar tareas

Sabemos que lo ha escuchado antes, pero debe repetirse:no planificar es planificar el fracaso.

Es obvio que la gestión de tareas es una parte crucial para entregar un proyecto exitoso, pero depende de usted decidir qué método es mejor para su equipo. Los métodos más comunes para administrar tareas se pueden clasificar en tres categorías diferentes:

✍️ Manual: Listas de tareas pendientes, ¿alguien?

📊 Electrónico: Hojas de cálculo / aplicaciones

👩‍💻 En línea: Herramientas de gestión de tareas basadas en la nube

La verdad es que si no tiene una forma de administrar sus tareas, será una cuesta cuesta arriba hacer todo a tiempo. Aquí hay algunas formas de convertir ese montón de tareas en una línea de tiempo organizada.

1. Escribe una lista de tareas de la vieja escuela 📝

Ahhh, la lista de tareas pendientes.

Es la forma más sencilla de administrar sus tareas y la buena noticia es que todo lo que necesita es lápiz y papel para crear una. Si su lista de tareas es bastante liviana o sencilla, este método puede ser suficiente para organizar su horario.

Simplemente escriba cada tarea que necesite hacer, agregue una fecha límite y márquelas a medida que las complete.

Si le gusta la idea de planificar tareas en una lista de tareas pendientes pero desea hacerlo digitalmente, puede usar una aplicación como Todoist. En la aplicación, puede crear tareas, establecer fechas límite y tener acceso a su lista digital de tareas pendientes sin importar dónde se encuentre.

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✅ Las buenas noticias: Las listas de tareas son el equivalente de la gestión de tareas a desconectarse de la red. No necesita una conexión a Internet ni pagar una aplicación para organizar sus tareas.

❌ Las malas noticias: Las listas de tareas son muy básicas y si está administrando a alguien que no sea usted mismo, no es lo ideal.

2. Usa un tablero kanban 🧮

Tableros Kanban fueron desarrollados en la década de 1940 por Toyota. En japonés, Kanban significa letrero, que es exactamente lo que es este sistema de gestión de tareas.

Un tablero Kanban es básicamente un tablero de notas post-it digitalizado, y normalmente se ven así:

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Administrar tareas de esta manera le ayuda a visualizar todas las tareas dentro de un proyecto y dividirlas en columnas. Por ejemplo, puede usar columnas para representar etapas del flujo de trabajo de un proyecto. Dentro de cada columna habrá una tarjeta que representa una tarea individual.

Supongamos que su equipo está haciendo un rediseño del sitio web. Para realizar el proyecto, su equipo deberá completar tareas como seleccionar tipos de letra, recopilar imágenes y crear un tablero de estado de ánimo. Usando una herramienta como Trabajo en equipo, puede organizar estas tareas en columnas separadas en un tablero Kanban:

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Una vez que el proyecto comienza y el equipo comienza a trabajar en cada tarea, irán bajando lentamente por el tablero Kanban hasta la columna completa. Los desencadenantes del trabajo en equipo también eliminan el trabajo de administración manual al reasignar automáticamente tareas y cambiar las fechas de vencimiento cuando una tarea se mueve de una columna a la siguiente.

Sin embargo, los tableros Kanban hacen más que simplemente mantener sus tareas organizadas. También puede ayudarlo a detectar cuellos de botella y dar la alarma si no se cumplen los plazos. Si una tarea está atrasada, su equipo recibirá una notificación automáticamente y podrá abordar rápidamente el problema antes de que todo el proyecto se descarrile.

✅ Las buenas noticias: Kanban es una excelente manera para que su equipo visualice cada tarea dentro de un proyecto. Les da a todos una idea clara sobre su carga de trabajo, fechas de entrega y cómo avanza un proyecto.

❌ Las malas noticias: Para proyectos grandes y complicados, los tableros Kanban pueden estar ocupados y parecer abrumadores.

3. Utilice una herramienta de gestión de tareas 👩‍💻

UN herramienta de gestión de tareas es la forma más fácil para que los equipos administrar múltiples proyectos en seguida.

No solo todos los miembros del equipo tendrán acceso a su propia cuenta, sino que también se les dará su propio horario, lista de tareas, y fechas de vencimiento para cada tarea que se les asigne. Es la forma más fácil para que los equipos colaborar y realice proyectos sin tener que perder horas cada semana en reuniones de planificación.

También tendrá una vista de 10,000 pies sobre cada proyecto en su tubería. Una herramienta de administración de tareas muestra cada tarea y qué miembro del equipo está trabajando en ellas para que pueda estimar mejor su capacidad para proyectos futuros, y también puede programar personas para que trabajen en varios proyectos a la vez.

✅ Las buenas noticias: Las herramientas de gestión de tareas son perfectas para equipos que necesitan colaborar en proyectos y planificar tareas según la capacidad.

❌ Las malas noticias: Estas herramientas probablemente costarán un poco más que un lápiz y papel.

Las ventajas de utilizar una herramienta de gestión de tareas

Cuando se trata de administrar tareas a nivel de equipo, es un poco diferente de administrar una lista de compras.

Las pequeñas empresas que administran tareas se verán muy diferentes de las empresas con 50 proyectos en proceso. Aun así, administrar tareas mediante métodos como hojas de cálculo, pizarras y notas adhesivas puede ser una receta para el desastre.

Nadie quiere entrar a la oficina el lunes por la mañana y encontrar esto.

El gran atractivo de invertir en una herramienta de gestión de tareas es que ayuda a entregar proyectos con éxito al reconocer que la gestión de tareas es la gestión de equipos.

antes de Empresa de telecomunicaciones Strencom comenzaron a usar una herramienta de administración de tareas, estaban tratando de entregar cientos de proyectos usando herramientas tradicionales como correo electrónico, hojas de cálculo y documentos.

No solo estaban luchando por entregar todos sus proyectos a tiempo, sino que sus comunicaciones con los clientes también sufrían. El director de operaciones de la empresa, Colum Buckley, dice que la empresa llegó a un punto en el que la gestión de proyectos mediante correo electrónico y hojas de cálculo se había convertido en una pesadilla total.

Entonces, comenzaron a buscar una herramienta de administración de tareas que mantuviera un control sobre los entregables, las tareas y los plazos, además de involucrar a sus clientes en el proceso.

La empresa invirtió en Teamwork. La herramienta no solo les brinda información en tiempo real sobre su canalización, sino que también involucra a sus clientes, quienes no pueden rastrear el progreso de su proyecto sin la necesidad de una actualización oficial de un gerente de proyecto.

¿El resultado?

Strencom ha triplicado su puntaje NPS, una métrica utilizada para medir la lealtad del cliente, en solo cinco años.

“No solo estamos completando más proyectos en menos tiempo, sino que también nos estamos ganando una reputación por la entrega a tiempo y la confiabilidad ”, dice Buckley.
“La entrega de nuestros proyectos ahora es un valor agregado real, lo cual es bueno para nosotros en Operaciones y para todos en el negocio ”.
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Cómo elegir la herramienta de gestión de tareas adecuada

Elegir la herramienta de administración de tareas adecuada para sus necesidades específicas es muy importante, por lo que debe investigar.

Algunas herramientas son básicas y otras tienen de todo menos el fregadero de la cocina. Por lo tanto, es importante saber exactamente lo que necesita antes de invertir. Para hacer eso, debe compilar una lista de características "imprescindibles" preguntándose:

  • ¿Qué tipo de proyectos tiene normalmente en su cartera?

  • ¿Su equipo colabora con frecuencia y se beneficiaría de funciones como notificaciones y activadores automáticos?

  • ¿Cuántas personas hay en tu equipo? (esto afectará el costo de la herramienta)

  • ¿Necesita funciones de informes y análisis?

  • Vas a necesitar seguimiento del tiempo ¿caracteristicas?

  • ¿Te beneficiarías de plantillas de proyecto para mejorar la gestión de sus tareas?

  • ¿Se integrará la herramienta en su pila tecnológica existente?

Cualquiera que sea la herramienta de administración de tareas que elija, asegúrese de que cumpla con todas las casillas de su lista y no rompa el banco.

Para obtener más detalles sobre cómo comenzar con una herramienta de administración de tareas, consulte Trabajo en equipo.