Las Olas Tech es una agencia de marketing digital impulsada por un equipo de profesionales del marketing digital. Desde sus oficinas en Miami, Florida (EE. UU.), Brindan marketing en redes sociales, desarrollo de sitios web, SEO y campañas publicitarias para que los clientes puedan construir conexiones genuinas con su audiencia ideal.

Jeff Mendelson, fundador de Las Olas Tech, vio que su empresa estaba creciendo más allá de las limitaciones de las funciones de Basecamp y necesitaba un software de gestión de proyectos que pudiera ayudar a su equipo local y a los trabajadores remotos a organizar tareas, archivos y comunicación desde cualquier lugar. Recurrió a Proyectos de trabajo en equipo en busca de soluciones y vio un aumento significativo en la productividad en todo su equipo, y una retroalimentación positiva de los clientes.

“Recomiendo Proyectos de trabajo en equipo a todos los que quieran escucharlos: personas que recién comienzan, empresas que no son de tecnología y cualquier persona que necesite registrar y realizar un seguimiento de la responsabilidad con los clientes o cualquier persona fuera de su ubicación.

Los desafios

Durante años, Jeff fue fanático de Basecamp 1.0 y lo usó para coordinar tareas para su equipo. También era fanático del fundador de Basecamp, Jason Fried, y de la frontera empresarial que describía en su libro. Rehacer. Pero cuando Basecamp se mudó a su nueva plataforma, la función de seguimiento del tiempo desapareció, lo que eliminó un componente crítico para el flujo de trabajo de la empresa cuando se trataba de administrar trabajadores remotos.

“Por suerte, Rehacer me enseñó que incluso los fundadores de Basecamp no tienen miedo de deshacerse de las funciones que no les parecen útiles, así que decidí seguir el ejemplo y buscar otra solución ".

Las prioridades para el nuevo software incluían integraciones con otras plataformas SaaS importantes, como Google Drive y Dropbox, ya que eran programas que su equipo y sus clientes usaban con frecuencia para crear y compartir archivos. Jeff también quería funciones de seguimiento del tiempo e informes de tareas fáciles de usar para que su equipo pudiera concentrarse en su trabajo en lugar de dedicar tiempo a registrar su progreso diario en un software complicado de planificación y organización de tareas. Las Olas Tech también necesitaba una mejor manera de interactuar entre los miembros del equipo y los clientes. Basecamp no ofrecía configuraciones de privacidad que les permitieran compartir archivos e información importantes sin darles a todos acceso a todas las conversaciones y tareas dentro del proyecto.

“Una interfaz de usuario intuitiva fue en realidad una de mis principales preocupaciones para una nueva plataforma. Queríamos que fuera más fácil para todos hacer más trabajo sin que el software se interpusiera ”.

La solución

Una incorporación más sencilla fue definitivamente uno de los puntos de venta de los proyectos de trabajo en equipo. Tan pronto como el equipo de Jeff comenzó a trabajar con el software, estaban organizando proyectos con él y, en poco tiempo, estaban adoptando nuevas funciones en sus flujos de trabajo. Ahora, Jeff se ha convertido en una ciencia (simple).

“Para los nuevos empleados y clientes, me encanta poder enviarlos al video de introducción de dos minutos en el sitio web Teamwork.com. Después, programo una llamada de 15 minutos para explicar algunas de las funciones que más usamos, ¡y eso es todo! ¡Hecho y hecho!"

Aunque la incorporación fue muy sencilla, mover todos los datos de Las Olas Tech de Basecamp a otra plataforma puso nervioso a Jeff. Sabía que necesitaba mejores herramientas, pero no quería cambiar y perder toda la información del proyecto que había construido a lo largo de los años. Afortunadamente, el Importador de campo base coloque todos los datos directamente en Proyectos de trabajo en equipo con solo unos pocos clics. El equipo ha estado trabajando en proyectos de trabajo en equipo durante cinco años y han perfeccionado sus procesos. Cada miembro del equipo sabe cómo configurar permisos en cada proyecto para que las conversaciones públicas y privadas sean posibles. Los clientes que quieran revisar el progreso de forma regular pueden tener acceso a ellos, y para los clientes que solo quieren actualizaciones periódicas, el equipo utiliza el funciones de informes en Proyectos de Trabajo en Equipo.

“Obtener actualizaciones para los clientes o el equipo es muy simple con las herramientas de Proyectos porque generar informes es fácil, rápido y sencillo ".

Teamwork Projects también simplifica la colaboración con clientes y miembros del equipo en todo el mundo. Jeff contrató a su primer gerente de negocios en línea en Las Olas Tech y le pidió que creara SOP (Procedimientos operativos estándar) que colocaron en Proyectos de trabajo en equipo junto con las tareas de plantilla que crearon. No importa dónde se encuentren los miembros del equipo, pueden acceder a estos documentos clave y adaptarlos según sea necesario a medida que cambian las actualizaciones de software o los proveedores de servicios.

“Les digo a mis clientes y a los miembros del equipo que no importa si estás al otro lado de la calle o al otro lado del mundo, estás lejos de mí. Necesitamos un medio eficaz de comunicación y colaboración para que esta relación funcione, y Teamwork Projects es la mejor herramienta que he encontrado para lograrlo ".

Los beneficios

Tener una dirección clara para los miembros del equipo y un canal de comunicación mejorado para los clientes ha permitido a todos recuperar más horas para el trabajo productivo. El tiempo perdido buscando información o persiguiendo conversaciones por correo electrónico se ha ido, y todos en un proyecto tienen la información más actualizada en todo momento.

“El ROI es inconmensurable. Todos, desde nuestro equipo hasta los clientes y contratistas, saben qué hacer, cómo hacerlo y cómo registrarse. Eso hace que nuestro trabajo diario sea mucho más fácil ".

Listas de tareas, la gestión de tareas y la transparencia han dado a todos una mayor responsabilidad y otras herramientas para seguir avanzando con los proyectos sin muchas preguntas de seguimiento o reuniones. Jeff dice que simplemente reducir el número de reuniones de equipo y de uno a uno ha sido un gran ahorro de tiempo.

Cuando el equipo de Jeff tiene preguntas sobre los proyectos de trabajo en equipo, ya sea sobre cómo funciona una función o cómo pueden optimizar aún más sus flujos de trabajo, el soporte siempre está ahí. Debido a que los videos son rápidos y específicos, el equipo no pierde tiempo para aprender sobre una nueva función.

Teamwork Projects ha mantenido a Las Olas Tech unida desde 2012 y, a medida que sus necesidades se han expandido, también lo han hecho las características, integraciones y soporte. Jeff no puede imaginarse pasar una jornada laboral sin él.

“Honestamente, Teamwork Projects es la única forma de rodar. Desde una simple lista de tareas pendientes hasta la gestión de proyectos más grandes, mantiene todo bajo control. Sin él, estaríamos en la edad oscura ".