Las conferencias no son solo sobre los oradores y los discursos principales, sino la oportunidad de estar con otras nuevas empresas, empresas, líderes de la industria y pares para aprender cómo ser mejores empresas, esforzarse por alcanzar sus objetivos con mayor precisión y conectarse con las personas que han estado allí. (o todavía están allí) para que tenga un grupo de apoyo.

En muchos casos, los asistentes a la conferencia provienen de todas partes, tanto geográficamente como en términos de industria. Entre los invitados se incluyen empresas de Fortune 500, instituciones educativas y posibles colaboradores comerciales; también es una oportunidad increíble para establecer contactos si lo hace con la actitud y la preparación adecuadas.

Por esta razón, hemos compilado una selección rápida de nuestros mejores consejos para que sea su propia Guía de supervivencia para sobrevivir y triunfar en los eventos de la conferencia. Crédito de la imagen: Ray McManus / SPORTSFILE / Web Summit

Aprovechar al máximo las interacciones

Antes de ir, lea la lista de oradores y expositores. Decide con quién quieres hablar, interactúa con las personas en esa área deseada y con las personas objetivo con autenticidad y entusiasmo.

Ayudar a alguien es una buena manera de alinearse con alguien con quien desea hablar y conectarse. Haga un esfuerzo de su lado y es más probable que vea una conexión forjada por alguien de su lado.

No te olvides de escucha porque si estás hablando con alguien a quien admiras, es posible que tenga algún consejo inesperado.

Tarjetas para coleccionar y mantenerse en contacto

Con todo el ruido que genera un evento, a menudo todo se vuelve un borrón de detalles y los días tienden a mezclarse entre sí. El viejo truco de las tarjetas de presentación es tomar las tarjetas de aquellos que ofrecen y tan pronto como pueda garabatear una nota en la tarjeta.

El nuevo truco consiste simplemente en mantener un cuaderno abierto en su teléfono para agregar cosas a un cuaderno de eventos, de modo que se convierta instantáneamente en un recurso para todo el equipo. Hay docenas de opciones de portátiles. Obviamente usamos la función Notebooks de la aplicación Teamwork Projects.

En el peor de los casos, tarea final cada noche, tómese cinco minutos para escribir lo que pueda recordar sobre el día.

Tomar fotos de tarjetas de presentación y selfies con personas también es un enfoque que hemos visto utilizado, aunque las imágenes a menudo se pierden en el abismo de su teléfono y nunca se comparten con su equipo, o se les da seguimiento fuera de Instagram o Snapchat.

Aprenda de los asistentes anteriores

Esto es especialmente cierto para eventos repetidos, como conferencias y cumbres anuales. Con cualquier evento, puede estar seguro de que los asistentes anteriores han escrito en su blog sobre las experiencias, lo que puede ser un gran recurso.

Busca y lee publicaciones escritas sobre eventos y años anteriores para que puedas ver en qué te estás metiendo.

A menudo, los visitantes de una conferencia asisten a otros en un campo relacionado, por lo que si tiene un bloguero al que lee regularmente y que asiste a estos eventos, quizás también haya publicaciones que le informen sobre los próximos eventos. Deje que estas personas sean su guía para los escollos y hallazgos de huevos de Pascua de conferencias y otros grandes eventos.

Prepararse para aprovechar al máximo los eventos significa que hay un retorno mucho mayor para usted y su empresa y puede ayudar a justificar los costos asociados.

Nunca coma solo

Trate de seguir un horario razonablemente normal, coma sabiamente, incluya esas tres comidas al día: desayuno, almuerzo y cena. Sé valiente y no veas la hora de comer como el primer día de clases y no tienes un amigo con quien sentarte, esta es tu oportunidad de conocer a alguien nuevo. No solo ayuda con la digestión, sino que también maximiza el tiempo de trabajo en red. Realmente es verdad!

Cada interacción cara a cara es una oportunidad para conocer a alguien y expandir su red, y esto incluye comidas. Trate de no ser demasiado estratégico o selectivo o se quedará de pie buscando un asiento mientras todos los demás simplemente toman uno. ¡Las cenas comunitarias son la suerte de la creación de redes! Cuando en realidad esté frente a alguien, no pase todo el tiempo con la cara enterrada en su teléfono inteligente.

Su cronograma de planificación

9+ Semanas antes – Si aún no lo ha hecho, compre sus boletos para la conferencia, haga arreglos de viaje y reserve su habitación de hotel. Los precios de los hoteles subirán a medida que se acerque el evento. Las semanas previas al evento de la conferencia, dependiendo de la ciudad, puede ser necesario un pequeño milagro para encontrar alojamiento, por lo que planificar con anticipación es su mejor amigo cuando se trata de boletos, viajes y un lugar para dormir.

8 Semanas antes - Elija su botín, tarjetas de presentación y todo lo que necesite para su presentación o stand, si tiene uno. Decide el diseño y los gráficos con tu equipo y coordina con el impresor las pruebas.

7 Semanas antes – Puede sonar paranoico, pero llame a su hotel para confirmar su reserva. Por mucho que estar en Dublín durante tres días sin un lugar donde dormir pueda parecer una gran idea para una canción de éxito, no es tan divertido como parece.

6 Semanas antes – Realice el pedido final de su botín, tarjetas de presentación y todo lo que necesite para su presentación / stand. Si su pedido proviene del extranjero o debe pasar por la aduana, realice el pedido entre principios y mediados de septiembre.

5 Semanas antes – Prepare su presentación y sus objetivos para aprovechar al máximo la experiencia de la conferencia / exposición y estar en medio de tanta experiencia, experiencia y capital de inversión.

3-4 Semanas antes – Verifique que el botín recibido, las tarjetas de presentación y los elementos impresos sean precisos.

2 Semanas antes – Empaque su botín y materiales impresos con cuidado y tenga fundas para dispositivos, su estuche para tarjetas de presentación, los cables necesarios y una llave USB o dos empaquetadas cuidadosamente.

Antes de que viajes – Empaque su ropa y suministros de viaje regulares, incluidos sus zapatos cómodos. Consultar el clima local. Por ejemplo, si visita Las Vegas, empacará de manera diferente que si viene a Irlanda. El clima de Irlanda en noviembre incluye lluvias y temperaturas que oscilan entre 4ºC y 12ºC (40ºF-53ºF). Las capas ligeras son esenciales y un impermeable es bueno si alguna vez quieres salir. Sin embargo, Las Vegas sería un poco más cálida y menos lluviosa.

Su kit de herramientas (qué empacar)

Hay ciertos artículos que debe empacar para estar más cómodo durante su tiempo en su próximo evento de conferencia. La mayoría de estos son de sentido común:

  • Suéter o chaqueta ligera

    Las salas de exposiciones pueden ser frescas, pero también considere el clima local.

  • Aperitivos

    Si necesita trabajar en un puesto, en un panel de discusión, o incluso si su plan de lista de deseos es ambicioso, es posible que no tenga la flexibilidad de tomarse una pausa para comer comida real, así que prepare un bocadillo. Se recomienda una botella de agua, aunque por el momento las políticas de lo que se puede traer no están publicadas, así que consulte el sitio web oficial de la conferencia para obtener esa información más cercana al día.

  • Use zapatos cómodos con punta cerrada

    Cómodo porque estarás de pie mucho. Pies cerrados porque en habitaciones llenas de gente se pisan los pies.

  • Lleve un amplio suministro de sus tarjetas de visita.

    Incluso si tiene que imprimir algunos la semana anterior, es importante tenerlos a mano. Si no tiene ninguna, inevitablemente, se le pedirá su tarjeta al menos 3.971 veces. Eso es mucho patearse a uno mismo.

  • No te pierdas la ciudad

    El lugar de la conferencia puede ser su propia pequeña ciudad, pero se encuentra en un nuevo lugar lleno de historia, cultura y vida nocturna, así que asegúrese de salir del lugar por un rato y explorar lo que la ciudad tiene para ofrecer.

  • Investiga a los ponentes y expositores

    Algunos pueden ser exactamente de quienes quieres aprender y esta es tu oportunidad, así que busca su trabajo y el camino que los llevó a la Web Summit porque podría haber alguna inspiración profesional inesperada allí.

  • Toma nota

    Habrá MUCHA información y cosas para mirar, así que incluso si tiene la mejor memoria del mundo, anote las cosas importantes.

  • Tenga listo su discurso, sea educado y respetuoso, y sea auténtico

    Nunca se sabe con quién hablará. Lo que sucedió y se convirtió en lo que es hoy es de lo que están hechas las leyendas. Y no es la única historia de éxito,

  • Protege tu tiempo.

    Tres días pasarán volando en un instante, así que planifique una estrategia para llegar temprano y evite los puestos que no le interesan, incluso si tienen un botín gratuito genial. Porque incluso el botín gratis le cuesta los minutos para dejar de hacer lo que está haciendo y tal vez incluso completar una encuesta o un formulario. Sepa el tiempo que está gastando en algo antes de entrar en él para no perderse lo que viene a continuación y poder disfrutar completamente de estar en el momento dondequiera que esté.

  • Planifique una sesión de ruptura social

    Si tiene amigos que asistan, asegúrese de reservar un poco de tiempo para verse. Incluso puede ser solo una pausa para el té, pero te sorprenderá lo recargado que puede ser ver una cara amiga.

  • Cargue su teléfono inteligente y / o cámara

    Es posible que veas a más de una persona con la que amarías una selfie descarada, así que prepárate cuando surja la oportunidad. Luego etiqueta con precisión a la persona si la compartes en las redes sociales. Y no olvide capturar. Por lo general, hay una sección alojada por una red social o una compañía telefónica que aloja la carga del teléfono, pero como plan de respaldo, traiga un paquete de energía o los cables necesarios.

  • Esté preparado en Twitter

    porque se animará durante los tres días y verá el hashtag de la conferencia en busca de caras conocidas y noticias de eventos alternativos y nocturnos geniales.

  • Siga los hashtags

    porque cada conferencia tiene un hashtag oficial. Memorízalo. Úselo. Las redes sociales pueden ser una gran fuente de información en tiempo real. Siempre hay un hashtag oficial para cualquier evento, generalmente creado por los organizadores del evento, pero a menudo hay variaciones de este hashtag.

Lejos te vas

Al igual que cualquier cosa en la vida y las nuevas empresas, cualquier conferencia es lo que USTED hace de ella. Claro, tiene un boleto y una habitación de hotel, pero no se limite a llegar y medir las horas, realmente aproveche al máximo la experiencia.

Esta es la concentración más alta de creadores de ideas experimentados y entusiastas que convirtieron esas ideas en negocios que puede ver durante todo el año, así que tenga listas sus preguntas inteligentes, practique la escucha activa, mezcle y conozca a las personas que pueden compartir la emoción que tiene por su trabajo y ¡Diviértete un poco!