Lana Antonova de WebVixxen Design describe cómo el software de gestión de proyectos de Teamwork.com le permite gestionar proyectos y personas creativas sin esfuerzo.


“Desde la primera vez que utilicé Teamwork Projects, supe de inmediato que la plataforma era perfecta para mi equipo ".

Diseño WebVixxen es una agencia de diseño boutique / colectivo de marca totalmente integrada ubicada en Venice, California, y se especializa en diseño y marca de alta gama. Fundada en 2003, WebVixxen Design incorpora diseño de sitios web, fotografía, comercio electrónico y más en sus servicios. En este caso de estudio, hablamos con Lana Antonova, fundadora y directora creativa de Webvixxen Design para averiguar cómo Proyectos de trabajo en equipo le permite gestionar de forma colaborativa su equipo, clientes y proyectos.

Los desafios

“Necesitaba una forma de mantener toda la comunicación con el cliente y el equipo organizada y bajo un mismo techo. Es muy lento revisar cientos de correos electrónicos o varias aplicaciones para encontrar lo que está buscando, y el tiempo es dinero ".

Cuando WebVixxen era una pequeña puesta en marcha, las herramientas simples podían seguir el ritmo de las necesidades del equipo, pero a medida que la empresa crecía, también lo hacía la cantidad de conversaciones, tareas y materiales que debían coordinarse. La información y los documentos del proyecto estaban dispersos por correo electrónico, cuentas de escritorio y en la nube, y Lana estaba abrumada por el proceso de gestión de proyectos para la creciente base de clientes de su agencia. Después de probar varios sistemas de gestión de proyectos diferentes, el equipo de WebVixxen quedó decepcionado. En cada caso, el software agregó pasos adicionales o confusión a sus flujos de trabajo en lugar de ahorrar tiempo.

"Otras plataformas que probamos fueron bastante confusas y demasiado complicadas. La interfaz de usuario no era intuitiva y siempre pasaban demasiadas cosas. Nuestros clientes se sintieron frustrados y eso no ayudó a nuestra infraestructura interna. En cambio, fue casi más trabajo tratar de resolver todas las piezas ".

Dado que su equipo en crecimiento estaba trabajando en proyectos para una base de clientes en rápida expansión, Lana también quería la seguridad de saber que cada miembro del equipo tenía toda la información que necesitaba en cualquier momento.

“Si alguien tenía que acceder a un archivo o un hilo específico, quería que estuviera al alcance de la mano de una manera muy fácil de usar ".

La solución

Durante su búsqueda del software de gestión de proyectos ideal, Lana descubrió Proyectos de trabajo en equipo en 2011, e inmediatamente vio respuestas positivas de su equipo y clientes. Los miembros de su equipo recogieron el software rápidamente y el progreso diario en cada proyecto se aceleró porque los comentarios y los archivos estaban en una ubicación central, no distribuidos por correo electrónico, mensajes de texto y varias aplicaciones de mensajería. Justo cuando WebVixxen estaba ganando impulso con los proyectos de trabajo en equipo, Lana tuvo que lidiar con una emergencia en su vida personal. Un miembro de la familia tenía un problema de salud importante que le obligaba a ejecutar WebVixxen desde la cabecera de un hospital en otro país.

"El trabajo en equipo salvó mi negocio ese año, ya que le dio a mi equipo la capacidad de gestionar proyectos sin que yo estuviera allí con ellos. No podía imaginarme ejecutando WebVixxen desde esa distancia usando el correo electrónico, ya que en ese momento teníamos más de 25 proyectos activos ".

Un par de meses después de que Lana regresara a los EE. UU., WebVixxen enfrentó otra emergencia que demostró el valor de los proyectos de trabajo en equipo. El sitio web de un cliente fue pirateado, lo que obligó a WebVixxen a volver a una versión anterior del sitio porque su base de datos se borró y no se realizaron copias de seguridad. Cuando Lana y su equipo intentaron reconstruir el sitio web, se dieron cuenta de que este cliente había optado por no usar Teamwork porque asumió que aprender una nueva plataforma llevaría demasiado tiempo. Todos los archivos que habrían estado disponibles en un solo lugar con Teamwork Projects tuvieron que ser recuperados de varias plataformas.

“Se convirtió en una situación muy complicada tanto para nuestros clientes como para nuestro equipo, tratar de reconstruir todo esto y buscar todos los correos electrónicos, archivos, direcciones y otras plataformas necesarias en las que habíamos discutido este proyecto. Si estuvieran usando Teamwork, nos habría llevado una fracción del tiempo, ya que todo el material habría estado en un solo lugar. Entonces, para evitar este escenario, cada cliente que se registre con nosotros debe utilizar Teamwork Projects."

Los beneficios

Ahora que Lana insiste en toda la información, desde las solicitudes originales hasta las diseño aprobaciones: se agrega a los proyectos de trabajo en equipo, lo que le permite a su equipo tener un registro perfecto de cada cambio o sugerencia a lo largo del proyecto. Proyectos de trabajo en equipo también se ha ganado a muchos de los clientes de la agencia.

“Todos nuestros clientes aman los proyectos de trabajo en equipo. Muchos de ellos incluso lo han comprado para su uso interno. Aumenta la productividad, la organización y agiliza la comunicación de una manera que el correo electrónico simplemente no puede ".

El trabajo en equipo también ha ayudado a WebVixxen a crear flujos de trabajo coordinados y más eficientes. El equipo de Lana está reportando ahorros significativos en tiempo y dinero gracias al hecho de que la colaboración se ha vuelto fácil y rápida como un rayo.

“Teamwork Projects hace posible que nuestro equipo colabore a pesar de trabajar a menudo en diferentes ubicaciones. Estamos experimentando menos retrasos y nuestros proyectos avanzan sin problemas ".

La eliminación de estos problemas ha mejorado todos los aspectos del desempeño del equipo: moral, flexibilidad, creatividad y gestión del crecimiento. El equipo de WebVixxen ahora puede concentrarse en su trabajo y brindar una excelente experiencia a los clientes sin importar dónde se encuentren.

"No puedo afirmar con suficiente firmeza que Teamwork Projects ha transformado la forma en que opera nuestro equipo. Ha simplificado enormemente nuestro proceso y ha hecho que la comunicación entre el equipo y el cliente sea más rápida y sencilla que nunca."