La gestión de proyectos es la herramienta definitiva para refutar los peores estereotipos sobre los equipos creativos. Nos ayuda a estar impecablemente organizados. Hace que nuestro trabajo sea más cuantificable. Y hace que lo que hacemos sea más fácil de entender desde una perspectiva del cerebro derecho. Es cierto que si hay una diapositiva en su oficina, no hay nada que la administración de proyectos pueda hacer al respecto ese.

Por supuesto, la realidad es que muchas personas creativas son grandes organizadores y comunicadores, y son más que capaces de trabajar en simpatico con clientes no creativos. Pero la gestión de proyectos va más allá al permitir sistemáticamente un enfoque de trabajo claro y organizado.

Esta guía lo llevará a través de todo lo que necesita saber sobre la gestión de proyectos creativos, desde sus procesos y desafíos hasta el papel de un creativo. gerente de proyecto.

Nuestro objetivo es que te vayas con las herramientas para utilizar la gestión de proyectos para entregar proyectos creativos, desde el proceso hasta la plataforma.

¿Qué es la gestión de proyectos creativos?

La gestión de proyectos creativos proporciona un marco para realizar el trabajo creativo. Estas son algunas de las características que definen el proceso:

    • El equipo del proyecto define los resultados que el proyecto debe entregar. Esto podría ser cualquier cosa, desde diseños de aplicaciones hasta activos de campaña. Estos resultados a menudo se denominan entregables.

    • El trabajo del proyecto se divide en tareas. Estos se asignan a miembros específicos del equipo, a quienes se les pide que completen la tarea en una fecha límite determinada. Por ejemplo, en un proyecto para diseñar una valla publicitaria, puede asignar una tarea para diseñar la creatividad a un diseñador gráfico y otra tarea para escribir la copia del anuncio a un redactor, y así sucesivamente.

    • Las personas involucradas en el proyecto se consideran "partes interesadas del proyecto". Todo el equipo del proyecto, incluidos los interesados internos y externos, colabora libremente en el proyecto dentro de la misma plataforma de gestión de proyectos. Si es una agencia creativa, probablemente incluirá a sus clientes.

    • Todos se actualizan mutuamente sobre su progreso a través de reuniones de equipo periódicas. Como equipo creativo, debe buscar que esta sea una característica estimulante de sus proyectos, así que no dude en involucrar actividades compartidas o incluso juegos.

    • El equipo trabaja a través de un ciclo de vida del proyecto. Inicio> Planificación> Ejecución> Aprobación.

Estos puntos realmente solo son una pequeña muestra de lo que es la gestión de proyectos. Para obtener más detalles, lea el Guía de trabajo en equipo para la gestión de proyectos.

Gestión de proyectos en el ciclo de vida del proyecto creativo

El proceso de gestión de proyectos evoluciona a través de las etapas del ciclo de vida de un proyecto creativo. Desde el compromiso inicial hasta la aprobación creativa, juega un papel específico en cada etapa.

Una forma sencilla de desglosar el ciclo de vida de la gestión de proyectos creativos es:

  1. Iniciación

  2. Planificación

  3. Ejecución

  4. Cerrar sesión

Etapa # 1: Iniciación

El proyecto creativo comienza cuando el equipo y su cliente acuerdan trabajar juntos para lograr un objetivo en particular. Podría ser el diseño de un sitio web, podría ser una campaña publicitaria; el punto es que todos los actores clave están de acuerdo en lo que está por suceder.

Durante el inicio, el equipo del proyecto escribe su objetivo clave en un estatuto del proyecto, que deberá ser firmado por las principales partes interesadas. Luego, el equipo puede configurar su proceso de gestión de proyectos y prepararse para planificar.

En esta etapa, es crucial definir cuidadosamente los objetivos del cliente y el alcance del proyecto. ¿Qué quiere exactamente su cliente que entregue y cómo lo entregará exactamente? También debe discutir cómo se hará un seguimiento y se informará el progreso del proyecto, y con qué frecuencia se comunicará con su cliente durante todo el proyecto. Le sugerimos que anime a su cliente a mantenerse en contacto exclusivamente a través de su plataforma de gestión de proyectos, ya que esto asegurará que la comunicación sea transparente y siempre dentro del contexto del proyecto.

Etapa # 2: Planificación

La segunda etapa del ciclo de vida del proyecto, la planificación, se trata de definir el trabajo que se incluirá en el proyecto y asignar ese trabajo como tareas a los miembros relevantes del equipo.

Para hacer esto, el equipo del proyecto debe identificar de manera colaborativa los pasos que tomará para lograr el objetivo del proyecto. En algunos casos, las tareas se pueden dividir temáticamente entre diferentes grupos dentro del equipo, p. Ej. Creativo / Marketing / Desarrollo.

Otro paso importante durante la planificación es identificar los hitos del proyecto. Estas son fechas objetivo que representan un hito importante en el camino hacia la finalización del proyecto, p. "Todas las creatividades publicitarias cerradas". Esta medida de alto nivel del progreso del proyecto puede ser valiosa para las partes interesadas de alto nivel, que pueden tener solo el tiempo para verificar el proyecto de forma fugaz de vez en cuando.

La etapa de planificación también implica determinar quién está disponible para trabajar en el proyecto, cuántas horas se necesitan por recurso, etc. En algunos casos, puede identificar la necesidad de subcontratar parte del alcance del proyecto a un tercero, como un profesional independiente u otra agencia creativa. Este proceso se denomina "planificación de la capacidad".

Etapa # 3: Ejecución

La gestión de proyectos realmente se destaca durante la etapa de ejecución de un proyecto creativo.

Los miembros del equipo pueden colaborar en tareas dentro de un software de gestión de proyectos, marcándolas como "completas" a medida que avanzan en el proyecto. El software debe permitirles realizar un seguimiento del tiempo que dedican a cada tarea, ya que esto le ayudará a identificar las incidencias de variación del alcance durante el proyecto y presentar una factura detallada y precisa al cliente una vez que se complete el proyecto.

Mientras los miembros de su equipo continúan con el trabajo del proyecto, el proceso de gestión del proyecto realiza un seguimiento de todas las partes móviles del proyecto. Un buen método para el seguimiento del flujo de trabajo es utilizar una vista de tablero kanban, donde las tareas se representan mediante tarjetas, que se pueden mover a lo largo de una serie de columnas que indican el estado de la tarea, p. Ej. En curso, revisión con el cliente, aprobado. Este enfoque facilita la detección de cuellos de botella, para que pueda solucionarlos antes de que se conviertan en un problema grave.

Otras opciones para monitorear el progreso del equipo incluyen visualizaciones como diagramas de Gantt y cronogramas del proyecto.

Puede haber momentos durante la etapa de ejecución en los que un miembro del equipo descubra que no puede completar una tarea debido a un obstáculo que ha encontrado. En estos casos, pueden marcar el "bloqueador" que se interpone en el camino, para que sus compañeros de equipo puedan ayudarlos a encontrar una solución.

Etapa # 4: Aprobación creativa

Esta es la etapa donde el cliente firma el proyecto creativo, que lo marca como terminado.

El proceso de gestión de proyectos es invaluable durante la firma creativa, ya que puede hacer que el trabajo del equipo creativo sea cuantificable.

Toda la documentación del proyecto, así como un registro de todas las tareas del proyecto, pueden almacenarse en un software de gestión de proyectos y presentarse al cliente en el momento de la firma.

Cuando todas las partes están felices, el proyecto termina y ¡rompemos el proverbial burbujeo!

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¿La gestión creativa de proyectos es compatible con mi proyecto?

Cualquier tipo de trabajo creativo que requiera que las personas y el trabajo estén organizados puede beneficiarse de la gestión de proyectos.

A continuación, se muestran algunos ejemplos de proyectos creativos que normalmente se entregan mediante la gestión de proyectos:

  • Diseño gráfico

  • diseño web

  • Producción comercial / publicitaria

  • Producción de vídeo

  • Marca

La gestión de proyectos se puede utilizar para organizar todas las personas y los procesos que intervienen en la creación de un activo creativo. En un proyecto para hacer un video explicativo, eso incluiría al director, animadores 3D, guionistas, etc.

Independientemente de lo que haga su equipo creativo, la gestión de proyectos podría ser la solución que mantenga unidos sus proyectos y los mantenga enfocados en sus objetivos.

¿Qué hace un director de proyecto creativo?

El proceso de gestión de proyectos creativos suele estar dirigido por un director de proyecto. Si esta persona es especialista en la gestión de proyectos creativos, podría considerarse un gerente de proyectos creativos. Este es básicamente el Rizzo para usted Damas rosadas.

Las responsabilidades principales de un gerente de proyecto creativo incluyen:

  • Liderar clientes a través de la planificación de proyectos.

  • Incorporación de miembros del equipo a la plataforma de gestión de proyectos. En la mayoría de los casos, esto significa configurar a cada miembro del equipo con un perfil en una plataforma digital segura basada en la web y luego enseñarles cómo usarlo.

  • Capacitar a los gerentes de equipo en el enfoque específico de gestión de proyectos que se utilizará para ejecutar el proyecto. Esto a menudo se conoce como metodología de gestión de proyectos.

  • Liderar las reuniones del equipo sobre el avance del proyecto.

  • Asegurarse de que el equipo se apegue al proceso de gestión de proyectos.

  • Ayudar a los miembros del equipo a navegar alrededor de los "bloqueadores". Un bloqueador puede ser cualquier cosa que impida que alguien realice una tarea, desde la falta de materiales necesarios hasta un problema técnico.

  • Creación de informes de progreso para las partes interesadas relevantes.

  • Participar en la evaluación de proyectos.

No todos los proyectos creativos necesitan un director de proyectos. De hecho, muchos equipos creativos no tienen problemas para compartir la responsabilidad de la gestión de proyectos en todo el equipo. Si decide ir sin un gerente de proyecto, solo asegúrese de que todas las responsabilidades clave de la gestión de proyectos se hayan asignado a los miembros del equipo. Un buen enfoque para los equipos creativos que trabajan juntos con regularidad es que el liderazgo de la gestión de proyectos roten a través del equipo de un proyecto a otro. Esto ayuda a mantener fresca la dinámica en un equipo y brinda a cada miembro del equipo la oportunidad de aprender la gestión de proyectos desde una perspectiva de liderazgo.

Consideraciones especiales en la gestión de proyectos creativos

Un proyecto creativo es muy parecido a cualquier otro: solo tiene éxito si el equipo cumple con lo planeado tareas, entregables y métricas de éxito. La mejor manera de lograr estos objetivos es a través de un proceso estándar de gestión de proyectos.

Dicho esto, existen algunas consideraciones especiales en los proyectos creativos, que es posible que deba abordar para ayudar a que todo funcione sin problemas para su equipo de proyecto. Veamos algunos puntos clave a considerar.

Midiendo el éxito creativo

Durante la fase de planificación de un proyecto creativo, el grupo de proyecto deberá identificar los criterios de éxito para cada entregable del proyecto. Estas son las métricas que se utilizarán para medir qué tan completamente se han logrado los objetivos del proyecto.

Cómo medir el éxito puede ser un tema controvertido entre los equipos creativos. Sin embargo, los siguientes enfoques generalmente pueden darnos los criterios de éxito que necesitamos para la gestión creativa de proyectos:

  • Los criterios de éxito los establece el cliente. Los proyectos creativos suelen ser entregados por un equipo creativo, en nombre de un cliente. Por ejemplo, una marca puede pedirle a una agencia creativa que cree algunas imágenes nuevas que se utilizarán en sus anuncios. En tales casos, el cliente a menudo establece los criterios de éxito del proyecto. Estos podrían basarse en el rendimiento, por ejemplo, “Las imágenes deben hacer que al menos el 70% de los miembros de los grupos focales de consumidores se sientan positivos y apetitosos ". Por otro lado, los criterios de éxito que establece un cliente para un equipo creativo podrían basarse simplemente en especificaciones: “Las imágenes deben ser X, Y y Z ". Los equipos creativos deben ser minuciosos al establecer criterios de éxito específicos y medibles para los proyectos creativos en los que trabajan para los clientes. Además, cualquier requisito crítico del proyecto debe estar escrito en el contrato entre el equipo y su cliente.

  • Factores comerciales. Muchos proyectos creativos tienen fines comerciales que son fundamentales para su viabilidad. Por ejemplo, si estuviera diseñando una nueva página de destino para su agencia, normalmente necesitaría un aumento en la tasa de conversión de visitantes a consultas, para que el proyecto sea exitoso. Los factores comerciales se traducen muy fácilmente en criterios de éxito, p. Ej. “Aumentar la tasa de conversión de la página de destino del 0,5% al 1% ".

  • Factores de productividad. Algunas personas y equipos creativos utilizan la gestión de proyectos como una forma de organizarse más y aumentar su productividad. En este escenario, el criterio clave de éxito es simplemente realizar las tareas.

  • Factores creativos. Como equipo creativo, querrás que tu trabajo sea fiel a tu propia identidad, así como a la de tu cliente. Este aspecto del éxito del proyecto se puede medir a través de métricas como el nivel de adherencia a las pautas de su marca, o qué tan bien las percepciones públicas de los entregables del proyecto coinciden con su identidad de marca.

Para muchos equipos de proyectos creativos, la forma más completa de éxito se logra mediante una combinación de factores comerciales y creativos. Cumplir con los factores comerciales con un rendimiento inferior en los factores creativos podría afectar el sentido de identidad del equipo y su reputación, mientras que la falta de factores comerciales podría dañar su viabilidad. Los equipos creativos deben asegurarse de configurar todos los factores de éxito que se apliquen, durante planificación de proyectos.

Adaptarse a la necesidad de aprobación del cliente

El estado de éxito de los proyectos creativos suele estar sujeto a la aprobación del cliente. Por ejemplo, si el diseñador gráfico de un equipo va a crear un póster, hay más pasos en el proceso de gestión del proyecto que simplemente asignar una sola tarea al diseñador. En cambio, debemos asignar la tarea de crear el póster. y enviándolo al cliente para su aprobación. Además, proporcionar esa firma se convierte en otra tarea, que en este caso se asigna al cliente.

Algunas plataformas de gestión de proyectos ofrecen formas de acelerar esta característica típica de los proyectos creativos. Por ejemplo, en Trabajo en equipo, puede crear una lista de tareas, que contiene tanto la tarea ejecutable (por ejemplo, crear una imagen) como la tarea de cierre, que debe asignarse a la parte interesada relevante. Usted y el cliente también pueden usar comentarios dentro de cada tarea para registrar directamente sus comentarios, de modo que puedan volver a consultar la conversación en el futuro.

En otros casos, es posible que sea necesario facilitar la aprobación mediante la creación de una tarea totalmente separada para el interesado relevante. Este enfoque es relativamente ineficiente, pero puede hacer el trabajo.

Gestión de proyectos flexible

La naturaleza del trabajo creativo y sus factores de éxito a menudo exige un enfoque flexible. Desde escribir una copia que resuene hasta capturar la esencia de un tema en forma de video, la excelencia creativa tiende a ser más que saltar a través de una cierta variedad de obstáculos.

Con esto en mente, a veces necesitamos adoptar un enfoque flexible para la gestión creativa de proyectos. Esto podría significar ser relativamente flexible en los plazos para determinadas tareas; brindarle al equipo una plataforma de gestión de proyectos que puedan usar a través de cualquier dispositivo, en lugar de solo las computadoras de su oficina; otorgar permisos a las partes interesadas para cambiar aspectos de la configuración del proyecto; o cualquier otra cosa que sea necesaria para dar cabida al proceso creativo.

Los beneficios de utilizar software de gestión de proyectos para la gestión de proyectos creativos

Como mencionamos en la sección anterior, las tareas y proyectos creativos a veces exigen un alto grado de flexibilidad. La derecha plataforma de gestión de proyectos puede inculcar esta cualidad crucial en el proceso de gestión de proyectos.

En el caso del trabajo en equipo, la flexibilidad se acomoda a través de una variedad de características, que incluyen:

  • La capacidad de asignar trabajo a equipos, en lugar de a individuos. Esto anima a los miembros del equipo a encontrar sus propias soluciones creativas a las tareas. También reduce el potencial de microgestión, que algunos equipos creativos encuentran sofocante.

  • Nuestra función de carga de trabajo, que proporciona una vista de un vistazo de la disponibilidad de cada miembro del equipo y permite la fácil asignación de tareas.

  • Opciones para crear flujos de trabajo personalizados, únicos para su forma de trabajar.

Es probable que cada equipo creativo tenga sus propias necesidades cuando se trata de gestión de proyectos. Entonces, cuanta más flexibilidad tenga en su plataforma de gestión de proyectos, mejor.

Por supuesto, no se trata solo de flexibilidad. Esta no es una convención de contorsionistas.

Otro beneficio clave del software de gestión de proyectos es que puede proporcionar formas de realizar un seguimiento del tiempo que dedica a tareas individuales dentro de un proyecto. Cuando se trata del tiempo de facturación, puede utilizar los registros de su seguimiento del tiempo para explicarle al cliente por qué el trabajo tomó exactamente tanto tiempo.

La gestión de proyectos también puede proporcionar un espacio útil para colaborar con los clientes en contexto. Esta forma de trabajar en conjunto ayuda a garantizar que todo el trabajo del proyecto se capture y guarde en un lugar fácil de encontrar.

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3 P para empezar con la gestión de proyectos creativos: plataforma, personas, proceso

En esta etapa, esperamos que haya aprendido un par de cosas sobre cómo funciona la gestión creativa de proyectos. Es un proceso que no está exento de desafíos, especialmente porque un enfoque administrado puede representar un choque cultural para algunas personas creativas.

Si está interesado en que su equipo comience con la gestión de proyectos creativos, le recomendamos que adopte un enfoque de "3 P". (Y sí, inventamos ese nombre, ¿cómo es eso de la brillantez creativa?)

La primera P en las 3 P significa Plataforma. ¿Qué plataforma de gestión de proyectos digitales utilizará para entregar sus proyectos creativos?

Naturalmente, estaríamos encantados si quisiera prueba Teamwork gratis, pero entendemos que podemos parecer un asesor parcial en este punto en particular. En cualquier caso, asegúrese de elegir un software de gestión de proyectos que sea lo suficientemente flexible como para fomentar un enfoque creativo y lo suficientemente intuitivo para que todos puedan participar fácilmente.

La segunda P es Gente. ¿Quién va a ser responsable de la gestión de su proyecto creativo?

Si forma parte de un pequeño equipo creativo, es probable que uno de los miembros del equipo existente lidere la gestión del proyecto. Esta persona (o estas personas, si se comparte la responsabilidad) necesitará aprender los conceptos básicos de la gestión de proyectos y guiar a sus compañeros de equipo a través del proceso. La intuición de la plataforma de gestión de proyectos se vuelve especialmente importante en este tipo de configuración. Los equipos o proyectos creativos más grandes pueden estar en condiciones de contratar a un gerente de proyecto creativo, que dirigirá al equipo en cada paso del ciclo de vida del proyecto.

Finalmente, la tercera P significa Proceso. ¿Cuáles son las características específicas del proceso de gestión de proyectos que utilizará para entregar su proyecto creativo? El proceso elegido debe estar completamente documentado y estar disponible para los miembros del equipo como parte de la documentación del proyecto almacenada en su plataforma de gestión de proyectos.

Con la plataforma adecuada, las personas adecuadas y el proceso adecuado implementado, estará listo para hacer realidad su potencial creativo a través de la gestión de proyectos.