“El cambio es inevitable, excepto en una máquina expendedora ". Robert C. Gallagher La introducción de nueva tecnología en un equipo puede resultar abrumadora a veces, por lo que hemos recopilado nuestros mejores consejos para introducir con éxito Proyectos de trabajo en equipo en un equipo u organización. Puede que le sorprenda saber que lo primero que debe hacer es hablar con su equipo y sentar las bases para nuevos procesos, un estatuto del equipo, derechos de administrador y cómo enfocar la capacitación. Por lo tanto, antes de que todos en su equipo comiencen a crear proyectos y tareas, recomendamos los siguientes 10 pasos: 1. Preguntas para desarrollar una plataforma de comunicación y colaboración Cuando comiences a usar Teamwork Projects, tu equipo comenzará a establecer fechas límite para las tareas y colaborará sin correo electrónico. Antes de esto, ahora es un buen momento para hacer una revisión de sus procesos y canales de comunicación actuales. En su libro "Equipos comprometidos‘ (2016), Moussa, Boyer y Newberry describen las preguntas sugeridas para desarrollar un "Protocolo de comunicación y colaboración". Esta es una gran oportunidad para que el equipo discuta cuáles fueron los procesos improductivos anteriores y cómo manejarán ahora su trabajo y tareas mediante el uso de Proyectos de trabajo en equipo. Específicamente, Moussa, Boyer y Newberry sugieren las siguientes preguntas:

  • ¿Qué necesitamos que hagan nuestras herramientas?

  • ¿Qué herramientas ya están usando los miembros del equipo en sus otros trabajos?

  • ¿Cuál es el orden de preferencia para el método de contacto (correo electrónico, llamada telefónica, texto, mensaje de chat)?

  • ¿Cuándo usamos qué herramienta?

  • ¿Cuál es nuestra expectativa de tiempos de respuesta a correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes de texto y mensajes de chat?

  • ¿Cuáles son nuestras convenciones de nomenclatura para archivos y correos electrónicos?

Por ejemplo, considere cómo utilizan actualmente: el calendario de su equipo, las hojas de cálculo y el correo electrónico. Piense por qué utiliza estas herramientas de la forma en que lo hace, qué funciona y qué no. En los proyectos de trabajo en equipo, el calendario se utiliza para reuniones, vacaciones, baja por enfermedad, citas, formación, etc., pero no para fechas límite. En cambio, se pueden asignar fechas límite a cada tarea o hito. 2. Protocolo de comunicación Junto con la Plataforma de comunicación y colaboración, también vale la pena discutir cómo el equipo abordará las características específicas de los Proyectos de trabajo en equipo, como mensajes, comentarios, notificaciones por correo electrónico, cuadernos y tareas atrasadas. Sugerimos lo siguiente como punto de partida:

  • Definición de cómo abordar mensajes y comentarios. La distinción importante entre mensajes y comentarios es que los mensajes son generales, mientras que los comentarios son específicos de una tarea. Los mensajes no deben considerarse un reemplazo del correo electrónico. Del mismo modo, al dejar un comentario, decida cómo abordar la notificación a las personas. ¿Todos en tu equipo quieren ser notificados? Considere solo notificar a las personas que necesitan actuar directamente sobre su comentario.

  • Para las notificaciones por correo electrónico, pida a cada miembro del equipo que piense en configurar filtros y carpetas en su cuenta de correo electrónico para dividir y conquistar, ya que es fácil sentirse abrumado cuando recibe muchas notificaciones de comentarios, nuevas tareas, eventos y mensajes.

  • Reconozca que es difícil deshacerse de los malos hábitos. Habrá fluctuaciones en el correo electrónico y cuando esto suceda, acuerden cómo se guiarán mutuamente por el camino correcto. Si alguien dice que le enviará un correo electrónico, una frase útil es: "¿Podría crear una tarea para mí en su lugar, por favor?". Además, si recibe una actualización por correo electrónico sobre una tarea, intente no responder a su compañero de equipo por otro correo electrónico. En su lugar, puede comentar en la tarea en sí o presionar responder a la notificación por correo electrónico y el comentario se agregará a la tarea.

  • Es importante recordarles a todos que los proyectos de trabajo en equipo se basan en la apertura y la transparencia.

  • Decida cómo lidiar con las tareas atrasadas o vencidas. Por ejemplo, ¿las personas podrán cambiar las fechas de vencimiento establecidas por otra persona? ¿O cómo abordar dar un codazo a una persona que no ha completado una tarea a tiempo? Es recomendable discutir y acordar estos temas con anticipación.

3. ¿Quién es el superorganizador de tu equipo? Cada equipo tiene una persona que es un superorganizador. Les encanta ver las carpetas con el nombre correcto y todo en el lugar correcto. Esta persona es perfecta para crear y organizar proyectos, categorías y etiquetas. Pídales que comiencen a usar la herramienta primero para que puedan comenzar a pensar en cómo transferir la carga de trabajo actual. Es mucho más fácil para una persona comenzar a crear proyectos antes de entregárselos al equipo. 4. Nuestro centro "Empezar" El mejor lugar para que todos comiencen a aprender a usar Proyectos de trabajo en equipo es aquí en nuestro Empezando cubo. Puede encontrar información simple sobre todos los aspectos básicos: paneles, proyectos, hitos, listas de tareas y tareas, mensajes y comentarios, archivos, seguimiento del tiempo, la sección Todo, el calendario y las personas. 5. Dar acceso a los clientes La transparencia es el núcleo de los proyectos de trabajo en equipo. Algunas empresas y agencias darán a los clientes acceso a proyectos. Si esto es algo que está pensando en hacer, es importante que su equipo sepa que, como estándar, los clientes tendrán una visibilidad completa de todo dentro de este proyecto. Sin embargo, puede cambiar específicamente la opción de privacidad en cada elemento. 6. ¿Qué es un proyecto? ¡La belleza de los proyectos de trabajo en equipo es que es tan flexible! Cualquier cosa que crea que debería ser un proyecto, puede ser un proyecto. Y recuerde que puede tener más de un proyecto a la vez. 7. Integraciones Hay todo un mundo de posibilidades a través de integraciones con aplicaciones que su equipo ya podría estar usando. Teamwork Projects está creado y diseñado para funcionar a la perfección con una amplia variedad de aplicaciones, por ejemplo, Hubspot, Box, Google Drive, Dropbox y Harvest. Ver la lista completa haga clic aquí. 8. Plazo de formación Otro consejo es dar el tiempo y el espacio adecuados para el período de entrenamiento. ¡El mejor momento para comenzar el entrenamiento es cuando el equipo tiene algo de espacio para respirar entre proyectos, si es posible! Del mismo modo, si su equipo tiene una fecha límite muy ajustada, puede que no sea el mejor momento para introducir con éxito la nueva tecnología. 9. Acceso de administrador Es importante considerar quién necesita acceso de administrador, ya que los administradores tienen acceso adicional y pueden cambiar la configuración en el sitio. También considere lo que sucedería si el administrador dejara la empresa. ¿Qué podría implementar para que el acceso de administrador (nombres de usuario y contraseñas) sea fácilmente accesible? Asimismo, es igualmente importante pensar en cómo se capacitará a las personas nuevas sobre cómo usar los proyectos de trabajo en equipo. Una sugerencia aquí sería enviarles un enlace al Empezando hub, sino también para recibir capacitación práctica de un colega. 10. ¿Tengo una pregunta? Pruebe la base de conocimientos o póngase en contacto los Base de conocimientos es un centro dedicado con guías de capacitación y videos de capacitación. Usando el botón de búsqueda, simplemente ejecute una búsqueda para su consulta. También contamos con un fantástico equipo de soporte, con una calificación regular de satisfacción del cliente que puede ver en el Informe de satisfacción del cliente. Si hay algo sobre lo que desea obtener más información, simplemente escríbanos yendo a esta página https://www.teamwork.com/support. Si sigue los pasos anteriores, estamos seguros de que le ayudará a sentar bases sólidas para una rápida adopción y una implementación exitosa de los proyectos de trabajo en equipo. Si tiene algún otro consejo o consejo sobre cómo introdujo los proyectos de trabajo en equipo en su equipo u organización, nos encantaría saberlo: support@teamwork.com, ¡y podría ver sus consejos enumerados en esta página!