Crear y administrar un equipo remoto con éxito requiere algunas consideraciones y herramientas especiales. Esto es lo que hemos aprendido.


Creemos en contratar a las personas adecuadas, estén donde estén. Para nosotros, eso significa reclutar y contratar empleados remotos. El hecho de que alguien no esté ubicado físicamente en la oficina central no significa que no encaja perfectamente con nuestro equipo. En este momento, Teamwork.com tiene 15 empleados remotos en 8 países diferentes, y son una parte vital de nuestro equipo.

Una vez que comenzamos a contratar de forma remota, tuvimos que crear una cultura que abarcara a los empleados remotos porque la cultura es crucial para una colaboración eficaz. Si los empleados no se sienten comprometidos con las personas con las que trabajan y con la empresa en su conjunto, es fácil que pierdan de vista por qué su trabajo diario es importante.

Y cuando sus empleados no están conectados geográficamente, una cultura empresarial vibrante no se produce de forma predeterminada. Tienes que crearlo por diseño.

Diseñar una cultura significa que está creando un entorno en el que las personas confían en sus compañeros de equipo y se sienten capacitadas para hacer su mejor trabajo. Se sienten responsables ante las personas con las que trabajan y están motivados para hacer su parte.

Con nuestra experiencia, hemos establecido un sistema de tres pasos que nos ha ayudado a crear un próspero equipo remoto donde todos se sientan conectados independientemente de dónde se encuentren.

Así es como funciona:

1. Construya relaciones a través del tiempo cara a cara

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La dura verdad: cuando se crea cualquier tipo de cultura empresarial, no hay sustituto para el tiempo cara a cara.

Proyecto Aristóteles de Google creó un estudio que dividió a 699 personas en grupos más pequeños y les asignó tareas para realizar. Algunos de estos pequeños grupos completaron las tareas más rápidamente que otros, y hubo razones concretas para ello. Si bien los mejores equipos tenían diferentes "normas de grupo" o tipos de cultura, todos tenían una cosa en común: los equipos más exitosos obtuvieron la puntuación más alta en "sensibilidad social promedio". En otras palabras, tenían un mayor nivel de comprensión de cómo se sentían sus compañeros de equipo.

Comprender a las personas con las que trabaja permite una colaboración positiva y eficaz. Sin embargo, captar señales importantes o "Leer la mente en los ojos", como lo llaman, es imposible cuando no estás en el mismo lugar. Usar el chat de video para reuniones es el primer paso, pero no es la solución completa. Los retiros y las reuniones de la empresa son increíbles, pero pueden ser costosos y, por lo general, no son frecuentes. Conseguir ese tiempo cara a cara con trabajadores remotos no es imposible, pero debe tomar medidas concretas para cultivarlo en su agencia.

Solución: tiempo interno inicial

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En Teamwork.com, cada nuevo miembro del equipo pasa tres meses en casa para conocerse mejor. Iniciar nuevas contrataciones con el resto del equipo antes de que comiencen a trabajar de forma remota los sumerge por completo en la cultura de la empresa. Es un momento crucial, porque construir esas relaciones establece esa "sensibilidad social" que todos los equipos necesitan para trabajar de manera eficiente.

No es una regla estricta que todos los empleados permanezcan los tres meses completos (algunas personas tienen obligaciones familiares), pero incluso un poco de tiempo inicial cara a cara ayuda a crear una cultura en la que los compañeros de equipo se invierten entre sí.

Solución: video chat social

Programar tiempo, como charlas sobre el agua fría, para que los miembros remotos del equipo conversen con otros compañeros a través del chat de video puede ayudarlos a sentirse interesados en las personas con las que están trabajando. Las conexiones uno a uno entre compañeros de equipo ocurren de forma orgánica dentro de una oficina, pero es mucho más difícil que esto suceda de forma natural con alguien que está físicamente retirado del espacio de la oficina.

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Haga que estas charlas sobre enfriadores de agua sean una política de la empresa cada dos semanas (en lugar de una recomendación) y prográmelas en el calendario. Esto asegura que esas conexiones importantes realmente sucedan y no se desanime en favor de otro trabajo. Empresa de consultoría La vida se encuentra con el trabajo también recomienda programar sesiones sociales para todo el equipo, además de charlas de agua fría entre individuos. Ellos sugieren happy hours virtuales o pausas para el café, que son horarios programados (pero no obligatorios) para la vinculación de todo el equipo. En estos hangouts de chat de video de todo el equipo, no se permite la conversación "en el reloj"; es una buena oportunidad para que los miembros del equipo se conozcan entre sí.

2. Eche un vistazo a su jornada laboral

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Después de establecer relaciones, debe asegurarse de tener una idea de la jornada laboral de cada empleado. Cuando alguien está sentado en la oficina contigo, es fácil ver el arduo trabajo que están haciendo y cómo hacen un esfuerzo adicional para un cliente exigente. Si se quedan hasta tarde, lo sabrás. Si están luchando con un proyecto difícil, puedes verlo en su cara.

Pero un empleado remoto no recibe la misma recompensa por ir más allá. Es imposible ver todas las pequeñas cosas que hacen para que la agencia tenga éxito, por lo que gran parte de su trabajo pasa desapercibido y, con ello, sus contribuciones pueden pasarse por alto.

La transparencia en los días de sus trabajadores remotos no se trata de vigilar su flujo de trabajo, se trata de desarrollar una cultura en la que los miembros del equipo se sientan apreciados y responsables. En Teamwork.com, tenemos premios de "Leyenda del trabajo en equipo" cada trimestre. Esta es una forma de mostrar nuestro aprecio por nuestros colegas, tomando nota de algo impresionante y destacando en general el gran trabajo de alguien.

Los logros, grandes y pequeños, ocurren todos los días y la idea detrás de esto es recompensar a las personas por su contribución a la empresa, a sus equipos, al producto y a la empresa. "Teamwork Legends" obtienen un certificado y (si tienen su sede en Irlanda) 50 € One4All tarjeta de regalo o (si están a distancia) $ 50 en productos de tecnología en Amazon. A continuación, presentamos algunas herramientas en las que confiamos para generar conciencia sobre lo que necesitan nuestras "leyendas" y las contribuciones que brindan todos los días:

Solución: seguimiento en tiempo real

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No es necesario facturar por horas para que su agencia pueda beneficiarse del seguimiento del tiempo. No se trata de ser un "Gran Hermano" y microgestionar a sus empleados. Se trata de obtener información sobre su día laboral, para que pueda recompensarlos de manera adecuada.

Integrando Proyectos de trabajo en equipo con una aplicación como TimeDoctor le brindará una visión integral en tiempo real del flujo de trabajo de sus empleados. Puede verificar en qué tarea de los proyectos de trabajo en equipo están trabajando en tiempo real y también obtener informes diarios o semanales de cómo todos emplean su tiempo. La integración de TimeDoctor es flexible, por lo que puede ver tantos (o tan pocos) detalles sobre los logros diarios de los miembros de su equipo.

Una vez más, no se trata de supervisar a sus empleados, se trata de poder ver cuándo necesitan una mano o cómo puede ayudar a que sean más productivos. Cuando alguien está en la oficina, puedes decir: "Oye, ¿qué estás haciendo? ¿Necesita ayuda?" de manera informal. Pero para hacer eso con un trabajador remoto, debe hacer ping en el chat, lo que puede parecer más intrusivo. Mirar los informes de sus empleados, en tiempo real o al final de la semana, significa que sabe más sobre dónde necesitan su ayuda sin que tengan que pedírsela.

Solución: elija las herramientas adecuadas

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El uso de herramientas colaborativas promueve la transparencia del flujo de trabajo porque puede ver exactamente lo que están haciendo sus empleados en un momento dado. Una vez más, no se trata de vigilarlos, se trata de darles el crédito que merecen por el trabajo que hacen. Debido a que las herramientas de flujo de trabajo brindan transparencia para todos, sus empleados no sentirán que los está "controlando" innecesariamente o que los está microadministrando. De hecho, ver en qué están trabajando todos los demás en la empresa los inspirará a trabajar más duro. Estos son algunos de nuestros tipos de herramientas favoritos para una colaboración transparente:

  • Software de gestión de proyectos. Una herramienta de gestión de proyectos como Proyectos de trabajo en equipo mantiene un registro en línea de quién es responsable de qué, por lo que ninguna tarea se escapa y todo se hace a tiempo.

  • Sistemas de colaboración documental. El sistema de colaboración de documentos de Quip tiene una fuente, donde puede ver en qué están trabajando todos en su empresa en un momento dado.

  • Herramientas de chat. Chat de trabajo en equipo es una forma rápida y sincrónica de comunicarse con todo su equipo. Con una herramienta de chat, puede obtener respuestas a preguntas rápidas sin necesidad de intercambiar correos electrónicos.

3. Bríndeles información sobre el "panorama general"

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Una vez que haya establecido relaciones y se haya abierto una ventana al trabajo de sus empleados, debe brindar ellos una ventana al tuyo. Las agencias tienen la segunda tasa de rotación más alta de cualquier industria (30%). Para mantener a sus empleados invertidos y sus tasas de rotación bajas, sus empleados deben ver el "panorama general" de la empresa. La transparencia en el crecimiento de la empresa les ayudará a comprender su papel en la gestión de la agencia y a asegurarse de que no renuncien a la primera oportunidad de obtener un sueldo mayor. Ya que las conversaciones sobre los objetivos de todo el equipo no pueden suceder de forma natural en el almuerzo o en el enfriador de agua para los trabajadores remotos. Es su trabajo cultivarlos.

Solución: uno a uno

El seguimiento de objetivos personales a largo plazo puede ayudar a sus empleados a sentirse comprometidos con la empresa y hacer que sea más probable que se queden. Por ejemplo, si su agencia está constantemente tratando de adquirir nuevos clientes, un objetivo podría ser una propuesta de cliente por semana, dos acuerdos cerrados por mes y veinte por año.

Recomendamos el chat de video mensual uno a uno en el que puede sentarse con sus empleados y discutir si están alcanzando sus objetivos. Estos uno a uno no son revisiones de desempeño formales ni atemorizantes, son herramientas para brindar información sobre cómo sus empleados pueden llevar su trabajo al siguiente nivel.

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La programación de estos encuentros individuales le ayuda a mantenerse en contacto con lo que sus empleados necesitan para lograr sus objetivos, pero también les permite saber que su éxito es importante para usted. Como saben que está de su lado, es más probable que se queden con su agencia.

Solución: reuniones de manos libres

Las reuniones semanales para todos motivan a su equipo mediante el seguimiento de los objetivos de todo el equipo. Poder resumir la semana con trabajadores remotos en el chat de video es una manera fácil de ayudar a construir conexiones personales. Cada persona puede escuchar sobre los éxitos y las frustraciones del equipo en lugar de sentirse separados en los silos de los proyectos de la agencia.

Usamos Enfocar para el chat de video porque, a diferencia de otras aplicaciones de chat de video, nos permite ver a todos a la vez. Se siente más como una reunión en persona que otras aplicaciones que hemos probado. Una gran reunión de todos debe permitir unos momentos para reconocer el gran trabajo individual y luego colocarlo en el contexto del progreso de la agencia en su conjunto. Por ejemplo, si felicita a alguien por cerrar un trato clave, indique cuántos acuerdos se han cerrado este año (y si está alcanzando los objetivos del equipo). Si bien puede que no sea esencial que los empleados conozcan las métricas de éxito, compartirlas puede ayudar a generar camaradería y motivar a todos a trabajar duro para el éxito de la agencia.

Manténgase conectado con apasionados miembros del equipo de todo el mundo

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Cuando muchas empresas hablan de los beneficios de crear un equipo remoto, hablan de cómo amplía el grupo de talentos del que pueden recurrir.

Para nosotros, es algo más. En Teamwork, cuando contratamos a alguien en otro país, no solo atraemos al mejor talento, traemos personas de ideas afines que comparten nuestra visión de todo el mundo. La sólida cultura de nuestra empresa trasciende la ubicación física porque queremos asegurarnos de que las personas más apasionadas puedan ser parte de ella, ya sean de Cork o California. Si cree que le gustaría ser parte del equipo, tenemos un montón de puestos abiertos que puede solicitar hoy.

¿Ha tenido mucho éxito en la construcción de la cultura empresarial con empleados remotos? ¡Nos encantaría escuchar tus consejos en la sección de comentarios a continuación!