Cómo crear una propuesta de proyecto (realmente buena)

Todo proyecto comienza con una propuesta.

Es su presentación a un cliente que no solo puede entregarle el proyecto, sino que también puede hacerlo en un marco de tiempo específico, presupuesto y, lo que es más importante, obtener los resultados que desea.

La creación de propuestas de proyectos detalladas y exitosas también es crucial para su agencia no solo para mejorar sus resultados, sino para que su agencia y sus clientes estén en la misma página desde el día 1. Según Informe Pulse of the Profession 2018 de PMI, algunas de las principales razones por las que los proyectos fracasan se reducen a requisitos de recopilación inexactos, riesgos no definidos y estimaciones de costos inexactas:

Project proposal's project report image

La buena noticia es que todas de estas causas pueden superarse con una propuesta de proyecto bien documentada y presentada. Esto se debe a que una propuesta de proyecto exitosa tendrá desgloses detallados de los costos, las metas, los plazos y los objetivos de un proyecto que cada parte interesada debe aprobar antes de comenzar.

En esta pieza, vamos a desglosar:

  • ¿Qué es una propuesta de proyecto y cuáles son los elementos centrales?

  • 6 Diferentes tipos de propuestas de proyectos

  • Cómo redactar una propuesta de proyecto que se apruebe

  • Cómo el software puede ayudar a crear propuestas de proyectos perfectas

¿Qué es una propuesta de proyecto y cuáles son los elementos centrales?

Una propuesta de proyecto es un marco que describe los conceptos clave, los objetivos, los costos y los plazos de un proyecto entre una agencia y un cliente.

Este es un documento crucial que señala el inicio de cualquier proyecto que termine llegando a la cartera de proyectos, ya sea un cliente nuevo o clientes existentes, o trabajo adicional para un proyecto en el que su equipo ya está trabajando.

Cuando pones una propuesta en perspectiva, se puede decir que es una de las piezas más esenciales de cualquier proyecto. Es la comunicación que recibe un cliente que describe claramente lo que puede hacer por él y cuánto le costará, y es su mejor oportunidad para persuadirlo de que debe elegir tu agencia para trabajar en lugar de sus competidores.

Cada proyecto que escriba y presente a un cliente incluirá algunos elementos centrales, como:

  • El problema: ¿Cuál es el problema que solucionará el proyecto?

  • ⏱️ Línea de tiempo: ¿En qué plazo se completará el proyecto? ¿Cuándo se alcanzarán ciertos hitos?

  • 💵 Presupuesto: ¿Cuánto le costará al cliente?

  • 🥅 Metas: ¿Cuáles son los objetivos estratégicos de nuestro cliente y cómo se alinea nuestra propuesta con esos objetivos?

  • 😀 Beneficio: ¿Qué beneficio traerá el producto terminado al cliente? ¿Cómo ayudará a resolver su problema central? ¿Cumple con el objetivo del proyecto?

  • 👨‍👩‍👧‍👦 Personas: ¿Quién estará trabajando en él y se encargará de entregar el producto terminado?

  • 📈 Proyectos Deliverable: Una lista clara y concisa de todo lo que se entregará al cliente una vez que se complete el proyecto, incluidas las métricas que demuestren que el proyecto ha cumplido lo prometido.

Más allá de estos componentes centrales, también hay otra parte (que a menudo se pasa por alto) en la redacción de un proyecto exitoso: persuadir al cliente de que tu agencia es la correcta.

En cierto sentido, una propuesta de proyecto también debe verse como una propuesta de marketing. Debe tener en cuenta a su cliente al escribir cada sección y seguir duplicando para asegurarse de que cada oración que escriba aborde sus problemas y objetivos de alguna manera.

Si su propuesta no logra persuadir al cliente, corre el riesgo de perder el contrato del proyecto por completo. Una buena forma de dominar el poder de persuasión de su proyecto es adoptar la fórmula Problema-Agitar-Resolver (PAS):

🕵️ Identifica un problema

😠 Agita el problema

✔️ Proponer una solución significativa

Autor Dan Kennedy una vez reclamado el PAS fue la fórmula de persuasión más poderosa jamás inventada.

“Cuando comprenda que es más probable que las personas actúen para evitar el dolor que para obtener ganancias, comprenderá cuán poderosa es esta fórmula ", dijo.

Digamos que su cliente quería que se reescribiera la copia de su sitio web. Puede utilizar la fórmula PAS como técnica de persuasión en su propuesta escribiendo algo como:

  • Problema: Para que los clientes compren, necesita una copia persuasiva que muestre sus servicios con claridad.

  • Agitación: Sin embargo, encontrar un redactor que pueda lograrlo es casi imposible gracias a la demanda, y tratar de escribir la copia usted mismo es una tarea abrumadora.

  • Solución: Nuestro equipo de redactores publicitarios puede crear rápidamente una copia para su sitio web que atraerá a los clientes potenciales y los persuadirá para que examinen sus productos más a fondo.

¿Ves lo que hace la fórmula? Toma el problema principal del cliente (no tener una buena copia en su sitio web) y le da una solución.

Su lenguaje persuasivo también debe filtrarse en la sección de "beneficios" de la propuesta, donde describe claramente los resultados que su proyecto entregará al cliente. Por ejemplo, la redacción de textos publicitarios de su nuevo sitio web podría aumentar las conversiones en un 10% o aumentar las suscripciones a boletines informativos en un 5%, así que asegúrese de que estos beneficios estén claramente establecidos para el cliente.

Cómo redactar una propuesta de proyecto que se apruebe

Ya conoce las piezas clave de lo que debe tener una propuesta de proyecto exitosa: lenguaje persuasivo, un presupuesto y un cronograma claros, y un problema del cliente que su equipo puede solucionar.

Ahora es el momento de ver dónde encaja cada una de estas piezas en una propuesta de proyecto exitosa. Cada propuesta de proyecto que envíe debe tener 6 secciones diferentes:

  1. Información clave del proyecto

  2. resumen del proyecto

  3. Metodología

  4. Costos y presupuesto

  5. Testimonio / T & Cs

Echemos un vistazo más de cerca a lo que necesita incluir en cada una de estas partes de la propuesta.

Parte # 1: Información clave del proyecto

Este es el esqueleto del proyecto, que incluye:

  • Nombre del cliente

  • Título del Proyecto

  • Periodo de tiempo

  • Quién escribió la propuesta

  • Qué documentación estará en el apéndice

  • Información de contacto de su agencia

Eso es. Corto, agudo y dulce. Esta parte de la propuesta no debería ocupar más de una página.

Hacia adelante...

Parte # 2: Resumen del proyecto

A continuación, debe escribir un resumen claro y conciso de quién participará en el proyecto, qué se logrará y cuánto costará.

Comience escribiendo uno o dos párrafos sobre los antecedentes del proyecto, como qué problema resolverá la propuesta y por qué es importante para el cliente. Es aquí donde puede utilizar la fórmula de PAS que analizamos anteriormente para persuadir al cliente de que tiene una solución a su problema.

El resumen del proyecto de la propuesta también debe describir los objetivos clave del proyecto, así como proporcionar información sobre:

  • Quién estará trabajando en el proyecto

  • Qué producto / servicio estás proporcionando

  • Qué estará haciendo tu equipo

  • Qué objetivos y metas alcanzará para el cliente

  • Un cronograma para los hitos y la entrega final

  • Dónde completará el proyecto (de forma remota, su oficina o la oficina del cliente)

  • Cuánto costará el proyecto

Parte # 3: Metodología del proyecto

La metodología del proyecto es el verdadero meollo de la propuesta.

Es donde le describe al cliente, en detalle, cómo alcanzará las metas y los objetivos que describió en el resumen del proyecto.

Para que esta sección sea más fácil de digerir para su cliente, recomendamos dividirla en entregables del proyecto, tareas y un cronograma general.

🚚 Entregables: Esta puede ser una lista de todo lo que el cliente recibirá de usted. Por ejemplo, si usted es una agencia de diseño y el cliente quiere un paquete de marca, la lista de entregas incluirá logotipos, muestras de color y pautas de marca. Cada entregable debe adjuntarse a una fecha en la que su equipo la entregará.

📝 Tareas: Un desglose detallado de cuándo se completarán las tareas, para que su cliente sepa cuándo puede esperar comenzar a recibir sus entregables. Esto también lo ayudará a desglosar cuánto tiempo tomará el proyecto para que su cliente pueda ver cómo se está gastando el presupuesto del proyecto. Por ejemplo, si espera que su equipo tarde 10 horas en diseñar un nuevo logotipo, preséntelo como una tarea con el plazo estimado.

⏱️ Línea de tiempo: La línea de tiempo del proyecto trazará cada entregable desde el inicio del proyecto hasta su finalización. Esto debe incluir reuniones de lanzamiento, registros de clientes e hitos del proyecto. Una línea de tiempo es importante porque muestra a los clientes qué esperar y cuándo pueden esperarlo. Por ejemplo, una agencia de diseño puede programar una reunión de control con un cliente una vez que se hayan enviado los borradores de las aprobaciones de las pautas de marca. Si programa esto dos semanas después del inicio del proyecto, el cliente sabrá cuándo puede esperar ver algún progreso de su equipo.

Parte # 4: Costos y presupuesto

Aunque ya le ha dado al cliente una cifra general sobre lo que le costará el proyecto, también debe desglosar cada entregable.

El presupuesto debe entregarse por artículo de línea, para que su cliente pueda ver exactamente dónde se gastará su dinero. Por ejemplo, si está diseñando una revista para un cliente, debe proporcionar un desglose por línea de cada tarea, como aprobación del concepto, diseño y cumplimiento. Una vez que haya terminado, debería se parece a esto:

Image of project proposal budget

Si su equipo necesita viajar o comprar suministros para el proyecto, asegúrese de incluirlos como gastos en su propuesta inicial, para que los costos sorpresa no tomen a su cliente desprevenido.

También es útil explicar por qué ha incluido cada una de las líneas de pedido en el presupuesto. No necesita dedicar páginas a esto, solo uno o dos párrafos rápidos que justifiquen los gastos (¡lo que también ayuda a reducir la cantidad de preguntas que recibirá del cliente también!)

Parte # 5: Testimonio / T & Cs

Ahora es el momento de cerrar tu propuesta.

Como ya hemos hablado, persuadir al cliente de que debe elegir trabajar en el proyecto es el objetivo final, y esta es su última oportunidad de hacerlo. Mejor aún, agregue un testimonio brillante de un cliente anterior para ayudarlo a ganárselo, como este ejemplo de propuesta:

Image of project proposal words of encouragement

Una vez que estén listos para firmar la línea de puntos, diseñe sus términos y condiciones usando un marco legal claro y conciso. Sus TyC deben incluir qué material entregará al cliente, la tarifa del proyecto, los derechos de retención y el lugar en el que usted y su cliente celebraron el acuerdo. Este es un excelente ejemplo de los términos y condiciones de una propuesta de Bidsketch:

Image of Bidsketch's Project Proposal

Cómo el software puede ayudar a crear propuestas de proyectos perfectas

Elaborar una propuesta de proyecto exitosa puede ser una tarea ardua, pero usar el software adecuado puede ayudar.

Debido a que hay tantas partes en una propuesta, es difícil juntarlas, especialmente porque diferentes departamentos estarán a cargo de cada parte. Lo que facilita el proceso es mantener todo en un solo lugar.

Ahí es donde una herramienta como Tableros Kanban ven a jugar.

Puede usarlos para dividir su propuesta de proyecto en partes separadas y luego asignar cada sección al departamento relevante. Por ejemplo, los costos y el presupuesto deberán ser estimados y trabajados por el líder del equipo del proyecto, mientras que los términos y condiciones serán manejados por su departamento legal.

Con una herramienta como los tableros Kanban de Teamwork, puede crear columnas y tarjetas de tareas separadas para cada parte de la propuesta, me gusta esto:

Image of Teamwork's Project Proposal

Como puede ver, cada parte del proceso, desde las evaluaciones del sitio web hasta los objetivos, recibe su propia tarjeta, fecha de vencimiento y se asigna a un miembro específico del equipo. Una vez que el miembro del equipo comienza a trabajar en su tarea, puede adjuntar archivos, estimaciones de costos y comentarios a cada tarjeta para mantener todo en un solo lugar.

Cuando hayan terminado de compilar su parte de la propuesta del proyecto, pueden etiquetar al líder de su equipo para informarles.

Todo lo que queda por hacer es armar la propuesta, enviarla al cliente y, con suerte, ¡ganar el proyecto!