De buena fe es una agencia digital con sede en Houston, Texas, que se centra en un enfoque holístico e integrado para encontrar clientes, captar su atención y atraerlos a los sitios web de sus clientes. Su trabajo abarca motores de búsqueda, sitios web de la industria, redes sociales y más. A través del marketing de contenido, SEO, relaciones públicas en línea, búsqueda pagada y redes sociales, Bonafide ofrece información y servicios procesables que se ajustan a las demandas actuales del mercado.

Shareef Defrawi, propietario y presidente de Bonafide, probó diferentes herramientas y procesos de gestión de proyectos para su empresa en crecimiento, pero finalmente eligió Teamwork Projects. Así es como el software lo ayudó a mejorar la comunicación, aclarar los plazos y permitir que su equipo se concentrara en realizar más trabajo.

Los desafios

Bonafide es una agencia digital que enfrenta muchos de los mismos problemas de crecimiento que tienen todas las empresas exitosas: mejorar la eficiencia, administrar los plazos, simplificar la mensajería y crear un registro de lo que se ha logrado. En los primeros días de la empresa, recurrieron a Basecamp para ayudar a gestionar las complejas y cambiantes demandas de la tecnología digital. campañas de marketing que ellos diseñaron.

“El modelo de simplicidad de Basecamp fue útil al principio porque no necesitábamos dedicar mucho tiempo a aprender el sistema, pero lo superamos rápidamente. En menos de un año, tuvimos que buscar otra solución porque no se cumplían algunos de nuestros requisitos funcionales básicos ".

La gestión de tareas fue una de las principales limitaciones que encontraron con Basecamp porque no ofrecía funciones avanzadas para las tareas. Los miembros auténticos del equipo necesitaban herramientas que pudieran adaptarse a todas las asignaciones de proyectos que realizaban, como asignar tareas de forma privada o a un grupo de personas. Y querían una forma sencilla de realizar un seguimiento del tiempo en cada tarea para poder calcular qué tan bien se mantenían dentro de los presupuestos.

Bonafide también tenía una larga lista de otros requisitos que ayudarían a mantener todas sus actividades de gestión de proyectos dentro de una única solución de software con una interfaz de usuario intuitiva. No querían recurrir a una aplicación para el seguimiento del tiempo, otra para la mensajería instantánea y otra más para el almacenamiento de documentos y archivos.

Los miembros del equipo de Bonafide investigaron varios sistemas de gestión de proyectos líderes, incluidos Asana y Trello, para encontrar el que mejor se adaptaba, pero cada uno tenía limitaciones que impedían sus flujos de trabajo. Después de revisar más reseñas en línea y solicitar referencias de colegas, finalmente encontraron Teamwork Projects.

“El desafío de administrar todas las partes móviles de una campaña de marketing digital mientras colaboramos internamente y con los clientes nos llevó a buscar una solución en Teamwork Projects ".

La solución

El cambio de Basecamp a Teamwork Projects fue extremadamente fácil debido a la integración personalizada que permitió que todos los datos se transfirieran con solo unos pocos clics. Una vez realizado el cambio, el equipo de Bonafide prácticamente se encargó de todo el proceso de incorporación por su cuenta, sin necesidad de una formación exhaustiva.

“Todo el proceso se desarrolló sin problemas. La adopción fue rápida e indolora, y creo que nunca tuvimos que contactar con el servicio de atención al cliente para obtener ayuda ".

La primera característica que llamó la atención del equipo fueron las múltiples funciones de las características de las tareas, lo que les permite asignar tareas a individuos, grupos de miembros de su equipo y clientes. Con la configuración de privacidad granular, los miembros del equipo pueden asignar tareas a un cliente sin darles acceso a todos los materiales de un proyecto. Las prioridades de las tareas permiten a los líderes y miembros del equipo dejar en claro qué elementos deben ir al principio de la lista de tareas pendientes, lo que elimina las reuniones largas o las aclaraciones de ida y vuelta. Y cuando los líderes de equipo necesitan evaluar el progreso o la distribución de la carga de trabajo en un proyecto, tienen varias herramientas de informes que ofrecen descripciones generales del proyecto seleccionadas por fecha límite, asignaciones de tareas, tiempo dedicado y más.

“Tener tanta flexibilidad con las tareas le da a nuestro equipo la libertad de dedicar más tiempo a concentrarse en su trabajo en lugar de evaluar el proyecto para ver qué pasos deberían ser los siguientes ".

El seguimiento del tiempo ahora es mucho más preciso y funcional debido a la Integración de cosecha con Proyectos de Trabajo en Equipo. No solo hay un temporizador para cada tarea y subtarea, sino que todo el tiempo registrado se puede exportar rápidamente a Harvest para simplificar la facturación.

“¡Todo el equipo ama los proyectos de trabajo en equipo! Es sin duda nuestra herramienta de gestión de proyectos favorita en el mercado y el primer elemento de mi barra de marcadores ".

Los beneficios

Desde que Bonafide comenzó a utilizar Teamwork Projects en 2012, los miembros del equipo han notado un aumento considerable en la finalización de proyectos a tiempo y sin problemas. Este aumento en la eficiencia operativa comienza el primer día de un nuevo proyecto con plantillas precargadas y parámetros de fecha límite cargados. Continúa en cada etapa del proyecto con herramientas de informes fáciles de leer que brindan un análisis rápido y preciso del progreso de cada equipo.

“Tengo fácil acceso y visibilidad en tiempo real a todos los proyectos que ocurren en la empresa. Los proyectos de trabajo en equipo me ahorran mucho tiempo porque no tengo que consultar con el equipo para obtener actualizaciones ".

Bonafide incluye clientes en proyectos de trabajo en equipo, y con frecuencia comentan lo fácil que es usar el software por sí mismos. Esto les ahorra tiempo a todos: los clientes hacen menos preguntas sobre dónde encontrar documentos o usar el software, y los miembros del equipo de Bonafide tienen menos interrupciones por este tipo de preguntas. Las referencias también fluyen debido a la rapidez con que el equipo de Bonafide puede entregar un producto terminado.

“Cuando los clientes pueden ver cada tarea y cada hito, saben qué esperar porque son parte del proceso. Esto aumenta su confianza en nosotros, lo que genera más elogios de boca en boca y más negocios repetidos ".

Hoy en día, Teamwork Projects está completamente integrado en la cultura de la empresa, ya que los comentarios de las sesiones de estrategia grupal, la colaboración espontánea y los comentarios de los clientes pueden convertirse rápidamente en una tarea o transmitirse al miembro del equipo que puede responder rápidamente.

“La conclusión es que Teamwork Projects facilita nuestro trabajo. Nuestros clientes están más contentos cada día y el software sigue mejorando. Cuando encuentra un recurso que le permite a su equipo trabajar de manera más efectiva a medida que su empresa sigue creciendo, no lo abandona ".