Recientemente nos asociamos con nuestros socios en Pravda Media Group para aprender más sobre su Metodología de gestión de proyectos StarAlign y cómo actuar utilizando Teamwork. Leer el libro electrónico completo aquí. La fase de ideación es crucial para el éxito de cualquier proyecto, pero a menudo no se describe con tanta claridad o eficacia como debería. En cambio, muchas personas se sumergen en sus proyectos con solo una vaga idea de lo que están tratando de lograr, y menos aún con una idea de si realmente lo han logrado o no. Esto, como dicen en el negocio de la gestión de proyectos, no es bueno. Produce incertidumbre, conduce a una toma de decisiones menos eficaz y, en el peor de los casos, al fracaso total del proyecto. Para alcanzar el resultado deseado, usted y su equipo deben trabajar juntos en la misma dirección, es decir, hacia un objetivo común. Y para hacer eso, necesitas invertir en la fase de ideación. He aquí por qué y cómo. Establecer sus objetivos: el por qué y el KPI

En el fondo, la ideación se reduce a dos cosas: el por qué y el KPI.

El porque

El por qué está intrínsecamente vinculado con el principio n. ° 1 de los cinco principios rectores de StarAlign: centrarse en el impacto (empresarial). Piénselo de esta manera: si el impacto empresarial es la estrella del norte de su negocio, el Por qué es la estrella del norte de su proyecto. Deben ir juntos y ambos deben guiarte en la misma dirección. Cada proyecto debe tener un claro por qué. Es la justificación empresarial que sustenta el trabajo. Debe poder explicar claramente por qué está haciendo el proyecto que está haciendo; cuál es el impacto esperado; y cómo se ve la vista de alto nivel. El por qué también debe describirse de una manera simple y fácilmente digerible, de modo que todos los que necesiten ejecutar el proyecto puedan comprender el propósito detrás de él. Eso significa que no hay jerga, no hay tonterías, debe ser específico y conciso.

El KPI

Para asegurarle son específicamente, la fase de ideación debe incluir también el elemento esencial de KPI. Esto se debe a que si tiene un objetivo específico en mente, necesita saber desde el principio cómo evaluar si ha logrado ese objetivo con éxito o no. ¿Cómo sabrá si ha cumplido el objetivo del proyecto? ¿Cuáles son tus métricas? ¿Cómo se ve el éxito de este proyecto? Esto es fundamental, especialmente cuando intenta resumir el panorama general objetivos de negocio desde la alta dirección hasta elementos tangibles y procesables como proyectos y tareas para su equipo. Si la gerencia no sabe cómo medir el éxito, significa que no están siendo lo suficientemente claros y detallados al establecer sus objetivos, y deben volver a la mesa de dibujo para repensar todo el asunto. Por ejemplo:

Mal gol: “Aumento de la conciencia ".

Buen gol: “Incremento del 50% en menciones positivas en redes sociales, en base al análisis de sentimiento de esta herramienta específica ”.

Esbozar los KPI al principio de la fase de ideación también es indispensable para garantizar que todas las personas que trabajan en el proyecto estén alineadas y en la misma página. Al final de la fase de ideación, debería poder responder estas tres preguntas con un rotundo "sí":

  1. Tienes claramente definido y comunicado el fundamento empresarial para todas las partes interesadas?

2. Tienes kPI descritos que permitirá a su equipo tener una comprensión clara del objetivo del proyecto?

3. ¿Todas las partes interesadas tienen la capacidad para hacer una evaluación honesta del éxito del proyecto utilizando estos KPI acordados?

Entonces, con estos objetivos en mente, ¿cómo se crea una estructura sólida alrededor de esta fase, a menudo esponjosa? Y, una vez que lo tienes planeado, ¿cómo traduces esa estrategia de alto nivel en elementos tácticos cotidianos? Ahí es donde entra en juego el trabajo en equipo. Idear y planificar en espacios de trabajo en equipo

Ahora que sabe lo integral que es tener su Por qué claramente delineado y documentado, tanto para su empresa en general como para cada proyecto en particular, necesita un espacio dedicado para hacer esa documentación. Parte del problema con la forma en que la mayoría de las organizaciones establecen la visión y los objetivos de su empresa es que esas discusiones tienen lugar en reuniones de liderazgo, hilos de correo electrónico, conferencias telefónicas ... están dispersas en varios lugares y, a menudo, no se registran claramente. Esto no solo hace que sea difícil tener una sola fuente de verdad con respecto a la visión general de su empresa, sino que también dificulta dividir los objetivos en proyectos y elementos procesables. Entrar Espacios de trabajo en equipo. Teamwork Spaces es el lugar perfecto para delinear los objetivos y la visión de su empresa. Con la edición colaborativa, los comentarios y una integración perfecta con los proyectos de trabajo en equipo, todo su equipo de liderazgo puede delinear los planes estratégicos generales de su organización. Y a medida que esos planes evolucionan naturalmente, es fácil actualizarlos con cada iteración para garantizar que se mantengan reflexivos y actualizados. Esto también le permite mantener su estrategia a un nivel elevado, libre del ruido del trabajo diario esencial. Con el documento de la visión viva de su organización en su propio espacio dedicado, estará mejor equipado para asegurarse de que cada proyecto, en todos los departamentos, haga avanzar esa visión general. Y con la integración entre Espacios de trabajo en equipo y proyectos de trabajo en equipo, puede cerrar la brecha entre los elementos estratégicos y la ejecución táctica vinculando espacios a proyectos (uno o muchos), incorporando listas de tareas y más. Teamwork Spaces también es un gran espacio para que los ejecutivos se auto-sirvan en los elementos clave del proyecto. Por ejemplo, una página de informes de progreso puede incluir detalles de un plan de mitigación para una tendencia roja de KPI. A continuación, se muestra un ejemplo de cómo puede estructurar un espacio para una mejor ideación: Portada: Una descripción de alto nivel del desafío.

Por qué página: Una explicación detallada del desafío u oportunidad en cuestión.

Página PI: Describa una forma clara y sencilla de medir el éxito en este caso, incluidos los objetivos, la medición o los KPI, la metodología y las herramientas.

Página de partes interesadas: Detalle a todos los que están involucrados en el proyecto o tienen influencia sobre él, su función y sus datos de contacto.

Reporte de progreso: Una página donde se pueden publicar informes de progreso periódicos.

Al mantener todos estos elementos estratégicos esenciales en un lugar central, puede ayudar a mantener a su equipo alineado, a sus partes interesadas actualizadas y su proyecto en marcha. ¿Querer aprender más? Mira nuestro ebook para obtener más consejos sobre cómo poner en práctica su estrategia (bellamente descrita) en Proyectos de trabajo en equipo, así como algunas listas de verificación de auditoría útiles que puede utilizar para asegurarse de que su proyecto esté progresando como debería.