Existe una diferencia entre un proyecto digital y uno tradicional.

Cuando decimos digital, estamos hablando de proyectos como diseñar un sitio web, crear una aplicación, o planificar y ejecutar una campaña de marketing completa.

Este tipo de proyectos no son de ninguna manera más fáciles que los proyectos tradicionales; de hecho, las partes móviles constantes y la fluidez de los mismos pueden hacerlos mucho más difíciles de planificar y administrar.

Es por eso que las tácticas tradicionales de gestión de proyectos no siempre son efectivas.

La diferencia entre la gestión de proyectos digitales y la gestión de proyectos tradicional

Hay muchas similitudes entre los proyectos digitales y tradicionales: ambos requieren que los equipos trabajen juntos y ambos necesitan activos entregados a tiempo, dentro del alcance y dentro del presupuesto.

La gestión de ambos implica dirigir reuniones, organizar recursos, crear garantías y un seguimiento general de las tareas individuales. Cosas muy sencillas.

La diferencia es que la gestión de proyectos digitales se realiza predominantemente en línea. Implica combinar múltiples tecnologías y requiere un conocimiento profundo del mundo en línea.

Las cosas cambian tan rápidamente en la esfera digital, que digital la gestión de proyectos es a menudo un arte de equilibrar las necesidades del proyecto con las tendencias emergentes.

Las fases de un proyecto digital

Profundizaremos en esto más adelante, pero para brindarle una descripción general de lo que implica un proyecto digital, lo dividimos en cuatro etapas clave:

  1. Iniciación - esto implica poner en marcha un proyecto e incorporar a los clientes de la manera correcta para garantizar que el proyecto sea un éxito.

  2. Planificación - esto implica trazar cronogramas, alcance y repartir tareas a profesionales relevantes.

  3. Ejecución - esta es la parte donde se crean los activos clave

  4. Envolver - esto implica entregar los entregables e informar a todas las partes involucradas.

En muchos sentidos, esto no es diferente a un descripción general de la gestión de proyectos. Pero cuando agrega herramientas y tecnologías a la mezcla y agrega las ediciones y revisiones hacia atrás y hacia adelante, se vuelve un poco más complejo.

La gestión de proyectos digitales es entonces importante, sin embargo.

La investigación muestra que las marcas que invierten en prácticas comprobadas de gestión de proyectos desperdicio 28x less money que los que no lo hacen.

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Metodologías de gestión de proyectos

Hay tres principales metodologías de gestión de proyectos:

  • Cascada: una forma tradicional de gestión de proyectos que implica dividir un proyecto en fases secuenciales, donde cada fase solo comienza una vez que se completa la fase anterior

  • Ágil: divide los proyectos en varias etapas y aboga por la colaboración constante y la iteración continua en cada etapa

  • Apoyarse: derivada de la década de 1950, esta forma de gestión de proyectos maximiza el valor y minimiza el desperdicio

Las metodologías de gestión más progresivas incluyen scrum, kanban e incluso scrumban (una mezcla de los dos).

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Gestión de cada fase de un proyecto digital

UNA proyecto digital exitoso se reduce a la gestión de la misma.

Con tantas partes móviles, es fácil perder de vista lo que se ha hecho y quién está haciendo qué. Puede ser abrumador pensar en un proyecto digital como un todo, por lo que tiene sentido dividirlo en etapas fáciles de digerir.

Etapa 0: Iniciación

La iniciación comienza antes de que un proyecto digital comience correctamente. Implica preparar documentos y reunir los recursos necesarios para completar el proyecto a un nivel satisfactorio.

Esta etapa también puede implicar llamadas de descubrimiento, contratación de contratistas e incorporación de nuevos clientes.

Documentación y preparación de recursos

Las etapas de preparación de un proyecto digital son a veces tan importantes como las etapas de ejecución. Después de todo, las cosas pueden ir cuesta abajo rápidamente si el contrato que elaboró no incluye un elemento importante o si no le brinda al cliente toda la información que necesita para garantizar que el proyecto se desarrolle sin problemas.

Al pensar en la documentación y preparar los recursos necesarios antes de que comience un proyecto, considere cosas como:

  • Un contrato robusto

  • Crear nuevas carpetas y archivos digitales

  • Crear un nuevo proyecto en su herramienta de gestión de proyectos

  • Una propuesta de cliente que describe lo que debe hacerse y una descripción general de cuándo se hará

Inducción

La incorporación exitosa es la clave para un proyecto digital fluido.

Esta es la parte en la que les proporciona a sus clientes toda la información que necesitarán durante la duración del proyecto, incluidas las herramientas que utilizará, cómo funciona su empresa, quién será su principal punto de contacto y los métodos clave de comunicación.

También es posible que deba incorporar nuevos contratistas que deban estar familiarizados con las herramientas que utiliza y los procesos con los que trabaja.

Reunir un equipo

La parte final de la fase de inicio consiste en armar un equipo de ensueño del proyecto. Esto implica asegurarse de tener el talento y las habilidades adecuadas para trabajar en un proyecto y dejar que cada miembro del equipo elegido sepa qué se espera de ellos.

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Etapa 1: planificación

Una vez que se realiza la incorporación y se han enviado y firmado todos los documentos, puede pasar a la siguiente fase de la gestión de proyectos digitales: planificación.

Aquí es donde resuelve todos los problemas y planifica con anticipación para asegurarse de que todos los activos se creen a tiempo y de la manera correcta.

Crear una lista de tareas

Hay un lote de las tareas que componen un proyecto, y puede pasar rápidamente por encima de su cabeza si no tiene una comprensión sólida de lo que son o, lo que es más importante, en qué orden deben realizarse.

Empiece por escribir una lista de tareas, ambas grandes y pequeño - que se unirán para crear todo el proyecto. Asegúrese de incluir cosas como reseñas y llamadas de clientes, ya que, aunque no haya un resultado tangible de estas, constituyen una parte importante del proceso.

Establecer un presupuesto

Si bien el presupuesto inevitablemente surgirá en la etapa de inicio, solo cuando comience a trazar las tareas involucradas puede ser específico con él. Establecer un presupuesto no solo incluye el costo de creación de activos, sino que también implica el presupuesto de materiales, contratistas y cualquier extra que pueda surgir.

Haga un cronograma de proyecto

Aquí es donde se junta la etapa de planificación.

Tome su lista de tareas y priorícelas en función de lo que debe hacerse primero para que sucedan otras tareas. Por lo general, existe un flujo orgánico en la forma en que se desarrollan los proyectos, pero a menudo ayuda a segmentar el proyecto en etapas y luego crear bloques de construcción de tareas para cada una de esas etapas.

Asignar tareas

Ahora que tiene una lista de tareas y un cronograma para ellas, puede asignar cada elemento al miembro correcto del equipo. Asegúrese de que se notifique al equipo sobre quién está trabajando en qué y de que se le den plazos alcanzables para completar sus tareas.

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Etapa 2: Ejecución

La fase de ejecución de la gestión de proyectos es la más completa. Aquí es cuando las cosas comienzan a avanzar y el proyecto comienza a materializarse.

Administrar tareas

Es fundamental que vigile de cerca qué tareas se están realizando y en qué etapa se encuentran los miembros del equipo con el proyecto. Aquí es donde ayuda tener una herramienta de gestión sólida que proporcione una descripción general del proyecto, así como los plazos estimados para la entrega de activos.

Especialmente en proyectos más largos, es importante que se registre con regularidad y marque las tareas que ya se han realizado. Esto asegurará que sigas avanzando sin problemas.

Colaboración

A menudo, habrá una serie de diferentes partes interesadas con las que deberá colaborar en un proyecto digital. Pueden ser contratistas, miembros del equipo, clientes u otras partes, y es importante que colaboración está bien administrado para que el proyecto se ejecute sin problemas.

Esto implica elegir las plataformas adecuadas para colaborar, proporcionar una manera fácil para que los colaboradores se comuniquen y realizar controles regulares para conocer los niveles de satisfacción de cada colaborador.

Gestión del tiempo

Los problemas suelen surgir durante un proyecto digital.

Tal vez se necesite más tiempo de lo habitual para encontrar el contratista adecuado, o tal vez la primera ronda de ediciones no fue tan bien recibida como esperaba.

Aquí es donde la gestión del tiempo juega un papel importante. Además de proporcionar marcos de tiempo incluso para las tareas más pequeñas, ayuda a tener en cuenta el tiempo adicional para las cosas que podrían salir mal.

Reportando

Informar periódicamente sobre el progreso y los activos entregados garantiza que todas las partes involucradas puedan ver lo que se ha hecho y lo que aún queda por hacer. Mantiene a todos informados y ayuda a solidificar los próximos pasos.

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Etapa 3: Conclusión

¡Hurra! Casi has terminado tu proyecto. Pero no se relaje en este punto. De hecho, concluir y terminar un proyecto suele ser tan importante como las primeras etapas.

Crear y entregar entregables

Lo primero es lo primero, deberá entregar o revisar los entregables y los activos creados durante el proyecto digital. Mantener esto organizado hará que este proceso sea mucho más fácil y evitará contratiempos vergonzosos al compartir el trabajo con clientes o compañeros de equipo.

Revisar y editar

Hay una gran posibilidad interesados querrá hacer algunos ajustes en los entregables. Aquí es cuando el proceso de revisión y edición se hace cargo, y debe administrarse como un mini-proyecto separado del principal, general. También puede volver a las etapas anteriores para esta parte del proceso.

Interrogar

Involucre a todos juntos para seguir adelante con el proyecto. Anime a los contratistas, colaboradores y partes interesadas a identificar qué salió bien y qué se podría mejorar la próxima vez.

La gestión de un proyecto digital es un proceso de aprendizaje, y cuanto más profundice en los altibajos, más fácil será en el futuro.

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Software y herramientas de gestión de proyectos digitales

La gestión de un proyecto digital se simplifica considerablemente cuando se incorporan herramientas y software útiles. Esto puede ayudar a la colaboración al brindarles a todos los que lo necesiten acceso a listas de tareas y fechas límite.

De acuerdo a investigación de PWC, el software de gestión de proyectos digitales aumenta el rendimiento; de hecho, el 77% de los proyectos de alto rendimiento apuesta por el software de gestión de proyectos.

Las herramientas que puede considerar para la gestión de su proyecto digital incluyen:

  • Herramientas de colaboración: facilitar el acceso y la edición de activos a múltiples partes interesadas.

  • Herramientas de comunicación: fomentar la comunicación entre los miembros del equipo y proporcionar un lugar donde las preguntas y los comentarios sean bienvenidos.

  • Herramientas de hoja de horas: establezca los plazos para cada tarea y brinde una descripción general de las tareas que están actualmente en proceso y las que aún deben completarse.

  • Herramientas de lista de verificación: marcar digitalmente las tareas que están completas y proporcionar a los miembros del equipo acceso a las tareas completadas

  • Herramientas de gestión de activos: crear un espacio seguro para que todos los miembros del equipo y las partes interesadas puedan almacenar y acceder a los activos

  • Herramientas de calendario: establecer fechas para las tareas de una manera tangible que todos puedan ver y acceder

Gestión avanzada de proyectos digitales

Dominar la gestión de proyectos digitales es un proceso; no sucede de la noche a la mañana. En cambio, es una tarea constante de ajustar, medir, rastrear y experimentar para ver qué funciona y qué no.

Cree un flujo de trabajo optimizado

Una vez que haya realizado varios proyectos digitales, tendrá una buena idea de qué funciona bien y qué no. Edita tus flujos de trabajo después de cada proyecto para optimizar la forma en que realiza el seguimiento y realiza las tareas.

Obtenga información de todos los miembros del equipo y haga que el proceso sea colaborativo; de hecho, puede tratarlo como un proyecto digital en sí mismo.

Mejore la productividad del proyecto y del equipo

Para que un proyecto siga avanzando, es importante que todos sean lo más productivos posible. Esto significa mantener a todos los colaboradores informados en todo momento, brindar retroalimentación periódica y brindar a los miembros del equipo las herramientas que necesitan para tener éxito.

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Construyendo excelentes relaciones a través de la gestión de proyectos digitales estelares

La gestión exitosa de proyectos digitales requiere que todos los involucrados asuman un papel activo en el proceso.

Cuando pueda planificar, ejecutar y finalizar proyectos de manera experta en el plazo deseado y dentro del presupuesto establecido, creará sin esfuerzo relaciones estelares con los clientes, las partes interesadas, los contratistas y los miembros de su equipo.