Descubra cómo GNGF, una agencia de marketing de servicio completo, utilizó Teamwork Projects para establecer un flujo de trabajo de marketing para impulsar el crecimiento.


“Obtenemos una inmensa cantidad de ahorro de tiempo al tener todo integrado en la menor cantidad de herramientas posible. Proyectos de trabajo en equipo se ha convertido en la versión viva de nuestro proceso ". Chris Casseday es Director de Operaciones en GNGF (ser notado, ser encontrado), una agencia de marketing a gran escala que trabaja exclusivamente con clientes en la industria legal. La empresa utiliza un integrado márketing enfoque para ayudar a los abogados y bufetes de abogados a construir cada faceta de su presencia en línea para que los equipos legales puedan concentrarse en administrar sus prácticas legales.

Los desafios

Cuando GNGF comenzó en 2011, estaba utilizando Basecamp como una herramienta de gestión de tareas para su trabajo de marketing digital. A medida que la empresa comenzó a crecer, Chris y su equipo se dieron cuenta de que necesitaban una herramienta capaz de más que simplemente administrar tareas. Lo que motivó esta comprensión fue que la empresa comenzó a notar que una gran parte de su creciente base de clientes tenía las mismas necesidades de proyectos, con las tareas para estos proyectos bastante estandarizadas. La empresa reconoció que para poder aceptar más clientes y completar proyectos para estos clientes con un alto nivel, necesitaban encontrar una solución de gestión de proyectos que pudiera ofrecer cuatro características específicas que Basecamp no podía proporcionar en ese momento: 1) Proyecto y plantillas de tareas “Nuestras ofertas de servicios fueron muy consistentes entre nuestros clientes. Tuvimos un proyecto inicial seguido de un trabajo mensual basado en retenciones que en su mayoría tenía las mismas tareas cada mes. Queríamos una herramienta que tuviera plantillas de proyectos y tareas para que la creación de nuestros proyectos fuera coherente con nuestro proceso ". 2) Tareas recurrentes “Muchas de nuestras tareas de retención mensuales se repitieron cada mes. Así que queríamos que una tarea que, cuando se marcara, se creara por sí misma, volviera a aparecer el mes siguiente, similar a una solicitud de cita de calendario recurrente ". 3) Prioridades de la tarea “Algunas tareas eran críticas para hacer cada mes y otras era bueno tenerlas, por lo que queríamos asignar una tarea obligatoria frente a una agradable. En ese momento, no había un concepto de prioridad en Basecamp ". 4) Dependencias de tareas “Una gran cantidad de nuestras tareas tenían dependencias entre ellas. No se podía desarrollar hasta tener un diseño y no se podía entregar hasta que pasaba por el control de calidad, etc. No había forma de forzar las dependencias en Basecamp ". Una vez que GNGF supo lo que necesitaban de una solución de gestión de proyectos, se encontraron con otro obstáculo: las alternativas de Basecamp que evaluaron eran demasiado básico para sus necesidades o demasiado complejo. “En ese momento, con las soluciones de gestión de proyectos basadas en la nube, parecía haber complejos Gráfico de gantt asignación de recursos de estilo o el tipo Basecamp ".

La solución

Después de investigar y considerar las opciones disponibles, GNGF se encontró con Proyectos de trabajo en equipo y decidió hacer el cambio por dos razones: "Los proyectos de trabajo en equipo tenían todas las caracteristicas estábamos buscando. Enviamos algunas preguntas al equipo de soporte por correo electrónico y obtuvimos respuestas muy rápidas, así que eso también ayudó ". Durante los últimos 6 años, los proyectos de trabajo en equipo han sido de GNGF herramienta de elección para el crecimiento—ayudando a acelerar y agilizar sus procesos. Chris dijo que su empresa se ha mantenido fiel a Teamwork Projects debido a la habilidad para integrate with the other core tools that GNGF uses.

“He visto de primera mano en otras empresas la rápida proliferación de diferentes herramientas. Decidimos desde el principio centrar el lado de las operaciones de nuestro negocio en torno a la menor cantidad de herramientas posible. Usamos Google Apps para correo electrónico y calendario, Salesforce como la vista central de nuestros prospectos y clientes, Box para todos los documentos, y usamos Teamwork Projects para administrar proyectos y tareas, priorizar la carga de trabajo y monitorear el tiempo ”.

Los resultados

Una razón por la que GNGF ha podido aumentar el número de clientes tan rápido se debe a los proyectos de trabajo en equipo detallados proyecto y plantillas de lista de tareas caracteristicas. En lugar de perder el tiempo configurando cada nuevo proyecto o lista de tareas, estas plantillas ya tienen niveles de prioridad, dependencias y configuraciones de privacidad predeterminados. Las tareas y subtareas también se simplifican considerablemente porque se asignan automáticamente a los miembros correctos del equipo. “Nuestros proyectos de trabajo en equipo se han convertido en la versión viva de nuestro proceso. En lugar de documentar demasiado los procesos en un lugar al que pocas personas harán referencia, el proceso vive en nuestras plantillas de proyecto. " Chris dice que su empresa ha utilizado función de seguimiento del tiempo para analizar el rendimiento, reducir las ineficiencias y gestionar su carga de trabajo de forma más eficaz, de modo que los plazos siempre se cumplen.

“Si bien utilizamos más un modelo de retención mensual y no facturamos en función de las horas, queremos asegurarnos de saber a dónde van nuestras horas. Queremos asegurarnos de no dedicar muy poco tiempo a un cliente frente a otro, y queremos saber cuánto se destina al trabajo del cliente frente al trabajo interno, etc. Tuvimos problemas desde el principio en el seguimiento del tiempo de manera constante. El trabajo en equipo lo hace muy fácil, aunque el seguimiento del tiempo está integrado en la aplicación. "

Simplificado, flujos de trabajo que ahorran tiempo hacer Proyectos de trabajo en equipo el claro ganador para las necesidades de gestión de proyectos de GNGF, y el compromiso del personal de soporte de Teamwork.com aumenta la confianza de Chris en el producto.

“Hay una gran cantidad de caracteristicas que Teamwork ha incorporado de forma inmediata, por lo que los nuevos usuarios deberían profundizar y ver cómo maximizar el uso de la herramienta. El producto es de primera categoría, pero el equipo de Teamwork.com es el intangible que vale más de lo que paga."