En esta publicación, repasaremos las principales funciones de comunicación en Teamwork y cómo puede usarlas para mejorar la eficiencia, volver a priorizar el trabajo y reclamar tiempo para su equipo.


Siempre que hablamos con los clientes sobre el impacto que el trabajo en equipo ha tenido en su negocio, una de las cosas clave que escuchamos una y otra vez es cuánto ha mejorado su comunicación. Debido a que ahora toda su comunicación se puede realizar a través del trabajo en equipo, cada instancia tiene más contexto, trazabilidad y propósito, lo que les permite reducir el volumen de correo electrónico y generar una ganancia masiva de eficiencia. Tal como están las cosas, muchas personas pasan la mitad de su jornada laboral simplemente reorganizando su bandeja de entrada de correo electrónico. Es fácil dedicar tanto tiempo a administrar sus correos electrónicos como a trabajar realmente, y aún más fácil distraerse con preguntas o tareas que no son necesariamente una prioridad cuando lo hace. Con Teamwork, puedes cambiar ese guión. En lugar de dejar que la comunicación dicte su trabajo, como suele ser el caso cuando se responde de manera reactiva a los correos electrónicos y solicitudes entrantes, puede usarla para generar resultados. Dejando que su trabajo y lista de tareas tengan prioridad y comunicándose alrededor ellos, se asegura de que siempre está dando prioridad a lo que se debe hacer y trabajando para obtener resultados tangibles. Aquí está nuestra guía de mejores prácticas para los diferentes tipos de funciones de comunicación en el trabajo en equipo: qué son, cuándo usarlas y cómo puede usarlas en conjunto para ayudarlo a comunicarse de manera más clara, concisa y considerada.

1. Chat integrado y canales de proyectos

Teamwork tiene una función de chat instantáneo incorporada, lo que le permite conversar fácilmente con el resto de su equipo y organización desde cualquier lugar dentro de Teamwork. Esto también le brinda la posibilidad de configurar canales de proyectos. Un canal de proyecto es un canal de chat que puede crear directamente desde un proyecto e incluye automáticamente a todos los usuarios del proyecto. Esto es ideal cuando está comenzando el inicio de un proyecto y desea que todos estén alineados, para compartir actualizaciones a lo largo de su progreso y solicitar comentarios instantáneos en el momento.

Grandioso para:

  • Retroalimentacion instantanea

  • Toma de decisiones grupal rápida

No tan bueno para:

  • Compartir información crítica del proyecto

  • Pedirle a la gente que haga cosas (¡cree una tarea en su lugar!)

2. Mensajes del proyecto

La función de mensajes es una excelente manera de distribuir información importante del proyecto. Idealmente, usaría mensajes para la comunicación que no necesitan comentarios instantáneos o que no necesitan una respuesta. Los mensajes permiten a los usuarios del proyecto revisar cualquier información importante que se haya compartido sobre el proyecto y los documentos o enlaces asociados. También es un buen lugar para tener una discusión más considerada, ya que las personas pueden tomarse el tiempo para pensar en los comentarios antes de responder. A continuación, se ofrecen algunos consejos para estructurar su mensaje:

  • Piense un poco en el título del mensaje. Debe ser directo, al grano y dejar claro a los lectores de qué trata el mensaje.

  • Un hilo debe estar dedicado a un solo tema. Si alguien trae a colación otra discusión, es mejor mover esta conversación al lugar apropiado; de lo contrario, la conversión se desvía y el hilo del mensaje ya no se convierte en un lugar confiable de registro.

  • Piense detenidamente sobre quién debería incluirse en el hilo del mensaje. Si no está seguro, creemos en la comunicación excesiva en lugar de la comunicación insuficiente; si se vuelve demasiado, la persona puede "silenciarse" dejando de seguir.

  • Intente numerar sus puntos. Esto puede ayudar a evitar confusiones al dejar en claro quién está hablando de qué. Cualquier respondedor puede revertir con referencia al punto 1, punto 2, y así sucesivamente.

  • Mantenga todo junto. Si va a enviar documentación para su revisión, guárdela en el área de archivos o enlaces del proyecto para asegurarse de que todos tengan acceso.

  • Aclare los próximos pasos. Sea muy claro si se necesita una acción de seguimiento o comentarios, una fecha de vencimiento inminente o cualquier otra urgencia.

Grandioso para:

  • Compartir actualizaciones importantes con las partes interesadas clave

  • Distribuir información clave del proyecto

No tan bueno para:

  • Retroalimentación rápida o toma de decisiones

  • Pedirle a la gente que haga cosas (¡cree una tarea en su lugar!)

3. Comentarios de tareas

Los comentarios sobre las tareas son esenciales para la comunicación diaria, específicamente en relación con los trabajos. Los comentarios le permiten comunicarse con el contexto pidiendo aclaraciones o solicitando más información, o incluso alertando a alguien de que la tarea se ha completado. De esta manera, puede mantener junta toda la comunicación relacionada con cada trabajo individual.

Grandioso para:

  • Aclarar los detalles de la tarea

  • Dar actualizaciones sobre tareas específicas

  • Mantener un registro de la discusión relacionada con un trabajo específico

No tan bueno para:

  • Distribuir información importante del proyecto

  • Obtener comentarios instantáneos

4. Reacciones emoji

Aunque son más conocidos por el elemento divertido que aportan a cualquier forma de comunicación, los emojis también pueden ahorrar mucho tiempo cuando se trata de escribir respuestas. Su equipo puede usar emojis para reconocer rápidamente que ha leído o visto un mensaje, sin tener que crear un rastro de respuesta innecesario.

Grandioso para:

  • Señalización de aprobación o acuerdo

  • Indica que has leído algo

  • Demostrar a tus colegas que amas su trabajo

No tan bueno para:

  • Contribuir con información a tareas o comentarios específicos

5. Responder por correo electrónico

A veces, simplemente no puedes evitar tu bandeja de entrada de correo electrónico. Por ejemplo, puede estar tratando con partes interesadas externas que aún no ha agregado como colaborador a su cuenta de Teamwork. En esta situación, también le facilitamos la interacción rápida con su trabajo en Teamwork sin salir de la bandeja de entrada de su correo electrónico (puede leer más sobre cómo hacer esto aquí y aquí). Esto también es útil cuando revisa correos electrónicos sobre la marcha a través de su teléfono.

Grandioso para:

  • Interactuar con tareas y mensajes sobre la marcha

No tan bueno para:

  • Crear una actualización para enviar a las partes interesadas clave

  • Adjuntando documentación importante

¿Cómo utiliza estas funciones de comunicación en Teamwork? Comparta sus casos de uso y los mejores consejos para gestionar el ruido en los comentarios a continuación.