¿Cuándo fue la última vez que ejecutó un proyecto que no involucró algún tipo de herramienta de software? ¿Escuela secundaria?

Las herramientas de gestión de proyectos nos mantienen organizados, productivos y colaborativos. Son el medio por el cual ejecutamos tareas, asignamos trabajo y llevamos nuestras iniciativas más importantes a la meta. Y ahora, con tanta gente en todo el mundo trabajando de forma remota, es difícil imaginar que se pueda hacer algo sin ellos.

Pero a veces las herramientas de software destinadas a ayudarnos a mantenernos organizados y productivos en realidad crean nuevos desafíos y bloqueos que ralentizan la ejecución del proyecto, especialmente cuando no todo el mundo está usando la misma herramienta. Entonces, ¿cómo puede cumplir con los plazos del proyecto mientras trabaja con herramientas y equipos? El trabajo en equipo y Unito ofrecen la solución perfecta.

Integre sus herramientas para acelerar la ejecución

Si usa Teamwork, ya está a la vanguardia en lo que respecta a la ejecución de proyectos. Puede crear tareas rápidamente, intercambiar actualizaciones y comentarios, y ver de un vistazo qué va por buen camino y qué se está quedando atrás.

Pero los proyectos más importantes de su negocio tienden a involucrar a la mayoría de las partes interesadas. Con más cocineros en la cocina, seguramente encontrará diferentes estilos y herramientas. Entonces, mientras intentas administrar el proyecto desde tu proyecto de trabajo en equipo, tus colaboradores hacen lo mismo desde Jira, GitHub o Trello.

¿Por qué es esto un problema?

Si bien todos deberían poder usar las herramientas que mejor se adapten a sus necesidades específicas, cuando se trata de proyectos multifuncionales, esto puede generar problemas que consuman mucho tiempo:

  • La información clave del proyecto se distribuye a través de múltiples herramientas. Esto crea silos de herramientas que ralentizan las cosas. El empleado promedio gasta aproximadamente ocho horas a la semana solo localizando información. Todo ese tiempo dedicado a buscar cosas podría dedicarse a completar tareas. Peor aún, para cuando encuentre lo que estaba buscando, es posible que ya esté desactualizado o sea incorrecto.

  • Las partes interesadas del proyecto deben comunicarse a través de canales de terceros. En el entorno de trabajo actual, esto tiende a generar cadenas de correo electrónico interminables, notificaciones constantes de Slack o un calendario repleto de reuniones de Zoom.

  • Los silos de información y la mala comunicación provocan desalineación. Quizás dos miembros del equipo del proyecto estén duplicando el trabajo. Tal vez las cosas se detengan mientras todos esperan las aprobaciones. O tal vez llega al final del proyecto solo para darse cuenta de que no es lo que su equipo de liderazgo tenía en mente.

Cómo puede ayudar la integración

Hay algunas posibles soluciones a estos desafíos. Puede obligar a todos a utilizar una sola herramienta, pero eso no es ideal para desarrolladores u otras personas con roles especializados. Puede pagarle a alguien para que se pase todo el día copiando y pegando información en varias herramientas, sabiendo que no es el mejor uso de su tiempo. O puede encontrar la solución de integración perfecta.

Cuando utiliza Unito para integrar el trabajo en equipo con otras herramientas, todos pueden trabajar donde sean más productivos y al mismo tiempo colaborar con otras partes interesadas. Unito garantiza que la información del proyecto se actualice en tiempo real en todas las herramientas de su flujo de trabajo. La comunicación, incluidos los ciclos de retroalimentación y las aprobaciones, puede ocurrir de forma asincrónica dentro de sus tareas, lo que reduce la necesidad de reuniones. Y los directores de proyectos y los líderes empresariales pueden realizar un seguimiento del progreso y mantener la alineación de principio a fin.

No es de extrañar que 73% de líderes empresariales vea la facilidad de integración como uno de los tres factores principales a considerar al elegir una herramienta de gestión de proyectos.

Cómo crear un flujo de trabajo de herramientas cruzadas con Teamwork y Unito

Solo toma unos minutos configurar un flujo de trabajo automatizado que sincronice el trabajo en equipo con las otras herramientas de su proyecto.

Comience creando su cuenta Unito. Hay una prueba gratuita de dos semanas para que pueda probar antes de comprar.

Una vez que se haya registrado, se le dirigirá al diseñador de flujo de trabajo visual. También puede acceder al diseñador haciendo clic en "Crear un flujo de trabajo".

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Desde allí, haga clic en cualquier lugar de la pantalla para agregar un bloque. Se le pedirá que conecte una cuenta, lo que le permite seleccionar Trabajo en equipo de una lista de herramientas de trabajo populares.

Inicie sesión en su cuenta de Teamwork y otorgue acceso a Unito.

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Luego, especifique qué proyecto le gustaría agregar al flujo de trabajo.

Repite el proceso para tus repositorios de Jira o GitHub, tableros de Trello o cualquier herramienta que estés conectando a Teamwork.

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Una vez que haya agregado todos sus bloques al diseñador, arrastre y suelte una línea entre ellos para crear un flujo. Haga clic en el signo más en el medio de la línea para personalizar cómo viaja la información entre herramientas. Puede establecer asignaciones de campo específicas, crear reglas para filtrar información y más.

Luego, guarde y cierre para poner en marcha su flujo de trabajo.

Con solo unos pocos clics, ha conectado todas las herramientas de trabajo involucradas en su proyecto, y eso es solo el comienzo. Con Unito puede trazar y organizar sus flujos de trabajo más complejos, utilizando Teamwork como centro.

¿Cómo se ve esto en la práctica? Analicemos dos ejemplos comunes.

Agencias coordinando con clientes en una herramienta diferente

Cualquiera que trabaje en una agencia se ha encontrado con este problema. Consigue un nuevo cliente, está iniciando una nueva campaña e inmediatamente se encuentra con un obstáculo: utilizan una herramienta diferente.

Por lo tanto, le queda negociar el enfoque correcto. ¿Su equipo utilizará la herramienta del cliente? ¿El cliente usará el tuyo? ¿O ambos usarán sus propias herramientas y se reunirán diaria o semanalmente para proporcionar actualizaciones?

Ninguna de estas opciones lo ayudará a entregar proyectos de manera rápida y eficiente. O bien implican capacitar a las personas para que utilicen una herramienta nueva que puede no ser adecuada para su trabajo o pasar horas y horas en reuniones.

Reimagine el flujo de trabajo del proyecto de su cliente con Teamwork y Unito. Puede utilizar Teamwork como su centro de proyectos, creando todas las tareas y haciendo un seguimiento de su progreso. Sus actualizaciones se pueden sincronizar con la herramienta que elija su cliente. Todas las partes interesadas pueden asignar y revisar tareas en la herramienta que ya utilizan. Esto significa obtener actualizaciones en tiempo real, ciclos de retroalimentación más rápidos y tiempos de respuesta más rápidos.

Así es como se vería el flujo de trabajo de una agencia con Teamwork en Unito:

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Equipos internos que trabajan con desarrolladores o diseñadores externos.

Por supuesto, estos desafíos de herramientas no solo ocurren con los clientes. Son frecuentes cuando se trabaja con personas ajenas a su organización. Este dolor se siente con frecuencia cuando los equipos internos buscan apoyo externo para el diseño o desarrollo.

Los diseñadores e ingenieros de software necesitan herramientas especializadas para ejecutar sus trabajos. No pueden simplemente intercambiar herramientas, por lo que a menudo se les coloca en una posición que les obliga a copiar y pegar información o confiar en el correo electrónico, el chat y las reuniones para obtener actualizaciones.

La creación de flujos de trabajo de herramientas cruzadas con Unito le permite seguir trabajando en equipo sin ejercer una presión adicional sobre los colaboradores externos.

En el caso de los ingenieros, las herramientas de control de versiones como GitHub y GitLab son partes esenciales de su kit de herramientas y, a menudo, confían en Jira para la gestión de proyectos. Puede crear fácilmente flujos de trabajo para clasificar las solicitudes de desarrollo de Teamwork a Jira, realizar un seguimiento del trabajo a medida que avanza a través de los sprints de desarrollo y más. Esto hace que todo el proceso sea fluido para ambas partes y ahorra dolores de cabeza cuando se trata de compartir información entre equipos técnicos y no técnicos. Y puede construir esta conexión con tantos equipos o proyectos de Jira como necesite.

Así es como se vería un flujo de trabajo de desarrollo en Unito:

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Ahora imagine que necesita subcontratar su trabajo de diseño para un proyecto de sitio web importante. Los autónomos con los que contacta utilizan los foros públicos de Trello para compartir información con sus clientes. Pero su equipo trabaja en Teamwork y no quiere que tengan que saltar a Trello para recibir actualizaciones. Por lo tanto, crea un flujo de trabajo en Unito sincronizando la placa Trello con Teamwork. Esto le permite dar su opinión sobre las tareas de diseño y comunicarse con sus autónomos sin tener que abandonar la herramienta que elija.

Con estos dos flujos de trabajo en su lugar, puede cerrar el ciclo. Sus diseñadores independientes pueden compartir nuevos diseños de sitios web en Trello que se sincronizan automáticamente con su proyecto de trabajo en equipo. Si está satisfecho con esos diseños, puede etiquetarlos como listos para el desarrollo y Unito creará automáticamente un nuevo problema en Jira para que los desarrolladores lo ejecuten. Su trabajo fluye sin problemas entre equipos y tiene una vista de 360 del progreso durante todo el proceso. No se permite iniciar y cerrar sesión en cuentas. No copiar y pegar. Magia, ¿eh? ¡Nosotros creemos que sí!

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Sube de nivel tu trabajo en equipo para la eficiencia del proyecto

Deje de permitir que la disparidad de herramientas ralentice sus proyectos. Con Unito y Teamwork, puede potenciar una mejor colaboración y comunicación entre equipos y herramientas con solo unos pocos clics. Pruébalo Unido y Trabajo en equipo hoy.