Siempre amamos escuchar cómo las empresas de todo el mundo utilizan el trabajo en equipo para transformar sus flujos de trabajo y ayudar a sus equipos a ser más felices y productivos. Entonces, cuando escuchamos que implementar Proyectos de trabajo en equipo ayudó a nuestros amigos de Ella’s Kitchen a lograrlo y ir a ganar un Premio PMO del año de la Association for Project Management, sabíamos que teníamos que aprender más sobre cómo lo hacían. Hablamos con Ellen Jarrett, directora de PMO (o como les gusta llamarlo, ¡el equipo Make Stuff Run Smoothly!) En Ella's Kitchen sobre sus 4 mejores prácticas para implementar un nuevo software de gestión de proyectos y sus principales consejos para realizar proyectos de trabajo en equipo trabajo para ti.

1.Hazlo tuyo

¿Qué fue lo primero que hizo el equipo de Ella’s Kitchen cuando comenzaron a usar Teamwork Projects? ¡Personalizado! “Personalizar el aspecto de los proyectos de trabajo en equipo fue una victoria realmente inmediata para nosotros”, dijo Ellen. Inmediatamente, pusieron el sello de su propia marca en todo, desde establecer el color del banner en su propio "Ella's Kitchen red", agregar su logotipo para que apareciera en todo el sitio y usar la fuente interna de la empresa. "Cuando ingresa a nuestro sitio de Proyectos de trabajo en equipo, no parece que estuviera listo para usar. Parece que ha sido diseñado especialmente para nosotros como nuestro propio sistema de gestión de proyectos en línea, y creo que eso es realmente fundamental ", nos dijo Ellen. Hacer que el sistema pareciera atractivo y familiar garantizaba que la nueva herramienta no resultara intimidante para los usuarios; en cambio, se sintió como una extensión de su propio equipo. (Incluso se refieren a proyectos de trabajo en equipo internamente como "Operador suave”! Nunca nos habíamos sentido tan bien). Otra forma en que usaron la personalización para mejorar la adopción desde el principio fue desactivando las funciones que no estaban usando de inmediato. “Las cosas que no usamos al principio, como los enlaces o el seguimiento del tiempo, las deshabilitamos para que cuando las personas inicien sesión por primera vez en el sistema, solo vean las pestañas que realmente usamos”, explicó Ellen. "Eliminó la complejidad y ayudó a mantenerlo claro y simple". "Sin esas opciones de personalización, no creo que hubiéramos tenido una experiencia de incorporación tan fácil con Teamwork Projects", dijo. Hazlo tu mismo:

2. Brindar capacitación práctica

Una vez que tuvieron el sitio configurado de la manera que les gustaba, comenzaron a realizar sesiones de capacitación interactivas para que todos se sintieran cómodos con el uso de Proyectos de trabajo en equipo. “No tuvimos más de 10 personas en nuestras sesiones de capacitación a la vez, y les pedimos que trajeran sus computadoras portátiles”, dijo Ellen. En la sesión, el equipo de Smoothly habló sobre las razones por las que estaban instalando el sistema en primer lugar y los beneficios que traería. Una vez que tuvieron explicó la razón de ser del cambio, pasaron al lado práctico. El equipo de Ella's Kitchen configuró un proyecto de demostración de capacitación que utilizaron en sus sesiones, con tareas asignadas previamente para "Asistir a la sesión de capacitación" ya configuradas para cada asistente. Como parte de la capacitación, cada persona tenía que iniciar sesión en el sistema, cambiar la fecha de vencimiento de su tarea y más, y finalmente marcarla para mostrar que habían asistido a la sesión. Para Ellen, lo esencial era que los asistentes usado el sistema en la sesión de entrenamiento. “Es importante derribar esa barrera de iniciar sesión primero y usar un sistema. Una vez que lo hicieron, pudieron ver lo fácil que era de usar ". La combinación de describir cómo les va a ayudar a desempeñarse mejor y hacer que lo experimenten de primera mano resultó ser ganadora. “Recuerdo la emoción, recuerdo un rumor”, dijo Ellen. "Recuerdo que varias personas dijeron '¡Oh, mira!' Y 'Oh, vaya, ¿no es tan inteligente?', Y fue muy agradable ver que otras personas compartían nuestra emoción por el sistema". Hazlo tu mismo:

3. Optimice la experiencia de cada usuario

Al configurar cuentas para los nuevos miembros del equipo, la gente de Smoothly quiere asegurarse de que cada usuario tenga una experiencia consistente. Para ello, comienzan por ponerse en el lugar del usuario al crear la cuenta. "Usamos la función Impersonate para entrar como ese usuario y configurar su vista", dijo Ellen. A partir de ahí, pueden personalizar algunas cosas, además de tener la confianza de que el principiante ve todo lo que debería ver (y nada que no debería ver). “Es genial para asegurarse de que se agreguen a los proyectos correctos. En Ella's Kitchen, a menos que se trate de un proyecto confidencial restringido, que podemos tener en ocasiones, nos gusta tenerlo para que todos puedan ver todos los proyectos ", dijo Ellen. "Pero a menos que estén en el equipo de proyecto para ese proyecto, los haremos Observadores". (Descubrieron que esto les ayuda a reducir el ruido). "También personalizamos el correo electrónico del Informe diario para que solo muestre una cierta cantidad de días de tareas, así como para elegir la hora en que se envía". Todo esto ayuda a proporcionar más ejem, experiencia fluida. Significa que el nuevo usuario no está abrumado con notificaciones sobre proyectos en los que no necesita actualizaciones, no está inundado de correos electrónicos que lo estresen en lugar de mantenerlo encaminado, y está configurado para el éxito desde el principio. Hazlo tu mismo:

4. Hacer revisiones periódicas

Cada seis meses, el equipo de Smoothly envía una encuesta a todo el personal sobre la gestión de proyectos en Ella’s Kitchen. En él, preguntan a sus compañeros:

  • ¿Cuáles son los mayores desafíos con los proyectos?

  • ¿Qué va bien?

  • ¿Qué opinas de las reuniones del equipo del proyecto?

  • ¿Qué se podría mejorar en el proceso?

Esa encuesta ayuda al equipo a identificar áreas en las que su proceso y sistema pueden tener un impacto. "Obviamente, si hay algo en torno a cosas como la comunicación, los plazos, etc., los proyectos de trabajo en equipo serán nuestro lugar predeterminado para hacer esas mejoras", dijo Ellen. Las encuestas ayudan al equipo a tomar el pulso a la satisfacción del equipo con sus procesos, así como a mejorar continuamente. “Obtendremos ideas cada seis meses sobre lo que necesitamos para mejorar o maximizar”, nos dijo. “También nos mantenemos al día con los correos electrónicos y las publicaciones de blog de Teamwork Projects para que podamos ser los primeros en conocer los lanzamientos de nuevas funciones”, explicó Ellen. "Nos aseguramos de leerlos y ver si hay algo nuevo que podamos presentar". Pero antes de realizar cambios importantes, vuelven a su Principio de mejores prácticas n. ° 2 para asegurarse de hacerlo de una manera que atraiga a todo el equipo con ellos. “Antes de implementar cualquier cosa que cambie sustancialmente nuestro uso del sistema, siempre reunimos a las personas en una sala y lo explicamos, ¡y lo mostramos! - a ellos primero ”, dijo Ellen. "Creo que es importante para mantener a las personas a bordo y asegurarse de que comprendan los beneficios de lo que está presentando". Hazlo tu mismo:

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Nos encanta escuchar cómo los equipos utilizan los proyectos de trabajo en equipo, especialmente cuando los resultados hablan por sí mismos. (Además de su premio, el equipo de Smoothly ha visto aumentos masivos en el puntaje de NPS, la visibilidad, la comunicación y la satisfacción general de Ella’s Kitchen, ¡woohoo!) ¿Cómo abordó su equipo los desafíos de implementar un nuevo software de gestión de proyectos? Háganos saber en los comentarios a continuación.