Hay muchas piezas que necesita armar para que cualquier proyecto sea exitoso, y ninguna es más importante que su equipo que está trabajando en él.

Ese equipo, su gente, se conoce en la dirección de proyectos como recursos.

Y administrar cómo desea que pasen su tiempo en proyectos en su cartera de proyectos puede significar la diferencia entre un equipo productivo y uno con exceso de trabajo.

Según el Project Management Institute's Estudio Pulse of the Profession 2018, solo el 60% de las organizaciones utilizan regularmente técnicas de gestión de recursos para organizar sus recursos. El estudio también encontró que los recursos limitados o con sobreventa se encuentran entre las principales razones por las que los proyectos fracasaron.

En pocas palabras: la gestión de recursos brinda a sus proyectos una mejor oportunidad de tener éxito.

Tener un plan para asignar, administrar y pronosticar en qué estará trabajando su gente no solo significa que puede asegurarse de tener suficientes personas para cada proyecto en su cartera, sino que también aquellos que están trabajando no se agotan.

En este artículo, vamos a desglosar:

  • ¿Qué es la gestión de recursos?

  • ¿Cuáles son los beneficios de utilizar la gestión de recursos?

  • Cómo una agencia abandonó las hojas de cálculo y los hilos de correo electrónico para la gestión de recursos en tiempo real

  • 3 técnicas de gestión de recursos para impulsar la productividad

Listo? Empecemos a planificar 👨‍💻

¿Qué es la gestión de recursos?

La administración de recursos es una forma de planificar y administrar cómo se utilizarán sus recursos en los proyectos y pronosticar cuántos se necesitarán para las próximas tareas para que pueda entregar el trabajo a tiempo y dentro del presupuesto.

Tener un plan de manejo de recursos permite gerentes de proyecto para rastrear su capacidad de recursos, cronogramas de proyectos y tasas de utilización. A cambio, pueden asegurarse de tener suficientes personas para trabajar en cada tarea y que su equipo no esté sobrecargado de trabajo en el proceso.

Ahora, la gente no es solamente recurso que necesita administrar. También debe considerar otros recursos que necesitará para proyectos, como:

  • Equipo de hardware

  • Instalaciones

  • Software

  • Presupuestos

  • Hora

Pero si desglosa todos estos recursos, se dividen en tres categorías: materiales, personas y costo.

Creemos que su gente es el recurso más valioso que tiene. No puede reemplazarlos si se rompen y no puede clonar sus habilidades únicas. Es fundamental que planifique con cuidado cómo distribuirá su tiempo y energía en cada proyecto para que sean productivos y feliz.

¿Cuáles son los beneficios de utilizar la gestión de recursos?

Beneficio n. ° 1: previene el agotamiento

Cada persona de su equipo es mucho más que un número: son un activo con conjuntos de habilidades que ayudan a su empresa a entregar proyectos.

Sin embargo, si su tiempo no se administra correctamente, es difícil para ellos trabajar de manera productiva y producir su mejor trabajo. Estudio de PMI de 2018 descubrió que uno de los mayores problemas para los gerentes de proyectos era ceñirse a los plazos del proyecto. La administración efectiva de recursos lo ayuda a evitar esto al alertarlo sobre calendarios sobrecargados para que pueda reasignar cargas de trabajo y evitar el agotamiento.

También puede:

😃 Mantenga a su equipo más feliz y productivo dándoles horarios realistas con los que puedan trabajar y evite el estrés.

💵 Asegúrese de que todos los calendarios estén ponderados de manera uniforme y mantenga los recursos funcionando a la máxima productividad para que los proyectos se entreguen.

👀 Ayude a los gerentes de proyecto a realizar un seguimiento de los cronogramas y a llenar los espacios vacíos en el calendario de un recurso mientras evita duplicar el de otra persona.

Hay otras razones por las que también debe vigilar la capacidad de su equipo. Si su equipo ya está trabajando en un proyecto para un cliente y solicita que se agregue otra característica o que se entregue antes, debe darles una respuesta de sí o no.

La mejor manera de evitar sobrecargar los calendarios de su equipo es mediante el uso de una herramienta de administración de recursos que rastrea la capacidad de todos. Por ejemplo, el trabajo en equipo utiliza los horas Laborales (que están configurados en sus perfiles) para calcular cuánto trabajo hay en su horario y cuánto tiempo tienen disponible.

Si alguien tiene overbooking, su perfil se resaltará en rojo. Para reasignar tareas y liberar su carga de trabajo, todo lo que necesita hacer es arrastrar y soltar.

undefined

Beneficio n. ° 2: ayuda a predecir problemas

Incluso los mejores gerentes de proyectos tienen dificultades para predecir problemas una vez que se inicia un proyecto.

Lo mejor que puede hacer es contar con un plan de gestión de recursos. Un plan puede desglosarse todos los días (o incluso horas) del proyecto, de modo que sepa en qué estarán trabajando todos y lo ayudará a evitar la falta de recursos incluso antes de que comience el proyecto.

Piense en los problemas cotidianos que pueden desviar un proyecto. ¿Qué pasa si un miembro del equipo se enferma durante un proyecto? ¿O se rinde?

La gestión de recursos hace que sea más fácil tener en cuenta estos problemas al asignar tiempo de reserva a las tareas o crear un plan de contingencia para llenar la brecha de recursos. Por ejemplo, un truco simple como dejar la capacidad de todos al 80% si aparece una tarea adicional puede evitar que un proyecto se descarrile.

Tener un plan también puede ayudar a predecir problemas presupuestarios al asignar la tasa de un recurso en su perfil. Si sus ingenieros de software le cuestan $ 100 por hora y el presupuesto del proyecto es de $ 5000, puede pronosticar antes de comienza un proyecto que solo tiene 50 horas de su tiempo para asignar sin excederse del presupuesto.

¡Simple!

Beneficio n. ° 3: le ayuda a asignar los recursos adecuados

Imagínese esto: recibe una solicitud de proyecto de un cliente y, después de un escaneo rápido de su calendario para verificar la disponibilidad de recursos, lo reserva.

Parece genial, ¿verdad? No, a menos que las personas que tenían tiempo libre en sus calendarios realmente tengan las habilidades para completar las tareas del proyecto.

La administración de recursos detiene este tipo de situaciones antes de que sucedan al permitir que los gerentes de proyecto filtren y clasifiquen los recursos para ver si tienen las habilidades adecuadas para trabajar en un proyecto. Con una herramienta como Trabajo en equipo, los gerentes de proyectos pueden filtrar rápidamente los recursos según su conjunto de habilidades para ver si las personas adecuadas tienen espacio en sus calendarios antes de llevarlo a cabo en un nuevo proyecto.

A continuación, se muestra un vistazo rápido a cómo funciona:

Tener una visión precisa de cuántas personas están trabajando en un proyecto, quiénes son y sus habilidades es una parte valiosa de cualquier plan de gestión de recursos.

Cómo una agencia abandonó las hojas de cálculo y los hilos de correo electrónico para la gestión de recursos en tiempo real

Como muchas empresas con un plan de gestión de recursos, la agencia de marketing digital B2B Pravda Media Group una vez realizó un seguimiento de su carga de trabajo mediante una combinación de reuniones de estado, hojas de cálculo y rutas de correo electrónico.

El problema no era solo que este enfoque estaba disperso y agotaba gran parte del tiempo del equipo. Era imposible tener una comunicación clara para cada proyecto y ver en qué estaban trabajando todos.

Entonces, el equipo invirtió en Trabajo en equipo para gestionar sus recursos.

El CEO Kfir Pravda dice el equipo ahora programa proyectos en diagramas de Gantt y usa Cuadernos para almacenar notas y planes de reuniones. También usa la herramienta filtros función para analizar el estado de un proyecto mediante el seguimiento de la asignación de recursos, los posibles cuellos de botella y las proyecciones presupuestarias para garantizar que todo se mantenga por buen camino.

“Ahora puedo hacer lo que llamo 'mentoría proactiva', porque tengo transparencia con las tareas y el progreso, puedo intervenir y brindarles orientación sobre todo, desde las interacciones con el cliente hasta la resolución de problemas ", dice. No perdemos el tiempo buscando información, ni tratando de averiguar los próximos pasos, ni obteniendo informes de estado del trabajo de otras personas. Ahora estamos todos alineados al 100% y trabajando a pleno rendimiento, avanzando hacia un objetivo claro ".

Al administrar sus recursos, Pravda sabe cuándo la programación de un miembro del equipo está sobrevendida o si un proyecto se retrasa porque todo se monitorea en tiempo real.

3 técnicas de gestión de recursos para impulsar la productividad

Está claro que la administración de recursos es una forma poderosa de rastrear el progreso del proyecto y predecir problemas. Por lo tanto, es hora de analizar algunas técnicas que puede utilizar para implementar la gestión de recursos en sus flujos de trabajo.

1. Asignar recursos usando datos 📊

Asignar recursos significa profundizar en los números.

Comience con sus informes de asignación de recursos para obtener una visión general de dónde están trabajando las personas, qué tan llenas están sus horarios y qué proyectos necesitan que se reevalúen sus recursos.

Imagine que está trabajando en un proyecto para un cliente y casi está terminado. El equipo se está quedando atrás y la primera prueba del software está a solo dos días. Un vistazo rápido al calendario del proyecto muestra que los dos diseñadores de software que trabajan en el lanzamiento en realidad necesitan tres días completos para estar listos para la prueba del software.

¿Qué haces?

No puede agregar más trabajo a los horarios de los dos diseñadores de software, ya que ya están trabajando a plena capacidad. Por lo tanto, debe buscar la disponibilidad de su equipo para ver si alguien más con el conjunto de habilidades adecuado puede cambiar su calendario para que pueda trabajar en la tarea urgente.

Si el calendario de todos tiene un búfer, estos problemas se pueden resolver antes de descarrilan un proyecto. Es fundamental que siempre que planifique un proyecto, siempre cree un plan de contingencia y deje un respiro en los horarios de todos en caso de que una tarea se retrase o un cliente solicite algunas funciones adicionales.

Le ahorrará muchos dolores de cabeza al tiempo que garantiza que el proyecto se entregue a tiempo.

2. Sube de nivel tus recursos no utilizados 🙋‍♀️

La gestión de proyectos es un acto de malabarismo constante para garantizar que los horarios de todos tengan una carga de trabajo uniforme.

Sin embargo, es más fácil decirlo que hacerlo, y es normal tener recursos infrautilizados. Puede solucionarlo utilizando una técnica llamada nivelación de recursos. Primero, busque los recursos infrautilizados en su equipo y luego verifique rápidamente que no sean:

  • Trabajando en otras tareas

  • De vacaciones o enfermo

  • Dormidos porque están en otra zona horaria

Si no es así, es una señal de que sus calendarios están siendo infrautilizados y es hora de llenarlos.

Tenga en cuenta que el recurso puede estar infrautilizado porque no se está aprovechando su conjunto de habilidades. Por ejemplo, si tiene un diseñador gráfico en su equipo y su agenda se ve un poco vacía, eche un vistazo a sus otras habilidades.

¿Pueden crear contenido o flexibilizar sus habilidades de promoción de productos? 🤔

Si es así, asígneles algunas tareas como escribir publicaciones en blogs o intercambiar ideas para promover un nuevo producto o servicio. No solo aprovechará al máximo su calendario infrautilizado, sino que también evitará que tenga que contratar más personal para realizar las tareas adicionales 👌

3. Seguimiento de cada presupuesto

Cuantos más recursos utilice, más costará el proyecto.

Mantenerse dentro del presupuesto es una de las partes más difíciles de la gestión de proyectos, con menos del 60% de los proyectos apegándose a sus presupuestos originales. Pronosticar exactamente cuántas personas necesitará para completar un proyecto es solo una parte del rompecabezas. También necesita controlar el alcance de un proyecto mientras predice problemas y riesgos imprevistos.

La buena noticia es que con la herramienta de gestión de recursos adecuada, estas tareas se convierten en lote más fácil. Con Teamwork, puede crear presupuestos de proyectos basados en:

  • Tiempo facturable

  • Tiempo no facturable

  • Tiempo facturado

  • Tiempo no facturado

Una vez que se inicia un proyecto, cada vez que un miembro del equipo registra tiempo trabajando en él, se deducirá automáticamente del presupuesto según su tarifa. Luego, puede verificar el estado del proyecto desde el panel de trabajo en equipo:

undefined

El seguimiento de presupuestos como este tiene dos beneficios.

La primera es que comprenderá qué tan rentable es cada proyecto al realizar un seguimiento del tiempo facturable de su equipo. Luego, tendrá la información que necesita para tomar decisiones respaldadas por datos sobre qué clientes de alto valor priorizar y hacer espacio en los horarios de su equipo.

El segundo beneficio es la transparencia. Cuanto más controle los presupuestos de su proyecto, más precisas serán las propuestas futuras. No solo podrá brindarles a sus clientes una mejor idea de lo que costará el proyecto, sino que también podrá brindarles un cronograma más preciso de cuándo deben esperar que se entregue.

¿Listo para comenzar a administrar sus recursos?

Descubrir una forma de administrar sus recursos es como una iniciación: no importa cuán grande o pequeña sea una empresa, ellos la pasarán.

La pregunta es, ¿qué ruta de administración de recursos tomará?

Si bien algunas agencias pueden usar una combinación de hojas de cálculo e hilos de correo electrónico para administrar su equipo, existe una mejor manera de planificar sus proyectos. Con software de gestión de recursos, puede ver a los miembros del equipo con overbooking, recibir alertas si una tarea está retrasada y cambiar los recursos si el presupuesto de un proyecto está a punto de agotarse.

La mejor parte del software de administración de recursos es que le quita la cabeza a las hojas de cálculo manuales y las coloca donde debe estar: con su equipo y sus clientes.

¿Listo para comenzar con la administración de recursos? Leer más sobre cómo El trabajo en equipo puede ayudar a su empresa aquí.