¿Alguna vez escuchaste la expresión dos cabezas es mejor que una? ¡Bueno, es verdad! Las reuniones de equipo efectivas ocurren porque reúne a las personas para discutir una idea o problema y las diferentes perspectivas y experiencias de todos en la sala pueden ayudar a abordar el problema desde múltiples ángulos. Aunque no importa la intención u objetivo, a veces las reuniones son ineficaces. Lo siguiente actuará como una guía para todas aquellas personas que sufren de un terrible alimento durante la reunión. Creo que es seguro decir que todos nos hemos sentado en esas reuniones contando los segundos, esperando que algo, cualquier cosa, pudiera animar la hora que ha pasado escuchando un tema monótono dando vueltas y vueltas en círculos. Una vez me senté al fondo de un salón escuchando a cuatro hombres que intentaban organizar una reunión. No había orden, no había una agenda clara, no había nada. Fue un caos. La reunión se prolongó durante tres horas y aún no había un plan de acción para el futuro cuando cerraron la reunión. ¡Fue la mayor pérdida de tiempo que he gastado! Anhelo esas tres horas de mi vida atrás. Por esta razón, estoy decidido a ayudarlo a no perder horas también. La gente suele olvidar de qué se tratan las reuniones. Mi idea de una buena reunión de negocios consiste en que algunas personas clave esenciales debatan una idea con miras a crear un plan de acción para el futuro. La combinación de múltiples ideas y perspectivas puede resultar en una estrategia más completa y sofisticada.

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1. Plan Plan Plan Lo primero es lo primero, si desea celebrar una reunión, debe sentarse y escribir qué es lo que desea discutir y qué desea resolver (es decir, cuál es el propósito de la reunión). La planificación y la preparación contribuyen en gran medida a la eficacia de las reuniones. Haga una lista de verificación para la reunión, que incluya todos los temas que desea discutir y cuánto tiempo necesita dedicar a cada uno.

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2. Comunique la agenda a sus colegas Envíe un correo electrónico o envíe un mensaje a sus colegas para informarles sobre la reunión. Proporcione los detalles obvios, como fechas, horas y ubicación, luego adjunte la agenda propuesta y hágales saber qué es lo que desea que preparen para la reunión. Recomiendo distribuir esta información al menos dos días antes de la reunión para asegurar que todos puedan estar listos.

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3. Reuniones tempranas, a principios de semana ¡No seas una de esas personas que tienen una reunión el lunes por la mañana a las 9 am o el viernes por la noche a las 5 pm! ¿Quieres que todos te odien? ¿No? ¡Bien! El lunes por la mañana a las 9 a. M., La mente de las personas todavía está en modo de suspensión. El viernes por la noche no tendrá concentración ni creatividad. Sin embargo, las reuniones a las 10 am son las mejores, ya que les da tiempo a las personas para tomar su café y leer sus notas para la reunión. ¡La hora de inicio de la reunión a las 10 am prácticamente garantiza que nadie llegará tarde a su reunión tampoco! Sugiero que las reuniones solo se celebren a principios de la semana: lunes, martes o miércoles. Esto significa que el contenido de la reunión estará en la mente de las personas durante toda la semana y podrán comenzar a trabajar de inmediato. ¡Las agendas de las reuniones de los viernes por la noche a menudo se olvidan el lunes por la mañana! El jueves no les da a las personas el tiempo suficiente para hacer el trabajo. Las primeras reuniones, a principios de semana, ¡esa es la clave para una productividad superior!

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4. ¡Las reuniones cortas son el camino a seguir! Idealmente, todas las reuniones deberían durar menos de 30 minutos. Tenga un marco de tiempo para la duración de la reunión, determine y ciña una hora de inicio y finalización específica, y tenga en cuenta el tiempo que sospecha que le llevará al grupo discutir cada tema e implementarlo. Las reuniones son sesiones glorificadas de lluvia de ideas con momentos de toma de decisiones integrados. Aunque son muy importantes, ¡no pierda tiempo innecesario con ellos!

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5. Empiece como quiere continuar El tono que se marca al inicio del encuentro se llevará a cabo en todo momento. ¡Siempre se positivo! Concéntrese en las soluciones, no en los problemas. No se empantane ni entre en pánico. Esto conducirá a reuniones negativas, apresuradas e ineficaces. ¡Siempre comience y termine con una nota positiva!

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6. Espacio cuidadosamente elegido Asegúrese de que la reunión se lleve a cabo en un entorno adecuado para el tamaño y las necesidades del grupo. Tener una combinación de ayudas visuales mantiene las cosas interesantes. Siempre recomendaría tener una pantalla de TV disponible para comunicar cualquier video / imagen, etc., requerido para la reunión. ¡Cualquier cosa que inspire energía cinética es genial! Tener cosas como pizarrones blancos, donde las personas pueden comunicar sus ideas, da un aire de logro porque las ideas y los planes se escriben y el proyecto se inicia de manera efectiva. ¡Deshazte de las mesas! ¿Qué propósito tienen realmente? Para reuniones cortas (5-10 minutos), ¿qué pasa con las reuniones permanentes? Tampoco hay sillas (excepto para aquellos que necesiten levantarse). Sea lo que sea, las personas de pie se sienten más productivas. ¡Hay menos distracciones cuando la gente está de pie! Obviamente, sería incómodo estar de pie durante 30 minutos, por lo que para reuniones más largas tenga cómodas sillas. Usamos sillones puff aquí en Teamwork.com.

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7. Si estás a cargo, ¡por el amor de Dios, presidente! Dirige la reunión. Permita que las personas expresen sus opiniones, pero sepa cuándo dejar de divagar y discutir. Asegúrese de que todos expresen una idea; no acepte que una o dos voces fuertes sigan a otros. Alguien tiene que hacerse cargo para asegurarse de que se discutan todos los temas importantes, se escuchen todas las ideas relevantes y no se pierda tiempo. Haga una lista de verificación de lo que desea lograr en un período de tiempo determinado durante la reunión y marque las cosas durante el transcurso de la reunión. Gestión del tiempo y gestión de personas. ¡Este es tu trabajo como presidente! El propósito de las reuniones es compartir ideas y colaborar, hacer preguntas y encontrar soluciones. Su trabajo como presidente es comunicar de manera efectiva a los miembros del equipo cuál es su propósito en el futuro. Las tareas y los propósitos a menudo se pueden perder en la traducción por correo electrónico, y muchas veces los mejores planes provienen de una discusión en equipo, ya que reúne las mejores ideas de todos. La administración del tiempo es una de las principales razones por las que tantas reuniones son tan abominablemente horribles y aburridas, así que si tomas algo de este blog, ¡prepárate y planifica tus reuniones! Si tuviera que animar su próxima reunión de una manera, ¿cuál sería? No intento decirte cómo pensar, sino una palabra… piñata. ¿Te gusta aprender a ser más productivo o colaborar mejor? Suscríbase al Blog de alto rendimiento de Teamwork.com.