Hacer crecer su equipo es uno de los casos de uso donde la integración entre Teamwork Projects y Teamwork Desk realmente brilla. Desde la contratación hasta la incorporación, la integración de su servicio de asistencia técnica y las aplicaciones de gestión de proyectos le permite crear un flujo de trabajo fluido y le ayuda a proporcionar una experiencia positiva al candidato de principio a fin. Así es como usamos el trabajo en equipo de forma interna y aprovechamos la integración entre productos para crear un proceso transparente y fluido en cada etapa del proceso de contratación.

Como ayuda

El reclutamiento puede ser un proceso largo. Desde el puesto de trabajo inicial hasta la realización de la oferta, encontrar a la persona adecuada para el puesto puede ser arduo. Y cuando está contratando para varios roles, hay aún más de los que hacer un seguimiento. En cualquier momento, necesita saber:

  • Cuantos roles abiertos hay

  • Para cuántos candidatos se ha alineado para cada puesto

  • Para qué roles aún necesita buscar candidatos

  • El estado de cada aplicación (y lo que debe hacer para avanzar)

  • A quién debes responder o perseguir

  • Si hay solicitantes anteriores en el archivo que podrían ser adecuados para el puesto

Y mientras hace malabarismos con todo eso, también debe asegurarse de que se responda a cada candidato de manera oportuna. Lo último que desea es que las personas que dedican tiempo y esfuerzo a postularse para su empresa se queden colgando y se frustren con su negocio porque están atrapadas en el limbo. El uso conjunto de Teamwork Desk, Teamwork Projects y Teamwork Spaces le permite sincronizar todos los aspectos de la solicitud de un candidato desde su primer correo electrónico hasta el primer día. Hace que sea fácil obtener actualizaciones de un vistazo sobre dónde está todo, incluir personas de diferentes departamentos según sea necesario sin comprometer la privacidad y brindar a los solicitantes (y nuevos empleados) una excelente impresión de su empresa. Así es como lo hacemos y como usted también puede hacerlo.

Antes de comenzar: una nota rápida sobre la configuración de privacidad. Como siempre, para cualquier información confidencial o sensible, asegúrese de que la configuración de sus permisos esté configurada de la manera correcta para que solo las personas relevantes tengan acceso. Para obtener más información sobre los permisos, consulte este documento de ayuda para proyectos de trabajo en equipo y este para Teamwork Desk. Si es administrador de un sitio, también puede utilizar la Función de suplantación para asegurarse de que sus usuarios puedan ver todo lo que deberían y nada que no deberían.
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Obteniendo las aplicaciones

Probablemente ya lo sepas lo importante que es el software de asistencia técnica cuando se trata de brindar un soporte al cliente estelar. ¿Pero sabías que también tiene muchos beneficios cuando se trata de comunicarse con los candidatos? Usamos Teamwork Desk para el reclutamiento y la contratación porque:

  1. Le brinda el panorama general de toda la comunicación con un candidato en un hilo y en una ubicación central compartida.

  2. Todos los involucrados en el reclutamiento y la contratación pueden participar en un ticket y responder con contexto, para que sus solicitantes no se queden esperando respuestas.

  3. Es fácil etiquetar, filtrar y buscar tickets para organizar su bandeja de entrada y encontrar rápidamente lo que necesita.

  4. Puede utilizar respuestas predefinidas para garantizar la coherencia y el cumplimiento de las mejores prácticas, y ahorrar tiempo.

  5. Y, por supuesto, funciona a la perfección con los proyectos de trabajo en equipo, lo que hace que todo el proceso sea más fácil y eficiente.

A continuación, le mostramos cómo puede utilizarlo para el reclutamiento entrante y saliente.

Aplicaciones entrantes

Si se postula a uno de nuestros puestos vacantes en careers.teamwork.com, la aplicación llega directamente a nuestra bandeja de entrada dedicada a Carreras. (Aunque si alguien envía su solicitud a la dirección incorrecta, como a nuestros equipos de Soporte o Ventas por error, es muy fácil para esos equipos muévelo al lugar correcto para asegurarse de que no se pierda nada). Desde esa bandeja de entrada dedicada, los reclutadores y el equipo de recursos humanos pueden comenzar a revisar las solicitudes, comunicarse con los candidatos y agregar notas internas privadas a las entradas cuando sea relevante. Luego, dependiendo de la aplicación, pueden realizar una serie de acciones directamente desde Teamwork Desk. Por ejemplo:

  • Si la aplicación no tiene éxito:

    El rechazo nunca es fácil, así que trate de hacerlo lo más indoloro posible. Elabore un mensaje empático para cuando necesite hacerle saber a alguien que su aplicación no ha tenido éxito y guárdelo como

    para uso futuro.

  • Si actualmente no tiene una vacante:

    Si obtiene una aplicación que parece prometedora pero no tiene una posición relevante abierta en este momento, puede usar etiquetas para que sea más fácil encontrarla nuevamente cuando llegue el momento. Intente crear una etiqueta como "Para más tarde" y etiquete también el tipo de equipo (p. Ej., "Marketing"). Entonces podrá

    para ver aplicaciones anteriores cuando haya una apertura más relevante.

  • Si la aplicación se ve bien:

    ¡Hurra! Es hora de dar el siguiente paso. Puede responder rápidamente para programar una llamada preliminar o una entrevista en la oficina (las respuestas almacenadas también son excelentes para esto). Entonces,

    para comenzar a mover al candidato a través del proceso de reclutamiento, pero mantén ese pensamiento, ¡volveremos a él en breve!

También puede ver si la persona ha presentado una solicitud antes y ver las comunicaciones anteriores marcando la Historial del cliente lengüeta.

Aplicaciones salientes

Para otros roles, es posible que deba realizar alguna búsqueda de talentos o salidas reclutamiento. Para ello, puede crear una lista de tareas en Proyectos de trabajo en equipo con cada posible candidato como una tarea y asignarla al reclutador para que se comunique con ellos. Luego, una vez que esté listo para ponerse en contacto con ellos, puede crear un ticket de Teamwork Desk directamente desde la tarea con su mensaje, para que pueda mantener todo sincronizado entre la tarea y el ticket. Ya sea que dependa del reclutamiento entrante o saliente, el uso de Teamwork Desk para todas sus comunicaciones relacionadas con el reclutamiento significa que toda su correspondencia con cada candidato se mantendrá en un hilo central, fácil de encontrar, y no se dispersará en múltiples bandejas de entrada dispares. - para que su equipo de recursos humanos y los gerentes de contratación siempre puedan ver la imagen completa con solo unos pocos clics.

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Gestionar las aplicaciones

¿Recuerdas cómo dijimos que mantuviera ese pensamiento arriba? ¿Todavía lo estás sosteniendo? (Regrese y recójalo de nuevo si es necesario; esperaremos). En Teamwork, usamos tarjetas y Board View para representar el recorrido de cada candidato a través del proceso de selección. Board View es genial para darnos una representación visual inmediata de cuántos candidatos tenemos en los trabajos en un momento dado y en qué etapa del proceso se encuentran actualmente, además de hacer que todo el proceso sea más eficiente gracias a sus posibilidades de automatización. . Así es como funciona.

Creando cartas

Primero, nos aseguramos de que haya una tarea para cada candidato. Para las personas que han presentado su solicitud a través de Teamwork Desk (como en el proceso de entrada anterior), pueden hacerlo al creando una tarea directamente desde el ticket. De esta manera, puede saltar rápidamente entre su aplicación inicial y su tarea en Proyectos de trabajo en equipo, brindando a todos el contexto actualizado que necesitan. También puede cargar cualquier información adicional a la tarea, como CV, cartas de presentación, carteras y más. Aún mejor, simplemente puede seleccionar entre los archivos adjuntos del ticket para agregarlos a la tarea cuando la esté creando. Luego, cuando cree su tablero, podrá ver estas tareas como tarjetas. Esta tarjeta de candidato - o cardidato, podría decir *: representará al solicitante a medida que avanza en el proceso de contratación. Pero antes de que puedas hacer eso, necesitas configurar tu tablero y darle a tus cardidates ** un hogar.

Más información sobre cómo crear y usar tarjetas aquí, o consulte nuestro libro electrónico sobre cómo estructurar su trabajo en Proyectos de trabajo en equipo.

* usted podría di esto. Pero probablemente no lo hará. ** ¿Eh? ¿Eh?

Creando tu tablero

Si ha utilizado la Vista de tablero antes (tal vez para gestionar su proceso de marketing de contenidos), sabrá lo útil que es para mapear visualmente su flujo de trabajo. (¿Es totalmente nuevo en Board View? Más información aquí.) Las columnas que elija para su tablero dependerán de su proceso, pero para el reclutamiento y la contratación, es posible que se parezcan a esto:

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  • Prospectos con los que contactar: Para el reclutamiento saliente, puede configurarlo automáticamente para que cualquier tarea agregada a su lista de tareas de Headhunting aparezca automáticamente como una tarjeta en esta columna.

  • Entrevista preliminar: Dependiendo del puesto, es posible que tenga una llamada de selección o una entrevista preliminar antes de decidir si traer al solicitante para una entrevista interna. Para la mayoría de las tarjetas de candidatos que está creando a partir de tickets en Teamwork Desk, esta será probablemente la primera columna a la que vayan.

  • Entrevista: Si aprobaron la entrevista preliminar con gran éxito, puede continuar y mover la tarjeta a la columna "Entrevista".

  • Evaluación: Si completó la entrevista, pero aún tiene más candidatos para considerar antes de tomar una decisión, puede mover la tarjeta aquí mientras tanto, para saber que la entrevista se realizó y aún se está revisando.

  • Para ser rechazado: Si el candidato no encaja bien, puede moverlo a esta columna para ser rechazado y puede enviar su mensaje a través de Teamwork Desk directamente desde la tarea en Proyectos de trabajo en equipo.

  • Hacer oferta de trabajo: Así que han superado todas las entrevistas son una gran combinación cultural, y, en las palabras inmortales de los Beastie Boys, tienen las habilidades para pagar las cuentas. Muévalos a esta columna una vez que esté listo para hacer una oferta de trabajo.

  • Oferta aceptada: Una vez que hayan aceptado la oferta, puede moverlos a esta columna para que sepa que el puesto lo ocupa y quién lo ocupa.

  • Inducción: A medida que se acerca la fecha de inicio, puede moverlos a esta columna y establecer un gatillo que crea una nueva lista de subtareas con todas las tareas de incorporación que deben completarse para garantizar un comienzo sin problemas y sin estrés.

Gestionar su tablero

Para administrar su tablero y hacerlo aún más fácil de entender y usar, puede usar etiquetas y filtros. Por ejemplo, es posible que desee utilizar algunos o todos los siguientes como etiquetas:

  • El nombre del puesto de trabajo p.ej. "Especialista en marketing de contenido"

  • El departamento o tipo de equipo p.ej. "Márketing"

  • La locación p.ej. "Boston" o "Remoto"

  • También puede establecer una etiqueta como "En archivo" o "Volver a visitar más tarde" para los candidatos que se muestran prometedores pero que no son adecuados para este momento, por el motivo que sea.

Luego, puede filtrar su Vista de tablero para ver cuántos solicitantes tiene para cada puesto abierto, en qué columna (es decir, etapa del proceso) se encuentran, dónde necesita buscar más candidatos, etc. También puede hacer uso de disparadores para automatizar el proceso siempre que sea posible. Esto es ideal para actualizar fechas de vencimiento, agregar etiquetas o notificar a los cesionarios (como los entrevistadores), para garantizar que las decisiones se tomen con rapidez y que ningún candidato se pierda. Recomendamos hacer un barrido rápido de su tabla al menos una vez a la semana, para que pueda asegurarse de que todo esté actualizado y que no haya bloqueadores.

Entrevistar a los candidatos

Una vez que haya configurado una fecha y hora para la entrevista, puede agregarla a su calendario en Proyectos de trabajo en equipo y establecer recordatorios para los entrevistadores, para que todos sepan dónde se supone que deben estar y cuándo. Pero para brindar una experiencia de entrevista productiva, y con suerte positiva, para todos, sus entrevistadores deben estar informados y capacitados sobre las mejores prácticas de entrevistas, las políticas de la empresa y los códigos de conducta.

Antes de la entrevista

Para asegurarse de que cada entrevista se desarrolle sin problemas y siga las mejores prácticas, puede crea un espacio dedicado en los espacios de trabajo en equipo con toda la información esencial con la que sus entrevistadores necesitan familiarizarse, y vincularlo al proyecto. Y para garantizar el cumplimiento, puede marcar determinadas páginas como lectura obligatoria para que todos estén al tanto de lo que necesitan saber antes de poder comenzar a entrevistar. Algunas cosas que podría querer tener en su espacio incluyen:

  • Listas de preguntas estándar para entrevistadores

  • Documentación de las mejores prácticas y procesos en torno a las entrevistas y la contratación.

  • Políticas de la empresa (por ejemplo, licencias anuales, políticas de maternidad y paternidad, información sobre beneficios relevantes, etc.), para que los entrevistadores estén preparados para responder cualquier pregunta.

  • Un resumen de los valores fundamentales de su empresa

  • Copias de las especificaciones del trabajo

  • ¡Cualquier otra cosa que sea útil! Incluso puede animar sus páginas con un formato elegante e imágenes para hacerlas más atractivas.

Durante la entrevista

Si desea tomar notas durante la entrevista, la función Notebooks permite que varias personas trabajen juntas en colaboración en el mismo documento en tiempo real. Esto significa que todos los entrevistadores pueden tomar notas en un documento central compartido, ver lo que el otro está escribiendo y evitar la repetición. Además de configuración de privacidad granular habitual disponible en proyectos de trabajo en equipo, tú también puedes marcar sus Notebooks como que contienen contenido sensible, lo que evita que el contenido del Bloc de notas se envíe en correos electrónicos de notificación.

Despues de la entrevista

Una vez que se completa la entrevista, los entrevistadores pueden dejar comentarios (o vincular su cuaderno) en la tarjeta del candidato con sus comentarios y recomendaciones. De esta manera, tiene un registro útil de cómo fue la entrevista, lo cual es especialmente útil si el solicitante solicita comentarios o si desea volver a visitar una solicitud en una fecha posterior. Una vez que se haya tomado una decisión, puede mover su tarjeta a la columna correspondiente: rechazar, evaluar o hacer una oferta de trabajo.

Traerlos a bordo

Una vez que haya encontrado a la persona perfecta para el trabajo, es hora de incorporarla. Pero la incorporación puede llevar una aldea: desde configurarlos en la nómina hasta clasificar equipos y tarjetas de acceso, es probable que necesite la participación de varios equipos para comenzar. Con Proyectos de trabajo en equipo, puede configurar un activador para que cuando su tarjeta de candidato se mueva al Oferta aceptada columna, genera automáticamente una lista de subtareas a partir de una plantilla creada previamente. Esto significa que puede crear fácilmente una incorporación plantilla de lista de tareas que cubre todo lo que necesita para poner en marcha un nuevo empleado, sin complicaciones. Puede crear la lista de tareas para asignar tareas automáticamente a roles o personas específicas, como nómina, TI y más, y generar fechas de vencimiento. (Como siempre, use su mejor criterio: si necesita limitar el acceso a cualquier información confidencial en la tarea original, siempre puede crear su plantilla de lista de tareas de incorporación en un proyecto de incorporación dedicado separado al que más personas tienen acceso). A continuación, se muestra un ejemplo de cómo se vería su lista de tareas de incorporación:

  • Agregar a nómina

  • Configurar la dirección de correo electrónico de la empresa

  • Crear cuenta de Teamwork

  • Organizar equipo

  • Tarjeta de acceso a la puerta principal

  • Organizar paquete de bienvenida para el primer día

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Ayudándolos a instalarse

Pero el proceso de incorporación no se detiene una vez que ha configurado al nuevo empleado de su lado. También debe cubrir esos primeros días y semanas cruciales en los que el novato está aprendiendo los aspectos básicos y acomodándose en su nuevo rol. Esta es otra área en la que el trabajo en equipo realmente puede ayudar. Mediante la creación de un proyecto de muestra y la creación de una lista de tareas de "Introducción" para cada nuevo empleado (utilizando ese útil función de plantilla de lista de tareas nuevamente, para ahorrarle tiempo), puede ayudarlos a navegar esos primeros días tan importantes, guiarlos hacia las cosas más importantes que necesitan saber y ayudarlos a familiarizarse con las herramientas que usarán todos los días en el proceso. De hecho, usar Proyectos de trabajo en equipo para ayudar a los principiantes a aprender a usar Proyectos de trabajo en equipo fue uno de los los 4 mejores consejos que obtuvimos de la galardonada PMO de Ella’s Kitchen cuando les preguntamos sobre sus mejores prácticas para implementar un nuevo software de gestión de proyectos. Como una de las primeras "interacciones" de su nuevo principiante con su empresa, esta lista de tareas también es una excelente manera de esparcir un poco de la cultura de su empresa entre las tareas pendientes necesarias. Por ejemplo, si tiene una diapositiva en su oficina como nosotros (#humblebrag), una de las tareas del primer mes podría ser "Bajar la diapositiva" (✅). Debe adaptar la lista de tareas a su propia organización y procesos, pero aquí hay algunas ideas que lo ayudarán a poner en marcha:

  • Leer el manual de la empresa en Teamwork Spaces

  • Familiarícese con los procesos y políticas de la empresa en los espacios de trabajo en equipo.

  • Inicie sesión en la dirección de correo electrónico de su empresa

  • Saluda a 5 personas fuera de tu departamento

  • Ve a tomar un café con tu equipo

  • Formación completa en trabajo en equipo (o únase a un seminario web "Introducción a los proyectos de trabajo en equipo")

  • Reúnase con el líder de su equipo

Flujo de trabajo fluido

Usar Teamwork para administrar su reclutamiento, contratación e incorporación le permite crear un flujo de trabajo perfectamente sincronizado para un proceso de contratación más eficiente y transparente de principio a fin. Hemos descrito algunas de las formas en que usamos Proyectos de trabajo en equipo, Escritorio de trabajo en equipo y Espacios de trabajo en equipo nosotros mismos para la contratación y la incorporación, pero nos encantaría saber: ¿es este un caso de uso que ha utilizado antes? ¿Hay otras funciones que no hemos mencionado y que cree que todos deberían conocer? Háznoslo saber en los comentarios. ¿Quieres probarlo por ti mismo? Inicie su prueba gratuita a continuación. (Pssst ... ¿ya es usuario de Teamwork Projects pero desea probar Teamwork Desk o viceversa? A continuación, le mostramos cómo habilitar su prueba gratuita de Teamwork Desk para usuarios existentes de Teamwork Projects, y cómo iniciar la prueba gratuita de Teamwork Projects desde Teamwork Desk.)