Tanto si usamos software de gestión de proyectos como si no, todos trabajamos en equipo. Pero un número alarmante de nosotros cree que nuestros equipos no están trabajando bien juntos. Casi cuatro de cada 10 los empleados dicen que las personas de su empresa no colaboran lo suficiente. Algunos luchan con la comunicación, mientras que otros simplemente no cuentan con los procesos adecuados. Para otros, es un problema cultural. Si bien los desafíos de colaboración varían según la empresa, la solución es la misma: software de gestión de proyectos inteligente. Pero lo que hace centralizado software de gestión de proyectos ¿muy importante? ¿Y cómo hacen los líderes para elegir, e implementar, uno que tenga sentido para su negocio?

El sentido empresarial del software de gestión de proyectos

De acuerdo a una Estudio Total Economic Impact ™ (TEI) realizado por Forrester Consulting, el uso de software de gestión de proyectos ahorra tiempo, reduce errores e impulsa la colaboración. Cada uno de esos beneficios ahorra dinero a la empresa. Vamos a desglosarlo:

Ahorrar tiempo

En cada proyecto, hay múltiples roles. UNA cAMPAÑA de Marketing necesita un estratega, un ejecutor y un analista, como mínimo. Una iniciativa de desarrollo de productos tiene aún más personas involucradas: el propietario del proyecto, un gerente de proyecto, desarrolladores, diseñadores, especialistas en UX y más. Incluso los colaboradores individuales trabajan en equipos. Un escritor independiente recibe temas para escribir de agencias asociadas. Esas agencias emplean editores para verificar su trabajo y necesitan que las personas carguen el contenido en un blog o plataforma de redes sociales. Piense en cómo el software de gestión de proyectos simplifica esos flujos de trabajo. Plantillas personalizables ahorran mucho tiempo. El almacenamiento de documentos también es útil. Las listas de tareas son básicas pero esenciales.

Menos errores

Los errores ocurren cuando la colaboración es débil. Veamos tres tipos específicos:

  • Propiedad poco clara

Cada tarea necesita un dueño. Pero es difícil lograr que la gente pensar como dueños, y muchos equipos luchan por hacer un seguimiento de quién posee qué. Con el proyecto más amplio, todos saben que es el gerente de proyecto o el gerente de cuentas quien está a cargo. Pero, ¿quién será responsable de los detalles esenciales? ¿Debería el analista estar a cargo de recopilar datos durante la campaña de marketing o debería ser responsabilidad del administrador de cuentas? ¿Debería esperarse que el escritor independiente haga ediciones, o el editor interno se encargará de ellas él mismo?

  • Fechas límite incumplidas

Sin el software de gestión de proyectos, la mayoría de las personas simplemente se envían por correo electrónico los plazos entre sí. Incluso cuando la fecha límite está en negrita o resaltada, es fácil pasarla por alto. ¿Qué pasa si el correo electrónico se pierde en el spam? ¿Qué pasa si la fecha límite está oculta en el mensaje? ¿Qué pasa si el destinatario simplemente no revisa su correo electrónico con mucha frecuencia? El software de gestión de proyectos muestra exactamente quién es responsable de entregar qué y cuándo. Cuando se realiza un seguimiento de todo el trabajo en una única plataforma, nunca hay dudas sobre dónde los miembros del equipo pueden encontrar los detalles de la fecha límite.

  • Instrucciones perdidas

Incluso cuando los plazos y la propiedad son claros, a veces las personas brindan instrucciones deficientes. ¿Quiere el editor que el escritor utilice la palabra clave de concordancia exacta o funcionará una variante? Otras veces, las instrucciones son buenas y la ejecución deficiente. Quizás el editor fue claro, pero el escritor simplemente no leyó tan abajo en la cadena de correo electrónico. Ese tipo de detalles son perfectos para conectarlos al software de gestión de proyectos. La idea es que todos los miembros del equipo puedan encontrar toda la información que necesitan en un solo lugar. Y ese lugar no debería ser un Slack o un correo electrónico enterrado profundamente en una cadena de mensajes de meses de antigüedad.

Más colaboración

Cuando todos pueden ver el trabajo de los demás, hay más posibilidades de recibir comentarios. Más comentarios significa más oportunidades de que surjan grandes ideas, lo que significa un mejor resultado para todos. La clave es una sólida experiencia del cliente. El software de gestión de proyectos debería facilitar la visualización de problemas pendientes, sugerir soluciones y notificar a todos los cambios clave. UNA gran interfaz de usuario asegura que se use. ¿Qué podría tener más sentido comercial que un mejor trabajo completado en menos tiempo? Ahora que conoce el caso comercial del software de gestión de proyectos, la siguiente pregunta es: ¿qué debe buscar?

Elegir una herramienta de gestión de proyectos para su equipo

La inversión más cara es la que su equipo no utiliza. Es por eso que elegir un software de gestión de proyectos se trata de equilibrar la funcionalidad y la usabilidad. Su software de gestión de proyectos debe lograr cuatro cosas de manera fluida:

Planificación

Si el proyecto no está bien planificado, no se puede llevar a cabo bien. Hay algunas cosas que debe asegurarse de buscar en un software de gestión de proyectos:

  • Visibilidad de arriba hacia abajo

¿Cuáles son las partes clave de su proyecto? Pensando en esa campaña de marketing, tal vez haya un componente de SEO, un componente de redes sociales y un componente de activación en vivo. Cada uno de esos programas tiene muchas subtareas, pero los líderes solo necesitan ver el panorama general. No deberían tener que hacer clic en miles de menús simplemente para obtener los trazos generales. Asegúrate de que parte interesada del proyecto pueden obtener la información que necesitan de forma rápida y sencilla.

  • Granularidad

Los contribuyentes individuales necesitan los detalles finos. ¿Con qué palabra clave deberían crear contenido? ¿En qué plataformas de redes sociales publicarán? En caso de duda, desglose más. ¿Cuántas publicaciones por plataforma por semana se necesitan? ¿Qué importancia tiene responder a todos los comentarios en Twitter y Facebook? ¿Y esas respuestas deberían incluir algún tipo de llamado a la acción?

  • Gestión robusta de roles

Más importante aún, quién va a ser a cargo de cada tarea? Para que el proyecto se lleve a cabo, todos deben saber cómo el caucho se encuentra con la carretera. El software de gestión de proyectos debe poder asociar no solo un equipo, sino también nombres y plazos específicos con cada proyecto.

Colaboración

La colaboración es la razón principal del software de gestión de proyectos. Todos deben trabajar juntos sin problemas para que el proyecto tenga éxito. ¿Qué características son más importantes para una colaboración sólida?

  • Etiquetado

No importa el proyecto, surgen comentarios y preguntas. Los roles cambian. Los usuarios deben poder etiquetarse entre sí en notas asociadas con tareas específicas. De esa manera, cualquiera que navegue hacia esa tarea puede ver preguntas y respuestas pendientes.

  • Mensajería instantánea

A veces, avanzar en un proyecto significa tener una discusión rápida en equipo. Tenerlo por teléfono es ineficaz, deja a las personas al margen y corre el riesgo de que se pierdan las notas. El software de gestión de proyectos necesita mensajería instantánea. No existe una manera más fácil de llevar a cabo un chat rápido, llegar a un consenso y asegurarse de que la conversación se grabe en caso de que surjan preguntas más adelante.

Entrega

¿Qué sucede cuando los miembros del equipo terminan sus partes del proyecto? Un gran software de gestión de proyectos debería mostrar esos detalles y los próximos pasos. Para eso, hay algunas características clave:

  • Barras de progreso

¿Qué porción del total lanzamiento del producto ¿Está terminado? Cómo es el márketing parte que viene? Y dentro de la parte de marketing, ¿las imágenes están listas para su revisión? Las barras de progreso deberían facilitar que los líderes obtengan respuestas para responder a esas preguntas. Las herramientas de un vistazo les ayudan a ver quién podría necesitar apoyo, quién avanza como estaba previsto y quién se adelanta al programa.

  • Notificaciones

Una vez finalizada una parte clave del proyecto, ¿cómo lo sabrán los demás? Las dependencias hacen que las notificaciones sean críticas: si alguien está esperando para comenzar con su porción, necesita saber de inmediato si es su turno de intervenir. Notificaciones debe ser personalizable. Si las personas han terminado con su parte de un proyecto, no necesitan actualizaciones constantes al respecto. Desactive las notificaciones que ya no sean relevantes para mantenerse productivo y concentrado.

  • Herramientas de retroalimentación

El trabajo siempre se puede mejorar. Busque software de gestión de proyectos que facilite la revisión y la solicitud de revisiones. A la gente le gusta dar retroalimentación de diferentes formas. Algunos revisores pueden querer escribir un comentario de texto. Otros pueden querer adjuntar el audio de una conversación de conferencia sobre el entregable. Es posible que otros quieran agregar una captura de pantalla.

Reportando

La presentación de informes es la última parte de un proyecto, pero quizás sea la más importante: ¿Qué puede aprender el equipo de la iniciativa que pueda aplicar al trabajo futuro? El software de gestión de proyectos debe mostrar algunas métricas clave por colaborador y por proyecto:

  • Tiempo total invertido

  • Número de tareas completadas

  • Número de tareas tardías, iniciadas y con vencimiento hoy

  • Los plazos del proyecto incumplieron y cumplieron

Nuevamente, la personalización es importante. Si hay otras métricas su equipo desea realizar un seguimiento, por ejemplo, la cantidad invertida en cada proyecto, el software de gestión de proyectos también debe adaptarse a ellos. Como mínimo, debe incluir indicaciones para la entrada de datos en esas métricas adicionales. Sabes lo que necesitas en software de gestión de proyectos. La parte difícil es la implementación.

Cómo implementar software de gestión de proyectos

El cambio es difícil. Una vez que haya seleccionado el software de gestión de proyectos adecuado para su equipo, el siguiente paso es incorporarlo a sus flujos de trabajo. Empiece por:

1. Comprensión del sistema actual

Si no comprende dónde están los puntos débiles en el flujo de trabajo actual de su equipo, tendrá dificultades para apuntalarlos. Busque no solo puntos lentos, sino también vacíos de comunicación y problemas de calidad. Con su equipo, planifique cómo se realiza un proyecto hipotético de principio a fin. ¿Quién origina el proyecto y qué tipo de ayuda brindan al equipo en general? ¿El equipo de desarrollo adopta un enfoque en cascada? Son ellos pensadores ágiles del diseño? A medida que las tareas fluyen de una persona a otra, ¿dónde ocurren las brechas de comunicación? Utilice una encuesta anónima para esto, de modo que los miembros del equipo se sientan cómodos hablando sobre lugares donde la pelota a menudo se deja caer. Incluso si el trabajo fluye bien, ¿dónde se podría mejorar la calidad del trabajo? Es posible que alguien no esté recibiendo las instrucciones adecuadas, que sus plazos sean demasiado cortos o que sea más adecuada para otro puesto. Hasta que lo mapees todo en un plan de gestión de proyectos, puede ser difícil ver dónde los flujos de trabajo tienen la culpa de los problemas de calidad y dónde los contribuyentes individuales se quedan cortos.

2. Dar muchas advertencias

Una vez que sepa lo que debe cambiar, sabrá cuán drástica podría ser la revisión. Establezca los plazos de implementación en consecuencia. Pasar de un software de gestión de proyectos a otro, por ejemplo, solo puede requerir que el equipo aprenda una nueva plataforma. Pero pasar de un sistema de solo correo electrónico a una plataforma de software de gestión de proyectos es un gran cambio. No alargue los plazos intencionalmente, pero dé una advertencia de al menos dos semanas. Aclare que todos descubrirán la nueva herramienta juntos. Comparta una demostración en video en la que los miembros del equipo puedan ver a un experto usar la herramienta e imaginar cómo podrían cambiar sus propios flujos de trabajo.

3. Nombramiento de un director de proyecto

Cada proyecto, incluido un conmutador de software de gestión de proyectos, necesita un líder. En un equipo pequeño, ese podría ser el director ejecutivo. Pero en la mayoría de los equipos, un gerente de proyecto es necesario. ¿A quién debería elegir para gestionar el cambio? Busque a alguien con:

  • Atención a los detalles

La implementación de un nuevo software de gestión de proyectos tiene muchas partes móviles. El liderazgo necesita actualizaciones periódicas, las preguntas de los trabajadores necesitan respuestas, los costos deben administrarse, las cuentas deben volver a autorizarse y más. Los perfeccionistas son excelentes opciones para este papel. Se aseguran de que nada se escape por las grietas, incluso cuando esas grietas se ensanchan y cambian día a día.

  • Puntualidad

Uno de los peores ejemplos que puede establecer al implementar un nuevo software de gestión de proyectos es el incumplimiento constante de los plazos. Aunque los contratiempos ocurren, deberían ser la excepción y no la regla. Busque a alguien que nunca entregue tarde su trabajo. Implementar un nuevo software en toda la empresa es un gran desafío, pero debería estar a la altura de la tarea.

  • Comunicación

Si hay algo que es cierto en cualquier implementación de software de gestión de proyectos, es que existen muchas dependencias. La gente quiere saber: ¿Cuándo estará listo para usarse el nuevo software? ¿Qué nivel eligió la empresa? ¿Cómo se llevará a cabo la formación en toda la empresa? Alguien que sea claro y seguro es la elección correcta aquí. Debería poder transmitir el mensaje escribiendo, hablando, grabando videos y más.

  • Manejo del estrés

La implementación del software de gestión de proyectos es difícil. Habrá días en que la gente quiera darse por vencida y volver al antiguo sistema. El director del proyecto necesita una fuerte habilidades de manejo del estrés. La persona tranquila y serena de la oficina debería conseguir el trabajo. Tendrá que manejar bien sus emociones y mantener un tono de voz tranquilo, sin importar el fuego que deba ser apagado.

4. Solicitar la opinión del equipo

El liderazgo de Ivory Tower no es la forma de hacer que un cambio de software de gestión de proyectos se realice sin problemas. Si una fecha límite de implementación no es factible, el equipo debe sentirse cómodo diciéndolo. Si no hay forma de que un determinado sistema funcione en la práctica, eso también debe comunicarse. Nuevamente, las encuestas anónimas son una buena opción si los comentarios se pueden tomar de manera incorrecta. El equipo de liderazgo debe agradecer a todos por sus sugerencias, incluso si no planean seguir adelante con algunas de ellas.

5. Centrarse en la formación

La formación es fundamental a cualquier conmutador de software de gestión de proyectos. Los miembros del equipo ya tienen mucho que hacer: esperar que aprendan a usar un nuevo sistema de software por su cuenta simplemente no tiene sentido. Reserve un día entero para la formación de todo el equipo. Sí, las jornadas de formación son caras para la empresa. Pero que es mas caro es un equipo que desperdicia horas, día tras día, resolviéndolo sobre la marcha. En caso de duda, solicite al proveedor de software de gestión de proyectos que realice una demostración para todo el equipo. Luego, pídales a todos que lo prueben por su cuenta. La mayoría de las personas aprenden haciendo, y es mucho más productivo para todos trabajar juntos en las cosas. Esto ayudará a desarrollar aquellos importantes habilidades de gestión de proyectos su equipo se beneficiará.

6. Mantenerse en contacto con el proveedor

Hablando del proveedor de software, mantente en contacto. Recuerde, no todos los posibles inconvenientes aparecerán durante el día de entrenamiento. A medida que las personas exploren el software y lo utilicen para nuevos tipos de proyectos, surgirán nuevas preguntas. Solicite a la empresa de software de gestión de proyectos una fuente específica de respuestas. En muchos casos, será un administrador de cuentas, documentos de ayuda o seminarios web. Dé su información de contacto al equipo en general para que se sientan cómodos haciendo las preguntas "tontas" directamente. Pregunte también por alguna forma de Hoja de preguntas frecuentes para que los miembros del equipo puedan responder la mayor cantidad posible de sus propias preguntas. Elegir e implementar un software de gestión de proyectos no es un proyecto pequeño. Conozca sus necesidades, compre con paciencia y piense en la implementación. Y si todo lo demás falla, obtenga apoyo del propio equipo de software de gestión de proyectos. Saben mejor que nadie el gran desafío que puede ser. ¿Quiere saber cuánto dinero podría ahorrarle una herramienta de gestión de proyectos? Obtenga una copia del Informe Total Economic Impact ™ (TEI) aprender más.