Wilderness Youth Project es una organización sin fines de lucro en Santa Bárbara, California, dedicada a fomentar la confianza, la salud y un amor de por vida por el aprendizaje a través de experiencias al aire libre y tutoría. Conectan a jóvenes y familias de diversos orígenes con el mundo natural y les ayudan a desarrollar habilidades naturalistas. Los participantes informan más confianza, mejores habilidades interpersonales, mayor competencia física y un mayor respeto por el mundo físico. Anthony Hickling, coordinador de desarrollo de Wilderness Youth Project, descubrió Teamwork Projects cuando su pequeño equipo necesitaba un sistema de gestión de proyectos en línea mejorado para gestionar una mayor carga de trabajo. Así es como descubrió los proyectos de trabajo en equipo y los utiliza para realizar un seguimiento de varios proyectos y mantenerse al tanto de las prioridades de cada día o de un proyecto completo.

“Nuestro equipo no es grande, pero dependemos de las funciones avanzadas de Proyectos de trabajo en equipo para completar los proyectos a tiempo y con todos los detalles en su lugar. Les decimos a los demás todo el tiempo lo felices que estamos con Teamwork Projects, y estamos muy agradecidos de tener acceso a un software tan excelente ".

Los desafios

Antes de pasar a Proyectos de trabajo en equipo, el "departamento" de desarrollo de Wilderness Youth Project estaba formado por una persona que usaba GQueues, el administrador de tareas en línea de Google, para administrar las tareas y los detalles del proyecto. A medida que la organización crecía y se agregaba otra persona al equipo de desarrollo, Anthony sabía que necesitaban un mejor software para adelantarse a los plazos y las responsabilidades adicionales. Anthony y su nuevo miembro del equipo sabían que tenían las habilidades para coordinar varios proyectos nuevos simultáneamente, pero dudaban que GQueues pudiera brindarles el apoyo que necesitaban.

“GQueues no era lo suficientemente robusto para que pudiéramos visualizar y priorizar múltiples proyectos. Sabíamos que necesitábamos un software que pudiera manejar múltiples listas, fechas de inicio y fechas límite, al tiempo que las presentaba de una manera clara y manejable ".

Específicamente, Anthony quería software con herramientas de informes que pudieran ayudarlos a ver el panorama general de sus proyectos, no solo listas de tareas pendientes y fechas límite. Otro software era demasiado simple o la interfaz de usuario dificultaba su uso, y Anthony quería asegurarse de que su equipo de desarrollo de dos personas pasara el mayor tiempo posible trabajando en proyectos, no registrando su progreso.

La solución

Mientras Anthony revisaba y comparaba las opciones de software de gestión de proyectos, las redujo a Proyectos de trabajo en equipo y Asana. Al final, seleccionó Proyectos de trabajo en equipo debido a la fecha de inicio y subtareas dependientes caracteristicas.

“El software de gestión de proyectos ha cambiado mucho en dos años, pero en ese momento, Teamwork Projects era la única empresa que ofrecía tareas vinculadas automáticamente para que todos supieran qué acción debían tomar a continuación ".

Dependencias de tareas permita que el equipo de desarrollo trace un proyecto completo en una progresión clara y lógica para que el equipo pueda ver cada fase del proyecto. Como los cambios ocurren inevitablemente, el equipo de Anthony puede alterar rápidamente el programa y los nuevos plazos se ajustan automáticamente. Una de las funciones favoritas del equipo, el Gráfico de gantt, hace que estos cambios sean aún más fáciles. Usan el diagrama de Gantt para obtener una descripción general rápida de todos los proyectos activos y luego hacen clic y arrastran las tareas para realizar ajustes.

“El diagrama de Gantt nos ayuda a obtener una instantánea mental de nuestras tareas y evaluar cómo nos estamos desempeñando en relación con esos planes. Podemos actualizar fácilmente los hitos y nos gusta la opción de codificar por colores los proyectos según su nivel de finalización ".

Los beneficios

Tener una perspectiva tan profunda de cada proyecto no solo ha ayudado al equipo de Anthony a evitar que los detalles se escapen por las grietas, sino que pueden ver qué fases de los proyectos tienden a ir sin problemas, dónde hay cuellos de botella y cómo pueden adaptarse instantáneamente para hacer las correcciones necesarias. Para el panorama general, o para prepararse para los próximos proyectos, recurren a los diagramas de Gantt para ver todos los aspectos en una pantalla. Diariamente, confían en la Reporte diario que llega cada mañana por correo electrónico. Esa breve lista de prioridades les ayuda a eliminar las diferentes posibilidades que podrían desviar su atención de las prioridades que realmente necesitan su atención.

“Teamwork Projects nos ha proporcionado una plataforma para visualizar y comunicar tanto objetivos generales como tareas específicas. Podemos evaluar nuestro desempeño, prepararnos para los próximos proyectos o simplemente ver qué sigue en nuestra lista de tareas pendientes del día ".

El resultado es que están gestionando más proyectos de los que pensaban que era posible con su equipo Lean y que mejoraron sus entregas a tiempo. El software ha reducido las horas de indecisión y ha aumentado drásticamente su productividad. Desde entonces, otras plataformas de software se han expandido para crear las funciones complejas que la mayoría de los equipos de desarrollo demandan, pero el equipo de Anthony dentro de Wilderness Youth Projects no tiene la intención de buscar otra solución. Con Teamwork Projects, tienen todas las herramientas para seguir agregando nueva capacidad de proyectos y agregar miembros adicionales del equipo en el camino, si es necesario.

“La mayoría del software es adecuado para crear listas de tareas pendientes, pero Teamwork Projects proporciona niveles de conocimiento de los proyectos de una manera que nunca antes habíamos tenido ".