La gestión eficaz es fundamental para el éxito de cualquier proyecto.

Sin un plan, las cosas pueden salirse de control rápidamente. Y ninguno quiere ser el venado de las luces delanteras cuando un cliente pide "ese documento que prometiste" porque se perdió bajo una enorme pila de otras tareas.

Los proyectos de diseño son particularmente rebeldes ya que reúnen a una variedad de personas capacitadas y calificadas.

Seamos realistas, las mentes creativas tienen el potencial de chocar con los parámetros del cliente.

Para los gerentes de proyectos, existe una lucha por encontrar el punto óptimo entre cumplir con los plazos y fomentar la creatividad.

¿Qué es la gestión de proyectos de diseño?

La gestión de proyectos de diseño se refiere a la gestión de cualquier tipo de proyecto de diseño. Hace lo que dice en la lata. Esto puede ser una remodelación del sitio web, la marca de una nueva empresa, la creación de un logotipo o la producción de varios activos de diseño.

Si hay un elemento de diseño involucrado (también conocido como múltiples reiteraciones de un concepto creativo), necesitará supervisar todas las partes móviles y fomentar la creatividad al mismo tiempo que se adhiere a las estrictas instrucciones y pautas del cliente.

Si te estás imaginando a un payaso de circo haciendo malabares con cinco platos, tres porras y dos venenos de fuego, no estás muy lejos de la realidad.

Pero, mientras esta son muchos componentes diferentes de un proyecto de diseño, administrarlo no tiene por qué ser una pesadilla.

Por qué la gestión de proyectos para equipos de diseño es diferente

Los proyectos de diseño no son como otros proyectos.

Es probable que se necesiten más cambios y revisiones que otros tipos de proyectos, simplemente porque el diseño es una disciplina tan subjetiva.

También requiere la colaboración de múltiples habilidades y fuentes de entrada. Existe el peligro muy real de que demasiados cocineros estropeen el caldo o, en términos de diseño, demasiados creativos estropeen la maqueta.

Mantenerse organizado es crucial si desea fomentar el florecimiento de la creatividad manteniendo intactos los plazos ambiciosos.

“Las organizaciones matan de forma rutinaria la creatividad con plazos falsos o imposiblemente ajustados ". dice Teresa Amabile, profesora de Harvard Business School. “Los primeros generan desconfianza y los segundos, agotamiento. En cualquier caso, la gente se siente sobrecontrolada e insatisfecha, lo que invariablemente daña la motivación ".

Es difícil encontrar un compromiso entre la estructura y la libertad creativa. Pero los mejores gerentes de proyectos de diseño pueden caminar por esta fina cuerda floja para facilitar un equipo feliz y creativo. y asegurarse de que los clientes obtengan lo que quieren.

Gestión de proyectos para líderes de diseño: cómo gestionar un proyecto de diseño

Acaba de recibir un nuevo informe de diseño y su equipo está ansioso por comenzar.

¿Qué pasa después?

Comprender cómo funciona su equipo de diseño

La combinación de muchas mentes diferentes hace que sea difícil adoptar un enfoque lineal de la gestión de proyectos para los profesionales del diseño.

Su ilustrador puede hacer su mejor trabajo en la oscuridad de la noche, encerrado en su sótano, mientras que su director de arte puede ser un madrugador que hace su mejor trabajo justo antes de su clase de yoga a las 7 am.

Descubra las fortalezas de su equipo, comprenda cómo funcionan mejor e introdúzcalo en su plan.

Puede darles una encuesta o un cuestionario para responder o, si su equipo es pequeño, realizar reuniones individuales con cada persona.

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La estructura del diseño del proyecto

El comienzo: planificación y preparación

La etapa de planificación podría ser la etapa más importante de todas.

Como dijo una vez Benjamin Franklin: “no prepararse es prepararse para fracasar ".

Es necesario tener en cuenta muchas piezas móviles durante cualquier proyecto de diseño dado, de lo contrario, las cosas comenzarán a deslizarse por los huecos.

Empiece preguntando:

  • ¿Cuáles son los objetivos del proyecto?

  • ¿Qué quiere el cliente?

Luego puede continuar con la creación de un plan de proyecto de diseño.

Aquí es donde ejecuta un inventario de tareas (tanto grandes y pequeñas (a veces las tareas más pequeñas se esconden debajo de la alfombra) y conéctelas a un horario que se adapte a las necesidades de usted y de su cliente.

  1. Enumere todas las tareas - estamos hablando tanto de tareas relacionadas con el diseño como de otros componentes básicos (te estamos mirando, llamadas de Zoom del lunes por la mañana). Incluya también aquí maquetas, primeros borradores, segundos borradores y diseños finales.

  2. Define tu presupuesto - aquí es donde debe alinear las expectativas del cliente con lo que su equipo puede hacer (y informe a su equipo cuánto tiene que gastar el cliente). Las cosas pueden salirse de control si un diseñador creativo se suelta con Procreate y no tiene presupuesto.

  3. Asignar tareas - quien va a hacer que Debería ser bastante fácil distribuir las tareas, pero recuerde aprovechar las fortalezas de su equipo.

  4. Mapa de nuestros principales hitos - hitos actuar como plazos suaves a lo largo de un proyecto. Te ayudan a ver si estás encaminado o no. Piense en cuándo presentará los comentarios, cuándo se llevarán a cabo los registros de la mitad del camino y cuándo finalmente se terminará ese logotipo para que pueda pasar a los gráficos de las redes sociales.

  5. Crea un horario - conéctelo todo en su lugar con un calendario que describe quién hará qué y cuándo lo hará.

  6. Configurar carpetas y portales de comunicación - cree nuevas carpetas en su programa elegido para asegurarse de que todos tengan acceso a todo en un solo lugar. También puede utilizar este tiempo para crear nuevos canales de comunicación especialmente para el proyecto.

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El medio: ejecutar el plan

Si planifica bien un proyecto, la ejecución debería ser muy sencilla.

Por supuesto, siempre habrá contratiempos en el camino, pero un plan de proyecto de diseño sólido será lo suficientemente flexible como para asimilarlos.

En este punto, el proyecto está en marcha, su equipo está trabajando en conjunto y se están haciendo los diseños. Es la parte más emocionante del proyecto, pero también puede ser la más difícil de administrar.

Esto es lo que implica:

  • Comunicación con interesados - no se quede con sus clientes. Manténgase en contacto y comuníquese regularmente con todos los involucrados. Los errores ocurren por falta de comunicación (o no comunicación), así que corta esto de raíz estando abierto en todo momento.

  • Organizar reuniones y registros regulares - todos estamos hartos de las interminables llamadas de Zoom, pero los controles regulares son clave para mantener a todos en la misma página. Solo un recorrido rápido le da a su equipo la oportunidad de compartir en qué están trabajando, dónde están y qué están haciendo a continuación.

  • Diseño de activos - duh! Esta es la parte principal del programa, pero la mayoría de las veces, es la parte más fácil de administrar. Después de todo, tiene creativos expertos en el caso y un informe a prueba de agua para trabajar. La parte difícil es entregar todos los activos a tiempo y con el aspecto que deberían.

El final: Conclusión

Usted puede casino dé un suspiro de alivio: el proyecto está casi terminado y está casi en el punto en el que puede envolverlo en un pequeño lazo y archivarlo para siempre.

Pero la gestión de proyectos de diseño gráfico no termina una vez que se ha cumplido el mandato.

De hecho, las secuelas de un proyecto son el momento perfecto para descubrir qué funcionó, qué no funcionó y cómo se puede hacer funcionar mejor la próxima vez.

Esta parte de los procesos implica:

  • Entrega de activos - asegúrese de que su cliente tenga acceso a los archivos correctos en el tamaño correcto (y asegúrese de que ningún activo se haya escapado de los huecos).

  • Comentarios e información - reúnase con su equipo y reflexione sobre lo que salió bien y lo que podría haber sido mejor. ¿Hubo algún percance en el camino que pudiera evitarse la próxima vez?

Perfeccionar su proceso de gestión de proyectos de diseño es clave para crear una experiencia elegante en el futuro tanto para su equipo y clientela.

Después de todo, quien no ¿Quiere que los clientes se vayan con un resorte en sus pasos, gritando sobre la gran experiencia que tuvieron?

Software de gestión de proyectos de diseño

Seguimos hablando de las diferentes partes móviles de un proyecto de diseño, pero hay una razón: hay entonces muchas partes móviles diferentes. Algunos ni siquiera pensarás hasta que estés hasta las rodillas en un proyecto sin final a la vista.

Cue el confiable software de gestión de proyectos abalanzándose para salvar el día.

Hoy en día, la tecnología y las herramientas avanzadas cuentan con todo lo necesario para llevar a cabo la gestión de proyectos de diseño de forma eficaz. Hay una herramienta para todo, ya sea que necesite una ayuda para comunicarse o un lugar para almacenar archivos.

El software de gestión de proyectos de diseño que quizás desee considerar incluye:

  • Herramientas de comunicación que le permiten mantenerse en contacto con los clientes y discutir asuntos internos con su equipo. Tener acceso a todas las conversaciones en un solo lugar elimina la necesidad de retroceder a través de un sinfín de hilos de correo electrónico.

  • Gestión del tiempo o herramientas de seguimiento del tiempo que le indican exactamente cuánto tiempo ha llevado una determinada tarea y si su equipo está bien encaminado para cumplir con los plazos establecidos. Esto también le ayuda a realizar un seguimiento de su presupuesto al registrar las horas facturables que un diseñador ha dedicado a una tarea.

  • Herramientas de gestión de recursos que le permiten saber qué diseñadores tienen capacidad y cuándo, y si tienen las habilidades adecuadas

  • Herramientas de calendario que permiten a todos los involucrados obtener una descripción general visual de lo que está sucediendo y cuándo. Esto ayudará a su equipo a administrar su propio tiempo y evitará trabajar en el vacío.

  • Almacenamiento de archivos que permite a todos los involucrados acceder a los archivos en un solo lugar. Nuevamente, esto elimina el riesgo de que un activo se pierda en la bandeja de entrada de John o que Lucy trabaje con la iteración de maqueta incorrecta.

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Cómo los equipos de diseño pueden evitar una mala gestión de proyectos

Malo gestión de proyectos es la maldición de cualquier proyecto de diseño. Tu equipo confía en ti para liderar la marcha y darles dirección. Sin eso, no podrán flexionar su creativo jugos de la manera que usted quiere.

Entonces, si desea evitar un desastre, siga estos consejos.

Revisar internamente primero

Pon a todos en la misma página antes de te encuentras con el cliente. Lo último que desea es un momento incómodo en la sala de juntas porque no discutió ni revisó los activos de antemano.

Colabora en lugar de crear en un vacío

Facilite el trabajo conjunto de su equipo. Esto no solo aumenta la moral y hace que el proyecto sea más agradable, sino que también evita los casos en los que alguien está trabajando en el borrador incorrecto o está haciendo lo suyo fuera del resumen.

El trabajo en equipo facilita la colaboración sincronizando calendarios, proporcionando actualizaciones periódicas del estado del equipo y manteniendo a todos informados en todo momento. Puede agregar comentarios a las tareas y enviar mensajes para asegurarse de que todo su equipo sepa lo que está sucediendo en tiempo real.

Programar en tiempo de búfer

Si ha sido gerente de proyectos por un tiempo, sabrá que las cosas rara vez suceden a tiempo. Los clientes pueden tardar más de lo previsto en revisar; los miembros del equipo pueden estar enfermos; es posible que el proyecto deba girar a la luz de las nuevas tendencias - cualquier cosa puede pasar.

Programe un tiempo de búfer para asegurarse de no estar tan en contra. La creatividad es difícil de exprimir a los diseñadores cansados y agotados por el tiempo.

Este es un consejo importante: con Trabajo en equipo puede establecer la capacidad de cada miembro del equipo al 80% a través de la función Carga de trabajo. De esa manera, todos tienen un búfer incorporado para cuando el alcance inevitable entra.

Evite la sobrecarga de comunicación

La comunicación es importante, pero existe una delgada línea entre derecho cantidad de comunicación y microgestión. Requerir que su equipo revise cada minuto de cada día es abrumador y perjudicial para su creatividad.

Evite la comunicación excesiva agregando a su equipo y clientes a Trabajo en equipo y permitirles ver actualizaciones sobre el progreso del proyecto por sí mismos.

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Respetar y defender el tiempo real de trabajo.

Tu equipo es importante. Sus necesidades son importantes. Los clientes son conocidos por su alcance. Hacer malabarismos con todas estas cosas es difícil, pero es fundamental que respetes y defiendas el tiempo de trabajo real de tu equipo.

No programe llamadas cuando hayan bloqueado el tiempo para ser creativos y asegúrese de brindarles una gran cantidad de tiempo ininterrumpido para trabajar.

Camina por la cuerda floja entre estructura y creatividad

Esta es quizás la parte más difícil de administrar un proyecto de diseño. Las creatividades son famosas por ser salvajes y libres, y es tu trabajo para dominarlos. Déle a su equipo la oportunidad de correr con una idea, pero esté allí para frenarlos si se desvían demasiado del rumbo.

Mantener clientesand Creatives Happy With Exceptional Design Project Management

Gestionar un proyecto de diseño es divertido pero nunca fácil.

Requiere construir una estructura sólida en torno a una búsqueda creativa, algo que es difícil en el mejor de los casos, incluso cuando no hay un cliente obstinado en el otro extremo.

La clave es asegurarse de que todos estén en la misma página aprovechando las fortalezas de su equipo, programando incluso las tareas más pequeñas y manteniendo la comunicación abierta.