Hay muchos beneficios para una PMO, ya sea que su empresa sea grande y en auge o pequeña y esté comenzando. A continuación, nos sumergiremos en el mundo de la PMO, hablaremos sobre si es adecuado para su empresa y descubriremos por qué tantas organizaciones se están sumando. Primero, definamos algunos términos ...

¿Qué es una oficina de gestión de proyectos (PMO)?

PMO son las siglas de Project Management Office. Como nota al margen, según la empresa y el nivel en el que operan estos grupos dentro de una empresa, la "P" en PMO puede significar Proyecto, Programa o Portafolio. Pero en general y para el propósito de este artículo, nos vamos a quedar con la versión antigua, la Oficina de Gestión de Proyectos.

En pocas palabras, las PMO hacen que todo funcione sin problemas. Me gusta gerentes de proyecto, se implementan para garantizar que los proyectos se realicen bien y a tiempo. Pero las PMO tienen un papel más general.

Cuando se trata de gestión de proyectos, hay mucha repetición. Si es gerente de proyectos, es posible que haya notado que se le pidió que administrara varios proyectos similares que se alinean con los objetivos y estrategias de su empresa. Las PMO aprovechan esta repetición y similitud y hacen que la gestión de proyectos sea más eficiente y eficaz.

¿Cómo lo hacen? Las PMO brindan apoyo, tutoría, estandarización y mejores prácticas en la gestión de proyectos para garantizar el éxito y mejorar la eficiencia de los proyectos emprendidos. Crean pautas y realizan un seguimiento de la repetición para garantizar que los proyectos cumplan con un alto estándar y estén alineados con las estrategias generales de la organización.

Entonces, las PMO son como monitores de control de calidad dentro de los proyectos. Este grupo define y mantiene estándares para la gestión de proyectos dentro de su organización.

Pero espere, hay más: los 3 tipos de PMO

Puede haber más de una PMO en una empresa. Las organizaciones de tamaño empresarial tienden a tener una PMO en cada departamento y una Enterprise PMO (EPMO) para mantener los estándares en todos los departamentos y regiones. Además, hay tres tipos generales de PMO:

  • Solidario: este tipo de PMO proporciona plantillas y documentos que el director del proyecto y su equipo pueden utilizar para gestionar sus proyectos.

  • Control: además de proporcionar plantillas y documentos, estas PMO también pueden auditar un proyecto para garantizar que los gerentes y equipos del proyecto se adhieran a sus estándares y se realicen de acuerdo con los objetivos comerciales de la organización.

  • Directiva: estas PMO tienen el nivel de autoridad más alto de los tres. De hecho, asignan gerentes de proyectos a proyectos que luego reportan directamente a la PMO.

No dejes que los títulos te engañen. Todas las PMO deben estar en su lugar para apoyar a la organización y a sus gerentes y equipos de proyectos. Desafortunadamente, las PMO en el pasado se han trasladado a organizaciones y se han convertido en Dolores Umbridges que hace cumplir las reglas.

Pero una buena PMO trabaja con el equipo y tiene en mente los mejores intereses de la organización. Entonces, ya sea que una PMO sea de apoyo, controladora o directiva, siempre debe servir y ayudar al equipo del proyecto.

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El personal de la PMO: ¿Quién está en el equipo?

Se necesita una combinación de habilidades y roles para garantizar que la PMO tenga éxito en seguir, respaldar y ejecutar las estrategias de su organización.

Para obtener una descripción general rápida, la PMO promedio en todas las organizaciones se compone de aproximadamente nueve miembros en total. Estos miembros suelen ser profesionales de gran experiencia con un promedio de 10 años en su campo. Aproximadamente la mitad de los miembros de PMO también tienen su certificación PMP. La otra mitad son líderes y gerentes de la organización que han sido protegidos en un puesto de PMO.

Para darle un resumen, aquí hay algunas posiciones comunes dentro de un equipo de PMO:

  • Director de PMO: Este jefe tiene el papel más crítico. Él o ella supervisa los grandes proyectos dentro de un departamento y cualquier proyecto que cruce los límites divisionales. Tienen su ojo de águila en todas las áreas de la organización y el progreso de sus proyectos.

  • Gerentes de proyectos y programas: Si bien los directores de PMO dirigen el programa, creemos firmemente en el poder de un gran administrador de proyectos. Los gerentes de proyecto son responsables del éxito de los proyectos individuales desde el concepto hasta la entrega. Planifican, presupuestan y administran los proyectos asignados y brindan liderazgo, orientación y apoyo al equipo del proyecto.

  • Gerente de proyectos de TI: Una PMO bien dotada debe tener al menos un miembro del equipo con conocimientos de tecnología. Y la mayoría de las PMO incluyen un administrador de proyectos de TI oficial para garantizar una transición sin problemas de los proyectos desde el lanzamiento hasta el uso diario. Estos gerentes también colaboran con otros profesionales y personal de TI para crear cualquier nueva pieza o sistema de software necesario para el proyecto. A menudo crean y administran sitios web y bases de datos y son responsables de implementar integraciones de software.

  • Equipo de apoyo al proyecto: Varias personas pueden complementar y servir a los gerentes de proyecto para que se haga el trabajo. Pueden incluir un programador de proyectos, un planificador de proyectos y un controlador de proyectos. Cada miembro del equipo toma una pequeña parte de un proyecto y libera al gerente de proyecto para que se concentre en los aspectos facilitadores y comerciales del proyecto.

  • Coordinador o analista de PMO: Esta función múltiple realiza un seguimiento de métricas como el tiempo, los miembros del equipo y los presupuestos. El Coordinador de PMO también supervisa la coordinación de la gestión del conocimiento. Este término elegante solo significa que las PMO deben anotar y almacenar información importante en una base de datos de proyectos. ¿Cuál sería información importante para un equipo de PMO? Todos los registros, estándares, métodos y lecciones aprendidas de proyectos anteriores. Si este miembro del equipo también cumple el rol de Analista de PMO, se asegurarán de que las métricas y los estados del proyecto siempre estén disponibles para el gerente del proyecto a través de presentaciones, gráficos y estadísticas detalladas de Excel.

  • Analista de control de cambios: Algunas PMO incluyen un analista de control de cambios que puede ayudar a los equipos a adaptarse rápidamente cuando las partes interesadas del negocio cambian de opinión sobre lo que quieren. En proyectos más pequeños, los equipos de PMO pueden arreglárselas con algunas hojas de cálculo que controlan y controlan los cambios. Pero para proyectos grandes, tener un miembro del equipo dedicado que lo ayude a cambiar de marcha puede ser de gran ayuda.

Beneficios de la PMO

El papel de la PMO es vital. Son responsables de alinear los proyectos con la estrategia y los objetivos generales de una empresa. Navegan por los riesgos, gestionan el talento, identifican los beneficios esperados de un proyecto y mantienen estos beneficios una vez finalizado el proyecto.

La creación de una oficina de gestión de proyectos puede mejorar drásticamente la productividad y aportar mayor claridad a su proceso de gestión de proyectos. Consulte estas seis estadísticas sorprendentes para ver cómo las PMO han estado impulsando beneficios sustanciales en el mundo real durante años:

  • Estas PMO también mejoraron la satisfacción del cliente en un 27%.

  • Trajeron un aumento del 25% en la productividad.

  • Y una reducción del 25% en proyectos fallidos.

  • Desde entonces, las cosas solo han ido mejorando. Según el Project Management Institute (PMI), 38% más proyectos cumplen sus objetivos e intenciones comerciales originales en empresas que alinean su PMO con la estrategia.

  • También tuvieron un 33% menos de proyectos considerados fracasos.

Para resumir las estadísticas, implementar una PMO brinda más que soporte a su equipo de proyectos. Ahorra dinero a las empresas, aumenta la productividad y mejora los productos y procesos. Es por eso que tantas empresas están adoptando la estructura de PMO. Las PMO son una inversión en su propia organización y los líderes inteligentes están comenzando a ponerse al día.

¿Qué están haciendo las PMO con mejor rendimiento?

Si bien está claro en este punto que las PMO ayudan a aumentar el éxito de una organización y sus proyectos, un buen enfoque puede garantizar mejores números. Entonces, ¿cómo se ven las PMO profesionales?

Las prácticas exitosas de PMO se reducen a la capacitación. Enséñele a pescar a un hombre y lo alimentará toda la vida. Capacite a los PM para que administren y sus ingresos netos continuarán creciendo.

De acuerdo a Soluciones PM, más del 60% de las PMO tienen ahora un programa formal de capacitación en gestión de proyectos. Por cierto, las organizaciones de alto rendimiento tienen muchas más probabilidades de tener un programa de formación que las de bajo rendimiento (85% frente a 38%).

Entonces, ¿cómo es este entrenamiento? Hay algunas buenas opciones. La mayoría de las PMO (alrededor del 80%) ofrecen capacitación en el aula utilizando capacitadores internos. Dicho esto, cada vez más empresas (alrededor del 50%) utilizan formadores externos. Y las organizaciones más grandes utilizan la capacitación en línea a pedido.

Sin embargo, la formación no tiene por qué hacerse cargo de su calendario. En promedio, estas empresas dedican unos cinco días al año a la formación de PM. Sin embargo, durante estos cinco días, las organizaciones de alto rendimiento utilizan una variedad de estrategias de capacitación en PM, desde herramientas de software y capacitación en conceptos básicos de PM hasta desarrollo avanzado de habilidades de PM y capacitación en liderazgo.

La conclusión es la siguiente: las PMO exitosas invierten en sus equipos. Asisten y dirigen los equipos de proyecto estableciendo pautas y ofreciendo plantillas, procesos y políticas a seguir. Los equipos de proyecto necesitan grandes PMO que puedan ofrecerles buenas metodologias para liderar el camino. Y necesitan una formación excelente que los preparará para el éxito.

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Un proyecto es un proyecto, por pequeño que sea.

Si está pensando en implementar una PMO en su organización, lo saludamos. Una PMO exitosa lo ayudará a alcanzar sus objetivos en sus proyectos y su empresa en su conjunto.

Somos grandes admiradores y firmes partidarios de los equipos de proyectos, sea cual sea su tamaño. Una PMO bien equipada le permitirá brindar apoyo e impartir experiencia a sus gerentes de proyecto y equipo. Pero si contratar otro departamento no es lo más adecuado para su negocio en este momento, todavía hay muchas formas de mantener sus proyectos en óptimas condiciones.

De hecho, recorrimos la Web, recopilamos información valiosa de los mejores expertos, obtuvimos nuestra propia experiencia y creamos una lista de mejores prácticas de gestión de proyectos puedes empezar a usar hoy. Compruébalo y empieza a gestionar tus proyectos como un profesional.

PMO funciona

13 hace años, Paul Lindley decidió que quería preparar mejores alimentos para los niños. Su empresa, Ella's Kitchen, despegó y sus clientes se expandieron por Europa, Canadá y Estados Unidos.

Aunque Ella's Kitchen estaba sacando comida para bebés perfectamente hecha puré, su proceso de gestión de proyectos era como un tenedor en un procesador de alimentos. Hasta 2016, el desarrollo de nuevos productos y el desarrollo de productos existentes estaban a cargo del equipo de proyecto que proponía un cambio.

Docenas de proyectos diferentes se estaban ejecutando simultáneamente. Pero el equipo estaba tratando de administrar tareas, presupuestos, fechas límite y detalles en casi 150 hojas de cálculo.

Los roles y las responsabilidades se confundían, la gente se frustraba, los procesos no se ajustaban a sus propósitos. y los productos llegaban tarde al mercado.

Ella's Kitchen necesitaba un sistema mejor. La empresa formó el equipo "Hace que las cosas funcionen sin problemas" en 2016 cuando se dieron cuenta de que necesitaban desesperadamente proyectos interorganizacionales dirigidos por un equipo imparcial y experimentado a medida que la empresa crecía en tamaño.

Su nuevo equipo de PMO se mudó y Ellen Jarrett asumió el rol de Gerente de Programa. Uno de sus primeros pasos fue sacar Smoothly de las hojas de cálculo y convertirlo en un software de gestión de proyectos. Ella recuerda: "Antes de usar Teamwork, probé Asana, Basecamp, Write e incluso algunos más, pero Teamwork fue un éxito".

El enfoque de la empresa hacia los proyectos se revolucionó. En los siguientes 8 meses, las tareas atrasadas se redujeron significativamente. En 2018, ingresaron a los premios APM Project Management Awards y ganaron el premio APM PMP del año.

El director de marketing, Mark Cuddigan, recuerda la transformación de la empresa y explica cómo su antiguo sistema de gestión de proyectos era "el mayor problema que enfrentaba la empresa". Después de presentar al equipo de Smoothly PMO, el Sunday Times nombró a Ella’s Kitchen como una de las 100 mejores empresas para trabajar.