Ejecutar proyectos con precisión y a tiempo no es tarea fácil, especialmente si está haciendo malabares con toneladas de tareas (y / o con todo un equipo) a la vez. Afortunadamente, el software de programación de proyectos puede brindarle las herramientas que necesita para optimizar sus operaciones, lo que en última instancia le permite ahorrar mucho tiempo y brindarle total flexibilidad y confianza en sus flujos de trabajo.

Específicamente, una excelente herramienta de programación de proyectos le permite monitorear fácilmente el progreso del proyecto, identificar proactivamente cualquier problema o inquietud potencial y mantener a todos en la misma página cuando se trata de tareas, dependencias, responsabilidades y plazos.

En este artículo, exploraremos las ocho mejores herramientas de software de programación de gestión de proyectos disponibles en la actualidad para ayudarlo a elegir la mejor para su negocio.

¿Qué es la programación de proyectos?

Es muy importante entregar su proyecto a tiempo y un cronograma del proyecto es la hoja de ruta que utilizará para hacer precisamente eso. Los cronogramas del proyecto incluyen información crítica del proyecto, como detalles sobre el trabajo que debe ejecutarse y cuánto tiempo debe llevar exactamente completarlo.

Los cronogramas del proyecto también incluyen información específica sobre quién debe realizar el trabajo, ya sean empleados, contratistas externos, socios proveedores o trabajadores sindicalizados, como su disponibilidad y qué información o recursos necesitarán de usted para completar de manera eficiente las tareas asignadas ( s).

Los cronogramas de proyectos le ayudan a mantener el pulso sobre qué tan avanzado está usted o su equipo en un proyecto o tarea en un momento dado, eliminando la necesidad de realizar un seguimiento manual del progreso o consultar con los miembros de su equipo para obtener una actualización de estado.

Idealmente, creará los cronogramas de su proyecto dentro de un software de programación de proyectos para que toda la información importante del proyecto se consolide en un espacio de trabajo colaborativo y sea accesible para los distintos miembros de su equipo. Una vez que se crea el proyecto, todos podrán monitorear los cambios y actualizaciones en tiempo real, lo que ayudará a optimizar las comunicaciones y los flujos de trabajo.

¿Cuáles son los tres tipos principales de horarios?

Dependiendo de su equipo, su cronograma, sus recursos y sus metodologías, el tipo de cronograma que cree puede variar. Aquí hay tres tipos comunes de cronogramas de proyectos que muchas empresas siguen:

  1. El horario maestro. Un cronograma de proyecto maestro enumera las tareas del proyecto de alto nivel dentro de una línea de tiempo o calendario del proyecto. Los pasos para crear un cronograma maestro incluyen aclarar los objetivos de un proyecto, desglosar el trabajo del proyecto, secuenciar las actividades de trabajo, estimar la duración y los costos de las actividades y señalar las limitaciones de tiempo y recursos.

  2. El calendario de hitos. Este cronograma actúa como un resumen de su proyecto y rastrea los principales hitos y los entregables clave. Un cronograma de hitos no incluye todos los detalles intrincados y las subtareas necesarias para completar el proyecto. Esta vista más simple ofrece una versión menos detallada que puede compartirse con su equipo o presentarse a las partes interesadas.

  3. El cronograma detallado del proyecto. Un cronograma de proyecto detallado es el tipo de cronograma más completo, ya que gestiona cada tarea y actividad del proyecto. Esto es ideal para proyectos grandes y prolongados, ya que le ayuda a asegurarse de que nada se escape por las grietas.

Cuando se trata de formato, la mayoría de los cronogramas de proyectos se crean en un diagrama de Gantt. Los diagramas de Gantt le brindan una visualización visual de la línea de tiempo de un proyecto y sus tareas en una vista simplificada, incluido el trabajo programado para ejecutarse cada día, así como las fechas de inicio y finalización de un proyecto y sus tareas posteriores.

¿Cuáles son algunas de las características comunes del software de programación de proyectos?

El software de programación de gestión de proyectos puede ayudarlo a usted y a su equipo a abordar de manera eficiente todos sus proyectos al proporcionar cinco funciones esenciales:

  1. Formato fácil de usar. Un buen software de gestión y programación de proyectos debe ayudar a los equipos a completar los proyectos de forma mejor y más eficiente. Es por eso que está diseñado para ser lo más fácil de usar posible, lo que significa que debe poder comprenderlo, navegar y usarlo con la mínima capacitación necesaria.

  2. Colaboración y comunicación. Los equipos deben poder comunicarse fácilmente entre sí y con las partes interesadas externas. El software de programación hace que sea fácil comentar y chatear dentro de la plataforma sin necesidad de depender de software externo (aunque muchos se integran con otras plataformas para que esto sea posible). También debe mantener un registro histórico completo de todas las acciones, facilitando la auditoría de los procesos y manteniendo un nivel de responsabilidad.

  3. Documentación y archivos. El mejor software de programación de proyectos mantendrá toda su documentación importante en un lugar organizado y le permitirá documentar fácilmente los requisitos y especificaciones durante todo el proyecto. Muchos también le permitirán personalizar sus vistas de la manera que mejor se adapte a sus necesidades, mientras que los miembros de su equipo o sus colegas pueden hacer lo mismo sin anular sus preferencias personales.

  4. Asignación de recursos. El software adecuado para su equipo se asegurará de que toda su gente esté trabajando en las cosas correctas en el momento adecuado. Por ejemplo, puede asignar colaboradores específicos a un proyecto o tarea e incluso controlar los derechos de edición individuales para que solo los miembros con permisos especiales puedan realizar cambios de alto nivel. Esto hace que sea fácil compartir tareas con partes interesadas externas o autónomos, en forma de vista o solo comentario para garantizar que no se realicen cambios no deseados o accidentales.

  5. Detalles de gestión y programación del tiempo. Por supuesto, el software de programación de proyectos debe poder manejar fácilmente los horarios de trabajo de todos y registrar el tiempo en los elementos de trabajo. Debería poder ver fácilmente en cuántas tareas está trabajando una persona y si tiene espacio para asumir más. El software más avanzado también le brinda una descripción general del total de horas que una persona dedica a cada tarea o proyecto, brindándole datos valiosos que pueden ayudarlo a asignar mejor los recursos, cumplir con los objetivos o presupuestos y optimizar los flujos de trabajo.

Las mejores herramientas de software de programación de proyectos para 2021

Con las cinco funciones esenciales para el software de programación de proyectos en mente, aquí hay ocho excelentes herramientas que pueden hacer que sus proyectos avancen.

Teamwork

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Teamwork no solo es un intuitivo software de gestión de proyectos eso permite a los equipos concentrarse en hacer las cosas, pero también ayuda a los equipos a administrar cuándo se hacen las cosas. El robusto de Teamwork administración de tareas capacidades le permiten desglosar su plan de proyecto al nivel más granular, adoptando su función de seguimiento de todos los detalles y devolviéndole un tiempo valioso.

Teamwork también proporciona dos rutas para programación de proyectos. Los gerentes de proyecto pueden usar Teamwork para crear un cronograma del proyecto desde cero, o pueden crear sus cronogramas con uno de los programas preexistentes de Teamwork. plantillas de proyecto. Estas plantillas listas para usar, como nuestra plantillas de lista de tareas, ayude a todo tipo de empresas a ahorrar tiempo, mejorar los procesos y seguir haciendo las cosas.

Aquí hay diez de las excelentes características de Teamwork que lo ayudarán a usted y a su equipo a aumentar la productividad, simplificar la colaboración y mejorar los resultados:

  • Vistas del tablero que brindan actualizaciones del estado del proyecto para que los equipos sepan instantáneamente lo que está dentro y fuera del camino

  • Tableros Kanban que se pueden crear y personalizar fácilmente para promover el máximo flujo de trabajo

  • Potente automatización que ajusta los detalles de la tarjeta cuando se mueven a diferentes columnas, lo que evita que los equipos dediquen más tiempo a ingresar detalles manualmente

  • Rastreadores de tiempo que miden la duración de cada tarea para ayudarlo a realizar estimaciones de tiempo más precisas en proyectos futuros

  • Cuadros de mando personalizables que permiten a los equipos elegir lo que ven y cómo se muestra

  • Formatos inteligentes que permite a los usuarios empaquetar detalles sin dejar de mantener una vista organizada y optimizada

  • Tareas que puede tener una fecha de inicio y una fecha de vencimiento, y puede asignarse a una o varias personas

  • Detalles clave como descripciones, archivos, etiquetas, niveles de prioridad y comentarios se pueden agregar a cualquier tarea

  • Progreso líneas que se puede rastrear fácilmente en cada tarea para brindarle una vista instantánea de su progreso

  • Listas de tareas que evitan que el proyecto se vuelva demasiado ocupado y abrumador al agrupar tareas relacionadas

Precios: Mantenemos nuestros precios increíblemente competitivos. En comparación con otro software con funciones similares, con nosotros ahorrará tiempo y dinero. Puede utilizar Teamwork de forma gratuita con hasta 5 usuarios, 2 proyectos y 100 MB de almacenamiento. Para proyectos más complejos y equipos más grandes, también ofrecemos tres planes más que se adapte a las necesidades de su equipo y lo ayudará a alcanzar sus objetivos.

¿Está interesado en aprender más sobre lo que Teamwork tiene para ofrecer? Usted puede regístrese para una prueba gratuita de 30 días y averigüe si es la mejor opción para usted.

Monday.com

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Monday.com ofrece planificación, programación y seguimiento de proyectos, además de otras funciones útiles. La colaboración es una función popular para monday.com, ya que su aplicación correspondiente facilita que todos los miembros del equipo se mantengan en contacto y en la misma página. Los usuarios pueden dividir los proyectos en fases y tareas, y mantener una visión general de alto nivel de quién está trabajando en qué.

Esta herramienta de programación se creó con funciones de colaboración intuitivas que son fáciles de aprender y comprender rápidamente. La mayoría de las funciones de programación de proyectos en monday.com se encuentran en la función de "líneas de tiempo", donde los usuarios pueden planificar proyectos, establecer fechas límite, asignar miembros del equipo, desglosar tareas y establecer dependencias.

A continuación, se muestra una lista rápida de las mejores funciones de monday.com:

  • Proporciona comunicación centralizada, uso compartido de archivos y gestión de documentos.

  • La interfaz de programación es colorida y gráficamente agradable

  • Genial cuando se trata de personalización

  • Diseño simple para calendario y programación de tareas.

  • Los usuarios pueden ver las líneas de tiempo como hojas de cálculo, listas, en un mapa o en un tablero Kanban.

  • Permite el seguimiento del progreso con vistas de imagen grande mediante paneles de informes que recopilan datos de varios paneles.

  • Cuenta con plantillas listas para usar que puede personalizar para satisfacer las necesidades de cada proyecto.

  • Los usuarios pueden ver el progreso y el estado de sus proyectos de un vistazo

  • Ofrece funciones de productividad como seguimiento del tiempo, notificaciones automatizadas, dependencias, vista de línea de tiempo e integraciones

  • Tiene una amplia gama de integraciones para respaldar lo que su empresa ya está usando

Precios: Los precios de Monday.com para planes que incluyen seguimiento de tiempo, gráficos, tableros y tableros de control cuestan $ 48 / mes. No es la opción más barata de la lista, pero tiene algunas buenas características que reducen el alto precio.

Si bien monday.com es una herramienta de software de gestión de horarios flexible e intuitiva, todavía no permite a los usuarios crear diagramas de Gantt o importar y exportar archivos MPP. Además, monday.com puede ser más adecuado para empresas más pequeñas que para las más grandes con cientos de clientes, ya que hay espacio limitado en sus funciones de programación. Dicho esto, las empresas que utilizan monday.com pueden ver dónde se atascan las tareas, lo que les ayuda a comprender fácilmente quién está trabajando actualmente en qué.

NiftyPM

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NiftyPM pretende ser un centro único donde puedan vivir todas las fases de un proyecto. Diseñado para atender a todos los tipos y tamaños de negocios, NiftyPM es una herramienta de colaboración de flujo de trabajo que alinea a los equipos de proyectos, ayuda en los ciclos del proyecto y automatiza los informes de progreso. La aplicación Nifty también ayuda a mantener a todos los miembros del equipo en la misma página, incluso cuando están lejos de sus escritorios.

Estas son algunas de las mejores funciones de Nifty:

  • Interfaz intuitiva que es fácil de usar

  • Consolida las comunicaciones del proyecto, los cronogramas, las tareas, los activos y el seguimiento automático del proyecto.

  • Proporciona a sus usuarios una descripción general de los plazos y prioridades de un equipo.

  • Los usuarios pueden realizar un seguimiento de las hojas de ruta del proyecto, colaborar en tareas y comunicarse con el equipo y el cliente.

  • Proporciona un espacio de trabajo centralizado donde se pueden almacenar todos los documentos colaborativos

  • Los hitos proporcionan una guía visual del proyecto y un seguimiento del progreso automatizado en función de la finalización de la tarea y proporcionan actualizaciones de estado en tiempo real para las tareas del proyecto

  • Las carteras de proyectos brindan una mejor organización a los miembros del equipo y estructuran los proyectos para un mejor flujo de trabajo general

Precios: Nifty ofrece cuatro niveles de precios, siendo el más bajo $ 39 por mes. Este nivel incluye las funciones principales de Nifty y permite 10 miembros del equipo. En el extremo superior, puede tener hasta 30 miembros del equipo y acceder a muchas más de sus funciones por $ 124 por mes.

Colmena

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Colmena es un software de colaboración y gestión de proyectos ideal para equipos más pequeños que buscan un lugar central para colaborar. Este sistema de gestión de flujo de trabajo centralizado ayuda a los equipos a operar y trabajar mejor juntos e incluye funciones como paneles de mensajes, paneles de mensajes, paneles de proyectos y paneles personales.

Este software compacto puede ayudar a mejorar la productividad del lugar de trabajo. Si está familiarizado con software como Asana, Trello o Basecamp, podrá pasar fácilmente al uso de Hive. La configuración de 8 pasos personaliza sus funciones para que se ajusten a diferentes métodos u objetivos y hace que los equipos se incorporen rápidamente.

Hive ayuda a los equipos a realizar un seguimiento del progreso del proyecto y ejecutar campañas optimizando la información y las conversaciones entre los miembros del equipo. Sus plantillas permiten a los equipos crear tareas y proyectos repetibles que se pueden duplicar y ejecutar fácilmente.

Estas son algunas de las funciones principales de Hive:

  • Navegación simplificada para una experiencia de usuario intuitiva

  • Acciones personalizadas que permiten a cada usuario realizar un seguimiento de lo que se le asigna y lo que debe pagar cada día.

  • Proporciona aplicaciones como recursos, hojas de tiempo y análisis

  • Posibilidad de "fijar" proyectos y aplicaciones favoritas para un acceso más fácil y rápido

  • Presenta un diseño de tablero Kanban nuevo y estético con la capacidad de aplicar una plantilla de acción, convertir una acción o marcarla como urgente

  • Permite integraciones entre más de 1000 herramientas, incluidas Jira, Zoom, Salesforce, Slack Box y Dropbox

  • Introduce el correo electrónico de Gmail o Outlook en la herramienta y permite a los usuarios adjuntar correos electrónicos a tareas nuevas o existentes.

Precios: El paquete básico de Hive incluye integración de correo electrónico, paneles, vistas de resumen y diseños de proyectos, entre algunas otras características. Esta opción de primer nivel cuesta $ 16 por usuario, por mes, pero también ofrecen una opción de paquete completo de mayor precio con precios disponibles a pedido.

Proofhub

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Proofhub es una plataforma de gestión de proyectos que ayuda a las grandes y pequeñas empresas a planificar, organizar y finalizar proyectos a tiempo. Fue creado para equipos que necesitan colaborar y completar proyectos más rápido.

Estas son algunas de las funciones a las que su equipo podrá acceder a través de Proofhub:

  • Los equipos pueden colaborar en tiempo real en el portal de discusión

  • Los usuarios también pueden crear listas de tareas pendientes, tareas y subtareas y asignar niveles de prioridad individuales a cada

  • Las funciones del diagrama de Gantt promueven la finalización a tiempo del proyecto

  • Resuelva rápidamente las discrepancias de tiempo, reprograme las tareas anticipadas o retrasadas y administre las dependencias entre las tareas

  • Permite la adición de eventos especiales del proyecto, hitos importantes y hojas de tiempo de los empleados en el cronograma del proyecto.

  • Divide la gestión de proyectos en tres niveles: haga planes, organice el trabajo y entregue a tiempo

  • Ayuda a los equipos a colaborar en tiempo real y a compartir y editar archivos fácilmente

Precios: Proofhub ofrece cinco planes diferentes, cada uno escalable para adaptarse a las necesidades de diferentes empresas e industrias. Su plan básico incluye las funciones más simples del software y cuesta $ 8 por usuario al mes.

Trello

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Trello es una conocida herramienta de gestión de proyectos. Su función de tablero Kanban permite a los equipos obtener una descripción general de lo que se debe hacer para un proyecto, mostrar en qué están trabajando activamente los diferentes miembros del equipo y ver qué se terminó.

Si todo lo que su equipo necesita es un tablero Kanban gratuito, Trello es una excelente opción. Este software funciona muy bien para proyectos lineales. Sin embargo, si se dedica a la fabricación o la logística, es posible que su sencilla funcionalidad no sea suficiente.

A modo de resumen, estas son algunas de las mejores funciones de Trello:

  • Las tarjetas de arrastrar y soltar le permiten mover tareas fácilmente entre columnas

  • “Power-ups ”ofrecen funciones adicionales como calendarios, diagramas de Gantt y rastreadores de dependencia, que añaden una gran cantidad de funciones a la herramienta.

  • Se pueden crear nuevas columnas y tarjetas con un solo clic

  • Las tarjetas y las tareas pueden incluir detalles adicionales como una fecha de vencimiento, miembros del equipo asignados, descripciones y cualquier archivo relevante

  • Los usuarios pueden crear plantillas de tarjetas que se pueden usar más tarde

  • “El mayordomo ", un programa de automatización, identifica las acciones que ha realizado con frecuencia y se ofrece a realizarlas por usted.

Precios: Trello es de uso gratuito en su primer nivel, que solo incluye el uso de sus tableros Kanban y un encendido. El segundo nivel de Trello es un plan pago de $ 10 por usuario, por mes, que permite a los usuarios acceder a potenciadores ilimitados y crear tarjetas ilimitadas dentro de sus tableros Kanban. Actualmente, la empresa no ofrece planes intermedios más pequeños.

Para proyectos y cronogramas más grandes y complejos, existen muchas otras alternativas (como Teamwork 🙌).

Asana

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Asana ofrece algunas herramientas útiles para proyectos y programas de equipo. Los usuarios pueden administrar tareas, realizar un seguimiento de los proyectos y concentrarse en el trabajo mediante una plataforma intuitiva y colaborativa. Asana lanza actualizaciones periódicas y nuevas funciones, proporcionando a sus clientes de pago herramientas modernas que se pueden personalizar.

Si bien Asana es sin duda una de las mejores herramientas de programación de proyectos del mercado, no es el software más intuitivo y amigable para los nuevos usuarios. Las muchas funciones diferentes que necesitará aprender pueden resultar confusas, y su funcionalidad limitada de exportación e importación no ofrece exportaciones a formatos Excel o PDF. Además, los usuarios no pueden asignar tareas a más de una persona, lo que puede no ajustarse a todos los flujos de trabajo del proyecto o las necesidades del equipo.

Dicho esto, Asana es una opción muy popular y ayuda a los equipos de todo el mundo a trabajar de manera más eficiente. Estas son algunas de sus funciones principales:

  • Permite a los usuarios dividir proyectos en secciones y sublistas.

  • Los paneles muestran cuánto del proyecto se ha completado

  • Las características de colaboración y organización promueven el trabajo en equipo

  • Mis tareas la vista permite a cada usuario ver rápidamente lo que hay en su plato ese día.

  • Los usuarios pueden hacer listas adicionales fuera de sus proyectos y compartirlas con personas específicas

  • Las listas, tableros, calendarios y diagramas de Gantt están todos en un software central

  • Aunque algo complejo, su interfaz de usuario se ve muy bien

  • Los hitos permiten a los usuarios verificar el progreso de sus equipos

  • Las notificaciones brindan a los usuarios actualizaciones importantes del proyecto

Precios: Asana permite que hasta 15 usuarios colaboren en su plan gratuito. Este plan también incluye proyectos, tareas y almacenamiento ilimitados, así como algunas de las funciones más básicas del software. Puede actualizar al plan Premium por $ 10.99 por usuario, que incluye importantes herramientas de administración de proyectos como cronogramas de proyectos, búsqueda avanzada y dependencias de tareas.

Wrike

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Wrike es una solución de gestión del trabajo en línea que permite el seguimiento de proyectos, la colaboración en equipo y la generación de informes en tiempo real. Una buena opción para los equipos a los que les gusta trabajar dentro de hojas de cálculo, Wrike organiza y almacena la información del proyecto en columnas donde puede realizar un seguimiento del estado de las tareas y administrar los horarios para equipos de todos los tamaños.

Estas son las diez funciones principales de Wrike:

  • Con la confianza de más de 20.000 organizaciones en todo el mundo

  • Fácil de usar y altamente configurable

  • Incluye listas de tareas, subtareas, calendarios y colaboración en tiempo real.

  • Incluye una función de arrastrar y soltar que permite a los usuarios crear y actualizar rápidamente diagramas de Gantt y tableros Kanban

  • Proporciona flujos de trabajo, paneles, informes y formularios de solicitud personalizables.

  • Puede integrarse con Microsoft, Google, Dropbox, Salesforce y Marketo

  • Ofrece un producto separado para los especialistas en marketing con plantillas personalizadas, herramientas de corrección y una extensión de Adobe.

Precios: Wrike ofrece un plan gratuito para hasta 5 usuarios en su nivel más básico con algunas herramientas simples de lista de tareas. Si bien puedes compartir archivos y acceder a los tableros Kanban con el plan gratuito de Wrike, sus mejores funciones, incluidos los gráficos de Gantt de seguimiento del tiempo, los flujos de actividad y los paneles personalizados, requieren un plan premium.

Dado que las funciones más valiosas de Wrike se limitan a las cuentas de nivel empresarial, este software se vuelve un poco caro. Pero su principal argumento de venta es que es rápido de configurar y fácil de usar.

Sin embargo, si el tiempo está de su lado, considere invertir su energía en una plataforma como Teamwork que le brinda características igualmente avanzadas con interfaces que son más intuitivas y fáciles de navegar a largo plazo. Por supuesto, estamos sesgados, así que regístrese para una prueba de Teamwork de 30 días y compruébalo por ti mismo ⚡️

Entonces, ¿qué software de programación es el mejor para su equipo?

Elegir el software de programación de proyectos adecuado requiere algunas compras. Las especificaciones de su empresa, como el tamaño de su equipo, la cantidad de proyectos que ejecuta a la vez y sus hábitos y métodos establecidos, deben influir en su decisión.

Sin duda, tener el software de programación de proyectos adecuado en su cinturón de herramientas de gestión preparará a su equipo para abordar los proyectos a tiempo, en todo momento.

Prueba Teamwork para ver el tamaño hoy. No lo vamos a sorprender con cargos secretos. Tampoco hay trucos. Solo esperamos que disfrute de un mes completo de proyectos programados sin problemas.