Cuando los pagos atrasados son la regla y no la excepción, la estabilidad de su agencia está en riesgo. Descubra cómo mantener el flujo de caja con nuestros 5 consejos para que los clientes paguen a tiempo, siempre. Los pagos atrasados pueden poner en peligro a toda su agencia. Un enorme 37% de las facturas se pagan con retraso y el 16% no se paga en absoluto, según un Estudio Due.com. . Eso significa que puede planear aplicar solo una parte de sus ingresos, el 47% restante, para mejorar y escalar su agencia. Si no tiene un sistema para asegurarse de que los clientes le paguen a tiempo, está limitando su crecimiento y sacrificando casi la mitad de sus ingresos. . Los pagos atrasados son frustrantes, pero no lo tome como algo personal. El servicio de su agencia es solo uno de los muchos gastos de los que sus clientes deben realizar un seguimiento. A las agencias se les paga después de que se entrega el trabajo, por lo que los clientes no tienen muchos incentivos para pagar una factura en el momento en que se recibe. Muchos pospondrán un proyecto de ley o lo olvidarán por completo, mientras que sus resultados finales deben soportar la carga. Estas son las prácticas de facturación que le brindarán el flujo de efectivo constante necesario para mejorar y hacer crecer su agencia.

1. Estipular condiciones de pago en el contrato

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Un contrato puede ser la kriptonita de una agencia. Si no tiene cuidado con sus términos, en el mejor de los casos pueden generar expectativas no coincidentes y, en el peor, una relación arruinada. Debe asegurarse de cubrir todo lo que pueda salir mal y asegurarse de que le paguen por cada hora trabajada, incluso en circunstancias atenuantes. Para eliminar las vacantes por falta de comunicación, su contrato debe incluir:

  • Servicios que está proporcionando.

    Incluya una descripción general y el alcance de cada servicio que ofrece para que los clientes sepan por qué están pagando. Si incluye una Declaración de trabajo (SOW) que explica con más detalle los entregables y los plazos, debe hacer referencia a ella aquí.

  • Costo de los servicios.

    Si cobra por hora, ese costo debe desglosarse. Si ofrece una estimación, los ajustes de precio y el proceso para realizarlos deben expresarse aquí.

  • Logística de pagos.

    Deje claro cuándo se recibirán las facturas y cuánto tiempo tienen los clientes para pagarlas. Además, asegúrese de anotar todas las opciones de pago aceptables.

  • Sanciones por pago tardío.

    La gente está programada para

    , , utilice un cargo por pago atrasado como una forma de incentivar a los clientes a pagar a tiempo. La mayoría de las agencias cobran entre el 1% y el 1,5%: lo suficiente para fomentar el pago, pero no lo suficiente para agravar a los clientes cuando se cometen errores.

  • Sanciones por falta de pago.

    Incluya un período de tiempo (generalmente 2 meses) que un cliente tiene para realizar un pago antes de dejar de trabajar.

  • Cómo se manejan los proyectos terminados.

    Deje en claro cuánto aviso necesita y cuánto debe ser compensado.

  • Nombre personas específicas para el proyecto.

    Cuando no está claro quién es responsable de qué, se crea un entorno de falta de comunicación. Para evitar esto, aclare quién es el principal punto de contacto en su equipo y el equipo de su cliente.

La primera parte de su contrato les dice a los clientes qué esperar de usted y la última parte les dice a los clientes lo que espera de ellos. No omita los detalles esenciales que explican casos extremos, como proyectos terminados. Para una relación sana y mutuamente beneficiosa, ambas secciones deben ser explícitas para que los clientes obtengan el trabajo de alta calidad que esperan y usted obtenga el pago oportuno que espera su agencia. No omita los detalles esenciales que explican casos extremos, como proyectos terminados. Para una relación sana y mutuamente beneficiosa, ambas secciones deben ser explícitas para que los clientes obtengan el trabajo de alta calidad que esperan y usted obtenga el pago oportuno que espera su agencia. Tipo profesional: Tómese el tiempo para revisar su contrato con su cliente; no asuma que él mismo ha leído cada cláusula.

2. Envíe facturas detalladas

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Piense en la factura como un refuerzo de las partes más importantes de su contrato. Cada vez que sus clientes revisan sus facturas, es posible que no recuerden las fechas de vencimiento o los cargos por pagos atrasados, así que déjelo claro en cada factura. Agregue urgencia al incluir:

  • La fecha de vencimiento. . Las facturas que incluyen una fecha de vencimiento están a tiempo. Nombra una fecha específica en lugar de la frase general "vence al recibir".

  • Sanciones por pago tardío. Las sanciones financieras por pago atrasado desincentivarán a los clientes a retrasar el pago.

  • Un destinatario. Envíelo a un contacto que se estipule en el contrato para que solo haya una persona con la propiedad de la factura.

  • Opciones de pago. Ofrezca a los clientes varias opciones para que puedan pagar utilizando el método más fácil para ellos. Ofrézcales la opción de cambiar las opciones de pago en cada factura en caso de que decidan que otra opción funciona mejor para su flujo de trabajo.

En lugar de utilizar facturas como recordatorios de pago, utilícelas para animar a sus clientes a que tomen medidas de inmediato para que pueda esperar pagos en un horario confiable. Tipo profesional: Incluya un 2% de descuento para clientes que paguen en dos días como incentivo adicional. Es una pequeña tarifa a pagar para que los clientes que normalmente postergarían un pago paguen puntualmente.

3. Aumente la comunicación en torno a las facturas

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Ya sea que su factura llegue en un correo electrónico o en un buzón de correo físico, es demasiado fácil que quede enterrado en la aglomeración de las tareas diarias. Aumente la comunicación en torno a estas facturas con recordatorios tempranos, seguimientos y agradecimientos para tenerlos en la mente de sus clientes. Al comienzo de su relación con su cliente, analice las mejores formas de comunicarse con él. Permítales elegir cómo les gustaría recibir recordatorios sobre los próximos pagos. Puedes sugerir:

  • SMS. Las agencias evitan enviar mensajes de texto a sus clientes porque se sienten intrusivos, pero los estudios han demostrado que más del 60% de los consumidores lo desean. Siempre que no abuse de este canal, los clientes aprenderán a verlo como una extensión de sus servicios, al igual que lo hacen con sus notificaciones bancarias por SMS o alertas de Uber. Puede utilizar un servicio como enviar actualizaciones por SMS directamente desde su computadora.

  • Voz. Puede parecer pasado de moda, pero algunos clientes prefieren una llamada telefónica mensual para recordarles que se acerca una factura. Una llamada telefónica es una excelente manera de que las cosas importantes, como las próximas facturas, eliminen el ruido. Puede configurar recordatorios automáticos con servicios de voz en la nube como.

  • Email. Si bien un correo electrónico mensual puede quedar enterrado en una bandeja de entrada, cada seguimiento vuelve a colocar ese correo electrónico en la parte superior de la bandeja de entrada. Puede automatizar un seguimiento de correo electrónico para que salga cada dos días con una extensión de correo electrónico como.

  • Software de facturación en la nube. El software como le permite realizar un seguimiento de todas las facturas pasadas y futuras en línea y automatizar el envío de recordatorios cuando se acerca una factura.

No importa qué canal o canales de comunicación prefieran sus clientes, siempre que se comunique con ellos con frecuencia sobre el pago. Pídales que opten por uno o todos estos canales de comunicación para realinear las expectativas. Tipo profesional: Integre el software favorito de su equipo en un solo flujo de trabajo. Por ejemplo, usa Proyectos de trabajo en equipo como su centro de proyectos y integrar sus plataformas de contabilidad y correo electrónico, para que pueda enviar recordatorios de pago automáticos tan pronto como se complete un proyecto.

4. Anime a los clientes a configurar pagos automáticos

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La mayoría de sus clientes no se pierden sus facturas a propósito, están pensando en una docena de otras cosas. . Es difícil recordar iniciar sesión el mismo día todos los meses o al final de cada proyecto. Configure el pago automático para sus clientes para que el pago se transfiera automáticamente desde su cuenta bancaria. Esto les evitará la molestia de tener que iniciar sesión todos los meses y le evitará la incómoda conversación de dinero con un cliente valioso. Investigue para asegurarse de que su sistema de pagos en línea elegido maneja los pagos de forma segura; cualquier violación de seguridad se verá comprometida todas sus relaciones con los clientes. Servicios como Raya o Cartera de Google son nombres confiables que sus clientes reconocerán y en los que confiarán para manejar pagos recurrentes. Tipo profesional: Cree una página web donde los clientes puedan ver los pagos pasados, actuales y futuros, de modo que puedan verificar sus facturas cuando sea conveniente para ellos. Software como Blinksale lo hace automáticamente por usted, y puede integrarse en su software de gestión de proyectos actual para una mayor eficiencia.

5. Mover a los clientes a un contrato de retención

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En teoría, mucha seguridad viene acompañada de retenedores tanto para clientes como para agencias. A la agencia se le paga antes de realizar cualquier trabajo, eliminando la posibilidad de no ser compensado por sus esfuerzos, y el cliente sabe exactamente cuántas horas de trabajo tomará un proyecto, eliminando cualquier tipo de confusión en torno al alcance de un proyecto. En la práctica, sin embargo, los clientes desconfían de los anticipos, pues creen que son contratos que favorecen a las agencias. La mayoría de los retenedores tienen una política de "úselo o piérdalo", por lo que los clientes temen estar pagando más de lo que reciben. Y es una preocupación válida: a medida que trabaja en varias iteraciones, el alcance de un proyecto puede cambiar. Es posible que sus clientes le pidan que dedique horas adicionales o que termine antes de lo previsto. Para obtener la aceptación de sus clientes, debe hacer que el anticipo sea ventajoso para ambas partes involucradas:

  1. Inicia por ofreciendo un descuento para pasar primero al contrato de retención. Algo tan pequeño como el 5% puede incentivar a los clientes que tienen un presupuesto ajustado a intentarlo.

  2. Ofrecer crédito para trabajos futuros si el proyecto no tarda tanto como se anticipó.

  3. Estipular que las horas extraordinarias se cobrarán a su tarifa por hora típica.

Todos estos son puntos que debe discutir con un cliente tan pronto como sugiera un anticipo, y deben estar claramente establecidos en su contrato de anticipo. Tipo profesional: Ser transparente sobre cómo se cuentan las horas. Utilice un software de seguimiento del tiempo y avísele a sus clientes para que no duden de los números que aparecen en la factura.

Utilice una comunicación clara para los pagos a tiempo

Muchas agencias pasan horas fijando los precios de sus servicios al tiempo que defraudan los sistemas y prácticas esenciales que fomentan el pago rápido. Estos consejos sobre cómo crear mejores prácticas de facturación giran en torno a una idea: una buena comunicación hará que sus clientes sean más propensos a pagarle a tiempo. Sea claro sobre lo que va a proporcionar y cómo se les cobrará a sus clientes, y luego facilíteles que le envíen el pago. Se sorprenderá de lo rápido que estos esfuerzos crean un flujo de caja constante! ! ¿Su empresa utiliza alguna estrategia que ayude a fomentar los pagos a tiempo? Háznoslo saber en los comentarios.