Ya sea que se trate de una universidad pequeña o una institución en expansión, sabemos que las universidades enfrentan un conjunto único de desafíos. No es exagerado decir que cada universidad está formada por cientos de equipos. Desde las diferentes facultades educativas y su personal docente, hasta los departamentos responsables de planificar y garantizar el crecimiento de la universidad, hasta los equipos operativos que mantienen el campus funcionando sin problemas todos los días, hay muchas partes móviles a considerar. Entonces, cuando cada uno de esos cientos de equipos utiliza una herramienta o método de gestión de proyectos diferente para organizar su trabajo, las cosas pueden complicarse mucho. Se vuelve más difícil para los equipos alinearse entre departamentos en proyectos importantes; la información esencial se pierde o se encuentra en seis lugares diferentes a la vez; y hacer un seguimiento del trabajo de cada equipo (y medir los resultados) se vuelve prácticamente imposible. Pero a pesar de que es caótico que todos trabajen en sistemas diferentes, es demasiado común en las universidades, y hay una razón muy real por la cual. Con tantos equipos dispares, todos con sus propios proyectos, objetivos y formas de trabajar únicos, es difícil encontrar una solución única para todos que pueda hacer felices a todos. No solo eso, sino que la mayoría del software de gestión de proyectos obliga a los usuarios a trabajar de forma inflexible, lo que le permite adaptarse a su trabajo. sus capacidades, en lugar de al revés. Como resultado, los equipos recurren a hojas de cálculo y múltiples herramientas para que puedan trabajar a su manera, lo que genera menos consistencia, menor seguridad y un ritmo de trabajo ineficiente. ¿Suena familiar? Lo que su universidad necesita es una herramienta de gestión de proyectos flexible y fácil de usar que facilite el flujo de trabajo único de su departamento y permita la comunicación y colaboración entre departamentos, sin comprometer la seguridad. A continuación, le mostramos cómo cambiar a la herramienta adecuada puede ayudar a su universidad a mejorar la eficiencia, simplificar los procesos internos y seguir satisfaciendo las necesidades de todos los equipos.

1.Haga que sea más fácil para los departamentos trabajar juntos

Las universidades saben mejor que la mayoría lo importante que es compartir el conocimiento para avanzar. La colaboración es fundamental para los avances. Y con una herramienta de gestión de proyectos universal, esa colaboración se vuelve fluida. Ya sea que tenga diferentes facultades académicas que se unan para un proyecto de investigación interdisciplinario, o que sus equipos de marketing y participación de exalumnos quieran ser coanfitriones de un evento de recaudación de fondos, las universidades prosperan cuando las personas están capacitadas para unirse y explorar nuevas ideas. Dado que todos usan una herramienta compartida, no hay límites cuando se trata de trabajar juntos. Trabajar en equipo en proyectos, propuestas, eventos y mucho más se vuelve simple, y debido a que todos están en la misma plataforma, su equipo es libre de enfocarse en la innovación y los resultados, en lugar de incorporar colegas y aprender nuevo software.

2. Simplifique la incorporación y mejore la adopción

Cuando todos trabajan en una plataforma diferente, la incorporación y la adopción no solo requieren mucho tiempo, sino que a menudo son costosas. Sin la comprensión adecuada de cómo aprovechar al máximo su software de gestión de proyectos, puede resultar difícil impulsar la adopción y capacitar a los usuarios para que obtengan los resultados que desean. Pero la incorporación a la medida de las necesidades y los flujos de trabajo de su equipo puede resultar costosa. Ahora multiplique eso en todos los productos que usa su universidad, por cada miembro del personal y cada nueva contratación posterior ... no hace falta que el departamento de matemáticas le diga que se suma rápidamente. ¿Y cuando equipos de diferentes departamentos o facultades quieren trabajar juntos? Si ambos no usan el mismo método para administrar su trabajo, deberán aprender a usar una interfaz completamente nueva antes de que puedan comenzar a colaborar y progresar. Con una herramienta de gestión de proyectos universal en todos los departamentos, puede minimizar el tiempo y los recursos que necesita dedicar a la incorporación. Es fácil poner al día a los nuevos empleados y saber que los está equipando con las herramientas que necesitan para hacer su trabajo. No solo eso, sino que con los proyectos de trabajo en equipo siempre hay oportunidades para mejorar tus conocimientos y seguir aprendiendo. Ya sea que decidas únete a un seminario web con uno de nuestros expertos, busca nuestro documentos de ayuda para aprender sobre una característica específica, o comuníquese con nuestro equipo de soporte 24/7 para obtener ayuda con una consulta en particular, Teamwork siempre está aquí para ayudarlo a usted y a su equipo en cada etapa de su proceso de adopción.

3. Dar a cada equipo la flexibilidad de trabajar a su manera

Cada equipo tendrá diferentes objetivos, KPI y formas preferidas de trabajar. La forma en que trabaja el equipo de marketing de su universidad será completamente diferente a la forma en que trabajan los miembros de su facultad, y todos tendrán un conjunto de proyectos, responsabilidades y objetivos completamente diferente. Los proyectos de algunos equipos se beneficiarán de una representación más visual, como vistas de tablero y diagramas de Gantt. Para otros, las listas de tareas serán la forma más eficaz de asignar y rastrear el trabajo. Y para los equipos de planificación estratégica de alto nivel, es importante poder realizar un seguimiento del progreso de múltiples proyectos clave en varias áreas en una sola vista de resumen o tablero personalizado. Muchas herramientas de gestión de proyectos ofrecen algunas de estas opciones, pero no todas. Con Teamwork Projects, cada equipo y departamento puede estructurar y visualizar su trabajo de cualquiera de estas formas y más, lo que le permite consolidar todo el trabajo que se realiza en su universidad en un sistema central, sin obligar a sus usuarios a comprometer el proceso probado y métodos probados que funcionan para ellos.

4. Mantenga su información segura, protegida y centralizada

Cuando cada equipo trabaja con diferentes herramientas, es fácil que se pierda información importante. Esto no solo es frustrante, lo que lleva a cables cruzados, un progreso más lento y archivos replicados que desperdician un espacio valioso, sino que el problema se agrava aún más por el hecho de que las universidades a menudo tratan con información confidencial y sensible. Desde los registros de los estudiantes hasta la financiación y la planificación financiera, desea poder asegurarse de que solo las personas relevantes puedan ver los archivos y tareas correctos; que está utilizando software confiable y seguro en el que puede confiar, sin importar en qué parte del mundo trabaje su equipo; y que todos sepan dónde encontrar la información que buscan en un momento dado. Proyectos de trabajo en equipo le permite hacer todo esto ofreciendo seguridad de vanguardia en general, así como configuraciones de privacidad granulares que le permiten personalizar quién ve qué en casi todos los niveles, desde proyectos hasta tareas individuales. Esto significa que cada equipo y departamento puede tener el acceso adecuado para ellos, por lo que no necesita preocuparse por terminar con información aislada debido a los permisos generales.

5. Garantizar la coherencia en los procesos de toda la universidad.

Hay algunos procesos que seguirán siendo los mismos sin importar en qué equipo esté alguien. Por ejemplo, supongamos que un miembro del personal desea solicitar un equipo nuevo. Ya sea que esa persona sea un profesor o un ejecutivo de marketing, es probable que necesite hablar con las mismas personas, como el equipo de operaciones, para facilitar su solicitud. Tener un procedimiento consistente para procesos administrativos importantes como estos ayuda a hacerlos más ágiles, eficientes y rastreables. Todos sabrán exactamente a dónde ir cuando tengan una solicitud, sus equipos de operaciones o cuentas ya no se ven inundados por mensajes aislados e imposibles de rastrear aquí y allá, y todos los involucrados tienen más visibilidad y responsabilidad. Y esto no solo facilita las cosas para los miembros del equipo que realizan y ejecutan esas solicitudes. Con un sistema de registro centralizado para todo, también facilita la vida de los equipos encargados de realizar un seguimiento de cosas como gastos, equipos y otros recursos. ¿Quiere saber más sobre cómo las universidades reales utilizan los proyectos de trabajo en equipo todos los días?

¿Cómo utiliza tu universidad los proyectos de trabajo en equipo? Háganos saber en los comentarios a continuación.