tl; dr: A medida que su equipo de marketing crece, la experiencia y la experiencia críticas a menudo no se comparten, lo que crea brechas en el conocimiento y la coordinación dentro del equipo. Esto ralentiza a su equipo, ya que la falta de alineación hace que sea difícil probar e iterar campañas rápidamente en un entorno en constante cambio. Para abordar este problema, debe configurar sistemas de intercambio de conocimientos. Estas no son solo herramientas nuevas, son procesos y oportunidades clave que ayudan a su equipo a prosperar. Estos sistemas le permiten ampliar la experiencia de los miembros senior y ayudar a compartir las experiencias cotidianas de sus compañeros.


Un día, después de años de trabajar codo con codo con los miembros más cercanos de su equipo, se encuentra en manos de su propia empresa. Cuando miras a tu alrededor, te das cuenta de que no reconoces a la mitad de las personas en la sala. Mientras los miembros veteranos de su equipo hablan sobre proyectos en curso, una nueva voz interviene o una nueva cara muestra una sonrisa. En un intento por conocer las estrellas emergentes de su empresa, entabla una conversación, solo para descubrir importantes lagunas de conocimiento. El conocimiento que tuvo mucho cuidado en transmitir a sus primeros empleados de marketing se ha perdido. Ahora, cuando mencionas las campañas que creaste, o ese cliente infame que le enseñó a tu equipo la paciencia, todo lo que obtienes es una mirada en blanco. Un memorando no leído aquí y una reunión perdida allí parecen intrascendentes en el esquema más amplio de las cosas. Pero las lagunas de conocimiento sirven como indicadores de que su equipo está en camino de desarrollar mentalidad de silo—un estilo de trabajo que es perjudicial para la capacidad de un equipo de marketing para probar, iterar y mejorar su estrategia digital general.

El precio del conocimiento perdido

Hay dos tipos de intercambio de conocimientos en cualquier equipo de marketing: de arriba hacia abajo, donde los miembros del equipo aprenden de años de experiencia de personas de mayor rango, y de igual a igual, donde los empleados aprenden de los errores del día a día y de los éxitos de los compañeros del equipo. La falta de cualquiera de los dos puede ralentizar significativamente a su equipo. Los agujeros en el conocimiento de arriba hacia abajo dan como resultado:

  • Períodos de incorporación más largos, aumentar el tiempo de aceleración y la conducción costos de incorporación más alto aún.

  • Más errores devorando el tiempo de los miembros individuales del equipo y de quienes los rodean.

  • Falta de compromiso ya que los nuevos empleados sienten que nadie los está preparando para el éxito. Esto disminuye la motivación y aumenta las posibilidades de que el nuevo empleado se vaya, ya que 86% de los empleados dan fe de que su decisión de quedarse o irse en una empresa se produce durante el período de incorporación.

Las brechas en la transferencia de conocimientos entre pares dan como resultado:

  • Repetir trabajo ya que varios especialistas en marketing podrían terminar trabajando en diferentes soluciones para el mismo problema.

  • Más incertidumbre ya que los especialistas en marketing no saben si lo que están haciendo es la mejor práctica.

  • Mala comunicación, ya que los especialistas en marketing no pueden alinearse ni tomar decisiones porque no están considerando los mismos datos, un problema 96% de los empleados citan como una falla en el lugar de trabajo.

Estos problemas comienzan siendo pequeños, pero se multiplican con el tiempo para crear un entorno de trabajo que carece de colaboración y confianza. Si descuida la creación de redes de intercambio de información, el lugar de trabajo fomentará una actitud de “cada uno por sí mismo” que impregnará cada proyecto. Entornos donde el conocimiento no se comparte con los costos de las empresas $31 mil millones por año. Para evitar que se desarrollen brechas de conocimiento en su equipo, debe adoptar un enfoque deliberado para crear sistemas de incorporación, capacitación y compartiendo información continuamente.

Escriba el qué, el cómo y el por qué

Los primeros meses de cualquier trabajo de marketing se dedican simplemente a absorber información. Los nuevos empleados, tengan experiencia previa o no, necesitan conocer el terreno, comprender los valores y las prioridades de su empresa y, finalmente, comprender los elementos esenciales de cómo funciona cada proceso y por qué se configuró. Como el miembro más experimentado del equipo, usted es la persona en mejor posición para enseñarles. Ya sabes cómo tu equipo realiza inbound marketing, pero también por qué su equipo decidió centrarse en el inbound marketing. Conoces el cambio de marca reciente y las razones. Conoces cada persona de comprador y la razón por la que existen. Transmitir esta información es crucial para dar contexto a los nuevos empleados y capacitarlos para cuestionar los sistemas y modelos si sienten que no están funcionando. Transmitir este conocimiento fundamental es fácil cuando su equipo es solo un puñado de personas. Pero a medida que su equipo crece, debe sacar su experiencia y conocimientos de su cabeza y colocarlos en un centro de información centralizado al que todos puedan acceder sin que usted sea el guardián personal.

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A medida que su equipo crece, debe retirarse de la posición de guardián del conocimiento vital.

Para hacer esto, debe comenzar a escribir qué lo haces y por qué. Al crear acceso a toda la empresa a la documentación que transmitirá este conocimiento, y al configurar métodos para involucrar a su equipo con esa base de conocimientos, puede asegurarse de que todos en su empresa tengan la información que necesitan para tener éxito.

Haga que su experiencia sea accesible

Para transferir información de manera eficaz y precisa, establezca una base de conocimientos a la que puedan acceder los nuevos miembros del equipo de marketing sin su participación o supervisión. Hay una serie de herramientas de documentación en la nube gratuitas y de pago, como Sofismo, Tectra, o Papel de Dropbox, que permiten a su equipo tener acceso a una base de conocimientos centralizada. Cuando busque una plataforma, debe tener en cuenta estas preguntas:

  • ¿Es fácil encontrar lo que busca? ¿Existe una buena función de búsqueda que escanee tanto el cuerpo como el encabezado en busca de palabras clave? ¿Existe una buena jerarquía de búsqueda que muestre los resultados según la relevancia? ¿Existen capacidades de etiquetado?

  • ¿Es fácil compartir documentación? ¿Existen enlaces únicos que puedan dirigirlo inmediatamente a la parte relevante de la documentación?

  • ¿Es fácil colaborar y agregar documentación? ¿Es posible comentar o @mencionar? ¿Puede contribuir más de un miembro del equipo a medida que se descubren lagunas en los documentos?

Una vez que deja de ser el guardián de este conocimiento, asume un nuevo rol: el guardián. Cuando su equipo escale, los procesos cambiarán y usted, junto con otros gerentes, tendrá más experiencia para agregar a los documentos. Comprométase a actualizar estos documentos con regularidad, ya que los documentos que se vuelven obsoletos o inexactos rápidamente se vuelven inútiles, y su equipo volverá al punto de partida. Adquiera el hábito de contribuir a la documentación cada vez que se crea un nuevo proceso o se define una nueva estrategia. Como alternativa, busque al miembro de su equipo que esté más orientado a los detalles y delegue en él la gestión de estos documentos. Asigneles la responsabilidad de revisarlos mensualmente y de recomendarles nuevos miembros del equipo cada vez que surja la oportunidad.

Configure puntos de entrada a su base de conocimientos

La mayoría de las personas no aprovecharán la oportunidad de leer un manual, lo que explica por qué 95% de dispositivos tecnológicos devueltos trabajo. Para que su base de conocimientos sea útil, debe fomentar la interacción continua con ella. Para ello, saque una página del manual del equipo de producto. Trate a los nuevos miembros de su equipo como nuevos usuarios y fomente el compromiso entregando información relevante desde la base a los miembros del equipo en cuotas regulares. Puedes hacer esto a través de:

  • Tutoriales de herramientas o procesos. Crear videos de incorporación que combinan grabaciones e ilustraciones, haciendo más accesible el proceso de asimilación de toda esa nueva información. Puede crear una serie de videos "imprescindibles" sobre su empresa, su producto y sus clientes. Haga que la información vital esté fácilmente disponible con un enlace a los documentos de conocimiento para que puedan obtener más información.

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    Fuente

  • Proyectos guiados. Permita que los miembros del equipo aprendan a través de proyectos de investigación prácticos. Subdivida cada proyecto en puntos de referencia y pídales que consulten los documentos de conocimiento para cumplir con cada punto de referencia.

  • Boletines de incorporación. Semanalmente, reutilice parte de la información de los documentos de conocimiento en un boletín. Puede proporcionar lectura adicional sobre el tema para alentar a los miembros del equipo a aprender más de lo que se incluye en los documentos.

Independientemente de cómo elija involucrar a los nuevos miembros del equipo, asegúrese de que todo siempre los dirija a la base de conocimientos, para que se sientan cómodos usándola como un recurso a diario.

Incrementar la fluidez de los nuevos conocimientos

El entorno de marketing cambia constantemente, por lo que los mejores especialistas en marketing están obsesionados con la ejecución de experimentos. Investigan, buscan oportunidades para innovar y prueban sus hipótesis. Esto puede ser tan grande como implementar una campaña de AdWords de $ 3000 / mes o tan pequeño como los titulares de pruebas A / B. Cuando interactúa con todos los miembros de la empresa a diario, es fácil intercambiar conocimientos y resolver grandes problemas juntos. A medida que la empresa crece, la proporción de personas con las que interactúa se reduce, por lo que los miembros del equipo pierden la capacidad de aprender de todos sus compañeros. El conocimiento está atascado en silos de 2 o 3 personas, lo que provoca la repetición del trabajo y genera fricciones entre los miembros del equipo que llegan a conclusiones basadas en diferentes experiencias.

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En los primeros días, cuando interactúa con todos, se comparte el conocimiento. Más tarde, los silos se desarrollan naturalmente a medida que aumenta la plantilla.

Para derribar estos silos, debe crear sistemas que generen transparencia para que todos puedan ver lo que está sucediendo dentro de un proyecto o campaña y sistemas que aumenten la colaboración.

Hacer público todo el trabajo

“Transparencia ”es una palabra de moda que se puede escuchar en la mayoría de las nuevas empresas. Se anima tanto a los gerentes como a los miembros del equipo a compartir sus metas, su progreso y cualquier reparo o obstáculo en el camino. Pero gran parte del trabajo de los empleados todavía está escondido en bandejas de entrada o en hojas de Excel privadas. Para aumentar el acceso de los miembros del equipo al conocimiento, hacer público todo el trabajo. Esto significa usar herramientas compartidas para cada paso de su flujo de trabajo que deja un rastro en papel para todo. Puede configurar:

  • Una bandeja de entrada compartida para comunicación externa. Configure una dirección compartida como marketing@yourcompany.io o hello@yourcompany.com y brinde a todo su equipo acceso a cualquier mensaje enviado a clientes o usuarios. Con Escritorio Teamwork puede crear tantas bandejas de entrada como requiera su equipo.

  • Procesador de texto y hoja de cálculo transparentes herramientas para creando campañas de marketing. Puede usar una herramienta como Quip o Google Docs and Sheets para mantener un registro de cada proyecto que está en progreso.

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Sofismo

  • Una cuenta compartida para cada plataforma social. Cree cuentas compartidas en todas las plataformas que no tengan capacidades de colaboración y comparta contraseñas con su equipo. Puedes usar una herramienta como 1Contraseña, Ultimo pase, o EquipoPassword para almacenar todas sus contraseñas en un lugar seguro.

  • Una herramienta de gestión de proyectos para todo el equipo. Utilizar una herramienta de gestión de proyectos como Teamwork Projects para mantener a todos al tanto de las tareas y prioridades en un momento dado.

Cuando todos tienen acceso al trabajo que se está realizando, no necesitan tener acceso a una persona específica para obtener una actualización o resolver un problema. Pueden revisar el rastro en papel de cada proyecto anterior para aprender del trabajo de los miembros de su equipo.

Crea oportunidades de colaboración

Así como una base de conocimientos de fácil acceso abre las puertas para que el conocimiento institucional se comunique y comparta, una plataforma para compartir información actual del proyecto aumenta exponencialmente la colaboración. Si desea maximizar la productividad y las interacciones positivas del equipo, cree oportunidades para que los miembros del equipo compartan activamente sus hallazgos más importantes con el resto del equipo. Puede hacer esto configurando:

  • Foros o salas de chat, donde las personas pueden compartir experimentos que realizaron, historias de clientes o artículos que han estado leyendo. Puede nombrar un "líder de discusión" para estimular la conversación sobre información en particular. Un líder de discusión es alguien que posee ese canal o sala de chat en particular y ayuda a mantener la discusión enfocada y siempre trata de contribuir a la conversación.

  • Presentaciones semanales que tienen uno o dos presentadores que le cuentan al resto del equipo sobre algo en lo que están trabajando y por qué es importante. La startup de alojamiento de videos Wistia sostiene "noches de cuentos,” donde todos sus empleados se quedan fuera del horario de atención y comparten lo que han aprendido durante su tiempo en la empresa.

  • Lluvia de ideas grupal, donde uno o dos miembros del equipo comparten un obstáculo o problema reciente, y el resto del grupo presenta ideas sobre cómo este problema podría evitarse en el futuro.

Estas oportunidades alentarán al equipo a compartir sus aprendizajes y también darán crédito cuando se lo merezca. Los miembros del equipo que compartan sus logros se sentirán reconocidos a medida que se apropien de sus descubrimientos.

No permita que el crecimiento frene a su equipo

Para que su equipo de marketing mantenga el impulso y el enfoque a medida que crece, todos deben trabajar desde el mismo manual. Sin sistemas de intercambio de información, nadie está sincronizado o enfocado en los mismos objetivos. comunicado sobre lo que quieren lograr o lo que tienen que hacer para llegar allí, por lo que están formando sus propias conclusiones. Un aumento en la plantilla ralentiza su equipo de marketing mientras resuelven un plan de acción o pierden tiempo dando vueltas a escenarios basados en información incompleta.

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Pero si todos los miembros de su equipo de marketing están expuestos al mismo material (aprender y crecer juntos), un aumento en el número de empleados significa que hay una fortaleza en los números. Una nueva campaña de marketing puede contar con el aporte de varios miembros del equipo, en lugar de solo uno. Un cambio de marca puede obtener comentarios de todo el equipo, en lugar de solo unos pocos jugadores. Con el conocimiento y la visión compartidos, su equipo será más ágil, descubrirá nuevas estrategias de marketing juntos y mejorará e iterará rápidamente para encontrar la forma más eficaz de hacer crecer su marca.