Vida de surf ha sido la revista de surf icónica y mundialmente reconocida durante 30 años. Sus problemas de un solo tema sobre surfistas, olas, técnica, viajes de surf y tablas de surf ofrecen a los surfistas de todo el mundo una perspectiva profunda que se ha convertido en una estrategia de publicación digital radical que está dando sus frutos.

Vida de surf es publicado por Aqualuna Media and Creative, una pequeña editorial independiente ubicada en Queensland, Australia, que también produce Caballos blancos, un bookazine trimestral del estilo de la mesa de café.

Craig Sims es propietario y editor de Aqualuna Media y Creative, y también es conferencista a tiempo parcial sobre el tema de The Australian Media en Bond University. Está completando un doctorado sobre las preferencias de medios del mercado juvenil emergente GenerationZ. Craig eligió Proyectos de trabajo en equipo después de buscar formas en las que pudiera reducir sus gastos generales y simplificar su proceso de producción para Vida de surf.

“Teamwork Projects es un espacio colaborativo listo para usar que da como resultado un mayor enfoque, una productividad mejorada y ahorros de costos. También proporciona una sensación de orden a nuestro proceso de comunicación y producción, que es vital en un entorno impulsado por proyectos y plazos ".

Los desafios

El mundo editorial ha experimentado cambios significativos desde Vida de surf se lanzó, especialmente durante la transición a la era digital. Craig siempre estuvo buscando formas de reducir los costos sin comprometer la calidad de la revista y posiblemente perder lectores, ya sea porque el contenido no cumplía con las expectativas o porque los lectores podían encontrar contenido gratuito en otros lugares.

“Los medios impresos son un trabajo difícil en esta era de ubicuidad digital, y para sobrevivir e innovar, el primer objetivo es reducir los gastos generales. Queríamos hacer eso sin complicar inadvertidamente nuestros procesos ".

Uno de los lugares obvios para encontrar ahorros de costos fue en el proceso de publicación en sí, que estaba lleno de pasos en los que la información podía perderse, desde sesiones de lluvia de ideas para ideas de artículos hasta cada borrador de pruebas. La colaboración parecía más difícil de lo necesario, incluso cuando todos estaban sentados juntos en la misma oficina.

“Antes de los proyectos de trabajo en equipo, nos comunicábamos por correo electrónico para dejar un rastro de nuestras decisiones, pero esto era confuso, ineficiente e ineficaz en muchos niveles. Los errores eran un lugar común y el nivel de frustración durante el período de la fecha límite era alto ".

La solución

El objetivo principal del equipo con Teamwork Projects era organizar toda su comunicación para que las ideas y los archivos se pudieran compartir sin problemas. Para mantener todos los detalles juntos, organizan cada número como una colección de características y cada característica en su propio hilo en orden cronológico, desde comentarios, imágenes, borradores de diseño y más. Cualquier solicitud de cambio o revisión está contenida en estos hilos, no dispersos en correos electrónicos y notas.

Luego llega el momento decisivo. A medida que se acerca la fecha límite del número, abren un nuevo hilo con el primer borrador de toda la revista. El equipo editorial solicita comentarios y realiza todas las correcciones allí mismo. Cuando se integran todos esos cambios, se crea un hilo final, que se convierte en el borrador final.

“Nuestro nuevo proceso es tan sencillo y fluido. Nuestro equipo no tardó mucho en aprender a utilizar los proyectos de trabajo en equipo y encontrar una forma de utilizarlos que facilitó el trabajo de todos ".

Después de usar Teamwork Projects durante varios meses, el equipo de Vida de surf se dieron cuenta de que la comunicación había mejorado tanto que ya no necesitaban una oficina para colaborar. Decidieron intentar trabajar como un equipo remoto, deshacerse de su espacio de oficina y ahorrarle a la empresa un enorme costo mensual recurrente.

“Nuestro equipo principal, compuesto por un editor, editor, diseñador, gerente de producción y gerente de ventas y marketing, está ubicado a 15 minutos en automóvil el uno del otro, pero a pesar de este hecho, todos trabajamos desde casa y "nos reunimos" en Proyectos de trabajo en equipo. Hemos producido 6 números en 15 meses y nos hemos reunido en persona como grupo no más de 2 o 3 veces ".

Los beneficios

Vida de surf no tenía la intención de encontrar ahorros de costos tan significativos o renunciar a su espacio de oficina cuando se inscribieron en Teamwork Projects. Asumieron que todavía necesitarían la interacción en persona a diario para una colaboración y eficiencia óptimas, pero Teamwork Projects ha reducido más que los errores y los correos electrónicos perdidos.

“Ahora podemos levantarnos de la cama y estar en el trabajo en segundos, no minutos u horas. No nos dimos cuenta de cuántas distracciones en la oficina estaban afectando nuestra productividad ".

Craig tampoco anticipó cómo mejoraría la dinámica del equipo en el entorno de oficina virtual de Teamwork Projects. Tener la capacidad de rastrear todos los cambios claramente y en un solo lugar ha reducido las tensiones que la mayoría de las editoriales consideran una parte normal del trabajo.

Hoy en día, todo el equipo está dedicado al software, lo que le da a cada persona más tiempo para concentrarse en desarrollar cada problema en lugar de perseguir mensajes o archivos. Craig está emocionado de haber encontrado una herramienta que mantiene su negocio prosperando a la vanguardia de la industria editorial.

“Disfrutamos usando Teamwork Projects porque tiene un precio excelente, es altamente personalizable y tiene un marco intuitivo que parece ideal para el flujo de trabajo de publicación de revistas ".