En nuestra publicación final destacando nuestro Industria del mes, Contabilidad, nos centramos en cómo los profesionales de la contabilidad utilizan Proyectos Teamwork. Entrevistamos a Orla Linehan de Contadores Públicos Fidelia en Cork, Irlanda, en las dos últimas publicaciones (éste y éste) sobre su trabajo y cómo usa Teamwork Projects para ayudar a administrar su carga de trabajo. Hoy, compartimos nuestra entrevista con Louise McLoughlin de cuentas e-BAS en Torquay, Victoria, Australia, sobre sus experiencias. Orla y Louise usan Teamwork Projects para organizar sus tareas y manejar el trabajo de los clientes. En esta publicación final de nuestra serie Contabilidad, Louise comparte cómo usa los proyectos Teamwork en la contabilidad y algunos consejos sobre cómo aprovecharlos al máximo para que podamos compartir con usted cómo los contables usan los proyectos Teamwork.

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Guardián de los libros

Los libros de contabilidad no se guardan por sí mismos, por mucho que los miremos y deseemos que suceda, lo que hace que los contables sean esenciales para la gestión diaria de las finanzas de una empresa. Encontrar el equilibrio adecuado entre llevar los libros y administrar una empresa puede ser un desafío para una pequeña empresa que intenta hacerlo todo o como una corporación multinacional que mantiene libros con más ceros que una gran lotería. Aquí es donde un cuidador dedicado de los libros o, al menos, un experto que revisa los libros cada mes asegura un flujo saludable de mantenimiento de registros financieros. P: ¿Cuándo empezaste a usar Teamwork Projects? UN: En 2010, encontré Proyectos Teamwork y lo probé. En los primeros 10 minutos, supe que había encontrado el producto para mí. Tenía muchas funciones pero era fácil de usar. Tenía todo lo que buscaba y más. Al igual que con cualquier software, su verdadero valor solo se realiza cuando se utiliza correctamente. Cuando comencé a usarlo, pasé aproximadamente dos semanas aprendiendo cómo usar las funciones y haciendo algunas pruebas. Cuando estaba feliz, comencé a configurarlo de la manera que mejor se adaptara a mi negocio. Todavía lo uso hoy. ¡Este software literalmente me devolvió la cordura! Volví a tener el control de mi carga de trabajo. Mi creciente lista de clientes ya no me asustaba porque finalmente lo estaba manejando, o más bien, Teamwork Projects lo estaba manejando para mí como un miembro adicional del personal, un par de manos extra si lo desea, haciendo el trabajo pesado mientras yo sigo adelante. el trabajo. ¡Perfecto!

Uso de proyectos Teamwork

La gestión de varios departamentos, empresas o libros de contabilidad puede resultar abrumadora, al igual que la gestión de varios proyectos y tareas, por lo que Teamwork Projects es sorprendentemente ideal para mantenerse al tanto del trabajo de contabilidad. Inevitablemente, ciertas características y funciones serán más esenciales para algunos usuarios que para otros y algunos elementos serán los que ahorren tiempo real. Describa la forma en que usted y su equipo usan Teamwork.com. Louise: En primer lugar, tengo más de 30 clientes. He configurado cada uno de ellos como un "Proyecto". Cada cliente tiene listas de tareas específicas configuradas para ellos en su proyecto; algunos son recurrentes, así que utilicé la función de "repetición" allí (útil para tareas de cumplimiento que se repiten, como la presentación de BAS, la presentación de IAS, la presentación de jubilación y la nómina regular); esto automatiza nuestro sistema y asegura que no olvidemos hacer nada para cualquier cliente, ¡nunca! Tengo un empleado y un par de contratistas y todos están configurados en Proyectos Teamwork, asignados a sus propios clientes que he especificado. Ellos hacen el trabajo y usan el temporizador para que se registre todo el tiempo y se pueda facturar cada quince días desde Teamwork.

Personalización de la plataforma

Con los detalles y niveles de tareas dentro de Teamwork Projects también viene la versatilidad para estructurar su cuenta de manera personalizada. No solo tu logo, sino también proyectos de construcción, tareas y funciones para actuar como tu propio asistente cuidando a tus clientes como parte del equipo. ¿Cómo te ayuda Teamwork Projects a organizar tus tareas y proyectos? Louise: Proyectos Teamwork, como con cualquier software de gestión de proyectos, está diseñado para unir a su fuerza laboral y trabajar de manera más eficiente como equipo en proyectos específicos. La idea principal es reunir todos los proyectos y el personal que trabaja en ellos en un solo lugar para que toda la información relevante se mantenga en un área central en lugar de en varias aplicaciones. ¡Esto es genial si tienes proyectos reales en los que trabajar! No tenía proyectos por completar en mi negocio porque es un negocio de servicios (aunque sí tenía algunos proyectos de desarrollo comercial, y sí, estos se agregaron a mi portal de TW). Si bien no tengo proyectos en los que trabajar, tengo clientes a quienes atender. Decidí que mis proyectos en TW serían mis clientes y viceversa. Esta publicación de blog explica cómo me acerqué a configurar mi cuenta.

Portales de clientes

El núcleo del paquete de software de Teamwork.com es que los tres productos actuales funcionan a la perfección y permiten que una comunidad comparta tareas, proyectos y conocimientos internamente para colaborar con éxito. Louise ha trabajado con los elementos de Teamwork Projects para encontrar exactamente lo que se adapta a ella y a sus clientes. ¿Cómo ha configurado sus proyectos Teamwork para satisfacer las necesidades particulares de sus clientes? Louise: Creo “portales de clientes” para cada cliente. Tengo una función de inicio de sesión en mi sitio web y cada cliente puede iniciar sesión en su propio portal, que en realidad es su proyecto Teamwork. Le pido a cada cliente que cargue allí cualquier archivo relacionado con su asignación de contabilidad y también les pido que me envíen mensajes a mí oa otro personal a través de su portal; de esa manera, todos los datos relacionados con un cliente en particular permanecen en un solo lugar. También guardo los formularios de impuestos de los clientes, etc.en sus portales; de esa forma, si alguna vez quieren una copia, solo tienen que iniciar sesión y obtenerla. También les pido a los clientes que actualicen sus propios detalles comerciales en caso de que cambien, a través de su portal, para que actúe como un CRM en vivo que sé que siempre está actualizado. Por último, hago que los clientes usen su calendario para ingresar las fechas de las reuniones que les gustaría tener conmigo. Lo que más me gusta de hacer esto es que todos los datos de los clientes se guardan en un solo lugar; no tengo que buscar en cinco sistemas diferentes para encontrar la información que necesito, todo está en Teamwork Projects. Cómo configuro los portales de clientes se detalla en dos publicaciones de blog, esta publicación de blog en particular explica el proceso. Louise, al igual que otros contables, administra los libros de varios clientes, lo que significa que no solo necesita sus propias habilidades, sino un sistema que la ayude a organizarse y colaborar también. Su dominio de las herramientas dentro de Teamwork Projects le permitió personalizar su configuración por completo para satisfacer mejor su trabajo y las necesidades de sus clientes. Si está considerando Teamwork.com para su negocio o se ha registrado, pero aún está tratando de aprender los trucos y consejos para aprovechar al máximo su cuenta, consulte algunos de nuestros videos útiles o contáctenos con sus preguntas. Si está en la industria de la contabilidad o la teneduría de libros, ¿qué característica le gusta más de Teamwork Projects? Esperamos que hayas disfrutado de nuestro junio Industria del mes foco en contabilidad y teneduría de libros. El mes que viene, la atención se centrará en cómo utilizan las agencias de diseño web los productos de Teamwork.com. Estén atentos a nuestra serie de tres partes durante el mes de julio. Mientras tanto, para obtener más información sobre los proyectos Teamwork o participar directamente con nuestra prueba gratuita de 30 días, haga clic aquí.