¿Alguna vez ha tenido la sospecha de que podría haber una mejor manera de organizar su equipo de marketing? Hay muchas razones por las que puede sentirse así, desde interminables hilos de correo electrónico y partes interesadas inmanejables, hasta dificultades para comunicarse y entregar campañas a tiempo.

La respuesta a todas estas quejas, como resulta para muchos equipos, es la gestión de proyectos de marketing.

En esta guía, le explicaremos los entresijos del proceso de gestión de proyectos de marketing, que incluyen:

  • ¿Qué es la gestión de proyectos de marketing?

  • Las fases del proceso de gestión de proyectos de marketing

  • Cómo la gestión de proyectos ayuda a los equipos a comunicarse

  • Cómo inculcar habilidades y responsabilidades de gestión de proyectos en un equipo de marketing

  • Los beneficios de un enfoque de marketing gestionado por proyectos

  • Plataformas y herramientas de gestión de proyectos

Nuestro objetivo es brindarle toda la información que necesita para que la gestión de proyectos forme parte de sus procesos de marketing diarios.

¿Qué es la gestión de proyectos de marketing?

La gestión de proyectos de marketing es una forma de trabajo que proporciona un marco para la entrega de proyectos de marketing. Puede ayudar a los equipos a completar todo tipo de trabajo a tiempo y dentro del presupuesto, desde campañas de marketing y lanzamientos de productos hasta auditorías de SEO y análisis de la competencia.

Los beneficios clave de la gestión de proyectos de marketing incluyen una colaboración más fácil, una mejor coordinación entre los miembros del equipo y una entrega más eficiente del trabajo del proyecto. En pocas palabras, le dará al equipo más razones para amar trabajar juntos y menos razones para maldecir en su computadora. El detalle fino de la gestión de proyectos de marketing varía según las herramientas de gestión de proyectos, la metodología y las prácticas específicas que cada equipo elige utilizar. (Esto puede ser algo muy bueno si tiene miembros del equipo que son particulares sobre sus particulares).

Dicho esto, los siguientes puntos son ciertos para la mayoría de los procesos de gestión de proyectos de marketing:

  • El proyecto se centra en producir resultados específicos, denominados entregables. Un producto puede ser cualquier cosa, desde una serie de artículos de blog hasta una nueva estrategia de marketing para una marca.

  • El trabajo del proyecto se divide en partes manejables. Esto incluye listas de tareas, tareas, subtareas e hitos que representan logros importantes en el camino hacia la finalización del proyecto.

  • El trabajo se gestiona dentro de una herramienta de gestión de proyectos. Una herramienta de gestión de proyectos es un espacio de trabajo digital que se utiliza para planificar y realizar un seguimiento de las tareas del proyecto y facilitar la colaboración entre el equipo.

  • Cada proyecto avanza a través de fases bien definidas, incluida la planificación y ejecución. Suele haber un plazo y un presupuesto predefinidos para el proyecto.

La gestión de proyectos se puede utilizar para gestionar todo tipo de actividades y campañas de marketing, que incluyen:

  • Pago por clic (PPC)

  • Correo de propaganda

  • Marketing de búsqueda (SEO)

  • Optimización de la tasa de conversión (CRO)

  • Marketing de contenidos

  • Lanzamiento de productos

Un marco de gestión de proyectos reúne a todas las personas y tareas necesarias para realizar una campaña o un trabajo. Por ejemplo, en una campaña de marca, la gestión de proyectos se puede utilizar para organizar un esfuerzo de equipo entre diseñadores gráficos, redactores publicitarios, investigadores de mercado y estrategas.

undefined

Las cuatro fases de la gestión de proyectos de marketing 

La mayoría de los proyectos de marketing se pueden gestionar en un ciclo de vida del proyecto de cuatro fases:

  1. comienzo

  2. Plan

  3. Ejecutar

  4. Finalizar / Evaluar

Fase # 1: Inicio

Al inicio de un proyecto, la parte interesada encargada (es decir, el cliente) y el proyecto clave interesados del equipo de marketing definirá y acordará los objetivos del proyecto.

Los objetivos pueden luego traducirse en metas del proyecto, formando la base de un carta del proyecto. El proyecto comienza cuando este documento ha sido firmado por todos los principales interesados.

Fase # 2: Planificación

Con los objetivos del proyecto establecidos, el equipo puede acordar un presupuesto del proyecto e identificar los entregables.

Un entregable es cualquier cosa para la que el proyecto trabaja y produce intencionalmente. Los entregables más comunes (y obvios) utilizados en los proyectos de marketing son las actividades y campañas de marketing. Algunos proyectos incluyen entregables secundarios, como generar datos del proyecto que ayudarán con proyectos futuros.

Después de definir los entregables del proyecto, el equipo formula un plan de proyecto de marketing compuesto por varias tareas. Cuanto más complejo sea el proyecto, más tareas necesitará. Cada tarea se asigna a un miembro del equipo. A veces, los principales interesados asignan tareas a los miembros del equipo; en otros casos, los miembros del equipo se autoasignan sus propias tareas.

En este punto, es importante estimar el alcance del proyecto, es decir, la extensión del trabajo involucrado en el proyecto. Esto ayudará al equipo a evitar planificar más trabajo del que puede hacer. La estimación cuidadosa del alcance del proyecto es especialmente importante para los equipos que trabajan con un anticipo o con un presupuesto estricto.

Otro requisito durante la planificación es crear una línea de tiempo del proyecto, que describe la cronología de las actividades que componen el proyecto. Esto se puede representar visualmente a través de gráficos como Diagramas de Gantt, que se puede actualizar en tiempo real para dar al equipo una indicación clara del progreso del proyecto.

Fase # 3: Ejecutar

Esta es la fase en la que el equipo continúa implementando el plan de proyecto.

Durante la ejecución, los miembros del equipo que lideran la gestión del proyecto serán responsables de administración de tareas. Esto implica rastrear e informar sobre el progreso de la tarea, crear nuevas tareas según sea necesario y eliminar los "bloqueadores", que son problemas que impiden que las tareas se realicen.

Una forma fácil de realizar un seguimiento del progreso en ciertos proyectos de marketing es utilizar tableros kanban, que brindan una reputación visual de un vistazo de cómo avanza una tarea en un proyecto. El tablero kanban tiene varias columnas, cada una de las cuales puede etiquetar como una determinada etapa de un proceso (por ejemplo, Ideas, Investigación, Escritura, Edición, Publicación). Cuando una tarea avanza a la siguiente etapa del proceso, su tarjeta se puede mover a la columna correspondiente. Para obtener más orientación sobre este enfoque, lea nuestra guía sobre Cómo utilizar Board View para crear un proceso de marketing de contenido espectacular.

Los miembros del equipo responsables de la gestión del proyecto también deberán monitorear el estado del proyecto durante la ejecución. Si el proyecto está retrasado o sobrepasa el presupuesto, esta persona debe averiguar por qué y buscar una solución. También deben proporcionar actualizaciones de estado, en informes a las partes interesadas de alto nivel y en discusiones con todo el equipo en reuniones periódicas de progreso.

Fase # 4: Finalizar / Evaluar

Finalmente, llegamos a la finalización del proyecto. Lo que suceda en esta fase dependerá de la naturaleza de la relación del equipo de marketing con el proyecto. Si el proyecto es un trabajo único, entonces podría considerarse terminado una vez que se haya entregado a la parte interesada que lo contrató.

Por otro lado, si su equipo es un departamento de marketing o una agencia de marketing que trabaja para los clientes como anticipo, la fase final del ciclo de vida del proyecto probablemente involucrará un proceso de evaluación. Esto es especialmente importante para la mejora continua de las tácticas de la campaña, ya que los conocimientos de la evaluación se pueden incorporar a proyectos futuros.

Cómo la gestión de proyectos ayuda a los equipos a comunicarse

A lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto de cuatro fases, el equipo del proyecto debe utilizar su herramienta de gestión de proyectos para comunicarse.

undefined

Quizás lo más importante es que los miembros del equipo pueden comentar sobre las tareas en las que están colaborando. Pueden etiquetar a otros miembros del equipo en los comentarios para incorporarlos a la conversación. Y lo que es más importante, todos los comentarios del hilo permanecen adjuntos a la tarea durante todo el proyecto (a menos que se eliminen), lo que significa que las conversaciones sobre las tareas son accesibles.

Algunas herramientas de gestión de proyectos proporcionan formas adicionales para que los miembros del equipo se comuniquen, como la mensajería de chat integrada.

Independientemente de las características específicas de las funciones de comunicación de una herramienta de gestión de proyectos, el punto crucial es que facilitan la colaboración de todo el equipo en el proyecto dentro de una única plataforma. Mientras que los correos electrónicos, las llamadas telefónicas y las actualizaciones de Zoom pueden hacer que se pierda información importante, una herramienta de gestión de proyectos mantiene todo en orden y en un solo lugar.

¿Cuáles son las habilidades clave de gestión de proyectos para los equipos de marketing?

Para implementar la gestión de proyectos de manera eficaz, deberá hacer dos cosas:

  • Habilidades de gestión de proyectos inmóviles en el equipo

  • Acomodar las responsabilidades de gestión de proyectos dentro del equipo

A la mayoría de los equipos de marketing les resultará más útil compartir las responsabilidades de gestión de proyectos entre ellos, en lugar de emplear a un director de proyecto. Este enfoque es mucho más rentable y brinda una oportunidad para que todos los miembros del equipo mejoren sus habilidades.

Si toma la gestión de proyectos “en equipo”, asegúrese de utilizar una herramienta y un proceso de gestión de proyectos accesibles. Esto asegurará que los miembros del equipo puedan adquirir las habilidades necesarias rápidamente y sin requerir un título en ciencia espacial.

Una forma eficaz de dividir las responsabilidades de la gestión de proyectos entre un equipo es hacer que el liderazgo en la gestión de proyectos roten a través de los miembros del equipo. Un miembro del equipo lidera un proyecto, otro miembro del equipo lidera el siguiente, y así sucesivamente. Esto brinda a todos los miembros del equipo la oportunidad de aprender el proceso de gestión de proyectos de adentro hacia afuera cuando llegue su turno.

El liderazgo rotativo de gestión de proyectos no solo ayudará a cada miembro del equipo a adquirir las habilidades de liderazgo en gestión de proyectos; también debería mejorar su adopción del proceso cuando actúan como miembros normales del equipo.

La competencia de gestión de proyectos de un equipo también se puede mejorar mediante la formación. Estas son algunas de las áreas de habilidades clave en las que centrarse en el desarrollo profesional:

  • Habilidades organizativas. Si bien su plataforma de gestión de proyectos debería acelerar o automatizar muchas de las tareas de organización de sus proyectos, la gestión de proyectos aún requiere una buena organización.

  • Habilidades de comunicación. Las personas son el factor más importante en la gestión de proyectos, por lo que, naturalmente, el liderazgo de la gestión de proyectos requiere una gran comunicación.

  • Conocimiento de las prácticas de gestión de proyectos. La comprensión de las diversas prácticas y metodologías de gestión de proyectos existentes ayudará a un equipo a tomar decisiones informadas sobre su propio proceso de gestión de proyectos.

Los beneficios de marketing de la gestión de proyectos

Los beneficios más obvios de la gestión de proyectos de marketing están relacionados con la productividad. Muchos equipos descubren que un enfoque gestionado por proyectos les ayuda a:

  • Planifica mejor

  • Ejecute el trabajo más rápido

  • Mantenga un registro de las partes móviles de un proyecto

  • Colabora más fácilmente

La gestión de proyectos también puede generar ganancias de eficiencia a largo plazo para los equipos de marketing. Por ejemplo, cada proyecto trae consigo una estructura de proyecto que se puede modificar y reutilizar para proyectos futuros. Además, puede utilizar las lecciones aprendidas de la fase de evaluación de un proyecto para perfeccionar su proceso y toma de decisiones.

Cuanto más tiempo utiliza un equipo de marketing un enfoque de gestión de proyectos, más inteligentes pueden volverse sus procesos y mejores pueden ser sus resultados.

Herramientas de gestión de proyectos para especialistas en marketing 

La perspectiva de agregar más herramientas digitales a la pila es suficiente para enviar un escalofrío por la columna vertebral de muchos especialistas en marketing. Pero para facilitar la gestión de proyectos, necesitará la herramienta de gestión de proyectos adecuada.

undefined

Recomendamos usar una sola herramienta, que puede administrar todas las partes móviles de sus campañas y cualquier otro trabajo que realice. Así es como muchos de los mejores equipos de marketing de la actualidad están organizando su trabajo, desde la agencia digital líder de Gales, Liberty Marketing, al equipo de marketing del famoso fabricante de suministros musicales D'Addario.

Al configurar su herramienta de gestión de proyectos, tenga en cuenta su pila de marketing. Específicamente, considere qué tan bien se pueden integrar sus otras herramientas de marketing con su herramienta de gestión de proyectos. Integraciones entre las herramientas de marketing y las herramientas de gestión de proyectos puede aumentar la eficiencia y ayudar a optimizar sus procesos tanto del lado del marketing como del lado de la gestión de proyectos.

En algunos casos, la integración de una herramienta de marketing con una herramienta de gestión de proyectos es un proyecto importante por derecho propio. Es posible que sea mejor utilizar una plataforma de gestión de proyectos que viene con capacidad incorporada para una amplia gama de integraciones. Por nuestra parte, El trabajo en equipo viene listo para integrarse con decenas de herramientas de terceros, incluidos HubSpot, Slack, MS Teams y Chatify.