Farotech es una agencia de marketing digital integral impulsada por el crecimiento que implementa un enfoque sistemático para la generación, el fomento y la conversión de clientes potenciales mediante el uso de diseño web escalable, estrategias de entrada de vanguardia y desarrollo de videos creativos. Están ubicados fuera de Filadelfia (EE. UU.), Pero atienden a clientes en todo el país. En este caso de estudio, hablamos con Scott Harris, director de marketing digital, sobre por qué Farotech eligió Proyectos de trabajo en equipo después de luchar por encontrar un software de gestión de proyectos accesible que ofreciera las funciones que necesitaban. Hoy en día, utilizan Proyectos para mejorar la transparencia del equipo y simplificar las tareas que requieren mucho tiempo, como el seguimiento del tiempo y la facturación.

“Teamwork Projects es una herramienta eficaz para gestionar una empresa dentro de cualquier sector laboral. Lo he recomendado personalmente a empresas de industrias que no tienen nada que ver con el marketing digital ".

El reto

En 2015, Farotech gestionaba proyectos y producción a través de un sistema interno que funcionaba bien, pero estaba controlado por un único programador que había dejado la empresa. Debían realizarse actualizaciones y mejoras, pero los equipos estaban estancados porque ningún otro empleado podía administrar el backend del software personalizado.

“Cuando usamos nuestro desarrollador interno para crear nuestro sistema, no pensamos en las consecuencias de que una persona tuviera acceso a todo nuestro proceso. Realmente ralentizó nuestros flujos de trabajo y nuestro impulso cuando esa persona no estaba aquí para que todo siguiera funcionando ".

Antes de diseñar su propio sistema, el equipo de Farotech dependía de una colección ensamblada de hojas de cálculo complicadas y una plataforma de gestión de proyectos incómoda que no era capaz de manejar el gran volumen de tareas en su programa de producción. Farotech no solo necesitaba herramientas de gestión de proyectos completamente nuevas, sino que también necesitaba una forma de permitir que cualquier persona, desde la alta dirección hasta los miembros del equipo de nivel de entrada, hiciera los cambios necesarios sin un guardián. Para que eso sucediera, sabían que el software tenía que ser fácil de aprender para que cualquiera pudiera dominarlo en cuestión de días.

“Sabíamos que no podíamos permitirnos quedarnos estancados sin las herramientas de gestión de proyectos que necesitábamos, por lo que nos centramos en encontrar software que cualquiera pudiera utilizar. La fácil incorporación y el acceso de todo el equipo eran tan importantes como las funciones avanzadas ".

La solución

Después de evaluar varias soluciones de software de gestión de proyectos diferentes, Farotech seleccionó Proyectos de trabajo en equipo por sus materiales de apoyo a la formación, la interfaz de usuario intuitiva y la flexibilidad para adaptar los flujos de trabajo y los procesos a sus necesidades. Podrían guardar sus hojas de cálculo y herramientas organizativas limitadas y tener todos sus documentos, tareas, materiales de referencia y procesos contenidos en una plataforma.

“Teamwork Projects fue una elección obvia debido a su fácil curva de aprendizaje y la capacidad de cualquier persona de la empresa para tomar las riendas y administrar el flujo de producción o backend dentro del software ".

Internamente, Farotech utiliza Teamwork Projects para ingresar un programa de producción mensual recurrente que guía muchos de sus proyectos. Las características de la plantilla de proyectos permiten al equipo reducir su tiempo de configuración para cada nuevo proyecto y estandariza los procesos necesarios para proyectos personalizados. Con las funciones de importación masiva, el equipo también pudo ahorrar tiempo creando listas de tareas. Podrían ingresarlos todos en hojas de cálculo y luego transferirlos a Proyectos, completarlos con asignaciones para las tareas necesarias.

“Con este atajo, tenemos una manera fácil de crear y asignar una gran cantidad de entregables sin tener que repetir una tediosa entrada de datos. Ahora todo el mundo sabe exactamente lo que necesita hacer y nuestra planificación se ha simplificado. "

La facturación también solía consumir mucho tiempo, ya que el departamento de facturación tenía que recopilar y tabular todas las horas invertidas en el proyecto de cada miembro del equipo. Con las herramientas de seguimiento de tiempo integradas de Teamwork Project, las entradas de tiempo se calculan automáticamente para tareas y subtareas en cualquier parte de un proyecto. La facturación se ha reducido a unos pocos clics y también es mucho más precisa.

“Ahora podemos facturar y pagar con precisión a los proveedores, y el seguimiento del tiempo también ha mejorado la precisión de las cotizaciones que ofrecemos a los clientes. Teamwork Projects nos ayuda a ahorrar dinero y a generar más dinero ".

Los beneficios

Cuando Farotech comenzó a ver los ahorros al utilizar Proyectos de trabajo en equipo en su proceso de facturación, decidieron dar un paso adicional para reestructurar completamente su proceso de cotización. Las herramientas de seguimiento del tiempo les permitieron descubrir cuánto tiempo realmente estaban invirtiendo en proyectos y luego ajustar las tarifas para reflejar con mayor precisión el valor de su trabajo.

“Antes de Projects, estábamos haciendo demasiadas conjeturas sobre la facturación. Ahora tenemos datos que nos permiten cotizar y facturar trabajos directamente y desarrollar una estructura de precios eficaz para nuestros servicios ".

Otras entradas automatizadas o simplificadas también han reducido el ajetreado trabajo que los miembros del equipo de Farotech deben completar para intercambiar información o hacer que los proyectos avancen. Ahora que todos los miembros de la empresa se han incorporado a Proyectos de trabajo en equipo, están viendo mejoras significativas en la optimización de los flujos de trabajo y la reducción de los cuellos de botella.

“Hemos recuperado mucho tiempo de nuestra semana laboral. Finalmente tenemos un sistema que es capaz de administrar nuestro volumen de tareas y programa de producción. La capacidad de importar una gran cantidad de tareas elimina la necesidad de crear tareas manualmente y nos permite mantener un programa de producción continuo ".