En Teamwork, nuestro objetivo es brindarle la flexibilidad que necesita para trabajar a su manera.

Eso significa que no importa cómo quiera administrar su trabajo o qué metodología de gestión de proyectos le gusta usar, Teamwork puede ayudar.

Para algunos proyectos, la mejor manera de hacer las cosas es con un humilde lista de tareas. El uso de una lista de tareas es una manera rápida y fácil de enumerar todo lo que usted y su equipo deben hacer para alcanza tus metas, y disfrute de la satisfacción de ver cómo su lista se reduce a medida que comienza a marcar elementos.

Pero para otros proyectos, es posible que prefiera adoptar un enfoque diferente: algo que le permita visualizar su proceso y le brinde actualizaciones inmediatas y de un vistazo sobre el progreso de su trabajo.

Para esos momentos, necesita la vista de tablero. A continuación, le explicamos por qué es tan útil y cómo su equipo puede usarlo.

(¿No está seguro de si usar Listas de tareas o Vista de tablero? ¡Consulte nuestra guía completa para administrar su trabajo en Teamwork!)

¿Qué es la vista de tablero?

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La Vista de tablero le permite trazar su proceso en columnas, ver todas sus tareas representadas como tarjetas y ver rápida y fácilmente en qué etapa se encuentra cada trabajo.

Usar tableros para representar visualmente su trabajo es una parte clave de muchos metodologías populares de gestión de proyectos.

Son especialmente importantes en metodologías ágiles: Los tableros Kanban, Scrum, Scrumban y Lean se basan en flujos de trabajo visuales para mapear los procesos del proyecto, brindarle actualizaciones de estado inmediatas y revelar cuellos de botella, para que pueda mejorar continuamente su flujo de trabajo y maximizar la eficiencia de su equipo.

Si bien muchos enfoques usan columnas para representar las etapas de un proceso (con su tarea moviéndose a través del tablero de izquierda a derecha a medida que avanza), hay muchas otras formas de usar la Vista de tablero para representar su trabajo.

Por ejemplo, también puede usar columnas en la Vista de tablero como una forma de agrupar su trabajo en categorías, si lo prefiere.

Y, por supuesto, todo en Board View es compatible con el robusto etiquetado y filtración opciones que esperas de Teamwork, para que puedas curar tu trabajo aún más.

¿Todavía no está convencido? Aquí hay algunas razones más para probar Board View.

¿Cuáles son los beneficios de Board View?

1. Obtenga actualizaciones de estado visuales inmediatas sobre el progreso de cada tarea

Una de las cosas más útiles de Board View es lo visual que es. Esto significa que es fácil e instantáneo ver cómo avanza su proyecto y obtener actualizaciones de estado de un vistazo de las diversas tareas que cambian a medida que pasan de una columna a otra.

La vista de tablero te permite ver quién está trabajando en qué, cómo avanza cada tarea y aclarar aún más las cosas con etiquetas personalizables. No solo eso, sino que ayuda a cada miembro del equipo a ver cómo encajan en el ecosistema del proyecto y cómo el trabajo que realizan contribuye al panorama general.

2. Revele la logística de su proyecto y mejórela

¿Su proceso se está ejecutando de la manera que desea? ¿O su equipo simplemente está haciendo las cosas como siempre lo han hecho?

El mapeo de su proceso con la Vista de tablero lo obliga a tener una claridad cristalina sobre su flujo de trabajo, como es en realidad, no como desearía que fuera. Le ayuda a identificar qué funciona para usted, dónde están las dificultades y qué se puede mejorar.

Para muchas personas, el proceso de mapear su proceso puede ser un gran "¡ajá!" momento, ayudándoles a descubrir posibilidades de optimización que ni siquiera sabían que necesitaban.

3. Automatice sus procesos con Triggers

Desencadenadores en la vista de tablero son una forma sencilla de hacer que su proyecto funcione sin problemas. Le permiten configurarlo para que una vez que una tarjeta se mueva a una determinada columna, se realice automáticamente una acción de su elección.

Con Disparadores, puede recuperar el tiempo previamente perdido en el trabajo de administración manual, hacer que su flujo de trabajo sea más eficiente y garantizar la coherencia y las mejores prácticas en todo momento.

Hay muchas formas de usar Disparadores para que su flujo de trabajo sea más eficiente. Por ejemplo, puede configurar un disparador para:

  • Reasignar una tarea a otro miembro del equipo

  • Cambiar la fecha de vencimiento

  • Crear subtareas (a partir de una lista manual o una plantilla de lista de tareas existente)

  • Envía notificaciones personalizadas

  • Archiva automáticamente una tarea una vez que se mueve a la columna final

4. Detecte obstáculos comunes

Una vez que haya trazado su proceso ideal, será aún más fácil detectar posibles obstáculos o cuellos de botella, antes de que se conviertan en problemas importantes.

Si nota que las tareas parecen quedarse atascadas repetidamente en una columna, sabrá que es un área que debe tener en cuenta. Por ejemplo, tal vez descubra que las tareas se atascan en la columna "Aprobación del cliente", lo que provoca un efecto dominó en el resto del trabajo de su equipo. Con la vista de tablero, es fácil detectar cuándo una acumulación de tarjetas se convierte en un cuello de botella, lo que le permite identificar con precisión qué acciones debe tomar para encaminar las cosas.

Esto es especialmente útil cuando está planificando el trabajo de su equipo y tratando de hacer malabares con varios plazos. Al identificar los cuellos de botella de antemano, puede prepararse mejor moviendo otros trabajos, reasignar sus recursos, o tomar otras medidas preventivas para evitar descarrilar su arduo trabajo.

¿Cómo puede mi equipo usar la Vista de tablero?

Lo mejor de Board View es que es súper flexible y fácil de personalizar, por lo que puede adaptarlo a su propio flujo de trabajo y personalizarlo con etiquetas y Disparadores.

Pero si está buscando algunos casos de uso para inspirarse, aquí hay algunos ejemplos que su equipo puede usar:

Tableros para la creación de contenido

Ya sea que esté escribiendo publicaciones de blog, grabando podcasts o editando videos, los tableros son una excelente manera de mapear su proceso de creación de contenido. Así es como lo hacemos.

Tableros para el trabajo del cliente

Brinde a sus partes interesadas la capacidad de obtener actualizaciones de estado cuando lo deseen. Con sus clientes agregados como gratis colaboradores, pueden ver rápidamente en qué etapa se encuentra un trabajo, sin necesidad de perseguir a un miembro de su equipo. También puede configurar un disparador para notificarles una vez que el trabajo alcance una determinada etapa, o reasignar la tarea al cliente para que la revise o la apruebe.

Tableros para desarrollo y prueba

Los tableros se adaptan naturalmente a muchas metodologías y prácticas de desarrollo ágil. Ejecute su sprint en Teamwork seleccionando tareas del Backlog, luego muévalas a través de sus procesos de desarrollo, prueba e implementación.

Juntas de reclutamiento e incorporación

¿Creciendo tu equipo? El uso de Board View le ayuda a realizar un seguimiento de cada candidato a medida que avanza en los procesos de contratación, entrevistas e incorporación, lo que le ayuda a crear una experiencia de candidato más positiva y transparente. Aprenda cómo lo usamos.

Tableros para organizar tus tarjetas

Por supuesto, también puede usar la Vista de tablero como una forma visual simple de ordenar sus tareas, en lugar de como una representación de un flujo de proceso. Utilizándolo de esta manera, puede agrupar tarjetas similares en columnas. Por ejemplo, puede tener columnas para cada mes del trimestre con el trabajo necesario para cada mes, o puede usarlo para organizar tareas por departamento o edificio.

Tableros para metodologías Kanban básicas

¿No estás seguro de por dónde empezar con tu tabla? Empiece por lo básico. Todo lo que necesita para comenzar con un tablero Kanban básico son tres columnas: Tareas pendientes, Tareas pendientes y Listo. Es una forma rápida y sencilla de comenzar a realizar un seguimiento de su trabajo en la Vista de tablero. Una vez que vea lo fácil y útil que es administrar su trabajo de esa manera, puede vestirlo con columnas adicionales, etiquetas, y disparadores.

Filtrando tu tablero

Una vez que su tablero esté funcionando, puede crear y compartir filtros para hacerlo aún más preciso y útil.

Filtros son útiles para concentrarse únicamente en el trabajo que cumple con uno o más criterios. Por ejemplo, puede filtrar su tablero para mostrar solo las tareas que le están asignadas, o solo las tarjetas que están etiquetadas con "Publicación de blog" (o una combinación de criterios).

También puede usar filtros para crear vistas más específicas que puede compartir con el cliente o las partes interesadas (por ejemplo, puede optar por ocultar las subtareas y mostrar solo las tareas principales, para brindar a los clientes una vista más optimizada).

Una vez que haya creado sus filtros, simplemente guárdelos y compártalos. Para obtener más información sobre cómo trabajar con filtros en la vista de tablero, consulte este documento de ayuda.

¿Cómo se usa Board View?

Nos encantaría saber cómo utiliza los tableros para que su flujo de trabajo sea más fluido y eficiente. ¡Háganos saber cómo le gusta usarlos en los comentarios!