Los grandes gerentes de proyectos hacen que parezca fácil. Pero mantener en movimiento todas las partes móviles de un proyecto no es tarea fácil, y eso es solo para un proyecto. A medida que escala, puede resultar casi imposible vigilar todo lo que necesita su atención en varios proyectos. Ahí es donde entra en juego Portfolio in Teamwork. Portfolio le ofrece el punto de vista perfecto para ver todos sus proyectos a la vez y obtener rápidamente la información que necesita. Ya sea que esté buscando actualizaciones de alto nivel, informes de estado en tiempo real para los clientes o una forma rápida de acceder a los detalles importantes, Portfolio le ofrece una vista panorámica de la situación actual de todos sus proyectos.

¿Entonces, cómo funciona?

Si ha estado utilizando Trabajo en equipo por un tiempo, probablemente tenga una buena comprensión de cómo se estructura la información. El TL; DR? Las tareas son su unidad básica de trabajo y puede dividirlas en subtareas. Todas las tareas están contenidas en una lista de tareas y puede asociar esas listas de tareas con hitos. Todos estos (hitos, listas de tareas, tareas, subtareas) viven dentro de un proyecto, y puede usar múltiples filtros, etiquetas y vistas para organizar sus proyectos para una máxima eficiencia. (¿Quiere saber más? Consulte esta publicación para obtener un desglose más detallado). Puede resultar difícil realizar un seguimiento de todas estas partes móviles cuando se administran varios proyectos. Ahí es donde entra Portfolio: para brindarle una vista panorámica de dónde se encuentra cada proyecto.

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Portfolio adopta el concepto intuitivo de Vista de tablero a un nivel más estratégico. Al representar cada proyecto como una tarjeta, moviéndose a través de las etapas representadas por diferentes columnas, puede ver varios proyectos de un vistazo, ver rápidamente en qué etapa se encuentra y obtener más detalles con un solo clic.

¿Cómo puede ayudar?

Con todos sus proyectos representados en Portfolio, puede obtener información y tomar medidas en varios proyectos desde un lugar central. He aquí por qué es tan importante.

Obtenga información inmediata

Portfolio es una excelente manera de obtener información increíblemente rápida sobre sus proyectos. Cada tarjeta de proyecto tiene una barra de progreso que muestra qué porcentaje de todas las tareas del proyecto se han completado. Incluso puede colocar el cursor sobre la barra de progreso para ver cuántas tareas quedan aún, para que pueda ver realmente dónde están las cosas de un vistazo.

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Desde allí, simplemente puede hacer clic en la tarjeta para abrir su Resumen del proyecto y obtener aún más detalles. Resúmenes de proyectos le permiten analizar el progreso del proyecto aún más: verificar cuántas tareas están atrasadas o completadas, ver el desempeño de los miembros individuales del equipo, ver lo que hay en el tablero de tareas, revisar la tendencia del proyecto y más.

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El Resumen del proyecto ofrece toneladas de información útil sobre su proyecto, y también puede usarlo para profundizar en el elemento exacto que le interesa. Por ejemplo, si ve que tiene 5 tareas que actualmente están marcadas como "Atrasado" en "Todas las tareas", puede hacer clic en la etiqueta "Tarde" y le presentará un resumen de todas esas tareas.

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Gestione cada proyecto desde un solo lugar

Con Portfolio, puede actuar rápidamente en varios proyectos, sin necesidad de navegar a todos ellos individualmente. Esto es excelente cuando desea realizar ediciones rápidas para mantener las cosas organizadas y actualizadas. Desde Portfolio, puede agregar rápidamente cosas a sus proyectos como:

  • Hitos

  • Tareas

  • Archivos

  • Mensajes

  • Eventos

  • Cuadernos

  • Actualizaciones

  • Enlaces

  • Hora registrada

Creemos que es especialmente útil cuando necesita actualizar rápidamente algunos proyectos para reflejar un cambio en el cronograma o los recursos que tiene un efecto en cadena.

Automatiza tus procesos

¿Quiere que sea aún más fácil actualizar sus proyectos en un instante? Puede usar Triggers in Portfolio para hacer el trabajo automáticamente por usted, agilizando sus procesos, asegurando la coherencia entre sus proyectos (facilitando la búsqueda, filtrado y clasificación más adelante) y recuperando toneladas de tiempo de administración. Al igual que con la Vista de tablero, puede establecer activadores que realicen ciertas acciones cuando mueva su tarjeta de proyecto a una nueva columna.

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Algunas cosas útiles que puede hacer con los desencadenantes incluyen:

  • Reemplazo, configuración o eliminación de etiquetas

  • Establecer un propietario de proyecto

  • Establecer fechas

  • Actualizar la categoría de un proyecto

  • Archivar un proyecto una vez completado

Para obtener más información sobre cómo trabajar con disparadores en Portfolio, consulte esta publicación de blog.

Encuentra lo que buscas más rápido

Con varios proyectos para discutir, es esencial que pueda encontrar rápidamente lo que está buscando. Los filtros en Portfolio facilitan aún más la organización y la búsqueda de sus proyectos, por lo que la información que necesita está siempre a mano. Puede filtrar por opciones como:

  • Palabra clave

  • Estado del proyecto

  • Mostrar / ocultar columnas

  • Etiquetas

  • Empresa

  • Propietario del proyecto

  • Salud del proyecto

  • Solo proyectos destacados

Esto le permite concentrarse rápidamente en proyectos que corren el riesgo de desviarse, todos los proyectos que está completando para un cliente determinado y más, según sus criterios. Si se encuentra usando las mismas combinaciones de filtros una y otra vez, puede ahorrar aún más tiempo si guarda esas configuraciones y comparte su filtro con el equipo. (Obtenga más información sobre cómo guardar filtros en este documento de ayuda.)

Supervise sus operaciones con claridad

Con una vista tan panorámica de todos sus proyectos, es más fácil detectar tendencias y notar señales de advertencia de un vistazo. Poder escanear rápidamente todos sus proyectos y rastrear sus estados le permite predecir los cuellos de botella antes de que sucedan, tomar medidas sobre posibles problemas antes de que se conviertan en problemas y administrar sus recursos de manera más eficiente y efectiva.

¿Para quién?

Portfolio es perfecto para gerentes de proyectos, que tienen que coordinar toneladas de proyectos, todo el día, todos los días. También es excelente para equipos de atención al cliente y empresas de servicios profesionales, porque poder hacer malabares con muchos proyectos, cada uno con sus propias partes móviles discretas, es esencial cuando la felicidad de su cliente depende de una entrega oportuna y confiable. Portfolio también brilla cuando llega el momento de brindar descripciones generales a las partes interesadas, los clientes, otros equipos y más, porque le permite alejarse y brindar un informe de estado en el panorama general. Pero realmente, creemos que Portfolio es perfecto para cualquier otra persona que necesite administrar grandes volúmenes de proyectos, independientemente del puesto, el tipo de equipo o la industria.

¿Querer aprender más?

Si necesita ayuda para comenzar con Portfolio, consulte este documento de ayuda. Comience a usarlo hoy mismo y vea cómo puede hacer su vida (y sus proyectos) más fácil. Como siempre, si tiene alguna pregunta, deje un comentario a continuación o envíenos un correo electrónico a support@teamwork.com. La función Portfolio está disponible en nuestros planes Premium y Enterprise.