Bien, has leído mucho sobre los beneficios de gestión de proyectos de imagen grande y por qué es importante para las empresas: empresa de servicios profesionales en particular. Pero aunque sepa lo valioso que es, a veces puede ser difícil cuantificar exactamente cuál será el impacto en sus resultados. Aquí hay una práctica hoja de trucos para ayudarlo a resolverlo. Utilice estas cinco fórmulas para calcular y medir los tangibles, y vea cómo la gestión de proyectos en general podría afectar su negocio, y también los negocios de sus clientes.

1. Calcule el ancho de banda incrementado que le da a sus gerentes de proyecto.

Entre reducir el tiempo dedicado a buscar información, perseguir cosas, replicar procesos e informar al cliente, la herramienta adecuada puede ayudar a sus gerentes de proyecto a ahorrar una gran cantidad de tiempo, ayudándole a ofrecer más a su cliente y a concentrarse en escalar tu negocio. Pídale a sus gerentes de proyecto que estimen por sí mismos cuánto de sus días dedican en total a realizar todas estas tareas por proyecto. Luego multiplique eso en los proyectos. Una vez que sepa eso, puede averiguar cuántos más proyectos en los que podrían estar trabajando.

2. Calcula el tiempo que le ahorra a tu equipo

Hay dos estadísticas que mantienen despiertos a los gerentes de proyectos por la noche:

  • Los trabajadores del conocimiento dedican una media de más de un tercio (36%) de su día a buscar y consolidar información de las distintas plataformas que utilizan.

  • Lo que es peor: casi la mitad de las veces (44%) no lo encuentran en absoluto.

Mire a su personal de trabajadores del conocimiento (programadores, ingenieros, diseñadores) y estime a qué suma el 36% de su gasto total en personal en todos ellos. Incluso suponiendo que no recuperen todo este tiempo, si estima que podría reducirlo a, digamos, 16%, eso significa que recupera cerca de una quinta parte del tiempo de su personal, esencialmente como agregar otro día en el semana. Eso es mucho más tiempo para agregar valor adicional a sus clientes.

3. Estimar la reducción de desechos

De media 9.9% de cada dólar se desperdicia debido al bajo rendimiento del proyecto durante el ciclo de vida de un proyecto. Si cobra sobre el valor entregado, es malo para usted porque está consumiendo ese costo. Si cobra por horas y hojas de tiempo, eso es peor para usted porque su cliente tiene que pagar ese costo y tiene menos fe en sus cotizaciones y en el valor que ofrece. Eche un vistazo a su desperdicio: es posible que se encuentre por encima de este promedio. Pero incluso si no está seguro, si lo toma como punto de partida y luego reduce a la mitad el desperdicio, eso todavía significa casi un 5% más de ingresos para usted en todos y cada uno de los proyectos. ¿A qué le aporta el 5% de cada proyecto que ejecuta?

4. Impulsar el desempeño de los empleados y reducir los costos de adquisición de nuevos empleados

La retención de empleados es un problema particularmente importante en los servicios profesionales. El Instituto de Profesionales de la Publicidad puso tasas de rotación de agencias al 31,9%. Mantener alta la calidad de su trabajo cuando casi un tercio de su fuerza laboral se va cada año es difícil. Con cada contratación en los EE. UU. cuesta un promedio de $ 4000, eso se suma a muchos costos evitables. Y los empleados que se quedan pueden ser un gran problema. Los estudios han demostrado que 70% del personal se siente desinteresado en el trabajo — y en una empresa de servicios, este problema es aún mayor. Porque al final del día, si su personal está desmotivado, se nota. Y si siguen saliendo, envía una señal a sus clientes de que las cosas no son estables. (Sin mencionar que pierde su mejor talento). La buena noticia es que también se ha mostrado que las empresas que se desempeñan en el 25% superior en experiencia de los empleados reportan casi 3 veces el rendimiento de los activos y más del doble del rendimiento de las ventas, en comparación con las organizaciones en el cuartil inferior. Ahora nadie quiere pensar en sí mismo como en el cuartil inferior, pero vale la pena analizar a) la realidad de los niveles de participación de su gente yb) cuánto se interponen en su camino las herramientas que está utilizando. Y este factor de participación también se extiende a los clientes: cuanto más fácil sea que trabajen con usted, más probabilidades hay de que quieran repetir la experiencia.

5. Cargue adecuadamente con hojas de tiempo más precisas

The Harvard Business Review publicó una investigación mostrando que en toda la economía se estimaba que el costo de olvidarse de incluir cierto trabajo en las hojas de tiempo (como leer correos electrónicos) costaba a las empresas un promedio de 50.000 dólares por empleado. Ese es un número asombroso. Eso incluye a algunas de las personas con mayor antigüedad y mejor salario del mundo. Pero la realidad es que casi todas las empresas perderán algo por este problema. Dependiendo de cómo valore su trabajo, alguien está perdiendo dinero. Además, está perdiendo datos invaluables sobre cuánto tiempo realmente lleva el trabajo. Al asegurarse de que está considerando todo el tiempo del personal en los proyectos, incluso las pequeñas porciones de trabajo, se asegurará de valorar su trabajo de una manera más justa y precisa. Eso es mejor para sus márgenes. Y es mejor para sus clientes porque saben lo que obtienen. Para obtener más información sobre cómo la gestión de proyectos con un panorama general puede transformar su negocio, consulte El caso empresarial para proyectos de trabajo en equipo en servicios profesionales. ¿Cuál ha sido la mayor diferencia que ha notado desde que implementó el software de gestión de proyectos? Háganos saber en los comentarios a continuación.