Intente buscar en Google las "mejores prácticas de gestión de proyectos" y verá miles de resultados. Examinar todos esos resultados es una perspectiva agotadora, ¿verdad? Y, sin embargo, los datos del Project Management Institute Pulse of the Profession 2020 la encuesta descubrió que el 11,4 por ciento de la inversión se desperdicia debido a una mala gestión del proyecto.

Por eso es tan importante mantener actualizados sus conocimientos y habilidades. Y en el espíritu de trabajando juntos (maravillosamente), queremos ponértelo fácil. Tomamos lo mejor de todos esos resultados de búsqueda y los compilamos en las siete mejores prácticas recomendadas para la administración de proyectos.

La incorporación de estos consejos en su próximo proyecto llevará sus habilidades de gestión de proyectos al siguiente nivel. Entonces empecemos.

1. Desarrollar un resumen del proyecto

Cuando se trata de la gestión de proyectos, la claridad es la clave del éxito. Ponga en marcha su proyecto con una clara resumen del proyecto que incluye definiciones de los siguientes elementos:

  • Alcance y objetivos

  • Entregables

  • Ciclo de vida del proyecto

  • Hitos clave

  • Criterios de éxito

Utilice el resumen del proyecto para involucrar a todas las partes interesadas, incluidos los clientes y el equipo del proyecto. Un resumen bien definido proporciona un sentido de dirección desde el principio y asegura que el equipo se mantenga en el camino correcto. Dedicar tiempo ahora a este primer paso crítico podría ahorrarle grandes dolores de cabeza en el futuro.

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2. Elabora un plan de proyecto

Una vez que tenga el resumen de su proyecto, puede desarrollarlo en un plan de proyecto completo. El plan del proyecto detalla todos los pasos necesarios para entregar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Dividir el plan en fases facilita la gestión y el mantenimiento de la visibilidad. Asegúrese de que el plan de su proyecto cubra lo siguiente:

  • Roles y responsabilidades de los miembros del equipo

  • Hitos como fechas clave, entregables, presupuestos, tareas y personal

  • Identifique las dependencias entre las tareas que deben realizarse en orden.

Al desarrollar el plan de su proyecto, tenga en cuenta las carga de trabajo de los miembros del equipo. Su proyecto puede perder un impulso valioso si se desarrollan cuellos de botella.

Y una vez finalizado el plan, utilice un software de gestión de proyectos como Trabajo en equipo para administrar cargas de trabajo y monitorear el progreso.

3. Comuníquese de forma clara y coherente

La comunicación regular es la base de gestión de proyectos exitosa. Asegúrese de que las comunicaciones internas se realicen a través de una plataforma. La mensajería instantánea, especialmente cuando está integrada en su software de gestión de proyectos, es la opción preferida por muchos. El chat en equipo, inmediato y directo, es una plataforma excelente para resolver problemas o consultas y permite una toma de decisiones más rápida.

Cualquiera que sea la plataforma que uses, establecer y mantener canales de comunicación claros de modo que todas las partes interesadas, incluidos los clientes, estén informadas y actualizadas.

Y cuando se trata de camaradería y un sentido de propósito compartido, no hay sustituto para las comunicaciones cara a cara, incluso si esas caras pueden estar un poco pixeladas en el futuro previsible. Configure reuniones periódicas del proyecto (en persona o mediante videollamadas) para revisar el progreso, impulsar la transparencia, y mejorar la rendición de cuentas.

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4. Gestionar las variaciones y tomar medidas correctivas.

A medida que avanza el proyecto, inevitablemente surgirán problemas que requerirán ajustes en los cronogramas, presupuestos o gestión de tareas. Es vital abordar estas variaciones de frente. Permitir que se deslicen podría liberar un efecto dominó que impacta en el éxito del proyecto.

Realice un seguimiento de las variaciones dentro del equipo. De esa manera, el equipo desarrolla una comprensión de por qué las cosas no se van a planificar, para que pueda evitar que vuelvan a suceder. Luego, tome las medidas correctivas necesarias. Por ejemplo, si el proyecto está sobrepasando el presupuesto, es posible que deba revisar el alcance. Y si el proyecto está tardando más de lo previsto, es posible que deba aportar más recursos o reconsiderar su cronograma de entrega.

No tomar una acción temprana y decisiva para hacer frente a las variaciones es a menudo la razón por la que los proyectos fracasan.

5. Gestionar el riesgo

Todo proyecto implica la gestión de riesgos. Los riesgos son eventos que pueden dañar su proyecto. Cuando planifique su proyecto desde el principio, tómese el tiempo para identificar todas las cosas que podrían salir mal y luego considere el daño potencial, para que pueda comprender qué riesgos son los más importantes a evitar. Si es posible, querrá tratar de evitar todos los riesgos, por supuesto, o al menos disminuir su impacto.

Esté atento a los riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, ya que pueden surgir en cualquier momento.

6. Controle el avance del alcance

Uno de los riesgos a considerar es alcance fluencia. Es posible que su proyecto haya tenido límites claros al principio, pero esos límites pueden volverse bastante fluidos una vez que entre en la fase de ejecución. Antes de que te des cuenta, el alcance del proyecto se ha ampliado. Y el peligro es que su presupuesto, cronograma o entregables podrían verse afectados.

Asegúrese de que los clientes y las partes interesadas comprendan las implicaciones de realizar cambios. Y si el alcance debe cambiar, actualice el plan y avísele a todos.

7. Celebre una reunión de cierre

En la emoción de llevar el proyecto a la línea, este paso final a menudo se pasa por alto. Sin embargo, es importante informar después de cada proyecto para reflexionar sobre los éxitos y los reveses. Una vez finalizado el proyecto, comparta las lecciones aprendidas sobre gestión de proyectos o las ideas sobre cómo mejorar con sus colegas para que todos puedan aprender de la experiencia.

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