Cada proyecto necesita un plan de juego.

En términos de gestión de proyectos, ese plan de juego se llama ejecución del proyecto: un esquema paso a paso de cómo va a mantener un proyecto en el buen camino, dentro del presupuesto y entregarlo a tiempo. La ejecución de su proyecto debe incluir todo, desde el alcance del proyecto hasta un plan de entrega.

La razón por la que la ejecución del proyecto no siempre va según lo planeado a menudo se reduce a la planificación. UN estudio de gestión de proyectos de Wellingtone encontró que solo el 55% de los gerentes de proyectos crean un documento de alcance antes de ejecutar proyectos, y solo el 30% divide grandes proyectos en tareas más pequeñas con sus propios resultados y evaluaciones, lo que dificulta su seguimiento.

Ahora nosotros no lo haré arrastre la línea "no planificar es planificar fracasar", pero lo que será es darle un desglose detallado sobre:

  • Qué es la ejecución del proyecto y su finalidad

  • Por qué necesita un plan de ejecución de proyectos

  • Cómo crear un plan de ejecución de un proyecto

Listo? Vamos a planificar 👩‍💻

¿Qué es la ejecución de un proyecto y cuál es su propósito?

La ejecución del proyecto es cuando la planificación del proyecto se pone en acción y las tareas y los entregables se controlan para garantizar que el proyecto tenga éxito.

El seguimiento y monitoreo de cada elemento del proyecto una vez que se inicia puede marcar la diferencia entre si se hunde o nada. Según Project Management Institute, las métricas que indican si un proyecto tendrá éxito se reducen a mantenerse dentro del presupuesto, entregar las tareas a tiempo y no ser víctimas de la filtración del alcance.

Puede ser más fácil decirlo así: no importa qué tan bien planifique sus proyectos y cuánto tiempo se dedique a las reuniones previas al lanzamiento, debe prepararse para que las cosas salgan mal. Si lo hace, estará en una mejor posición para administrarlo y arreglarlo para que su proyecto no se salga de los rieles.

Ahí es donde entra la ejecución del proyecto.

Realiza un seguimiento de su proyecto en tiempo real para que pueda solucionar los problemas de inmediato, en lugar de esperar hasta el final del proyecto para mirar hacia atrás y detectar dónde se estaba desperdiciando dinero o dónde su equipo estaba tardando demasiado en alcanzar un hito. Como destaca John Rossman en Piense como Amazon, las empresas deben actuar en tiempo real para evitar problemas.

"Hoy en día, necesita datos en tiempo real, supervisión en tiempo real y alarmas en tiempo real cuando se avecinan problemas, no métricas de retraso que ocultan los problemas reales durante 24 horas o más ", dice.

"Su negocio debería funcionar como un reactor nuclear.

"Si surge un problema, debe ser consciente de ello de inmediato ".

No importa si el proyecto en el que está trabajando su equipo está programado para durar dos semanas o dos meses, el propósito de la fase de ejecución del proyecto es el mismo:

  • Realización del trabajo en el alcance del proyecto

  • Coordinar el trabajo del equipo

  • Actuar en tiempo real para corregir el rumbo si el proyecto tiene dificultades

  • Gestionar costes y presupuestos

  • Mantener la comunicación con el cliente

  • Organizar reuniones de estado periódicas para asegurarse de que su equipo esté en la misma página y el proyecto se mantenga programado

  • Entrega del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto

Tenga en cuenta que no importa cuánto tiempo pase en la fase de planificación del proyecto, la fase de ejecución es casi siempre la parte más larga del proyecto y la más desafiante. Si su proyecto va a fallar o sobrevivir, sucederá durante la ejecución.

Precisamente por eso necesita un plan de ejecución del proyecto.

¿Por qué necesita un plan de ejecución de proyecto?

Un plan de ejecución de proyecto reúne toda su planificación cuidadosa y la pone en práctica.

Piense en ello como un plan de batalla.

En su plan de batalla, trazará cómo ejecutar y superar:

✅ Entregables de su proyecto: Como tareas e hitos. Todo debe revisarse, comprobarse en busca de errores, probarse y comprobarse de nuevo.

📈 Indicadores clave de rendimiento (KPI): Estos son los indicadores con los que mide sus esfuerzos, como cuánto dinero está gastando o cuánto tiempo le toma a su equipo completar cada una de sus tareas.

🚧 Reductores de velocidad: ¿Qué pasa si alguien de tu equipo se enferma? ¿Si el cliente comienza a pedir cosas fuera de su alcance? ¿Si el edificio se incendia? La planificación de los riesgos en cada proyecto es fundamental.

En pocas palabras, tener un plan de ejecución del proyecto lo ayuda a asignar tareas y responsabilidades, establecer expectativas y entregables claras, y le brinda una manera de corregir el rumbo si encuentra algún problema. Al crear un plan de ejecución claro, Llenar los vacíos de ejecución' Todd Williams dice que los gerentes de proyecto pueden evitar las "seis brechas de ejecución" que impiden que los proyectos tengan éxito:

  • Ausencia de entendimiento común

  • Patrocinadores ejecutivos desconectados

  • Desalineación con objetivos estratégicos

  • Mala gestión del cambio

  • Gobierno corporativo ineficaz

  • Liderazgo deslucido

Ahora ya sabe qué es un plan de ejecución de un proyecto y por qué es tan importante: hagamos uno.

Cómo crear un plan de ejecución de un proyecto

Paso 1: Comience con una reunión de ejecución del proyecto

Una vez finalizada toda la planificación inicial de un proyecto, en lugar de sumergirse directamente, organice una reunión de equipo para que todos estén en sintonía.

Ahora, las reuniones de ejecución de proyectos parecen pequeño diferente de las actualizaciones semanales estándar que tiene con su equipo. Esto se debe a que hay mucho por hacer: debe brindarle a su equipo un resumen detallado de los plazos, los entregables, el alcance y los presupuestos del proyecto.

Todos los involucrados en el proyecto, desde las partes interesadas hasta los diseñadores y los líderes de equipo, deben estar en la reunión para ver cómo se ve el cronograma del proyecto y tener la oportunidad de discutir cualquier problema o inquietud que tengan.

Una vez que todos tengan sus invitaciones a la reunión, debe finalizar el plan del proyecto.

La forma más sencilla de hacerlo es con un software de gestión de proyectos que supervisará el proyecto en tiempo real una vez que comience. Una herramienta como el trabajo en equipo realiza un seguimiento de todo, desde los objetivos y presupuestos de alto nivel hasta los riesgos y los entregables, y puede planificar todo en una plantilla.

Puede darle a su equipo una idea clara de qué esperar con un plan de proyecto simple como este:

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Y, usando el Característica de carga de trabajo, asignar tareas y entregables a cada miembro del equipo para que todo se pueda rastrear en tiempo real. sin sobrecargando su capacidad.

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Iniciar la fase de ejecución del proyecto de esta manera permite que todos vean qué tareas tienen pendientes y se asegura de que todos estén en la misma página desde el primer día.

Paso 2: supervise y controle todos los riesgos

Ningún proyecto estará libre de riesgos, no importa cuánto planees.

Es exactamente por eso que debe esperar que ocurran riesgos y tener un plan para controlarlos cuando ocurran.

Si tienes un equipo pequeño, alguien que se enferma podría arrojar una llave enorme en las obras. Si su equipo trabaja desde una oficina, existe una (pequeña) posibilidad de que un incendio interrumpa el trabajo durante semanas. La mejor manera de prevenir y gestionar estos riesgos es:

  • Entreviste a las partes interesadas para conocer los riesgos que han afectado los proyectos anteriores de la organización o del equipo.

  • Identificar riesgos externos utilizando un marco de análisis situacional como PESTEL (Político, Económico, Social, Tecnológico, Ambiental, Legal)

  • Analizar la documentación de planificación de su proyecto para identificar los riesgos inherentes del proyecto.

Luego, cree una lista de los riesgos que podrían afectar su proyecto y cree un plan para abordarlos. Y, como comer sus verduras, primero debe abordar las partes difíciles de su proyecto. De esa manera, si algo hace suceda, es más probable que ya haya completado las cosas importantes.

Consejo profesional: Monitorear los riesgos puede ser un proceso lento y abrumador. Usando una herramienta como Trabajo en equipo, puede agregar riesgos a una lista cuando los descubre, etiquetarlos con una probabilidad y sopesar el impacto que tendrían en sus proyectos. Aquí hay un resumen rápido de cómo funciona:

Paso 3: gestiona todo en tiempo real

No hay forma de entregar un proyecto a tiempo si no está siguiendo su progreso.

Cuando Wellingtone preguntó a las organizaciones cómo realizaban el seguimiento de sus proyectos, el 55% dijo que no tenían acceso a KPI en tiempo real, lo que hacía imposible realizar un seguimiento de los entregables y los presupuestos del proyecto. De hecho, muchas organizaciones dijeron que todavía estaban creando informes de proyectos manualmente, lo que hace que sea imposible detectar problemas en tiempo real.

Es esencial crear objetivos medibles y KPI como el tiempo de ciclo, la capacidad de recursos y la variación del presupuesto durante el proceso de planificación del proyecto. Una vez que el proyecto comienza, debe realizar un seguimiento de estos KPI en tiempo real con respecto a sus objetivos para asegurarse de que el proyecto se mantenga en el buen camino.

La gestión de su proyecto también significa que debe realizar controles periódicos con su equipo. Sugerimos dos formas de hacer esto durante la fase de ejecución del proyecto:

👨‍👩‍👦‍👦 Grupos diarios: Unos 30 minutos rápidos todas las mañanas para hablar con su equipo sobre lo que les espera para el día y darles a todos la oportunidad de hablar sobre cualquier problema que tengan. Las reuniones diarias no solo aportan un ambiente de trabajo en equipo a un proyecto, sino que también crean responsabilidad: si alguien dice que va a hacer algo durante la reunión matutina, puede hacer un seguimiento con él al día siguiente para asegurarse de que lo haya hecho. .

📈 Reuniones de progreso: Reuniones más largas que ocurren cada semana (o mes, si es un proyecto más grande) donde puede hablar sobre los cronogramas, el progreso, los hitos y los problemas potenciales.

Otra parte importante de la ejecución de su proyecto será vigilar fluencia del alcance. A veces, un cliente solicitará extras que no estaban en el alcance inicial o presionará por una gran cantidad de cambios que pueden arruinar rápidamente el presupuesto de su proyecto.

Si bien no puede ignorar estas solicitudes (y no debería), hay formas de lidiar con el alcance del alcance cuando está ejecutando un proyecto que mantiene contento a su cliente. Socio Director de Revenue River, Eric Pratt, dice que le gusta abordar las discusiones sobre el alcance del alcance de la manera más abierta posible.

"Cuando se nos presente una pregunta, diremos algo como: 'Absolutamente, como saben, eso no era realmente parte del alcance de nuestro proyecto, pero estamos felices de hacerlo por usted y siempre agradecemos más trabajo. " él dice.

"Hablaremos con el cliente sobre cómo quiere manejarlo: ¿estamos intercambiando algo para que no afecte sus números, lo estamos agregando, estamos despriorizando o eliminando algo más?

"Simplemente abrácelo de frente de una manera abierta, positiva y sin confrontaciones ".

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Paso 4: Verifique todo antes de que se entregue el proyecto

El paso final de la fase de ejecución del proyecto es asegurarse de aprobar todo.

Depende de usted, como gerente de proyecto, probar, aceptar y aprobar cada parte del proyecto antes de entregarlo a su cliente. Recuerde, los errores ocurren. Pero depende de usted detectarlos en la fase final del proyecto, para que el producto final esté libre de errores, errores y defectos.

La buena noticia es que, con un plan de ejecución de proyectos bien planificado, no se preocupará por las entregas tardías y los presupuestos abultados, por lo que tendrá tiempo para realizar las comprobaciones finales de cada proyecto en su cartera.

Para obtener más detalles sobre cómo comenzar con una herramienta de ejecución de proyectos, consulte Trabajo en equipo.