Cuando se trata de establecer procesos dentro de su agencia digital, puede ser difícil mantener contentos a todos. Los líderes de equipo y los gerentes de proyecto quieren estructura. Saben que sin procesos concretos, los proyectos se completarán en un torrente de confusión y adrenalina, y los clientes terminarán decepcionados.

Pero lo que funciona para una persona puede no funcionar para otra. Es posible que descubra que sus creatividades se resisten a sistemas, procesos o flujos de trabajo porque no quieren que frenen su creatividad. Quizás ven estas formas estructuradas de trabajar como cargas administrativas que les roban su tiempo y energía creativa.

Pero esto no es cierto.

Debe establecer un flujo de trabajo en su agencia digital para evitar el caos total, para sus gerentes de proyecto, sus creativos y sus clientes por igual. Y un gran flujo de trabajo debería permitir la creatividad, no limitarla. El truco consiste en crear un flujo de trabajo lo suficientemente estandarizado para que el trabajo sea más eficiente, pero lo suficientemente flexible para adaptarse a la variedad de proyectos diferentes que asume su agencia.

Esto significa observar de cerca sus procesos existentes, trazar las similitudes como etapas y pasar a una herramienta de gestión de proyectos flexible es fácil de acceder y utilizar para todos los miembros del equipo. A continuación, le indicamos cómo configurar su flujo de trabajo de manera que todos estén contentos.

1. Aclarar responsabilidades

Cuando su agencia era solo de unas pocas personas, cada miembro de su equipo probablemente llevaba un par de funciones diferentes. Es posible que haya tenido un solo empleado responsable de mantener toda la comunicación con el cliente, determinar el alcance de todos sus proyectos y completar cada proyecto de principio a fin. Pero a medida que su empresa creció, probablemente encontró necesario especializarse para poder prestar más atención a cada área. Ahora puedes tener:

  • Gerentes que son responsables de determinar el alcance de los proyectos y asegurarse de que se cumplan los plazos.

  • Creatividades que construyen las campañas de marketing.

  • Gerente de Cuentas que interactúan con los clientes.

Este cambio estructural es donde muchas agencias se equivocan.

En el papel, cada función puede estar definida, pero en la práctica, los miembros del equipo a menudo no encuentran claras sus tareas diarias. Sin pautas específicas que describan dónde comienza una responsabilidad y dónde termina la siguiente, las acciones pueden superponerse, creando confusión y duplicación de esfuerzos.

Por ejemplo, se supone que sus creatividades deben concentrarse en creación de contenido, pero en cambio, están conectados en hilos de correo electrónico para ayudar con los alcances del proyecto y ajustar los plazos. No solo es confuso para ellos (¿cómo saben qué priorizar?), Sino que es un mal uso de su tiempo y recursos.

Evite esta incertidumbre y aclare el papel de cada persona al ceñirse a la de McKinsey Mutuamente excluyentes, colectivamente exhaustivos (Principio MECE). Este principio sugiere que cualquier problema empresarial necesita soluciones que no tengan lagunas ni superposiciones. Este modelo es particularmente aplicable a roles y responsabilidades, ya que roles poco claros podrían significar que hay ya sea un espacio o una superposición. Para decirlo de otra manera: o hay dos personas haciendo el mismo trabajo, o cada uno asume que el otro lo manejará, creando una brecha.

Para evitar esto, haga una lista clara de todas las responsabilidades de cada función, luego asegúrese de que sean distintas y tengan en cuenta todos los casos extremos.

Su lista debe tener una respuesta para las siguientes preguntas, como mínimo:

  • ¿Quién define el alcance de un proyecto?

  • ¿Quién es responsable de cumplir con la fecha límite de un proyecto?

  • ¿Quién tiene la autoridad para cambiarlo?

  • ¿Quién decide cuándo un proyecto es lo suficientemente bueno para enviarse?

  • ¿Quién se comunica con los clientes y con qué frecuencia?

2. Diagrame su flujo de trabajo

Perfeccionar su flujo de trabajo no se trata de hacer una revisión radical. De hecho, creando un flujo de trabajo desde cero significaría que tendría que cambiar el comportamiento de todas las personas de la empresa, sin pruebas de que el cambio funcionará. En su lugar, desea comenzar analizando su flujo de trabajo existente y buscando la mejor manera de optimizarlo, paso a paso. Para comenzar, elija varios tipos diferentes de proyectos en los que su equipo ha trabajado durante los últimos meses y escriba el flujo de trabajo para cada proyecto. Un flujo de trabajo general para un proyecto completo podría verse así:

  1. Cree especificaciones de proyectos e ideas para campañas

  2. Envíe ideas y presupuestos

  3. Pide comentarios al cliente

  4. Creación de contenido

  5. Obtenga la aprobación del gerente

  6. Enviar campaña al cliente para su aprobación

  7. Lanzamiento

Por supuesto, los flujos de trabajo variarán para cada función o departamento, pero el proceso es el mismo. Planifique su flujo de trabajo paso a paso en función de cuándo se transfiere una tarea de una persona a otra. Puedes usar un herramienta de diagrama como Gliffy para crear un modelo de proceso empresarial.

Diagramar su flujo de trabajo es una manera fácil de visualizar todo su proceso creativo, de principio a fin y señale los cuellos de botella. Si descubre que la mayor parte del proceso implica un proyecto que va y viene entre dos personas, es posible que deba recortar algunos pasos. Si tiene muchos procesos separados para diferentes proyectos, intente crear etapas en las que puedan encajar todos los flujos de trabajo. Por ejemplo, si el equipo de diseño no tiene bucles de comentarios internos, pero el equipo de anuncios sociales sí, puede crear pasos más generales para adaptarse a todos los casos de uso, como la "creación de contenido".

Este es un ejemplo simplificado y será diferente para cada agencia. Lo importante es que al final de este proceso, debe tener un único modelo de flujo de trabajo que se pueda adaptar a cualquier situación.

3. Pasar a un software de gestión de proyectos flexible

El siguiente paso es mapear los flujos de trabajo que creó en el Paso 2 en un software de gestión de proyectos que sea lo suficientemente flexible para el trabajo creativo. Elija una herramienta que se diseñó para permitirle trabajar de la manera que más le convenga a usted y a su equipo, como Proyectos de trabajo en equipo. La herramienta adecuada le brindará todas las funciones que necesita para sistematizar sus procesos, sin agregar cuellos de botella innecesarios ni ralentizar la creatividad de su equipo. Estas son las características principales que debe buscar:

  • Una vista de tablero. Dado que los proyectos pueden moverse de una etapa a otra (entre gerente y creativo o entre cliente y creativo), querrá una representación visual para ver dónde está todo, así como cuánto trabajo hay en el plato de su equipo en un momento dado. (Vea cómo usamos los tableros para crear un flujo de trabajo de marketing de contenido increíble.)

  • Plantillas de lista de tareas. Una vez que encuentre un proceso que funcione para usted, hágalo aún más eficiente utilizando plantillas para eliminar las molestias de la etapa de configuración. Las plantillas pueden ayudarlo a automatizar las tareas que se repiten regularmente, lo que le ahorra a su equipo un tiempo valioso en la configuración de cada proyecto.

  • Asignación de tareas por nombre o función del proyecto. Esta práctica función le ayudará a aclarar quién es responsable de qué. Puede asignar tareas a miembros individuales del equipo, o puede asignar tareas a roles de proyecto como "desarrolladores" o "estrategas de SEO", lo que significa que todos los miembros del equipo con ese rol serán asignados a esa tarea.

  • Diferentes niveles de permisos. Los equipos de las agencias no funcionan como los equipos de otras empresas. Hay muchas más partes interesadas involucradas en cada paso del proceso, ya sean gerentes, compañeros de trabajo o clientes. Su software de gestión de proyectos debe tener configuraciones que le permitan compartir partes de su flujo de trabajo con terceros sin darles acceso a toda su base de datos. Busque una herramienta que le permita ver exactamente lo que necesitan, sin comprometer la confidencialidad. (Obtenga más información sobre la sólida configuración de permisos y privacidad de Teamwork Projects).

4. Integre todas sus herramientas en un solo flujo de trabajo

Una vez que haya solucionado cualquier problema en su proceso y su equipo esté usando felizmente su software de administración de proyectos, puede hacer que su flujo de trabajo sea aún más eficiente al reunir todas las herramientas que usa.

Ya sea que los necesite para tareas especializadas o para adaptarse a cómo les gusta trabajar a sus clientes, es probable que tenga que usar algunas otras herramientas de vez en cuando.

Conectar esas otras herramientas a su software de gestión de proyectos le permite hacer que todo fluya sin problemas. Utilizar integraciones (o una herramienta de integración como Zapier) para conectar su correo electrónico, sistema de gestión de propuestas, herramienta de facturación y cualquier otra cosa que use, para que pueda administrar todo lo que necesita desde un lugar central, y evitar romper su concentración cambiando de aplicación cada pocos minutos.

Haz espacio para la creatividadand efficiency

Como agencia digital, sabes que la creatividad es el alma de tu negocio. Debe ser innovador para mantener contentos a los clientes y ganarse una buena reputación. Pero también es necesario contar con una estructura y procesos para garantizar que los clientes obtengan los resultados que necesitan, cuando los necesitan.

Un gran flujo de trabajo permitirá la creatividad, no la limitará. Puede ayudarlo a brindar transparencia a su día a día para que todos los miembros de su equipo comprendan sus responsabilidades dentro de la agencia.

Con esta claridad y dirección adicionales, sus creativos pueden enfocarse en la calidad de los entregables y lograr consistentemente los altos estándares que distinguirán a su agencia.